SharePointのWord文書を編集するとエラーが出る？原因と解決策を分かりやすく解説！
「SharePoint（シェアポイント）に保存されているWord（ワード）文書を開いて編集しようとしたら、エラーが出てしまって困ったな…」「Wordで作業している途中で突然エラーが出て、保存もできなくなっちゃった…どうすればいいんだろう？」
こんな風に感じたことはありませんか？ SharePointは、Word文書をチームで共有し、みんなで一緒に編集する「共同編集」機能がとても便利な場所です。しかし、いざWord文書を開いて編集しようとしたら、エラーが出てしまい、せっかくの共同作業が中断してしまうと、本当に困りますよね。これは、日々の業務効率を低下させるだけでなく、作業の停滞につながるため、原因を特定して対処することが非常に重要です。
SharePointのWord文書を編集する際にエラーが出る原因はいくつか考えられますが、その多くは特定でき、適切な対処法を知っていれば、比較的簡単に解決できます。これは、あなたのパソコンのWordアプリの設定、ファイルの状態、アクセス権限、あるいはネットワーク環境によるものかもしれません。
Word文書を編集する際にエラーが出るってどんなこと？その影響
SharePointのWord文書を編集する際にエラーが発生する、ということは、あなたがWordアプリで文書の内容を変更しようとした際に、何らかの問題でその変更が保存できなかったり、アプリが正常に動作しなくなったりする状態を指します。これにより、せっかくの作業が無駄になったり、共同編集が妨げられたりする可能性があります。
なぜ編集エラーが起きるのか？
Word文書の編集エラーは、主に以下のいずれかの要因が絡み合って発生します。
- ファイルそのものの問題: Word文書ファイルが破損している、あるいは特定の機能が競合している。
- アクセス権限の問題: あなたがファイルを編集する許可を持っていない。
- ファイルの状態の問題: ファイルがロックされている、または正しく開かれていない。
- Wordアプリやパソコンの環境の問題: Wordアプリの設定、パソコンのスペック、ネットワーク接続などが適切でない。
- SharePoint側の問題: SharePointサイトの設定や、クラウドサービスの一時的な不具合。
これらの問題が一つでも存在すると、Wordはファイルを正しく編集・保存できず、エラーを発生させてしまいます。
Word文書の編集エラーが起きる主な原因と対策
SharePointのWord文書を編集する際にエラーが出る場合、様々な理由が考えられます。エラーメッセージの内容や、いつエラーが発生するか（開くとき、保存するとき、作業中など）によって原因を絞り込むことができます。
対策1：アクセス権限やファイルのロック状態を確認する（まず試すべきこと）
これはWord文書の編集エラーで最も一般的で、かつ中心的な原因です。
- 編集権限が足りない:あなたがそのWord文書が保存されているSharePointの場所（サイト、ドキュメントライブラリ、フォルダー、またはファイル自体）に対して、「編集」権限（または「共同作成者」以上の権限）を持っていない。読み取り専用で開かれている場合に、内容を変更しようとするとエラーになります。
- ファイルが「チェックアウト」されている:SharePointの機能で、誰か（あなた自身である場合も含む）がそのWord文書を「チェックアウト」したままになっている場合、そのファイルはロックされており、チェックアウトした本人以外は編集できません。チェックアウトされているファイルには、ファイル名の横に小さな赤い矢印のアイコンが表示されます。
- 他のユーザーがデスクトップ版Wordで開いている:OneDrive（ワンドライブ）で同期している場合や、SharePointから直接デスクトップ版Wordで開いている人が他にいると、Wordは共同編集モードに入る前に一時的にファイルがロックされ、保存に競合が生じることがあります。これは、Wordアプリのバージョンが古い場合に顕著になることがあります。
- ファイルが「保護ビュー」または「最終版」になっている:Word文書がセキュリティ設定で「保護ビュー」として開かれている場合や、作成者によって「最終版」としてマークされている場合、編集が制限されます。
対処法
- アクセス権限を確認し、必要なら付与を依頼する:ファイルを選択し、SharePointの画面上部にある「アクセス管理」ボタンをクリックするか、右クリックして「アクセス管理」を選びます。あなたのユーザー名が表示されている欄で、現在の権限（例: 「閲覧者」）を確認してください。もし「編集」権限がない場合は、そのファイルやサイトの管理者（または所有者）に連絡し、適切な権限を付与してもらうよう依頼してください。権限が付与されたら、Wordを再起動しファイルを開き直します。
