SharePointのファイルを「デスクトップ」や「OneDrive」にショートカット作成！これでいつも使うファイルに秒速アクセス！
「いつも使うSharePointのあのファイル、もっと簡単に開けないかな？」「デスクトップにショートカットを置いて、すぐにアクセスしたいんだけど…」「OneDriveにまとめて管理できたら便利なのに…」
こんな風に感じたことはありませんか？ SharePoint（シェアポイント）は、チームでファイルを共有し、共同作業を進めるためのとても便利な場所です。しかし、Webブラウザを開いて、サイトを開いて、ドキュメントライブラリを開いて…と、いつも同じファイルにアクセスするまでにいくつかの手順を踏むのが少し手間に感じることもあるかもしれません。
ご安心ください！ SharePointにあるファイルへのショートカットを、あなたのWindowsパソコンのデスクトップやOneDriveに作成する方法があるんです。これにより、まるでローカルに保存されているファイルのように、いつでも、どこからでも、素早く目的のファイルにアクセスできるようになります。
SharePointファイルのショートカットを「OneDriveに作成」する方法（最もおすすめ）
これが現在、Microsoftが最も推奨している方法であり、最も柔軟で便利なやり方です。SharePointのドキュメントライブラリやフォルダー、個々のファイルへの「ショートカット」を、あなたのOneDriveに作成します。そして、OneDriveはあなたのPCのエクスプローラーと同期しているため、結果的にエクスプローラー（そしてデスクトップ）からもアクセスできるようになります。
仕組みを理解する
この方法の肝は、「OneDriveへのショートカットを追加」機能です。
- これは、SharePointのファイルそのものをコピーするわけではありません。SharePointの特定の場所（ドキュメントライブラリ、フォルダー、個々のファイル）に対して、あなたのOneDriveの「マイファイル」の中に「リンク（ショートカット）」を作成する機能です。
- このショートカットは、あなたのPCのエクスプローラーにあるOneDriveフォルダにも自動的に同期されます。そのため、エクスプローラーからそのショートカットをクリックすると、SharePointのファイルに直接アクセスできる、という流れになります。
メリット
- PCの容量を節約: ファイルの実体はSharePoint（クラウド）に残るため、PCのディスク容量を圧迫しません。必要な時にだけファイルがダウンロードされます。
- 常に最新: SharePointのファイルが更新されれば、ショートカットを通じて常に最新のファイルにアクセスできます。
- 管理が簡単: 複数のSharePointサイトやドキュメントライブラリのファイルを、あなたのOneDriveの中にまとめて管理できるようになります。
- エクスプローラーからの操作性: PCのエクスプローラーから、まるでローカルのファイルのように開いたり、Officeアプリで編集したりできます。
やり方：ドキュメントライブラリやフォルダーのショートカットを作成する
まずは、SharePointのドキュメントライブラリ全体や、特定のフォルダーへのショートカットを作成する方法です。
- SharePointサイトにアクセスする:ウェブブラウザで、ショートカットを作成したいファイルが保管されているSharePointサイトを開きます。
- 対象のドキュメントライブラリまたはフォルダーを開く:目的のファイルがあるドキュメントライブラリ、またはその中の特定のフォルダーを開いてください。
- 「OneDriveへのショートカットを追加」ボタンを探してクリックする:ドキュメントライブラリまたはフォルダーの画面上部にある「OneDriveへのショートカットを追加」というボタンを探してクリックします。このボタンは、リンクの鎖のようなアイコンが目印です。もし見つからなければ、画面上部の「…」（三点リーダー）メニューの中に隠れていることもあります。
- 追加完了を確認する:ボタンをクリックすると、画面右上に「〇〇をOneDriveに追加しました」のようなメッセージが表示されれば完了です。
- PCのエクスプローラーで確認する:あなたのWindowsパソコンのエクスプローラーを開きます。左側のナビゲーションペインにある「OneDrive – [あなたの会社名]」というフォルダを展開してみてください。その中に、ショートカットとして追加したSharePointのドキュメントライブラリ名、またはフォルダー名が表示されているはずです。通常のフォルダと同じように開いて、ファイルにアクセスできるようになります。
やり方：個々のファイルのショートカットを作成する
特定のファイル一つだけへのショートカットを作成したい場合です。
- SharePointサイトで目的のファイルを開く:ウェブブラウザで、ショートカットを作成したいファイルが保管されているSharePointサイトを開きます。
- 目的のファイルを選択する:ショートカットを作りたいファイルの左にあるチェックボックスをクリックして選択します。
- 「OneDriveへのショートカットを追加」ボタンをクリックする:ファイルを選択すると、画面上部のメニューバーに「OneDriveへのショートカットを追加」ボタン（リンクのアイコン）が表示されるので、これをクリックします。
- 追加完了を確認する:「〇〇をOneDriveに追加しました」のようなメッセージが表示されれば完了です。
