SharePointのExcelファイルをパソコンのExcelで開く方法：いつもの操作感でスムーズに作業！
「SharePointに置かれているExcelファイルを、WebブラウザのExcel Onlineではなく、いつも使い慣れているパソコンのExcel（エクセル）アプリで開きたいんだけど、どうすればいいの？」「もっと効率よく、直接Excelで編集を始めたいんだけどな…」
こんな風に感じたことはありませんか？ SharePoint（シェアポイント）は、Excelファイルを含め、様々なファイルをクラウドで管理し、みんなで共有するのにとても便利です。しかし、ブラウザで開くExcel Onlineも便利ですが、やはりパソコンにインストールされているExcelアプリの方が、普段使い慣れている機能やマクロを使いたい、と考えることがありますよね。
SharePointに保存されているExcelファイルを、あなたのパソコンにインストールされているExcelアプリで開く方法は、いくつかあり、どれも比較的簡単に行うことができます。これにより、いつもの操作感で作業を進められ、共同編集のメリットも享受できます。
なぜSharePointのExcelファイルをパソコンのExcelで開くの？そのメリット
SharePointに保存されているExcelファイルを、わざわざ一度ダウンロードしてから開くのではなく、直接パソコンのExcelアプリで開くことには、たくさんの良い点があります。
いつもの機能が使える安心感
パソコンにインストールされているExcelアプリは、Webブラウザで開くExcel Online（エクセル・オンライン）よりも、使える機能が豊富です。複雑なマクロ（自動化機能）を使ったり、特定の高度な分析ツールを使ったりしたい場合は、やはりパソコンのExcelアプリで開く必要があります。いつもの機能が使えることで、作業の幅が広がります。
共同編集の便利さはそのまま
SharePointに保存されているExcelファイルを、パソコンのExcelアプリで開いても、みんなで同時に編集できる「共同編集」の機能はそのまま使えます。複数の人が同じファイルを同時に開いて編集しても、お互いの変更がリアルタイムで反映されます。これは、ファイルがクラウド上にあるSharePointから直接開かれているためです。
自動保存だから安心
パソコンのExcelアプリでSharePointのファイルを開くと、通常は自動保存機能が有効になります。これにより、作業中の変更が自動的にSharePoint（クラウド）に保存されるため、保存し忘れによるデータ損失の心配が減り、安心して作業に集中できます。
オフライン作業の可能性
SharePointのドキュメントライブラリをあなたのパソコンと「同期」させていれば、インターネットにつながっていないオフラインの状態でも、Excelファイルを開いて編集できます。インターネットに再接続したときに、変更が自動的にSharePointに同期されます。
SharePointのExcelファイルをパソコンのExcelで開く主な方法
SharePointに保存されているExcelファイルを、パソコンのExcelアプリで開く方法はいくつかありますが、あなたの状況に合わせて使い分けることができます。
方法1：Webブラウザから直接「デスクトップアプリで開く」を選ぶ（最も一般的）
これが、SharePointのExcelファイルをパソコンのExcelアプリで開く最も簡単で一般的な方法です。
- パソコンのExcelで開きたいSharePointのExcelファイルを探します。ウェブブラウザでSharePointサイトにアクセスし、目的のExcelファイルが保存されているドキュメントライブラリやフォルダーを開いてください。
- Excelファイルの名前をクリックします。開きたいExcelファイルの名前を一度だけクリックします。通常、この操作でファイルはWebブラウザ上でExcel Online（Web版のExcel）として表示されます。
- Excel Onlineの画面で「デスクトップアプリで開く」ボタンをクリックします。Excel Onlineの画面が開いたら、画面の上部にあるメニューバーを探してください。そこに「デスクトップアプリで開く」というボタン（または、「編集」ボタンの横にある下向きの矢印をクリックすると出てくる「デスクトップアプリで開く」）があるはずです。これを見つけてクリックします。
- パソコンのExcelアプリが起動し、ファイルが開かれます。「Microsoft Excelを開く」といった確認のポップアップが表示される場合がありますので、「開く」または「許可」をクリックしてください。あなたのパソコンにインストールされているExcelアプリが起動し、SharePoint上のExcelファイルが直接開かれます。これで、いつも使い慣れているExcelアプリで編集作業を開始できます。
方法2：SharePointドキュメントライブラリを「同期」してエクスプローラーから開く
この方法は、特定のSharePointドキュメントライブラリにあるExcelファイルを、あなたのパソコンのファイルエクスプローラー（パソコンのファイルを見るソフト）に常に表示させておきたい場合に非常に便利です。一度設定すれば、後はエクスプローラーから通常のファイルと同じように開けるようになります。
