SharePointのPDFファイルを編集する方法：これで書類の修正もスムーズに！
「SharePointに置いたPDFファイル、内容を少し直したいんだけど、どうすればいいの？」「PDFって編集できないイメージだけど、SharePointなら何か方法があるのかな？」
こんな風に感じたことはありませんか？ PDFファイルは、見た目を崩さずに情報を共有するのにとても便利ですが、一度作ってしまうと「編集が難しい」というイメージがありますよね。SharePoint（シェアポイント）に保管されているPDFファイルも例外ではありません。しかし、業務の現場では、PDFの内容を修正したり、コメントを加えたりする必要が出てくることがよくあります。
ご安心ください！ SharePointに保管されているPDFファイルを編集するための方法は、いくつか存在します。これは、PDFの種類や、あなたが使っているツール、そして会社の環境によって最適な方法が異なります。
PDFファイルを編集するための基本的な考え方
SharePointに保存されているPDFファイルを編集する、ということは、PDFの内容を変更したり、メモを書き込んだり、テキストを修正したりすることです。PDFは「印刷された書類」のような性質を持っているため、WordやExcelのように簡単に内容を書き換えられないと思われがちですが、いくつかの方法で変更を加えることができます。
なぜPDFを編集したいのか理由を考える
PDFを編集したいと考える背景には、いくつかの理由が考えられます。例えば、契約書の軽微な修正点を加えたい、報告書にコメントや図形を書き込みたい、あるいはPDFの元データが残っておらず、そのPDF自体を修正するしかない、といった状況が考えられます。目的を明確にすることで、最適な編集方法を選びやすくなります。
編集のレベルを把握する
PDFの編集には、いくつかのレベルがあります。テキストの修正、画像の挿入・削除、ページの並べ替えといった比較的簡単なものから、フォームの入力、署名の追加、セキュリティ設定の変更といった機能的な編集、さらにはOCR（文字認識）を使ってスキャンしたPDFの文字をテキストデータとして修正するといった高度なものまであります。あなたがどのレベルの編集を求めているかを把握すると、必要なツールが見えてきます。
PDFは見た目を保つのが得意なファイル形式
PDFファイルは、どんな環境で開いても、作成した時のレイアウトやフォント、画像などが崩れないという特徴を持っています。そのため、契約書やマニュアル、報告書など、見た目の正確性が求められる書類の共有に広く使われています。しかし、この「見た目を保つ」という特性が、内容を簡単に書き換えられない、という性質にもつながっています。
元のファイルが大切になる理由
もしPDFを作成した元のファイル（例えばWordやExcelの文書）が手元にあるのであれば、それを修正してPDFを再作成するのが最も確実で安全な編集方法です。元のファイルであれば、自由に内容を修正し、何度でも新しいPDFを出力できるからです。しかし、元のファイルがない場合や、PDFに直接コメントを残したい場合には、PDF自体を編集するツールが必要になります。
PDF編集ソフトを使う方法：専用ツールでしっかり修正
SharePointに保存されているPDFファイルを編集する最も確実で多機能な方法は、Adobe Acrobat（アドビ・アクロバット）のような専用のPDF編集ソフトを使うことです。これらのソフトは、PDFの編集に特化しており、非常に多くのことができます。
Adobe Acrobatを使うのが一般的
PDFの編集ソフトとして最も有名で広く使われているのがAdobe Acrobatです。これは、PDFを作った会社であるAdobeが提供しているため、PDFの互換性が高く、多機能です。Adobe Acrobat Pro DCという有料版を使うと、ほとんどのPDF編集作業が可能です。
- テキストや画像の直接修正: PDFの文字を直接修正したり、画像を入れ替えたり、新しいテキストボックスや図形を追加したりできます。まるでWord文書を編集するような感覚でPDFを扱えます。
- ページの整理: PDF内のページの順番を入れ替えたり、不要なページを削除したり、別のPDFからページを挿入したりすることができます。複数のPDFファイルを一つにまとめたり、逆に一つのPDFファイルを複数のファイルに分割したりすることも可能です。
- フォームの入力と署名: PDFに設定された入力可能なフォームに直接文字を入力したり、電子署名を追加したりできます。契約書やアンケートなど、入力が必要なPDFを扱う際に非常に便利です。
- コメントや注釈の追加: PDFの特定の場所にハイライトをつけたり、付箋（ふせん）のようにコメントを書き込んだり、線を引いたり、図形を挿入したりできます。これは、共同でPDFを確認し、フィードバックを出し合う際に非常に役立ちます。
Adobe AcrobatでPDFを編集する具体的な手順
まず、SharePointに保存されているPDFファイルにアクセスします。
- SharePointからPDFファイルをダウンロードする:SharePointサイトにアクセスし、編集したいPDFファイルを見つけてください。そのPDFファイルの左にあるチェックボックスをクリックして選択し、画面上部の「ダウンロード」ボタンをクリックして、PDFファイルをあなたのパソコンに保存します。
- ダウンロードしたPDFファイルをAdobe Acrobatで開く:パソコンにダウンロードされたPDFファイルをダブルクリックすると、Adobe Acrobatが起動し、ファイルが開きます。