- ファイルがチェックアウトされていないか確認し、チェックイン/破棄を依頼する:ファイル名の横に赤い矢印アイコンがないか確認してください。もし表示されていたら、ファイルを選択し、「情報」パネル（右側の詳細ペイン）から誰がチェックアウトしているかを確認します。その人に連絡して「チェックイン」してもらうか、作業が不要なら「チェックアウトを破棄」してもらうように依頼してください。
- 他のユーザーにファイルの状況を確認する:ファイルがロックされている可能性がある場合、そのファイルを共有しているチームメンバーに、誰かがWordでファイルを開いていないか確認してもらいましょう。ファイルが閉じられれば、編集可能になるはずです。
- 「保護ビュー」を解除する/「最終版」を解除する:Word文書を開いたときに、画面上部に黄色のバーで「保護ビュー」のメッセージが表示されていれば、そのバーにある「編集を有効にする」ボタンをクリックしてください。もし「最終版としてマークされています」というメッセージが表示されていれば、「ファイル」タブの「情報」から「編集を続行」や「最終版としてマーク」の解除を選んでください。
対策2：Wordアプリやパソコンの環境を見直す
Wordアプリ自体や、あなたのパソコンのシステム環境が原因でエラーが発生することもあります。
原因
- Wordアプリのバージョンが古い:利用しているWordアプリケーションが古いバージョンだと、SharePointとの連携機能や、共同編集機能が正しく動作しない場合があります。
- WordアプリやOfficeの破損:Officeアプリケーション自体が破損している、またはインストールに問題がある場合。
- Wordアプリのキャッシュやデータの問題:Wordが一時的に保存するキャッシュファイルが破損している、またはOfficeファイルのアップロードセンター（Office Upload Center）に問題がある。
- パソコンの性能不足またはリソース不足:あなたのパソコンのメモリが少ない、CPUの処理能力が低い、または多数のアプリケーションが同時に起動していてリソースを消費している場合、Wordアプリの動作が不安定になり、エラーが発生しやすくなります。
対処法
- Wordアプリを最新バージョンに更新する:Wordアプリを開き、「ファイル」タブから「Officeアカウント」→「更新オプション」→「今すぐ更新」をクリックし、Wordを最新の状態に更新してください。更新後、Wordアプリを再起動します。
- Officeアプリケーションを修復する:Wordアプリが頻繁にエラーを起こす場合、Officeアプリケーションの修復を試みます。Windowsの「設定」→「アプリ」→「アプリと機能」から、インストールされているMicrosoft OfficeまたはMicrosoft 365の項目を選択し、「変更」→「修復」を実行してください。オンライン修復をおすすめします。
- Office Upload Centerのキャッシュをクリアする:WordがファイルをSharePointに保存する際、一時的にOffice Upload Centerを使います。タスクバーの通知領域にある「Microsoft Office Upload Center」アイコン（オレンジ色の矢印）を右クリックし、「キャッシュされたファイルの削除」を選択してください。
- パソコンを再起動する:一時的なシステムリソースの問題を解消するため、パソコンを完全に再起動し、Wordアプリ以外の不要なソフトを閉じてから、もう一度Word文書を開いて編集を試してみてください。
対策3：インターネット接続やネットワーク環境の問題
SharePointはクラウドサービスなので、WordアプリとSharePointの間の通信が不安定だとエラーが発生します。
- インターネット接続の不安定さ:ご自宅や会社のインターネット回線が一時的に切断されたり、速度が極端に低下したり、不安定になったりした場合。
- ファイアウォールやプロキシサーバーによるブロック:会社のファイアウォールやプロキシサーバーが、WordアプリとSharePointの間の通信をブロックしている。
- VPN接続の問題:在宅勤務などでVPN（仮想プライベートネットワーク）経由で作業している場合、VPN接続が不安定だったり、VPNサーバーに負荷がかかっていたりすると、通信が中断されることがあります。
対処法