- PCのエクスプローラーで確認する:エクスプローラーを開き、左側のナビゲーションペインにある「OneDrive – [あなたの会社名]」フォルダを展開します。その中に、追加したファイルのショートカット（ファイル名の後に矢印のアイコンが付いていることが多いです）が表示されているはずです。これをクリックすれば、直接SharePointのファイルが開きます。
デスクトップにショートカットを置く方法（OneDrive経由）
OneDriveにショートカットが作成されれば、それをデスクトップに置くのは簡単です。
- エクスプローラーでOneDriveフォルダを開く:上記の手順でOneDriveに作成されたSharePointのショートカット（ドキュメントライブラリ、フォルダー、またはファイル）を、エクスプローラーで探します。
- デスクトップにドラッグ＆ドロップ:そのショートカットをマウスでクリックしたまま、デスクトップ画面にドラッグ＆ドロップするだけです。
これで、デスクトップにSharePointファイルへのショートカットが作成されます。
「同期」機能を使う方法（フォルダー全体をローカルに持つ）
「OneDriveへのショートカットを追加」と似ていますが、「同期」機能は、SharePointのドキュメントライブラリ全体を、あなたのPCのOneDriveフォルダ内に「同期」させ、ローカルにコピーを持つ方法です。
仕組みを理解する
- これは、SharePointのドキュメントライブラリ全体が、あなたのPCのOneDriveフォルダ内に、通常のフォルダとして「コピー」される形になります。
- 「ファイルのオンデマンド」機能がデフォルトで有効なため、通常はファイルの実体がPCにすべてダウンロードされるわけではなく、必要な時だけダウンロードされます。
メリット
- オフラインアクセス: 一度ダウンロードされたファイルや、「常にこのデバイスに保持する」と設定したファイルは、インターネットに繋がっていなくてもアクセス・編集が可能です。
- より従来のファイルサーバーに近い操作感: フォルダ全体がローカルに同期されるため、より従来のファイルサーバーに近い感覚で操作できます。
- 自動同期: PCでファイルを変更すれば自動的にSharePointに、SharePointで変更があれば自動的にPCに反映されます。
やり方：ドキュメントライブラリを同期する
- SharePointサイトでドキュメントライブラリを開く:ウェブブラウザで、同期したいドキュメントライブラリを開きます。
- 「同期」ボタンをクリックする:ドキュメントライブラリの画面上部にある「同期」ボタン（雲のアイコン）をクリックします。
- OneDriveアプリの起動を許可する:ポップアップ画面が表示され、「Microsoft OneDriveを開く」のようなメッセージが出たら「開く」または「許可」をクリックします。
OneDrive同期クライアントが起動し、同期のセットアップが始まります。
- サインインとフォルダーの確認:もしまだOneDriveにサインインしていなければ、あなたのMicrosoft 365アカウントでサインインを求められます。
同期されるフォルダーの場所が表示されますので、確認して「次へ」をクリックします。
- 同期の完了を確認する:セットアップが完了すると、「[サイト名] のフォルダーが開きます」のようなメッセージが表示されます。「フォルダーを開く」をクリックすると、エクスプローラーが起動し、同期されたSharePointのドキュメントライブラリが通常のフォルダとして表示されます。エクスプローラーの左側のナビゲーションペインにも、あなたの会社名のOneDriveフォルダの下に、SharePointサイトの名前が表示され、そこからアクセスできるようになります。
デスクトップにショートカットを置く方法（同期フォルダ経由）
同期されたドキュメントライブラリのフォルダをデスクトップに置くのも簡単です。
- エクスプローラーで同期されたフォルダを開く:上記の手順でPCのエクスプローラー内に表示されたSharePointの同期フォルダを探します。
- デスクトップにドラッグ＆ドロップ:そのフォルダをマウスでクリックしたまま、デスクトップ画面にドラッグ＆ドロップするだけです。
これで、デスクトップから直接、SharePointの同期フォルダにアクセスできるようになります。
「エクスプローラーで開く」機能は？（非推奨/限定的）
かつてはSharePointに「エクスプローラーで開く」というボタンがありましたが、これは現在、Microsoftによってあまり推奨されていません。
現状とおすすめしない理由
- 限定的な動作: この機能は、現在ではMicrosoft Edgeブラウザの「Internet Explorerモード」でSharePointサイトを開いた場合にしか利用できません。Google Chromeなど他のブラウザでは使えませんし、IEモードの設定も少し複雑です。
- 一時的な接続: この方法で開かれたエクスプローラーは、PCを再起動したり、一定時間が経過したりすると接続が切れることが多く、常に安定して使えるわけではありません。
- 新しい機能が優先: Microsoftは、「OneDriveへのショートカットを追加」や「同期」機能に力を入れており、そちらの方が安定性と機能性で優れています。
まとめ
基本的には、「OneDriveへのショートカットを追加」機能を使う方法が、SharePoint内のファイルに素早くアクセスするための最もおすすめで、柔軟なやり方です。これにより、PCの容量を節約しつつ、エクスプローラーから手軽にSharePointのファイルにアクセスできるようになります。
