SharePointで「同僚の在席状況が見えない！」原因と解決策：コミュニケーションをより円滑に！
「SharePoint（シェアポイント）のサイトやファイルを見ていたら、同僚の名前の横に、オンラインかオフラインかのマーク（プレゼンス情報）が表示されないんだけど、これってどういうこと？」「Teams（チームズ）では見れるのに、SharePointでは見れないから、今話しかけても大丈夫か分からなくて困るな…どうすれば直るの？」
こんな風に感じたことはありませんか？ SharePointで、同僚の在席状況や連絡可能かどうかを示す「プレゼンス情報（プレゼンス・ジョウホウ）」が表示されると、誰が今話しかけられる状態なのか、会議中なのか、すぐに判断できますよね。これは、チーム内のコミュニケーションをスムーズにし、無駄な中断を減らす上で非常に役立ちます。しかし、その大切なプレゼンス情報が、なぜかSharePoint上で表示されないという問題に直面することがあります。これは、情報共有の分かりやすさを損なうだけでなく、スムーズな共同作業の妨げにもなりかねません。
SharePointでプレゼンス情報が表示されない原因はいくつか考えられますが、その多くは特定でき、適切な対処法を知っていれば、比較的簡単に解決できます。これは、同僚のTeamsやOutlook（アウトルック）の状態、システム間の同期、あるいはあなたのWebブラウザの設定によるものかもしれません。
「プレゼンス情報」ってどんなもの？なぜ表示されないと困るの？
SharePointで表示される「プレゼンス情報」とは、Microsoft TeamsやOutlookなどのMicrosoft 365（マイクロソフト・サンロクゴ）のコミュニケーションツールから取得される、ユーザーの「現在の状態」を示す情報のことです。具体的には、オンライン（利用可能）、オフライン、取り込み中、会議中、通話中、退席中、プレゼンテーション中といった、色付きのアイコン（緑、赤、黄、グレーなど）で表示されます。これは、SharePointサイトのコメント欄、ファイルやページの作成者情報、人物カード（連絡先情報が表示されるポップアップ）、ユーザータイルなど、様々な場所に表示されます。
なぜプレゼンス情報が表示されないと困るのか？
- コミュニケーションの効率低下: 相手が今話しかけても大丈夫な状態かどうかが分からないため、無駄な電話やチャットを送ってしまったり、返事を待つ時間が長くなったりします。これにより、コミュニケーションの効率が低下し、作業が中断される可能性があります。
- 共同作業の妨げ: 共同作業を進める上で、誰が今オンラインで対応できるのか、誰が会議中で忙しいのかが分かると、適切なタイミングで共同編集を依頼したり、質問を投げかけたりできます。プレゼンス情報がないと、この連携がスムーズに行えません。
- チームの連携意識の低下: 同僚のオンライン状況が見えないと、チーム内の繋がりや一体感が薄れることがあります。
プレゼンス情報はどこから来るの？
Microsoft 365におけるプレゼンス情報は、主に以下のサービスの活動に基づいて生成され、Microsoft Graph API（マイクロソフト・グラフ・エーピーアイ）を通じてSharePointを含む他のサービスに提供されます。
- Microsoft Teams: ユーザーがTeamsにサインインしているか、チャット中か、会議中か、電話中か、といったリアルタイムの活動がプレゼンスの主要な情報源となります。
- Outlook / Exchange Online: ユーザーのOutlookカレンダーの予定（会議、終日イベントなど）や、Outlookでの活動状況もプレゼンス情報に影響します。
- Microsoft Graph API: これらの情報がMicrosoft Graphという窓口を通じてSharePointに提供されます。SharePointは、このGraph APIを介してユーザーのプレゼンス情報を取得し、表示します。
これらのサービス間での連携や同期、あるいはネットワークの問題がプレゼンス情報の表示に影響を与えることがあります。
SharePointでプレゼンス情報が表示されない主な原因
プレゼンス情報が表示されない場合、様々な理由が考えられます。エラーメッセージが出ないことも多いため、一つずつ確認していくことが大切です。
1. プレゼンス情報の「元」が正しく機能していない（最も多い原因）
プレゼンス情報はTeamsやOutlookの活動に基づいて生成されるため、その元となるアプリやサービスに問題がある場合、SharePointで表示されません。
原因
- ユーザーがTeamsやOutlookアプリにサインインしていない、または起動していない:プレゼンス情報を表示したいユーザーが、TeamsデスクトップアプリやTeamsモバイルアプリ、Outlookデスクトップアプリにサインインしていなかったり、アプリが起動していなかったりする場合。特にTeamsアプリを常に起動していないと、プレゼンス情報が更新されません。
- Teams/Outlookアプリの同期エラーや不具合:TeamsアプリやOutlookアプリ自体が、同期エラーを起こしていたり、一時的にフリーズしていたりして、マイクロソフトのクラウドサービスに正しく状態を報告できていない。
