Power Automate「クラウド版」と「デスクトップ版」の本当の違いとは？自動化の目的で最適な選択肢を見つけよう！
「Power Automate（パワー・オートメイト）って、Webブラウザで使うものと、パソコンにインストールするものの2種類があるって聞いたんだけど、何が違うんだろう？」「『クラウド版』と『デスクトップ版』って言われるけど、結局どっちを使えば、自分のやりたい自動化ができるのか分からないな…」
こんな風に感じたことはありませんか？ Power Automateは、日々の業務を自動化し、あなたの生産性を高めるための非常に強力なツールですが、その「クラウド版」と「デスクトップ版」の違いは、初心者の方にとって少々分かりにくいかもしれません。しかし、この二つは、自動化の「得意分野」や「実行される場所」が明確に異なります。例えるなら、クラウド版は「データとシステムの間を取り持つスマートなオフィスアシスタント」、デスクトップ版は「あなたのパソコンの画面を操作する熟練したロボットアーム」のようなものです。どちらを使うべきかは、自動化したい業務の種類によって決まります。
Power Automate「クラウド版」（クラウドフロー）：システムの連携とデータ処理の主役
Power Automateの「クラウド版」は、主にWebブラウザを通じて利用し、あなたの会社のMicrosoft 365（マイクロソフト・サンロクゴ）の環境内で動作する自動化の仕組みです。これは、「クラウドフロー（クラウド・フロー）」とも呼ばれます。その最大の強みは、様々なアプリケーションやサービスの間で、直接データをやり取りしたり、特定のイベントを検知して処理を実行したりすることにあります。
インターネットにつながったサービス間の「DPA」が得意
クラウド版は、DPA（Digital Process Automation：デジタル・プロセス・オートメーション）と呼ばれる種類の自動化が得意です。これは、API（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）と呼ばれる、システム同士が情報をやり取りするための「窓口」を使って、直接データを送受信するものです。
- どこで動く？： すべてマイクロソフトのクラウド上で動作します。あなたのパソコンが起動していなくても、インターネットに接続された状態であれば、フローは自動的に動作し続けます。
- 何が得意？：
- クラウドサービス間の連携: Outlook（アウトルック）のメール受信、SharePoint（シェアポイント）のファイル作成や更新、Teams（チームズ）へのメッセージ投稿、Microsoft Forms（フォームズ）の回答取得、Excel Online（エクセル・オンライン）のデータ操作など、Microsoft 365サービス間の連携は非常に得意です。
- 外部SaaS（サース）との連携: Salesforce（セールスフォース）、Dropbox（ドロップボックス）、Slack（スラック）、Googleサービスなど、Web上で提供される多くのSaaS型サービスと直接連携し、データをやり取りできます。
- データ処理と自動化: 特定の条件でメールを自動送信する、ファイルを自動でコピー・移動する、承認依頼を自動で送る、データを集計して別のシステムに転記するといった、データそのものを扱う処理やワークフローの自動化が非常に得意です。
- スケジュール実行: 「毎日午前9時に」「毎週金曜日の午後に」といった、決まったスケジュールで自動的にフローを起動させることができます。
- Webブラウザで作成・管理: フローの作成も管理も、すべてWebブラウザ上で行います。特別なソフトをインストールする必要はありません。
クラウド版が活躍する具体的な場面
- 「新しい問い合わせメールが届いたら、自動でSharePointのリストにその内容を記録し、Teamsの担当チャネルに通知を送る」といった、複数のクラウドサービスをまたがる情報連携。
- 「月末になったら、SharePointに保存されたExcelファイルからデータを読み込み、集計結果をPower BI（パワー・ビーアイ）で更新し、関係者にメールでレポートを自動送信する」といった、定期的なデータ処理とレポート配信。
- 「Power Apps（パワー・アップス）で申請が提出されたら、自動で上司にTeamsで承認依頼を送り、承認されたらSharePointの申請ステータスを更新する」といった、承認フローの自動化。