- PDFファイルを編集する:Adobe Acrobatのツールバーにある「PDFを編集」という機能を使うと、テキストや画像を直接修正できるようになります。また、「コメント」という機能を使えば、付箋やハイライト、線などを追加できます。目的の編集作業を行ってください。
- 編集が終わったら、PDFファイルを保存する:編集が終わったら、Adobe Acrobatで「ファイル」メニューから「保存」または「名前を付けて保存」を選び、編集後のPDFファイルをパソコンに保存します。
- 編集済みのPDFファイルをSharePointにアップロードし直す:最後に、編集が終わったPDFファイルを、SharePointの元の場所、または新しい場所へアップロードし直します。この際、もし元のファイルと同じ場所にアップロードし直す場合は、上書き保存するか、新しいバージョンとして保存するかを選べます。元のファイルを残しておきたい場合は、新しいバージョンとしてアップロードするのが良いでしょう。
他のPDF編集ソフトも利用可能
Adobe Acrobat以外にも、福井コンピュータの「PDF-XChange Editor」や、一部のOfficeスイートに付属するPDF編集機能など、様々なPDF編集ソフトが存在します。基本的な操作はAdobe Acrobatと似ていますが、利用できる機能の範囲や操作性はソフトによって異なります。これらのソフトでも、同様にSharePointからダウンロード→編集→SharePointへアップロード、という流れで作業を進めることができます。
SharePoint上でPDFを「Wordに変換」して編集する方法
PDFの元ファイルが手元になく、PDFの内容を大幅に修正したい、という場合は、一度PDFをWord（ワード）文書に変換してから編集する方法が有効です。これにより、Wordの強力な編集機能を使って自由に修正できるようになります。
なぜWordに変換するのか考える
PDFの内容をゼロから大きく変更したい場合や、テキストを大量に修正したい場合、あるいはPDFからテキストや画像を抜き出して他の資料に使いたい場合など、PDF編集ソフトよりもWordの編集機能の方が適していることがあります。PDF編集ソフトは、PDFの形式を保ちながら修正することに特化しているため、レイアウトの大きな変更や、大量のテキスト修正には向かないことがあるからです。
Microsoft Wordの機能を使うのが最も簡単
PDFをWordに変換する方法として、Microsoft Word自体が持っている機能を使うのが最も簡単です。
- SharePointからPDFファイルをダウンロードする:Adobe Acrobatを使う方法と同じように、まずSharePointサイトから編集したいPDFファイルをダウンロードし、あなたのパソコンに保存します。
- ダウンロードしたPDFファイルをMicrosoft Wordで開く:パソコンにダウンロードされたPDFファイルを右クリックし、「プログラムから開く」→「Word」を選択するか、Wordアプリケーションを起動して「ファイル」メニューから「開く」を選び、ダウンロードしたPDFファイルを選択して開きます。
- Wordの変換確認が出たら「OK」をクリックする:WordがPDFファイルを開こうとすると、「PDFを編集可能なWord文書に変換します。変換に時間がかかったり、Word文書に変換された後で元のPDFと完全に一致しない場合があります。」といったメッセージが表示されます。内容を確認し、「OK」をクリックします。
- Word文書として編集する:PDFファイルがWord文書として開かれ、編集可能な状態になります。あとは通常のWord文書と同じように、テキストの修正、画像の挿入、レイアウトの変更など、自由に編集作業を行ってください。
- 編集が終わったら、Word文書をPDFに「再変換」して保存する:Wordでの編集が終わったら、再度PDFファイルとして出力し直します。Wordの「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」または「エクスポート」を選び、「ファイルの種類」を「PDF」に指定して、新しいPDFファイルとしてパソコンに保存します。
- 再作成したPDFファイルをSharePointにアップロードし直す:最後に、Wordで修正・再作成したPDFファイルを、SharePointの元の場所、または新しい場所へアップロードし直します。この際も、元のファイルと同じ場所にアップロードし直す場合は、上書き保存するか、新しいバージョンとして保存するかを選べます。
他のPDF→Word変換ツールも利用可能
Wordの変換機能以外にも、オンラインサービス（例: Adobe Acrobat online）や専用の変換ソフトを使ってPDFをWordに変換する方法もあります。変換精度はツールによって異なるため、いくつかのツールを試して、あなたのPDFに最適なものを選ぶのが良いでしょう。
SharePoint上でPDFに「コメント・注釈」だけを追加する方法
PDFの内容自体を修正するのではなく、「ここを見てほしい」「ここに情報を追記してほしい」といった指示やメモをPDFに書き込みたい場合は、Adobe Acrobat Reader（アドビ・アクロバット・リーダー）や、ブラウザの機能、あるいはSharePointのビューアー機能で対応できる場合があります。
Adobe Acrobat Readerでコメントを追加する
Adobe Acrobat Readerは、PDFを閲覧するための無償のソフトですが、コメントやハイライトを追加する機能は備わっています。
