SharePointとTeamsって何が違うの？デジタルオフィスの役割分担を分かりやすく解説！
「会社のMicrosoft 365（マイクロソフト・サンロクゴ）を使っていると、SharePoint（シェアポイント）とTeams（チームズ）ってよく出てくるけど、ファイル共有もできるし、結局何が違うんだろう？」「どっちを使えばいいのか迷うことがあるな…」
こんな風に感じたことはありませんか？ SharePointとTeamsは、どちらもMicrosoft 365のとても大切なツールで、お互いに深く連携しています。そのため、見た目には似たような機能があるように見えて、違いが分かりにくいかもしれません。例えるなら、会社の中にある「本社ビル」と「会議室や休憩室が集まったフロア」のような関係性です。それぞれが違う役割を持っているからこそ、お互いを補い合って、会社の仕事をスムーズに進めることができるのです。
SharePoint：情報の「デジタルな倉庫」と「公式ポータル」の役割
SharePointは、例えるなら会社全体や部署ごとの「デジタルな情報倉庫」であり、「公式な情報掲示板」のような役割を果たします。これは、情報を体系的に整理し、長期的に保管・管理することに強みを持っています。
長期的な情報管理が得意な場所
SharePointは、ファイルやドキュメントを整理して保管する「ドキュメントライブラリ」という機能に優れています。例えば、会社の規定集、プロジェクトの最終成果物、法務関連の契約書、過去の議事録など、長期的に保管・管理が必要な公式文書を置くのに最適です。ファイルのバージョン管理（変更履歴の自動保存）や、細かいアクセス権限の設定も得意で、情報漏洩のリスクを低くしながら安全に管理できます。
会社や部署の「顔」となるサイト作り
SharePointは、情報を発信する「ウェブサイト」を作るのが得意です。例えば、全社員向けのお知らせを載せる「社内ポータルサイト」や、特定の部署の活動内容や連絡先をまとめた「部署サイト」など、会社や部署の「顔」となるようなウェブページを作成できます。これは、多くの人に情報を分かりやすく伝えたり、会社全体の情報を一元的に集約したりするのに役立ちます。
情報を検索しやすい仕組み
SharePointには、保存されたファイル名だけでなく、WordやExcel、PDFなどのドキュメントの本文（中身）まで含めて検索できる強力な機能があります。たくさんの情報の中から、必要なものを素早く見つけ出すことができます。これは、情報が増えれば増えるほど、その真価を発揮します。
厳密なアクセス許可で情報を守る
SharePointは、サイト全体、ドキュメントライブラリ、フォルダー、そして個々のファイルに至るまで、非常に細かくアクセス権限を設定できます。誰が閲覧できて、誰が編集できるのかを厳密にコントロールできるため、機密性の高い情報を安全に管理するのに適しています。
Teams：リアルタイムな「コミュニケーションの場」と「作業のハブ」の役割
Teamsは、例えるなら会社の中の「会議室」や「休憩室」「共同作業フロア」のような、リアルタイムなコミュニケーションと協業のための場所です。日々の連絡や打ち合わせ、情報共有をスムーズに行うことに強みを持っています。
リアルタイムな会話が得意なコミュニケーションツール
Teamsの最も中心的な機能は、「チャット」や「オンライン会議」です。メンバー間で気軽にメッセージを送ったり、ファイルを共有したり、ビデオ通話で顔を見ながら打ち合わせをしたりできます。時系列で会話が流れていくため、スピーディーな情報共有や、カジュアルな意見交換に適しています。
短期的なプロジェクトや日常業務のハブ
Teamsでは、プロジェクトごとや部署ごとに「チーム」を作り、その中に「チャネル」という話題別の部屋を作ります。各チャネルでは、特定のテーマに関する会話をしたり、ファイルを共有したりできます。これは、短期的なプロジェクトの進行や、日々のルーティン業務の中で、メンバーがすぐにアクセスして協力し合うための「作業のハブ」として機能します。
他のアプリと連携して作業を進める中心
Teamsは、WordやExcel、PowerPointなどのOfficeアプリはもちろん、Planner（タスク管理）やForms（アンケート）といったMicrosoft 365の様々なアプリと連携し、それらをTeamsの画面上で直接利用できます。チャットをしながらファイルを編集したり、タスクの進捗を確認したりと、アプリを切り替える手間なく、一つの画面で作業を完結させられるのがTeamsの大きな強みです。
ファイル共有は「裏側」でSharePointとつながる
