SharePointとExcelの「同期」はできる？簡単なやり方で作業をスムーズに！
「SharePointに置いてあるExcelファイルを、いつものパソコンのフォルダみたいに開きたいんだけど、できるかな？」「SharePointの表のデータをExcelに持ってきて、常に最新の状態に更新できると便利なんだけど…」
こんな風に感じたことはありませんか？ Excel（エクセル）は、日々のデータ管理や分析に欠かせないツールですが、SharePoint（シェアポイント）と組み合わせて使うときに、データのやり取りやファイルの管理がもっとスムーズにならないか、と考えることがありますよね。
SharePointとExcelの「同期」ってどんなこと？二つの意味
SharePointとExcelの「同期」という言葉は、大きく分けて二つの意味で使われることがあります。どちらもとても便利なので、それぞれの意味とやり方を知っておくと、あなたの目的に合った使い方ができます。
意味1：SharePointのExcelファイルを「パソコンのフォルダと同期」する
これは、SharePointのドキュメントライブラリに保存されているExcelファイル（.xlsxファイルなど）を、あなたのWindowsパソコンのフォルダと連動させることを指します。まるでクラウド上にあるファイルが、あなたのパソコンのローカルフォルダにもコピーされて、いつも使っているファイルエクスプローラーから直接アクセスできるようになるイメージです。
意味2：SharePointの表のデータとExcelのシートを「データ接続して更新」する
こちらは、SharePointの「表形式で管理している情報」（SharePointではこれを特別な機能で管理しています）と、Excelのシートの間で「データのつながり」を作ることです。これにより、Excelのシートを開いたときに、SharePointの最新の情報を引っ張ってきて、Excelのデータを更新できるようになります。
まずは、最も一般的な「ファイル同期」の方から詳しく見ていきましょう。
SharePointのExcelファイルを「パソコンのフォルダと同期」するやり方
SharePointのドキュメントライブラリに置かれたExcelファイルを、あなたのパソコンのファイルエクスプローラーから直接アクセスできるようにする、最も簡単な方法です。これは、Microsoftが推奨しているやり方で、OneDrive同期クライアントというソフトを使います。
- 同期したいExcelファイルが置いてあるSharePointの場所を開きます。ウェブブラウザでSharePointサイトにアクセスし、目的のExcelファイルが保存されているドキュメントライブラリ（ファイルを保管する棚のような場所）を開いてください。例えば、チームで使う「共有ドキュメント」のドキュメントライブラリや、特定のプロジェクト資料のフォルダーなどです。
- 画面上部の「同期」ボタンをクリックします。ドキュメントライブラリの画面上部には、様々な操作ボタンが並んでいます。その中に「同期」というボタン（雲のアイコンが目印です）があるはずですので、これを見つけてクリックしてください。
- OneDriveアプリの起動を許可します。ボタンをクリックすると、パソコンにOneDrive（ワンドライブ）アプリを起動しても良いか尋ねるポップアップ画面が表示されます。「Microsoft OneDriveを開く」のようなメッセージが出たら「開く」または「許可」をクリックしてください。あなたのパソコンにOneDrive同期クライアントが起動し、同期のセットアップが始まります。
- OneDriveのサインインを確認し、同期が完了するのを待ちます。もしまだOneDriveにサインインしていなければ、あなたのMicrosoft 365アカウントでサインインを求められますので、指示に従ってください。同期されるフォルダーの場所が表示されますので、確認して「次へ」をクリックします。数秒から数分で同期が開始され、完了します。
- パソコンのファイルエクスプローラーで確認します。同期が完了すると、Windowsのファイルエクスプローラー（パソコンのファイルを見るソフト）を開いてみてください。左側のナビゲーション部分に「OneDrive – [あなたの会社名]」という名前のフォルダーが表示されているはずです。そのフォルダーを展開すると、同期されたSharePointサイトの名前やドキュメントライブラリの名前があり、そこからExcelファイルを含め、すべてのファイルにアクセスできるようになります。これで、SharePointのExcelファイルを、まるであなたのパソコンのフォルダにあるかのように開いたり、保存したりできるようになります。Excelで編集した内容は、自動的にSharePoint側にも反映されます。
この方法の便利な点
- いつも通りに操作: ファイルエクスプローラーからExcelファイルを開き、編集し、保存する、という普段のパソコン操作でSharePointのファイルが扱えます。
- 常に最新: あなたのパソコンでExcelファイルを変更すれば自動的にSharePointに、SharePointで変更があれば自動的にパソコンに反映されるので、常に最新の状態を保てます。
