SharePointでチーム共有カレンダーを作る方法：イベントや予定をみんなで管理しよう！
「チームの会議やイベントの予定を、みんなで共有できる場所がほしい」「Outlookのカレンダーだと個人用になっちゃうから、もっと共同で使えるカレンダーはないかな？」
こんな風に感じたことはありませんか？ SharePoint（シェアポイント）は、チームで情報を共有し、一緒に作業を進めるためのとても便利な場所です。そのSharePointで、会議やイベント、締め切りなどの重要な予定をみんなで共有できる「カレンダー」を作る方法があります。このカレンダーは、ただ予定を表示するだけでなく、共同で予定を追加したり、詳細を管理したりするのに非常に役立ちます。
SharePointカレンダーってどんなもの？その役割
SharePointのカレンダーは、SharePointサイトの中に作成できる特別な場所で、日付や時刻に関連する情報を管理するために使われます。これは、Microsoft Outlook（アウトルック）のカレンダーに似ていますが、チームや部署といったグループ全体で情報を共有・管理することに特化しているのが大きな特徴です。
チームで予定を共有する中央の場所
SharePointのカレンダーは、チームやプロジェクト、部署全体のイベントや予定を一覧で表示し、みんなで確認できるようにする「中央のハブ」のような役割を果たします。これにより、誰がどんな会議やイベントに参加するのか、締め切りはいつなのかといった情報を、メンバー全員がいつでも確認できるようになり、予定の重複を防ぎ、スムーズな連携を促します。
ファイルや他の情報とも連携できる
ただ予定を並べるだけでなく、SharePointカレンダーの各イベントには、詳細な説明を加えたり、関連するファイルを添付したりすることもできます。例えば、会議の予定に議事次第のファイルを直接添付しておけば、参加者はカレンダーからすぐにその資料にアクセスできます。これは、単なるカレンダーアプリ以上の情報管理能力を持っていると言えるでしょう。
アクセス権限で共有範囲を調整できる
SharePointの他の機能と同じように、カレンダーにもアクセス権限を設定できます。例えば、特定のチームメンバーだけが予定を追加・編集できるようにしたり、全社には閲覧だけを許可したりするなど、情報の共有範囲を細かくコントロールできます。これにより、機密性の高い予定の管理も安全に行うことができます。
SharePointカレンダーを作る主な方法
SharePointでカレンダーを作る方法には、主に二つのアプローチがあります。一つは伝統的な「カレンダーアプリ」を使う方法、もう一つは、現在のモダンSharePointで推奨されるより柔軟な「イベント表示機能を持つリスト」を使う方法です。
伝統的な「カレンダーアプリ」を作成する方法
まず、カレンダーを作りたいSharePointサイトにアクセスしてください。サイトの画面で、新しいアイテムを作成するための入り口である「＋新規」というボタンを探します。そこから「アプリ」を選び、利用できるアプリの中から「カレンダー」という名前のアプリを見つけてクリックします。カレンダーの名前を尋ねられますので、例えば「営業部会議スケジュール」や「プロジェクトXイベント」など、分かりやすい名前を入力し、作成ボタンを押してください。これで、新しいカレンダーの準備が整い、すぐに予定を追加できるようになります。
モダンSharePointで推奨される「イベント表示機能を持つリスト」を活用する方法
現在のモダンSharePointでは、専用の「カレンダーアプリ」を使う代わりに、実はより柔軟な「SharePointのリスト」を活用し、それをカレンダーのように表示させる方法が主流になりつつあります。この方法だと、カレンダー形式だけでなく、データ管理の面でも非常に多くのメリットが得られるのです。
まず、カレンダーの役割を果たすための「SharePointのリスト」を作ります。サイトの「＋新規」から「リスト」を選び、「空白のリスト」を作成してください。例えば「チームイベントリスト」といった名前を付けます。
このリストには、カレンダー表示に必要な項目（列）をいくつか追加します。必ず必要なのは、イベントの「タイトル」や「件名」となる「1行テキスト」の列、そしてイベントがいつからいつまでかを設定するための「日付と時刻」の列を最低二つ（例えば「開始日時」と「終了日時」）追加してください。その他にも「場所」や「担当者」といった列を追加すると、より便利なカレンダーになります。
次に、このリストをカレンダーのように表示させる設定を行います。リストの画面上部にあるビューの切り替え部分（通常は「すべてのアイテム」と表示されているところ）から、「ビューの作成」を選んでください。そこで、ビューの表示形式を「カレンダー」に設定します。カレンダービューの設定画面で、イベントの開始日と終了日に、先ほど作成した「開始日時」と「終了日時」の列をそれぞれ割り当ててください。これで、リストに入力した情報が、まるでカレンダーのように表示されるようになります。
カレンダーに予定を追加する方法
カレンダーの準備が整ったら、実際にイベントや予定を追加していきましょう。これは、どちらの方法でカレンダーを作成した場合でも、基本的な操作は似ています。
カレンダーの画面を開いてください。そこで、予定を追加したい日付をクリックするか、「＋新規」ボタン（または「新しいイベント」ボタン）を探してクリックします。イベントの入力フォームが表示されますので、そこでイベントの「タイトル」（件名）、「開始日時」と「終了日時」、「場所」、詳細な説明などを入力します。必要に応じて、関連するファイルを添付したり、他のメンバーを招待したりするオプションもあります。入力が終わったら「保存」ボタンをクリックしてください。これで、あなたの予定がカレンダーに追加され、共有されます。
作ったカレンダーをSharePointページに表示する方法
作成したカレンダーは、SharePointサイトのトップページや、特定の情報ページに表示させることで、より多くの人がアクセスしやすくなります。
SharePointサイトの目的のページを開き、ページを「編集」モードにしてください。コンテンツを追加したい場所で「＋」アイコンをクリックし、Webパーツの一覧を表示させます。
もしあなたが「イベント表示機能を持つリスト」でカレンダーを作成した場合は、「リスト」Webパーツを選択し、表示したいカレンダー（リスト）を選び、表示形式をカレンダービューに設定してください。
もし伝統的な「カレンダーアプリ」を作成した場合は、「イベント」Webパーツを選択するのが一般的です。このWebパーツを設定する際に、表示したいカレンダーのソースを選択するオプションが出てくるので、作成したカレンダーを選んでください。
Webパーツのサイズやレイアウトを調整し、ページを「発行」または「再発行」してください。これで、作成したカレンダーがSharePointページに表示され、みんなで確認できるようになります。
まとめ
SharePointでカレンダーを作成することは、チームや組織の予定を「見える化」し、メンバー間の連携をスムーズにするための第一歩です。伝統的なカレンダーアプリを使う方法もあれば、より柔軟な「イベント表示機能を持つリスト」を活用する方法もあります。
どちらの方法を選んでも、重要なのは、チームのニーズに合わせてカレンダーを共有し、みんなで活用していくことです。ぜひ、これらの方法を試して、あなたのチームの予定管理をより効率的で分かりやすいものに変えてみてください。
