SharePointでファイル名・フォルダ名だけで検索する方法：目的のファイルを迷わず見つけよう！
「SharePointでファイルを探しているんだけど、内容ではなくて、ファイルの名前だけで見つけたいんだ」「あのフォルダーの名前は覚えているんだけど、どこにあったか忘れてしまったな…」
こんな風に感じたことはありませんか？ SharePoint（シェアポイント）の検索機能は、ファイルの中身まで探してくれる「全文検索」が便利ですが、時には「ファイル名」や「フォルダー名」が分かっているから、その名前だけで絞り込みたい、と考えることがありますよね。そうすれば、余計な情報に惑わされず、目的のファイルに素早くたどり着けます。
SharePointでは、ファイル名やフォルダー名を指定して、効率よく検索する方法が用意されています。この記事では、SharePointでファイル名やフォルダー名を使って検索するための主なやり方を、初心者の方にも分かりやすく丁寧に解説していきますね。
SharePointの検索ってどんなもの？ファイル名検索の基本的な考え方
SharePointの検索は、あなたが入力したキーワードを使って、サイト内の様々な情報（ファイルの名前、ファイルの中身、ページの文章など）の中から関連するものを探し出してくれます。ファイル名やフォルダー名で検索するということは、この検索機能に「ファイルの名前だけを見て探してほしい」と指示を出すことになります。
なぜファイル名やフォルダ名で検索するの？
- 探したいものが明確な時: 目的のファイルの名前や、それが含まれるフォルダーの名前が分かっている場合、内容に関わらず名前で絞り込むのが一番効率的です。
- より早く見つけたい時: 全文検索は強力ですが、結果が多すぎると逆に探すのが大変になることがあります。名前で絞り込めば、より少ない結果から目的のものを素早く見つけられます。
- ファイル名が重要な情報である時: 「2025年度_営業計画書.docx」のように、ファイル名自体に重要な意味が込められている場合に特に役立ちます。
SharePointの検索は「インデックス」を見ている
SharePointの検索機能は、サイト内のファイルやフォルダを直接見に行くのではなく、事前に作られた「インデックス」と呼ばれる検索用のデータベースを見に行きます。あなたがファイルをアップロードしたり、名前を変更したりすると、その情報がインデックスに登録されるまで少し時間がかかる場合があります。そのため、変更したばかりのファイルの名前で検索しても、すぐにヒットしないことがあります。通常は数分から数十分で反映されますが、もし見つからない場合は少し時間を置いてから再度試してみてください。
ファイル名で検索する主な方法
SharePointのファイル名で検索するには、検索窓に特別な言葉（「検索演算子」や「プロパティ」と呼びます）を付け加えて検索します。
方法1：検索窓にキーワードを直接入力する（部分一致検索）
最も基本的な方法は、画面上部にある検索窓に、探したいファイル名やフォルダー名の一部をそのまま入力して検索することです。
- SharePointサイトを開き、検索窓を探します。ウェブブラウザでSharePointサイトにアクセスし、画面上部にある検索窓（虫眼鏡のアイコンが付いていることが多いです）を見つけてください。
- 探したいファイル名やフォルダー名の一部を入力します。例えば、「計画書」や「予算」など、探しているファイル名やフォルダー名に含まれるキーワードを入力します。
- Enterキーを押して検索します。検索結果には、ファイル名やフォルダー名にそのキーワードが含まれるものだけでなく、ファイルの中身（本文）にそのキーワードが含まれるものも表示されます。これが一般的な「キーワード検索」です。
方法2：ファイル名を「完全に一致」させて検索する
探したいファイル名が正確に分かっていて、その名前と全く同じものだけを見つけたい場合は、キーワードを特別な記号で囲んで検索します。
- 検索窓に、キーワードを二重引用符（ダブルクォーテーション）で囲んで入力します。検索窓に、探したいファイル名を正確に打ち込み、その言葉の前後を「” “（ダブルクォーテーション）」で囲んでください。
- 例: 「“予算報告書”」
- Enterキーを押して検索します。検索結果には、入力したキーワードと完全に一致するファイル名やフォルダー名を持つものが表示されます。ファイルの中身に同じ言葉があっても、ファイル名が一致しなければ表示されません。
方法3：ファイル名だけを対象に絞り込んで検索する（おすすめ）
ファイル名やフォルダー名だけを確実に検索対象にしたい場合に使う、最も効果的な方法です。「filename:」という特別な言葉を使います。
