SharePointの異なる場所にあるファイルを比較する方法：似ている資料を見つけて効率アップ！
「SharePointの別のサイトにあるフォルダーと、今のサイトのフォルダーのファイルを見比べたいんだけど、どうすればいいの？」「似たような名前のファイルがいくつかあるんだけど、中身が同じか違うかを確認したいな」
こんな風に感じたことはありませんか？ SharePoint（シェアポイント）はファイルをたくさん保管できる便利な場所ですが、部署やプロジェクトごとにサイトが分かれていたり、同じようなファイル名で内容が微妙に異なるファイルが点在していたりすると、中身を比較するのが手間だと感じるかもしれません。特に、複数の場所にあるファイルを比較したい場合、どこから手をつければいいか迷ってしまいますよね。
SharePoint自体には、異なるサイトやフォルダーにあるファイルを直接比較する専用のボタンは用意されていませんが、いくつかの方法やツールを組み合わせることで、あなたが望むファイルの比較を行うことができます。これにより、重複した情報を見つけたり、変更点を確認したりする作業がぐんと楽になります。
SharePointのファイル比較ってどんなこと？その目的
SharePointでファイルを比較するというのは、異なるフォルダーやサイトに保存されている二つ以上のファイルについて、その内容が同じか違うかを確認する作業です。これは、単にファイルを開いて見比べるだけでなく、違いを自動的に検出するツールを使うことも含みます。
なぜファイルを比較したいのか？
ファイルを比較したいと考える背景には、いくつかの理由が考えられます。
- 重複ファイルの確認: 似たようなファイルが複数ある場合に、どれが本当に最新で、どれが不要な重複ファイルなのかを見極めたい。
- 変更点の確認: ある時点のファイルと、別の時点のファイル（または別の場所にある似たファイル）を比較して、具体的にどこが変わったのかを知りたい。例えば、契約書の新旧の差分を確認するような場合です。
- 整合性の確認: 複数のチームがそれぞれ管理している資料について、内容に食い違いがないかを確認したい。
- 最新版の特定: どのファイルが最終的に利用すべき最新版なのかを判断したい。
SharePoint自身の機能とファイル比較の違い
SharePointには、一つのファイルについて、その「バージョン履歴」を比較する機能があります。これは、同じファイルがSharePoint内で何度も更新された場合に、過去のバージョンと現在のバージョンで何が変わったかを確認するためのものです。しかし、これは「異なるフォルダーやサイトに存在する別々のファイル」を比較する機能ではありません。そのため、異なる場所にあるファイルを比較するには、少し工夫が必要になります。
異なる場所にあるファイルを比較する主な方法
SharePoint自体に直接的な比較機能がないため、いくつかのツールや手順を組み合わせて比較を行います。
方法1：ファイルをダウンロードして手動で比較する（最もシンプルだが非効率）
これが最も基本的な方法で、専用のツールを使わずに目視で比較したい場合に用います。
- 比較したいファイルをそれぞれダウンロードします。ウェブブラウザでSharePointサイトにアクセスし、比較したいファイルが保存されているそれぞれのフォルダーやサイトを開いてください。そこで、比較したいファイル（例えば「企画書V1.docx」と「企画書V2.docx」）を一つずつ選択し、画面上部の「ダウンロード」ボタンをクリックして、あなたのパソコンに保存します。
- ダウンロードしたファイルを開いて目視で比較します。パソコンにダウンロードされたファイルをそれぞれ開き、画面を並べるなどして、内容を目で見て違いを確認します。
この方法の知っておいてほしいこと
- 非常に手間がかかる: ファイルの数が多い場合や、内容が長い場合は、この方法での比較は非常に時間がかかり、見落としも発生しやすくなります。
- 正確性に限界がある: 細かい変更点や、大量の変更がある場合、目視だけでは正確にすべての違いを検出するのは困難です。
方法2：OneDrive同期を活用してパソコンのツールで比較する（おすすめ）
この方法は、OneDrive同期クライアントを使ってSharePointのファイルをあなたのパソコンに表示させ、パソコンにインストールされている比較ツールを利用するやり方です。多くのファイルを比較したい場合に効率的です。
- 比較したいファイルがあるSharePointの場所を「同期」します。ウェブブラウザでSharePointサイトにアクセスし、比較したいファイルが保存されているそれぞれのドキュメントライブラリやフォルダーを開いてください。画面上部の「同期」ボタンをクリックし、それらの場所をあなたのパソコンのOneDriveフォルダと同期させます。これにより、SharePointのファイルが、あなたのパソコンのファイルエクスプローラー（パソコンのファイルを見るソフト）に、まるでローカルにあるかのように表示されるようになります。
- パソコンにインストールされている比較ツールを使います。ファイルエクスプローラーから、同期されたSharePointのフォルダーを開き、比較したい二つのファイルを選択します。
- Microsoft Wordの比較機能: もし比較したいのがWord文書であれば、Wordアプリを開き、「校閲」タブにある「比較」機能を使って二つの文書を選び、違いを検出させることができます。変更点が色付けされて表示され、コメントも残せます。
