SharePointでExcelブックを共有する方法：みんなで一緒に作業を進めよう！
「チームで使うExcelファイルを、みんなで一緒に見たり編集したりしたいんだけど、どうすればいいの？」「メールで送るのって、どれが最新か分からなくなるから避けたいな…」
こんな風に感じたことはありませんか？ Excel（エクセル）は、データの管理や分析に欠かせないツールですが、それをみんなで共有して使うとき、ファイルが複数に増えてしまったり、どれが最新版か分からなくなったりすることがよくあります。
ご安心ください！ SharePoint（シェアポイント）を使えば、Excelブックをとても簡単に共有できます。しかも、ただ共有するだけでなく、複数人で同時に編集できる「共同編集」機能も使えるようになるので、チームでの作業効率がぐんと上がります。
なぜSharePointでExcelブックを共有するの？そのメリット
ExcelブックをSharePointで共有することには、たくさんの良い点があります。
みんなで同時に作業できる「共同編集」
SharePointにExcelブックを置く最大のメリットは、複数の人が同時に、同じExcelブックを編集できることです。例えば、チームのメンバー全員で進捗表を更新したり、予算の数字を同時に入力したりできます。誰かがファイルを開いているから編集できない、といったイライラはもうありません。それぞれの変更はリアルタイムで画面に反映されるため、常に最新の情報を見ながら作業を進められます。
最新のファイルがどれか一目瞭然
メールでExcelファイルをやり取りしていると、「どれが最新のファイルなのか分からなくなる」という問題がよく起きます。SharePointにファイルを置けば、ファイルは常にクラウド上の一つの場所に保存されます。全員がその場所にあるファイルにアクセスするため、いつでも最新のファイルがどれか、迷うことがなくなります。
変更履歴が自動で残るから安心
SharePointは、Excelブックの変更履歴を自動で記録してくれます。これを「バージョン管理」と呼びます。もし誰かが誤った変更をしてしまっても、以前の状態に戻すことができるので、安心して共同作業を進められます。大切なデータが失われる心配も減らせるでしょう。
どこからでもアクセスできる
SharePointはインターネットにつながっていれば、会社のパソコンだけでなく、自宅のパソコン、スマートフォン、タブレットなど、様々な場所やデバイスからExcelブックにアクセスできます。これにより、リモートワークや出張先からでも、必要なExcelファイルを開いて作業を進められます。
SharePointでExcelブックを共有する主な方法
SharePointでExcelブックを共有する方法はいくつかありますが、どれも簡単です。
方法1：ExcelブックをSharePointにアップロードする（共有の第一歩）
Excelブックを共有するためには、まずそのファイルをSharePointの「ドキュメントライブラリ」という場所に置く必要があります。
- SharePointのドキュメントライブラリを開きます。共有したいExcelブックを置く場所、つまりSharePointサイト内のドキュメントライブラリ（ファイルを保管する棚のような場所）を開きます。例えば、チームサイトの「ドキュメント」ライブラリや、特定のプロジェクト資料のドキュメントライブラリなどです。
- Excelブックをドラッグ＆ドロップで置きます。あなたのパソコンで、共有したいExcelブックがあるフォルダを開いてください。そして、そのExcelブックをマウスでクリックしたまま、SharePointのドキュメントライブラリのWeb画面（通常は「ファイルをここにドラッグします」と表示されている場所）にドラッグ＆ドロップするだけです。自動的にアップロードが開始され、進行状況が表示されます。
または、画面上部の「アップロード」ボタンをクリックし、「ファイル」を選択して、Excelブックを選んでも構いません。
- アップロードが完了したら、共有の準備完了です。これで、ExcelブックはSharePointに保存され、そのドキュメントライブラリにアクセス権がある人なら、誰でもそのファイルを開いて閲覧できるようになります。
方法2：SharePointにアップロードしたExcelブックを「共有」する
SharePointのドキュメントライブラリにファイルを置いた後、そのファイルを特定の人やグループに共有したい場合は、「共有リンク」という機能を使います。これにより、誰がどの程度の権限でファイルにアクセスできるか、細かく設定できます。
- 共有したいExcelブックを選びます。SharePointのドキュメントライブラリで、共有したいExcelブックの左にあるチェックボックスをクリックして選択します。
- 画面上部の「共有」ボタンをクリックします。Excelブックを選択すると、画面上部のメニューバーに「共有」ボタン（矢印のアイコン）が表示されますので、これをクリックします。あるいは、ファイルを右クリックして「共有」を選ぶことでも同じダイアログが開きます。