- オフライン作業: 一度ダウンロードされたファイルや、「常にこのデバイスに保持する」と設定したファイルは、インターネットに繋がっていなくてもアクセス・編集が可能です。
- パソコンの容量を節約: 「ファイルのオンデマンド」機能がデフォルトで有効なので、全てのファイルが常にパソコンにダウンロードされるわけではありません。必要な時にだけダウンロードされるため、パソコンのディスク容量を節約できます。
SharePointの「表形式のデータ」をExcelに「データ接続」して取り出すやり方
SharePointには、ファイルを置く場所とは別に、「リスト」と呼ばれる表形式で情報を管理する機能があります。タスクの進捗状況や備品の情報などを、このリストで管理している場合、そのデータをExcelに取り込んで、常に最新の状態に更新できる方法があります。
- Excelに取り込みたいSharePointの「表形式の情報」がある場所を開きます。まず、ウェブブラウザでSharePointサイトにアクセスし、目的のリストの画面を開いてください。例えば、チームのタスクを管理しているリストや、備品の在庫を確認するリストなど、Excelに取り込みたい情報がある場所です。そのリストのウェブブラウザのアドレスバーに表示されているURL（ウェブサイトのアドレス）をすべてコピーしておきます。
- Excelアプリケーションを起動し、新しいブックを開きます。あなたのパソコンでExcelアプリケーションを起動し、新しい空白のブックを開くか、既存のExcelファイルを開いてください。
- Excelの「データ」タブから「データの取得」を選びます。Excelのメニューバーにある「データ」タブをクリックします。その中にある「データの取得」というボタン（または「外部データの取り込み」）をクリックしてください。
- 「その他のデータソースから」という選択肢を選び、さらに「SharePointリストから」を選びます。「データの取得」のメニューの中から、「その他のデータソースから」を選び、表示されるサブメニューから「SharePointリストから」という項目を選んでください。
- コピーしておいたSharePointのURLを入力します。「SharePointリスト」の接続ダイアログが表示されますので、先ほどコピーしておいたリストのURLを「サイトURL」の欄に貼り付け、「OK」ボタンをクリックします。
- サインインして接続を設定します。SharePointへの接続に関する画面が表示されますので、「Microsoftアカウント」または「組織アカウント」を選択し、SharePointにアクセスしているMicrosoft 365アカウントでサインインを行います。
- リストを選んで読み込みます。接続が成功すると、そのSharePointサイトにあるドキュメントライブラリやリストの名前が一覧で表示されます。その中から、Excelに取り込みたい「表形式の情報」のリストを選んで、「読み込み」ボタンをクリックしてください。
- SharePointのデータがExcelの新しいシートに取り込まれます。SharePointのリストのデータが、Excelの新しいシートに表として取り込まれて表示されます。
この方法の便利な点
- データが更新できる: この方法でExcelに取り込んだデータは、元のSharePointのリストと「つながって」います。Excelファイルを開いた後、Excelの「データ」タブにある「すべて更新」ボタンをクリックするだけで、SharePointリストの最新のデータに更新できます。これにより、常に最新の情報を参照したレポートや分析を進められます。
- 詳細な加工が可能: データを取り込む際に、Power QueryエディターというExcelの強力なデータ変換ツールを使って、データの整形や結合、特定のデータのフィルタリングなどをより詳細に設定できます。
この方法で知っておいてほしいこと
この方法でExcelに取り込んだデータは、Excel側からSharePointのリストのデータを直接変更することはできません。あくまでExcel側でデータを最新情報に更新（取り込む）する一方通行の連携です。SharePointのリストのデータを変更したい場合は、SharePointのWeb画面から行う必要があります。
SharePointとExcelを「同期」させて、業務をもっと効率的に！
SharePointとExcelの「同期」は、あなたの目的によってやり方が異なります。
- SharePointに保存されているExcelファイルを、パソコンのフォルダと同じように扱いたい場合は、SharePointのドキュメントライブラリで「同期」ボタンをクリックするのが最も簡単でおすすめです。
- SharePointの「表形式のデータ」をExcelで分析するために、常に最新の状態に更新したい場合は、Excelの「データ」タブから「SharePointリストにデータ接続」する方法が便利です。
これらの「同期」の方法を使いこなすことで、SharePointのExcelファイルやデータをあなたの手元でよりスムーズに活用し、業務をさらに効率的に進めることができるでしょう
