SharePointでのファイルアップロードと共有リンク設定：基本から応用まで徹底解説！
「SharePointにファイルを置きたいんだけど、どうすればいいの？」「アップロードしたファイルを、この人にだけ見せたいんだけど、リンクってどう設定するんだろう？」
SharePoint（シェアポイント）は、ファイル共有や共同作業の強力なプラットフォームですが、まず「ファイルをどうやって置くか」「どうやって共有するか」という基本的な操作で戸惑う方もいるかもしれません。これらの操作は、日々の業務で頻繁に行われるため、しっかりマスターしておくことが重要です。
SharePointにファイルをアップロードする方法：3つの簡単ステップ
SharePointにファイルをアップロードする方法はいくつかありますが、どれも直感的で簡単です。
方法1：ドラッグ＆ドロップ（最も簡単！）
これが一番手軽で、よく使われる方法です。
- SharePointサイトのドキュメントライブラリを開く:
- ファイルをアップロードしたいSharePointサイトにアクセスし、該当のドキュメントライブラリ（ファイルを保存する場所）を開きます。
- （例: チームサイトの「ドキュメント」ライブラリや、特定のプロジェクト資料のライブラリなど）
- エクスプローラーを開く:
- あなたのパソコンで、アップロードしたいファイルが保存されているフォルダをエクスプローラー（PCでファイルを見るソフト）で開きます。
- ファイルをドラッグ＆ドロップ:
- エクスプローラーから、アップロードしたいファイルやフォルダ（複数選択可）を、SharePointのWeb画面で開いているドキュメントライブラリのエリア（通常は「ファイルをここにドラッグします」と表示されている場所）にドラッグ＆ドロップするだけです。
- 自動的にアップロードが開始され、進行状況が表示されます。
方法2：「アップロード」ボタンを使う
ドラッグ＆ドロップが難しい場合や、特定のファイルを厳選してアップロードしたい場合に便利です。
- SharePointサイトのドキュメントライブラリを開く:
- 方法1と同様に、ファイルをアップロードしたいドキュメントライブラリを開きます。
- 「アップロード」ボタンをクリックする:
- 画面上部のメニューバーにある「アップロード」ボタンをクリックします。
- ファイルまたはフォルダーを選択する:
- ドロップダウンメニューが表示されるので、「ファイル」または「フォルダー」を選択します。
- 「ファイル」を選んだ場合：パソコンのファイル選択ダイアログが表示されるので、アップロードしたいファイルを選び「開く」または「アップロード」をクリックします。
- 「フォルダー」を選んだ場合：フォルダ選択ダイアログが表示されるので、アップロードしたいフォルダを選び「アップロード」をクリックします。
方法3：Officeアプリから直接保存する
WordやExcelなどのOfficeアプリから、作成中のファイルを直接SharePointに保存することもできます。
- Officeアプリでファイルを開く/作成する:
- Word、Excel、PowerPointなどのOfficeアプリで、保存したいファイルを開くか、新しく作成します。
- 「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を選ぶ:
- アプリケーションのメニューバーから「ファイル」→「名前を付けて保存」または「コピーを保存」を選択します。
- 「サイト」または「SharePoint」を選択する:
- 保存場所の選択肢の中から「サイト」または「SharePoint」を選びます。
- 保存したいSharePointの場所を選択する:
- あなたがアクセスできるSharePointサイトの一覧が表示されるので、保存したいドキュメントライブラリを選び、フォルダを指定して「保存」をクリックします。
- ポイント: Officeアプリから直接SharePointに保存することで、共同編集機能がすぐに有効になり、他のメンバーとの共同作業がスムーズに開始できます。
アップロードしたファイルを「共有」するためのリンク設定方法
SharePointにファイルをアップロードしたら、次はそれを他の人と共有する方法です。SharePointの共有リンクは、アクセス権限を細かく設定できるため、セキュリティを確保しながら必要な相手にだけ情報を共有できます。
共有リンクの設定は、以下のステップで行います。
ステップ1：共有したいファイルまたはフォルダーを選択する
SharePointサイトのドキュメントライブラリを開く:
共有したいファイルやフォルダーが保存されているドキュメントライブラリにアクセスします。
共有したいファイル/フォルダーを選択:
共有したいファイルまたはフォルダーの左にあるチェックボックスをクリックして選択します。
ステップ2：「共有」ボタンをクリックする
ファイルを選択すると、画面上部のメニューバーに「共有」ボタン（矢印のアイコン）が表示されますので、これをクリックします。
または、ファイル名を右クリックし、「共有」を選択することもできます。
ステップ3：リンクのアクセス許可の種類を設定する（最も重要！）