- 誰と、どんな権限で共有するかを設定します。（ここがとても大切！）「共有」ダイアログが表示されたら、共有したい相手や、許可するアクセスレベルを細かく設定します。
- 「リンクを知っているすべてのユーザー」: リンクを知っている人なら誰でも、サインインなしでファイルを見たり編集したりできます。これは便利ですが、情報漏洩のリスクがあるため、機密性の低いファイルに限定して非常に慎重に使いましょう。
- 「[あなたの組織名] のユーザー」: あなたの会社の人だけがアクセスできます。社内全体に共有したい場合に便利です。
- 「特定のユーザー」: あなたがメールアドレスで指定した、特定の相手だけがアクセスできます。これは最も安全でおすすめの方法です。そして、「編集を許可」（内容を変えられる）か「閲覧可能」（見るだけ）を選んで、「適用」ボタンをクリックします。必要なら、リンクに「有効期限」や「パスワード」を設定して、さらに安全性を高めることもできます。
- 共有相手にリンクを送ります。設定が終わったら、「宛先」の欄に共有したい人の名前やメールアドレスを入力して「送信」ボタンを押します。SharePointから招待メールが自動的に送られます。あるいは、「リンクをコピー」ボタンでリンクを取得し、Teamsのチャットやメールで自分で相手に送ることもできます。
方法3：Microsoft TeamsからExcelブックを共有する
多くの会社で使われているTeams（チームズ）は、SharePointと深く連携しています。TeamsのチャネルでExcelブックを共有すると、自動的にSharePointに保存され、チームのメンバー全員と共有されます。
- Teamsアプリを開き、目的のチャネルに入ります。Excelブックを共有したいTeamsのチームとチャネルを開きます。
- チャネル上部の「ファイル」タブをクリックします。チャネルの画面上部には、「投稿」「ファイル」などのタブが並んでいます。「ファイル」タブをクリックしてください。
- Excelブックをドラッグ＆ドロップでアップロードします。あなたのパソコンから、共有したいExcelブックをファイルタブの画面に直接ドラッグ＆ドロップします。または、「アップロード」ボタンをクリックしてファイルを選んでも構いません。
- これでチームメンバー全員と共有完了です。ファイルタブにExcelブックがアップロードされると、そのチャネルのメンバーであれば、誰でもそのExcelブックにアクセスし、開いて閲覧・編集できるようになります。Teamsからアップロードされたファイルは、自動的にSharePointの裏側のドキュメントライブラリに保存され、Teamsのメンバーには自動的に権限が付与されます。
SharePointでExcelブックを共同編集する方法
SharePointにExcelブックを置けば、特別な設定なしに共同編集が可能です。
- ExcelブックをSharePointまたはTeamsで開きます。SharePointのドキュメントライブラリ、またはTeamsのファイルタブから、共同編集したいExcelブックをクリックして開きます。
- Excel Online（ブラウザ版）で編集を開始します。通常、ブラウザ上でExcel Onlineが起動し、ファイルが開かれます。そのまま編集を開始できます。
- デスクトップ版Excelで編集することも可能です。Excel Onlineの画面上部に「デスクトップアプリで開く」というボタンがあります。これをクリックすると、あなたのパソコンにインストールされているデスクトップ版のExcelでファイルが開きます。この場合でも、ファイルはクラウド上のSharePointにあるものが開かれているため、複数の人が同時に編集できます。
- 他の人が編集している場所が分かります。共同編集者がいる場合、画面上に「〇〇さんが編集しています」と表示され、今誰がどこを編集しているかが分かります。それぞれの変更はリアルタイムで反映されます。
- 自動保存なので安心です。共同編集中は、変更が自動でSharePointに保存されるため、自分で「保存」ボタンを押す必要はほとんどありません。
SharePointでExcelを共有して、チームの共同作業を加速しよう！
SharePointでExcelブックを共有する方法は、どれもシンプルで分かりやすいものです。
- まずはExcelブックをSharePointのドキュメントライブラリに「アップロード」します。
- 必要に応じて「共有」ボタンを使い、特定の相手にリンクを送ってアクセス権限を細かく設定しましょう。
- Teamsを使っているなら、「ファイル」タブに置くだけで簡単にチーム全員と共有できます。
これらの方法を活用することで、チームのメンバーは常に最新のExcelブックにアクセスでき、複数人で同時に作業する「共同編集」によって、業務効率を大きく向上させることができるでしょう。