- SharePointからPDFファイルをダウンロードする:まずSharePointサイトからPDFファイルをダウンロードし、パソコンに保存します。
- ダウンロードしたPDFファイルをAdobe Acrobat Readerで開く:パソコンにダウンロードされたPDFファイルをAdobe Acrobat Readerで開きます。
- コメントツールを使って注釈を追加する:Adobe Acrobat Readerの画面上部や右側にある「コメント」ツール（または「注釈」）を使います。ハイライト、テキストボックスの追加、付箋コメントの貼り付け、フリーハンドで線を引くなど、様々な注釈機能が利用できます。
- コメント付きPDFを保存し、SharePointにアップロードし直す:注釈を追加したら、ファイルを保存し、SharePointにアップロードし直します。
Microsoft EdgeブラウザのPDF機能を使う
Windows 10/11に標準搭載されているMicrosoft Edgeブラウザは、PDFの閲覧機能と簡単な注釈機能を持っています。
- SharePoint上でPDFファイルをEdgeで開く:SharePointに保存されているPDFファイルをクリックすると、通常、Edgeブラウザ（または他のブラウザ）でPDFが開きます。
- Edgeの機能で注釈を追加する:EdgeのPDFビューアーの画面上部には、テキストのハイライト、描画ツール（ペン）、テキストボックスの追加といった簡単な注釈機能があります。これらを使ってコメントを追加できます。
- 注釈付きPDFを保存し、SharePointにアップロードし直す:Edgeで注釈を追加した後、保存ボタン（フロッピーディスクのアイコン）をクリックしてPDFを保存し、SharePointにアップロードし直します。
SharePoint OnlineのPDFビューアー（閲覧モード）
SharePoint Onlineでは、PDFファイルをクリックすると、ブラウザ内でPDFビューアーが起動し、PDFの内容が表示されます。このビューアーには、テキストの選択や検索機能はありますが、直接コメントを追加する機能は限定的です。SharePointのコメント機能は、PDFファイル全体に対してコメントを残すことはできますが、PDFの特定の場所に直接書き込む形ではありません。しかし、閲覧者がPDFについて意見を共有する場所としては利用できます。
SharePointでのPDF編集を効率化するツール連携（応用編）
PDFの編集作業をよりスムーズに、SharePointと連携して行いたい場合は、他のツールとの連携を検討することもできます。
Adobe Acrobat Pro DCとMicrosoft 365の連携機能
Adobe Acrobat Pro DCの有料版には、Microsoft 365（SharePointやOneDrive）との連携機能が強化されています。
- SharePointから直接開いて編集:Adobe Acrobat Pro DCをPCにインストールしていれば、SharePoint上のPDFファイルをWebブラウザからクリックした際に、直接Adobe Acrobat Pro DCで開くオプションが表示されることがあります。これにより、ダウンロード・アップロードの手間を省き、シームレスに編集作業を開始できます。
- AcrobatからSharePointに直接保存:Adobe Acrobat Pro DCで編集したPDFファイルを、そのままSharePointのドキュメントライブラリに直接保存する機能も利用できます。これにより、ファイルの保存先を間違えるリスクを減らし、効率的な作業が可能になります。
- コメントの共有と同期:Adobe Acrobatで追加したコメントや注釈を、他のAdobe Acrobatユーザーと共有し、リアルタイムではないものの、変更履歴を同期しながらレビューを進めることが可能です。
Microsoft TeamsでのPDF共有とコメント
TeamsでPDFファイルを共有する場合、Teamsのファイル共有機能（SharePointに保存されます）を通じてPDFを開き、コメントをやり取りできます。
- TeamsのチャネルにPDFファイルをアップロード:Teamsのチャネルにある「ファイル」タブにPDFファイルをアップロードします。
- PDFを開いてTeamsの会話にリンク:TeamsでPDFファイルを開くと、Teamsの会話（投稿）と連携してコメントを残せるようになります。PDFの特定のページに関するコメントをチャネルで議論し、関連するコメントをPDF自体にもAdobe Acrobatなどで追加して、再度アップロードすることで、情報を一元化できます。
PDF編集は目的とツールで使い分け！
SharePointに保管されているPDFファイルを編集する方法は、あなたの「どんな編集をしたいか」という目的と、利用できる「ツール」によって最適なものが異なります。
- PDFの内容を大きく修正したいなら、Adobe Acrobatのような専用ソフトを使うか、一度Wordに変換して編集するのが確実です。
- PDFにコメントやメモを書き込みたいだけなら、Adobe Acrobat ReaderやEdgeブラウザの機能で手軽に行えます。
- より効率的に、SharePointと連携して作業したいなら、Adobe Acrobat Pro DCの連携機能や、Teamsでのファイル共有を活用することを検討しましょう。
これらの方法を理解し、あなたの業務に最適なPDF編集ワークフローを見つけることで、SharePointでの書類管理がもっとスムーズになるはずです。