- インターネット接続の安定性を確認する:他のウェブサイトに問題なくアクセスできるか確認してください。安定しない場合は、Wi-Fiルーターの再起動や、有線LAN接続への切り替えを試してください。
- VPN接続を一時的に切断してみる:VPNを利用している場合、一度VPNを切断して、直接インターネット経由でSharePointのWord文書を開けるか試してみてください。これで解決すれば、VPN接続に問題がある可能性が高いです。
- 会社のIT管理者に相談する:会社のファイアウォールやプロキシサーバーが原因だと疑われる場合、会社のIT部門やネットワーク管理者に連絡し、WordアプリとSharePointの連携に必要な通信が許可されているか確認してもらいましょう。
対策4：SharePoint側の設定やファイルの問題
SharePointサイトの設定や、Word文書自体に問題がある場合にエラーが発生することもあります。
- SharePointサイトの容量不足:Word文書を保存しようとしているSharePointサイトのストレージ容量が上限に達している。
- SharePointのクロール遅延やインデックスの問題:まれに、SharePointの内部的な処理が遅れており、ファイルへのアクセスが不安定になっている。
- Word文書ファイルが破損している:Word文書ファイル自体が破損しているため、正しく開いたり編集したりできない。
- ファイルパスの長さや特殊文字:ファイル名やフォルダー名を含むパス全体の長さが長すぎたり、Wordが扱いにくい特殊文字が含まれていたりする。
対処法
- SharePointサイトの容量を確認する（管理者向け）:会社のIT管理者に依頼し、SharePointサイトのストレージ使用状況を確認してもらいましょう。
- Word文書ファイルをコピーして試す:問題のWord文書ファイルを、SharePoint上で一度別の名前でコピーしてから、そのコピーしたファイルを開いて編集できるか試してみてください。これでうまくいく場合、元のファイルに何らかの問題があった可能性があります。
- ファイルパスの長さや特殊文字を短縮/削除する:ファイルパスが長すぎる場合は、フォルダーの階層を浅くするか、ファイル名を短くすることを検討します。ファイル名に特殊文字が含まれている場合は、それらを削除または変更します。
Word文書の編集を安定させるための「大切なポイント」
SharePointのWord文書を安定して編集するためには、問題解決だけでなく、日頃からの予防策も非常に重要です。
WordアプリとOffice Upload Centerのキャッシュを定期的にクリアする
Wordアプリのキャッシュが原因で問題が発生することを防ぐために、Office Upload Centerのキャッシュを定期的にクリアする習慣をつけましょう。
Wordアプリを常に最新バージョンに保つ
Wordアプリケーションは常に最新バージョンに更新しておきましょう。最新バージョンでは、セキュリティが強化されるだけでなく、SharePointとの連携機能や、ファイルの開閉・保存に関する互換性やパフォーマンスが向上する可能性があります。
「自動保存」機能を活用する
WordアプリでSharePointのファイルを開くと、通常は自動保存機能が有効になります。この機能がオンになっていることを確認しましょう。作業中の変更が自動でSharePointに保存されるため、保存し忘れによるデータ損失の心配がなくなります。
エラーハンドリングと通知を設定する
もしPower AutomateのフローがWord文書を操作しようとしてエラーに遭遇した場合に備えて、必ず「エラーハンドリング」を設定し、問題が発生したことを管理者へ通知する仕組みを構築しておきましょう。これにより、問題発生時にすぐに気づき、対応することができます。
Word文書のテンプレートの健全性を保つ
もしエラーが特定のテンプレートから作成されたWord文書で頻発する場合、そのテンプレート自体に問題（例: 破損、古いマクロ）がないかを確認し、必要であればテンプレートを修復するか、新しいものに更新しましょう。
テスト環境での十分な検証を行う
Word文書の編集に影響を与えるようなSharePointサイトの設定変更や、Wordアプリの大きなアップデートがあった場合、本番環境に適用する前にテスト環境で十分に検証を行い、Word文書の開閉や編集、保存が問題なく行えるかを確認することが重要です。
SharePointのWord文書を編集する際にエラーが出る問題は、様々な要因が絡み合って発生することがあります。上記で解説した原因と対処法を一つずつ確認し、ベストプラクティスを実践することで、あなたはこれらの問題を解決し、Wordでの共同編集作業をよりスムーズに進められるようになるでしょう。