- Microsoft Excelのアドイン: Excelブックの比較には、Excelに標準搭載されている「Inquire（インクワイア）」アドイン（データ分析ツールとして提供されています）を使うと、二つのブック間の変更点や、数式、書式などの違いを検出できる場合があります。これは少し高度な機能ですが、Excelのバージョン管理や監査に役立ちます。
- 専門のファイル比較ソフト: Windowsには、「WinMerge（ウィンマージ）」のような、ファイルの中身の違いを比較するフリーソフトや有料ソフトが多数存在します。これらを使って、テキストファイル、コード、特定の文書ファイルなどの違いを効率的に検出できます。
この方法の便利な点
- 効率的: 大量のファイルを比較する際に、手動でダウンロードし直す手間が省けます。
- 正確性: 専用の比較ツールを使えば、細かい変更点も正確に検出できます。
- 慣れた操作感: ファイルエクスプローラーから操作できるため、普段使い慣れている感覚で作業を進められます。
SharePoint上でできることと応用的な考え方
SharePointのWeb画面上では、直接的なファイル比較機能は限られますが、状況によっては活用できる部分や、応用的な考え方があります。
サイトの検索機能で似たファイルを絞り込む
まず、比較したいファイルの名前や内容の一部を覚えていれば、SharePointの強力な検索機能を使って、サイト全体から似たファイルを絞り込むことができます。例えば、検索窓にキーワードを入力し、検索結果のフィルター機能で「ファイルの種類」や「更新日」などを絞り込むことで、比較対象になりそうなファイルを効率的に見つけることができます。
バージョン履歴機能で同じファイルの変化を見る
これは異なるファイルを比較するものではありませんが、もし比較したいファイルが、実際には「同じファイルの新旧バージョン」である場合、SharePointのバージョン履歴機能が役立ちます。ファイルを右クリックし、「バージョン履歴」を選択すると、過去のバージョンと現在のバージョンを比較したり、以前の状態に戻したりできます。WordやExcelのファイルであれば、Officeアプリの機能を使ってバージョン間の差分を視覚的に確認することも可能です。
Power Automateを使った高度な自動化（専門知識が必要）
もし、特定の条件（例: あるフォルダにファイルがアップロードされたら、別のフォルダの似たファイルと比較し、違いがあれば自動で通知する）でファイルを比較し、その結果に基づいて何かを自動実行したい場合は、Power Automate（パワー・オートメイト）というツールを使うことで、高度な自動化が可能です。
これは、Power Automateで以下のような流れを構築することを意味します。
- ファイルの作成や変更をトリガーにする: あるフォルダーに新しいファイルが作成されたり、ファイルが変更されたりしたことをきっかけにフローを起動します。
- 比較対象のファイルを取得する: Power Automateのアクションを使って、別のフォルダーやサイトにある比較対象のファイル（またはその内容）を取得します。
- ファイルの内容を抽出・比較する: 取得したファイルの内容（テキストデータなど）を抽出し、Power Automateの式（Expression）や、場合によっては専用のコネクタ（もしあれば）を使って内容を比較します。Officeファイルを直接比較する専用アクションは限られるため、多くの場合、ファイルをテキストデータに変換して比較するなどの工夫が必要です。
- 比較結果に基づいて通知や処理を行う: 違いが検出されたら、Teamsに通知を送ったり、メールでレポートを送ったり、あるいは変更されたファイルを別のフォルダーにコピーしたりするなどのアクションを実行します。
この方法は、Power Automateに関する専門知識や、ファイルの内容をプログラム的に扱うための理解が必要となり、比較的複雑な自動化になります。
サードパーティのSharePoint管理ツール
市場には、SharePointのコンテンツ管理や移行、監査を専門とするサードパーティ製のツールが存在します。これらのツールの中には、複数のサイトやドキュメントライブラリを横断してファイルを比較したり、重複を検出したりする機能を備えているものもあります。特に大規模なSharePoint環境で、継続的にファイル管理のニーズがある場合に、導入を検討する価値があるでしょう。これは専門のツールを導入するためのコストが発生します。
方法を使い分けてSharePointのファイル比較を効率的に！
SharePoint自体には、異なる場所にあるファイルを直接比較する組み込みのボタンはありませんが、いくつかの方法やツールを組み合わせることで、あなたが望むファイルの比較を行うことができます。
- 手軽に複数のファイルを見比べたい場合: まずはファイルをダウンロードして、パソコンのWordやExcelの比較機能、あるいは専用のファイル比較ソフトを使うのがおすすめです。
- 普段からエクスプローラーでSharePointファイルを扱いたい場合: OneDrive同期クライアントを使ってSharePointの場所を同期し、パソコンの比較ツールを使うのが非常に効率的です。
- 自動化や大規模な管理が必要な場合: Power Automateを使った自動化や、サードパーティ製の管理ツールの導入を検討することになります。
これらの方法を上手に使い分けることで、あなたはSharePoint内のファイル比較作業を効率化し、情報の整合性を保ちながら、スムーズに業務を進めることができるでしょう。