- パソコンと同期したいSharePointのドキュメントライブラリを開きます。ウェブブラウザでSharePointサイトにアクセスし、目的のExcelファイルが多数保存されているドキュメントライブラリを開いてください。
- 画面上部の「同期」ボタンをクリックします。ドキュメントライブラリの画面上部にある「同期」ボタン（雲のアイコンが目印です）をクリックしてください。
- OneDriveアプリの起動を許可し、同期設定を完了します。「Microsoft OneDriveを開く」のようなポップアップが出たら「開く」をクリックします。OneDrive（ワンドライブ）アプリが起動し、同期のセットアップが始まります。指示に従ってサインインし、同期を完了させてください。
これは初回のみの作業です。
- パソコンのファイルエクスプローラーからExcelファイルを開きます。同期が完了すると、Windowsのファイルエクスプローラーを開いてみてください。左側のナビゲーション部分に「OneDrive – [あなたの会社名]」という名前のフォルダーが表示されているはずです。そのフォルダーを展開すると、同期されたSharePointサイトの名前やドキュメントライブラリの名前があり、その中にExcelファイルがあるはずです。あとは、パソコン内のファイルを開くのと同じように、そのExcelファイルをダブルクリックするだけです。自動的にパソコンのExcelアプリが起動し、ファイルが開かれます。
この方法の便利な点
- 常にエクスプローラーに表示: 一度同期設定をすれば、常にファイルエクスプローラーからExcelファイルにアクセスできます。
- オフライン作業: 同期されたExcelファイルは、インターネットがつながっていない場所でも開いて編集できます。インターネットに再接続したときに、自動的にSharePointに同期されます。
- パソコンの容量を節約: 「ファイルのオンデマンド」機能（必要な時だけファイルをダウンロードする機能）がデフォルトで有効なので、すべてのExcelファイルが常にパソコンにダウンロードされるわけではありません。
方法3：Excelアプリから直接SharePointのファイルを開く
パソコンのExcelアプリを先に起動してから、SharePointのファイルを開く方法もあります。
- パソコンのExcelアプリを起動します。デスクトップのショートカットやスタートメニューなどから、パソコンにインストールされているExcelアプリを起動します。
- 「ファイル」メニューから「開く」を選択します。Excelアプリの画面で、左上の「ファイル」タブをクリックし、次に「開く」を選択します。
- 「サイト」または「SharePoint」の場所を選択します。開く場所の選択肢の中に、「サイト」または「SharePoint」といった項目があるはずです。これをクリックします。
- 目的のSharePointサイトとExcelファイルを選びます。最近アクセスしたSharePointの場所や、あなたがアクセスできるSharePointサイトの一覧が表示されます。目的のSharePointサイト、そしてその中のドキュメントライブラリやフォルダーをたどって、開きたいExcelファイルを選択し、「開く」ボタンをクリックします。
Excelファイルをスムーズに開くための大切なこと
SharePointのExcelファイルをスムーズに開くために、いくつか知っておくと良い点があります。
編集権限を確認する
Excelファイルを開いて編集したい場合は、そのExcelファイルが保存されているSharePointの場所（ドキュメントライブラリやフォルダー、またはファイル自体）に対して、「編集」以上のアクセス権限を持っている必要があります。「閲覧」権限しかない場合は、見ることはできても編集はできません。
インターネット接続の確認
SharePointのファイルはクラウド上にあるため、基本的にはインターネット接続が必要です。もし接続が不安定だと、ファイルが開くのが遅くなったり、開けなかったりすることがあります。同期機能を使っている場合を除き、常に安定したインターネット環境で作業しましょう。
自動保存機能の活用
パソコンのExcelアプリでSharePointのファイルを開くと、画面上部に「自動保存」というボタンが表示され、多くの場合、これが有効になっています。この機能がオンになっていると、ファイルは自動的にSharePointに保存されるため、作業中に誤ってアプリが閉じたり、パソコンがシャットダウンしたりしても、データが失われる心配が少なくなります。
SharePointのExcelファイルを使いこなして効率アップ！
SharePointに保存されているExcelファイルを、あなたのパソコンのExcelアプリで開く方法は、どれも比較的簡単に行うことができます。
- 一番手軽なのは、Webブラウザからファイルをクリックし、「デスクトップアプリで開く」を選ぶ方法です。
- 常にファイルエクスプローラーからアクセスしたいなら、「同期」機能が便利です。
- Excelアプリを先に開いてから、SharePointの場所を指定して開く方法もあります。
これらの方法を使いこなすことで、あなたはSharePointの便利さと、パソコンのExcelアプリの機能を組み合わせ、よりスムーズで効率的なExcel作業を進めることができるでしょう。