「共有」ボタンをクリックすると、共有ダイアログが表示されます。ここで、誰が、どの程度の権限で、このリンクにアクセスできるかを決定します。これが最も重要で、セキュリティに直結する部分です。
共有ダイアログの上部に表示されるリンクの種類をクリックし、オプションを設定します。
- 「リンクを知っているすべてのユーザー」:
- アクセス権: リンクを知っている人なら誰でも、サインインなしでファイルにアクセスできます。組織外のユーザーも含まれます。
- 特徴: 最も簡単で、手軽に共有できます。匿名でのアクセスが可能で、相手がMicrosoftアカウントを持っていなくてもアクセスできます。
- 用途: 機密性の低い情報、広く周知したい公開資料、一時的に多数の人に配布したい情報などに適しています。
- 【注意】: リンクが外部に漏洩した場合、誰でも情報にアクセスできてしまうため、機密性の高い情報や、個人情報を含むファイルには絶対に設定しないでください。
- 「[あなたの組織名] のユーザー」:
- アクセス権: あなたの組織のMicrosoft 365アカウントを持つユーザーのみが、サインインしてアクセスできます。リンクを知っている社内メンバーなら誰でもアクセス可能です。
- 特徴: 組織内の共有に限定されるため、「全員」よりセキュリティが高いです。
- 用途: 社内全体に共有したいが、外部に漏れたら困るような社内資料、共通マニュアル、社内報などに適しています。
- 「既存のアクセス権を持つユーザー」:
- アクセス権: 既にそのファイルやフォルダにアクセス権があるユーザーのみが、そのリンクからアクセスできます。
- 特徴: 新しいアクセス権を付与するわけではなく、既存の権限を確認するためのリンクです。
- 用途: 既にサイトメンバーになっている人へ「このファイル見てね」と案内したい場合に便利です。
- 「特定のユーザー」:
- アクセス権: あなたがメールアドレスで指定した、特定のユーザーのみが、サインインしてアクセスできます。組織内外のユーザーを問わず指定できます。
- 特徴: 共有相手が特定できるため、最もセキュリティが高い推奨される共有方法です。ゲストユーザーはあなたの組織のMicrosoft Entra IDにゲストアカウントとして登録されます。
- 用途: 特定の取引先の担当者、協力会社のメンバー、特定のプロジェクトメンバーなど、共有相手を厳密に管理したい場合に最適です。
ステップ4：共有の「許可レベル」を設定する
アクセス許可の種類を選んだら、次に、そのリンクを持つ人がファイルに対して「何ができるか」を設定します。
- 「編集を許可」:
- リンクを持つ人が、ファイルを閲覧できるだけでなく、内容を変更したり、新しいファイルをアップロードしたり、削除したりすることができます。共同作業を行いたい場合に選択します。
- 「閲覧可能」:
- リンクを持つ人が、ファイルを閲覧したり、ダウンロードしたりすることができますが、内容を変更することはできません。情報を共有するだけで、編集はさせたくない場合に選択します。
ステップ5：その他のオプションを設定する（セキュリティ強化）
特に「リンクを知っているすべてのユーザー」や「特定のユーザー」で共有する場合に、セキュリティを強化するためのオプションです。
- 有効期限:
- リンクが自動で無効になる期間を設定できます（例: 7日後、30日後など）。
- ポイント: 一時的な共有にのみ使用するファイルであれば、必ず有効期限を設定し、不要なアクセスが継続しないようにしましょう。
- パスワード:
- リンクにアクセスする際に、パスワードの入力を求めることができます。パスワードは別途、安全な方法で共有相手に伝えます。
- ポイント: 機密性の高い情報を匿名リンクで共有する際（非推奨ですがやむを得ない場合）や、特定のユーザーとより安全に共有したい場合に活用します。
設定が完了したら、「適用」ボタンをクリックします。
ステップ6：共有相手にリンクを送信する
「適用」をクリックすると、共有ダイアログに戻ります。ここで、生成されたリンクを共有相手に送ります。
- 直接メールで送信する場合:
- 「宛先」フィールドに、共有したい相手の名前やメールアドレスを入力します。
- 必要であれば、メッセージを追加し、「送信」ボタンをクリックします。SharePointから自動で招待メールが送信されます。
- リンクをコピーして自分で送信する場合:
- 「リンクをコピー」ボタンをクリックすると、生成された共有リンクがクリップボードにコピーされます。
- コピーしたリンクを、Teamsのチャット、Outlookメール、または他のメッセージツールに貼り付けて、共有したい相手に送信します。
- ポイント: 匿名リンクの場合は、この方法で自由にリンクを配布できます。
まとめ
SharePointでのファイルアップロードは、ドラッグ＆ドロップや「アップロード」ボタン、Officeアプリからの直接保存など、非常に簡単です。そして、アップロードしたファイルを共有する際には、「誰と（アクセス許可の種類）」「何を（許可レベル）」共有するのかを明確に設定することが重要です。
特に組織外のユーザーと共有する「外部共有」を行う際は、「特定のユーザー」リンクを優先し、匿名リンクは限定的に使うなど、セキュリティ上の注意点を守ることが不可欠です。