Power Automate Desktop（デスクトップフロー）：パソコンの画面操作を自動化する主役
Power Automate Desktop（PAD：パッド）は、あなたのパソコンにソフトウェアとしてインストールして使う自動化ツールです。これは「デスクトップフロー（デスクトップ・フロー）」とも呼ばれます。その最大の強みは、あなたのパソコンの画面上で、まるで人間が操作するように、様々なアプリケーションを直接操作することにあります。これは、RPA（Robotic Process Automation：ロボティック・プロセス・オートメーション）と呼ばれる種類の自動化です。
あなたのパソコンの「RPAロボット」が得意
デスクトップ版は、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）と呼ばれる種類の自動化に特化しています。これは、Webサイトやデスクトップアプリケーションの画面要素（ボタン、入力欄、メニューなど）を認識し、クリック、キー入力、データのコピー＆ペーストといった操作を自動的に実行するものです。
- どこで動く？： あなたのパソコンのOS（Windows 10/11など）上で動作します。PADがインストールされているパソコンが起動し、サインインしている必要があります。
- 何が得意？：
- デスクトップアプリの操作: Excel、Word、OutlookなどのMicrosoft Officeデスクトップアプリを起動し、特定のシートやセルを操作する、PDFファイルを印刷する、といったパソコンにインストールされたアプリケーションの操作。
- Webサイトの画面操作: Webブラウザを起動し、Webサイトにログインしたり、情報を入力したり、Webサイト上の表からデータを抽出（Webスクレイピング）したりする。
- レガシーシステムとの連携: API（システム連携の窓口）が提供されていない古い業務システムや、デスクトップアプリケーションの画面を直接操作して、データを入力・取得する。
- ファイルシステム操作: パソコンのローカルディスクにあるファイルをコピー、移動、削除、名前変更するといった、エクスプローラーで行うようなファイル操作。
- Windowsの基本操作: コピー＆ペースト、ウィンドウの開閉・最大化、キーボード入力、マウス操作など、Windowsの基本的な操作の自動化。
デスクトップ版が活躍する具体的な場面
- 「毎日、特定のWebサイトにアクセスしてログインし、そこから表示される表データを自動的に抽出してExcelファイルに転記する」といったWebスクレイピングとExcel操作の連携。
- 「受信したExcelファイルをデスクトップ版Excelで開き、特定のシートをPDFとして印刷し、印刷されたPDFファイルを別のフォルダーに保存する」といった、パソコンのアプリケーションをまたがるファイル変換作業。
- 「古い顧客管理システムにログインし、CSVファイルから顧客データを読み込んで、一人ずつ手作業で行っていたデータ入力作業を自動化する」といった、レガシーシステムとの連携。
クラウド版とデスクトップ版の決定的な違いと連携：二つの強みを活かす
クラウド版とデスクトップ版は、それぞれ異なる強みを持つため、あなたの自動化の目的によって最適な選択肢が変わります。
決定的な違い
- 実行される場所:
- クラウド版: マイクロソフトのクラウド環境。あなたのPCは不要。
- デスクトップ版: あなたのWindowsパソコン上。PCが起動している必要がある。
- 得意な自動化の種類:
- クラウド版: クラウドサービス間やシステム間のデータ連携、Web APIを使った処理（DPA）。
- デスクトップ版: パソコンの画面操作やデスクトップアプリの操作（RPA）。
- 自動実行の可否（無償版と有償版の違い）:
- クラウド版: 作成すれば自動で動作する（スケジュール実行やイベントトリガー）。
- デスクトップ版: 無償版の場合、基本的に手動実行のみです。スケジュール実行や、Web版のPower Automate（クラウドフロー）から自動的にデスクトップフローを呼び出す「自動実行」（非アテンド型RPA）を行うには、有償のPower Automateライセンス（Power Automate Premiumなど）が必要になります。この点が、無料版PADの最大の制限です。
連携することによる相乗効果（ハイブリッド自動化）