- 検索窓に「filename:」と入力し、続けて探したいファイル名やフォルダー名を入力します。検索窓に「filename:」と入力し、その後に探したいファイル名やフォルダー名のキーワードを続けます。キーワードは、完全な名前でも、一部でも構いません。
- 例（部分一致）: 「filename:報告書」 （「報告書」という文字を含むファイル名・フォルダー名を探す）
- 例（完全一致）: 「filename:”契約書2025″」 （「契約書2025」というファイル名・フォルダー名に完全に一致するものを探す）
- Enterキーを押して検索します。この方法を使うと、検索結果には、ファイル名やフォルダー名にのみ指定したキーワードが含まれるものが表示されます。ファイルの中身には、そのキーワードがあっても表示されません。これが、ファイル名・フォルダー名で検索したい場合に最もおすすめする方法です。
方法4：特定の場所にあるファイル名・フォルダ名だけを検索する（応用編）
特定のサイトやドキュメントライブラリ、フォルダーの中だけで、ファイル名やフォルダー名で検索したい場合に使える応用的な方法です。
- 検索範囲を絞る:まず、検索したいSharePointサイトや、ドキュメントライブラリ、フォルダーに移動してください。通常、その場所にある検索窓は、その場所の中だけを検索するようになっています。
- 例: 営業部サイトの検索窓で検索すれば、営業部サイトの中だけが対象になります。
- 「filename:」検索を組み合わせる:その場所の検索窓で、上記の方法3で説明した「filename:」検索を組み合わせます。
- 例: 営業部サイトの検索窓で、「filename:企画書」と入力して検索すると、営業部サイトの中にある「企画書」という名前のファイルやフォルダーだけが表示されます。
ファイル名・フォルダ名検索をよりスムーズにするヒント
検索をさらに効率的に、そして正確に行うためのヒントをいくつかご紹介します。
検索結果の絞り込み機能を使う
検索結果が表示されたら、画面の右側や上部に「フィルター」という機能があるはずです。これをクリックすると、検索結果をさらに細かく絞り込むことができます。例えば、
- 「ファイルの種類」で絞り込む: 検索結果の中から「PDF文書」だけや「Word文書」だけに絞り込みたい場合に便利です。
- 「最終更新日」で絞り込む: 最近更新されたファイルだけを見たい場合に役立ちます。
- 「作成者」で絞り込む: 特定の人が作成したファイルだけを探したい場合に有効です。
これらのフィルターを「filename:」検索と組み合わせることで、より早く目的のファイルにたどり着けるようになります。
フォルダ名の言語に注意する（特に日本語名フォルダ）
SharePointは、フォルダ名が日本語の場合、検索でヒットしにくいという特性が報告されることがあります。特に、フォルダ名が「インデックス」に登録される際に、一部の日本語が英語として認識されてしまうなどの問題が起こることが稀にあります。
対策: フォルダ名で検索してもなかなかヒットしない場合は、フォルダ名の一部を英語で試してみたり、フォルダ内のファイル名で検索を試したりすることも有効です。また、今後新しくフォルダを作成する際は、重要なフォルダ名には英語名も併記したり、あるいはできる限り簡潔で一般的な日本語名を使用したりすることを検討してみてください。
インデックス作成の時間を考慮する
ファイルをアップロードしたり、名前を変更したりしたばかりのファイルは、検索インデックスに登録されるまでにわずかながら時間がかかります。もし「filename:」で検索してもヒットしない場合は、数分から数十分待ってから、再度検索を試してみてください。ほとんどの場合、これで解決します。
アクセス権限があることを確認する
SharePointの検索結果には、あなたがアクセスする許可（権限）を持っているファイルやフォルダーだけが表示されます。もし目的のファイルが見つからない場合、もしかしたらあなたにそのファイルを見るための権限がないのかもしれません。その場合は、ファイルの管理者やSharePointの担当者に連絡して、権限の有無を確認してもらいましょう。
ファイル名検索でSharePointをもっと便利に！
SharePointでファイル名やフォルダー名を使って検索する方法は、目的のファイルを効率よく見つけ出すための重要なスキルです。
- 基本は「filename:キーワード」を使う方法が最もおすすめです。
- 「” “（ダブルクォーテーション）」で囲んで完全一致検索を行うこともできます。
- 検索結果が出たら、フィルター機能を活用してさらに絞り込みましょう。
これらの方法を使いこなすことで、あなたはSharePoint内の膨大な情報の中から、迷うことなく、そして素早く目的のファイルやフォルダーにたどり着けるようになるはずです。