Teamsのチャネルでファイルを共有すると、そのファイルはTeamsの画面上に表示されますが、実はそのファイルは裏側で自動的にSharePointの「ドキュメントライブラリ」に保存されています。つまり、Teamsは、SharePointという「デジタルな倉庫」の中にあるファイルに、コミュニケーションの「入り口」からアクセスさせている、という関係性になります。Teamsで共有されたファイルは、SharePointの堅牢な管理機能（バージョン管理やアクセス権限など）によって保護されています。
SharePointとTeamsの決定的な違い：役割の「主役」
SharePointとTeamsは密接に連携し、どちらもMicrosoft 365における情報共有と共同作業に不可欠ですが、その役割における「主役」が異なります。
- SharePoint: 情報を「保存し、整理し、管理する」ことが主役です。情報の「デジタルな倉庫」や「公式な情報ポータル」としての役割を担います。コンテンツの長期的な保存、厳密な管理、広範囲への情報発信が得意です。
- Teams: 「リアルタイムなコミュニケーションと共同作業」が主役です。日々の会話、オンライン会議、短期間でのプロジェクト進行など、メンバー間の「対話」と「協業」を活発にすることが得意です。
使い分けのイメージ
SharePointを使うべき時
- 会社の公式な規定集やマニュアル、長期的に保存が必要な契約書、最終成果物などを管理したい場合。
- 全社員向けのお知らせや、部門全体の共通情報を発信するポータルサイトを作りたい場合。
- 特定の文書へのアクセス権限を非常に厳密に管理したい場合。
- 大量のファイルを体系的に整理し、強力な検索機能で後から探せるようにしたい場合。
Teamsを使うべき時
- プロジェクトメンバー同士で日常的にチャットで連絡を取り合ったり、オンライン会議をしたりしたい場合。
- 特定のタスクや案件について、リアルタイムで素早く意見交換や共同編集を進めたい場合。
- 短期間のプロジェクトで、頻繁に情報共有や進捗確認を行いたい場合。
- カジュアルな質疑応答やブレインストーミングを行いたい場合。
SharePointとTeamsの連携で実現できること
SharePointとTeamsは、それぞれが異なる強みを持つからこそ、連携することでその価値が飛躍的に高まります。
- TeamsからSharePointのファイルに直接アクセス:Teamsのチャネルで共有されたファイルはSharePointに保存されますが、Teamsの「ファイル」タブから直接それらのファイルを開いて共同編集したり、Teamsの画面からSharePointのサイトそのもの（ドキュメントライブラリなど）を開いて作業したりできます。
- SharePointの情報をTeamsに自動通知:Power Automate（パワー・オートメイト）というツールを使えば、SharePointで新しいニュースが投稿されたり、重要なファイルが更新されたりしたら、自動的にTeamsの特定のチャネルに通知を送ることができます。これにより、チームメンバーはSharePointの最新情報を見落とさずに済みます。
- Teamsで承認プロセスを完結:SharePointで開始された申請（例：経費精算）の承認依頼をTeamsに送り、承認者はTeamsの画面から承認・却下を直接行うことができます。承認結果は自動でSharePointに反映されるため、業務プロセスが格段にスムーズになります。
- SharePointのリストをTeamsのタブに表示:SharePointの「リスト」（表形式の情報管理機能）をTeamsのチャネルのタブとして追加できます。これにより、チームメンバーはTeamsの画面から離れることなく、SharePointで管理しているタスクや顧客情報などを直接確認・更新できるようになります。
SharePointとTeamsは「車の両輪」で、仕事の効率を最大化する
SharePointとTeamsは、どちらか一方が優れているというものではなく、それぞれ異なる役割と得意分野を持つ「車の両輪」のような存在です。
- SharePoint: 情報を体系的に管理し、長期的に保存し、公式に発信する「デジタルな倉庫兼ポータル」
- Teams: メンバーがリアルタイムでコミュニケーションを取り、共同で作業を進める「コミュニケーションハブ兼作業フロア」
これらを適切に使い分け、そして連携させることで、あなたの組織の情報共有はより効率的かつ安全になり、チームのコミュニケーションは活発に、そして日々の業務は格段にスムーズに進むようになるでしょう