クラウド版とデスクトップ版は、単独で使うだけでなく、お互いを連携させて使うことで、より複雑で高度な業務の自動化を実現できます。これを「ハイブリッド自動化」と呼びます。
- 具体例:
- Webとデスクトップの連携:
- クラウド版がトリガー: 「新しい問い合わせメールが届いたら（クラウド版のトリガー）、そのメールの添付ファイルをSharePointに自動保存する（クラウド版のアクション）。」
- デスクトップ版を呼び出す: 「その後、そのSharePointに保存されたファイルを、パソコンのローカルにある会計ソフトで開いてデータ入力する（クラウド版からデスクトップ版を呼び出し、デスクトップ版がPCを操作）。」
- 結果をクラウドに戻す: 「データ入力が完了したら、会計ソフトから出力された結果をデスクトップ版が読み取り、再びクラウド版に渡し、クラウド版がTeamsに通知を送ったり、承認フローを開始したりする。」
- スケジュールされたRPA:
- クラウド版でスケジュール設定: 「毎日午前9時に（クラウド版のスケジュールトリガー）、パソコン上の会計ソフトで日次レポートを作成するデスクトップフローを起動する（クラウド版からデスクトップ版を呼び出し）。」
- Webとデスクトップの連携:
このように、クラウド版が「頭脳」や「司令塔」として全体を管理し、デスクトップ版が「手足」としてパソコンの画面操作を実行するという役割分担で、より広範囲な業務プロセスを自動化できます。
どちらを選ぶべきか？自動化の目的に合わせた選択
Power Automateのクラウド版とデスクトップ版のどちらを選ぶかは、あなたが自動化したい「業務の種類」と「実行される場所」、そして「必要とされる自動化レベル」によって決まります。
クラウド版Power Automate（クラウドフロー）が最適なケース
- Web上のサービス間の連携が中心の場合: Outlook、SharePoint、Teams、Forms、Salesforceなど、主にインターネット上のアプリケーションやクラウドサービス間でデータをやり取りしたり、ワークフローを自動化したりしたい場合。
- パソコンが起動していなくても自動で動いてほしい場合: 毎日決まった時間に実行したい、特定のイベント（メール受信など）が発生したらすぐに自動で動いてほしい、といった無人での自動化が必要な場合。
- 複数のシステムをまたがるデータ処理や承認フロー: データの転記、集計、承認依頼など、データそのものを扱ったり、複数のシステムが連携する複雑なワークフローを構築したりしたい場合。
Power Automate Desktop（デスクトップフロー）が最適なケース
- パソコンの画面操作を自動化したい場合: Webブラウザの特定のボタンをクリックする、デスクトップにインストールされたExcelアプリを操作する、古い業務システムに文字を入力するといった、人間の手で行っているパソコンの操作を自動化したい場合。
- APIがないシステムと連携したい場合: 連携先のアプリケーションやサービスが、Power Automateの標準コネクタやWeb APIを提供していない場合。
- 個人での利用や学習、評価が目的の場合: 無料版でも基本的なRPA機能が利用できるため、個人的な作業の効率化や、RPAがどのようなものか試してみたい場合に適しています。
Power Automateは「二つの顔」であなたの業務を自動化する
Power Automateの「クラウド版」と「デスクトップ版」は、それぞれが異なる得意分野を持つ、言わば「二つの顔」を持っています。
- クラウド版: クラウドサービス間やシステム間の連携、データ処理、スケジュール実行など、「デジタルプロセスオートメーション（DPA）」が主役です。パソコンがなくても、クラウド上で自動的に動作し続けます。
- デスクトップ版: パソコンの画面操作やデスクトップアプリケーションの自動化など、「ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）」が主役です。パソコンの前にいる人間の操作を再現します。
どちらか一方を選ぶだけでなく、必要に応じてこれらを組み合わせて使う「ハイブリッド自動化」が、現代の複雑な業務プロセスを包括的に自動化するための最も強力なアプローチとなります。あなたの自動化したい業務がどちらの得意分野に当てはまるのかを明確にし、最適なPower Automateを活用してみてくださいね。