- ユーザー自身が「オフライン」に設定している:ユーザーが意図的にTeamsやOutlookで自分のプレゼンス状態を「オフライン」や「応答不可」に設定している場合。
対処法
- 対象のユーザーに確認してもらう:プレゼンス情報が表示されない同僚に、TeamsアプリやOutlookアプリに正しくサインインしているか、アプリが起動しているか、そして自分のプレゼンス状態を「オンライン」や「利用可能」に設定し直してもらうように依頼してください。
- TeamsアプリやOutlookアプリを再起動する:一時的なアプリの不具合であれば、TeamsやOutlookアプリを完全に終了し、再度起動し直すだけで解決することがあります。
- TeamsアプリやOutlookアプリを最新バージョンに更新する:使用しているTeamsやOutlookアプリが古いバージョンだと、プレゼンス情報の連携機能が正しく動作しない場合があります。アプリを最新の状態に更新し、再起動してください。
2. システム間の「同期」や「連携」に問題がある
プレゼンス情報を生成するアプリは正常でも、それがSharePointまで正しく伝わっていない場合に発生します。
原因
- Microsoft Graph APIの問題:SharePointがプレゼンス情報を取得するために利用するMicrosoft Graph APIが、一時的な障害、高負荷、または通信の遅延を起こしている。
- Microsoft 365のバックエンド同期の問題:Microsoft Entra IDやExchange Onlineと、プレゼンスサービス間の同期プロセスに一時的な遅延や不具合が発生している。
- SharePointユーザープロファイルサービスの問題（オンプレミスSharePoint Server）:オンプレミス版のSharePoint Serverを使用している場合、SharePointユーザープロファイルサービスが、TeamsやSkype for Business Serverと正しく同期できていない。
対処法
- しばらく時間をおいて再確認する:システム間の同期遅延であれば、数分から数時間、あるいは半日程度待ってから、再度SharePointでプレゼンス情報が表示されるか確認してみてください。
- Microsoft 365 サービス正常性ダッシュボードを確認する（管理者向け）:会社のMicrosoft 365管理者に依頼し、Microsoft 365 管理センターの「サービス正常性」ダッシュボードで、Microsoft Teams、Exchange Online、Microsoft Graph、SharePoint Onlineといった関連サービスに障害やメンテナンスが発生していないか確認してもらいます。もし問題があれば、復旧を待つしかありません。
- オンプレミスからの同期の問題を確認する（ハイブリッド環境の管理者向け）:ハイブリッド環境の場合、Azure AD ConnectやSharePointユーザープロファイルサービスの同期ログを確認し、同期エラーが発生していないかを調査します。
3. Webブラウザやパソコンの環境の問題
プレゼンス情報自体はシステムに存在するのに、あなたのパソコンやWebブラウザで正しく表示されていない場合です。
原因
- ブラウザのキャッシュまたはCookieの破損:Webブラウザが古い、または破損したキャッシュデータやCookieを保持していると、SharePointサイトのコンテンツ（プレゼンスアイコンを含む）を正しく読み込めず、表示に問題が生じることがあります。
- 古いブラウザのバージョン:使用しているWebブラウザが古いバージョンだと、SharePointの最新の表示技術や、プレゼンス情報の連携に必要な技術に対応できていない場合があります。
- ブラウザの拡張機能/アドオンの干渉:インストールされているブラウザの拡張機能やアドイン（例: 広告ブロッカー、セキュリティツールなど）が、プレゼンス情報の読み込みや表示に干渉している可能性があります。
- インターネット接続の不安定さ:インターネット接続が不安定だと、プレゼンス情報のリアルタイム更新が妨げられることがあります。
具体的な対処法
- ブラウザのキャッシュとCookieをクリアする:お使いのWebブラウザの設定から、「キャッシュされた画像とファイル」と「Cookieと他のサイトデータ」をすべての期間でクリアします。その後、ブラウザを完全に終了し、再起動してから再度SharePointにアクセスしてみてください。
- 別のWebブラウザやシークレットモードで試す:現在使用しているブラウザでうまくいかない場合、別のWebブラウザ（例: Microsoft Edge, Google Chrome）や、ブラウザのシークレットモード/プライベートブラウズでアクセスし、プレゼンス情報が表示されるか確認します。これで解決すれば、元のブラウザの設定や拡張機能が原因である可能性が高いです。
- ブラウザの拡張機能を一時的に無効にする:インストールしているブラウザの拡張機能をすべて一時的に無効にしてから、SharePointサイトにアクセスし、プレゼンス情報が表示されるか確認します。
- インターネット接続の安定性を確認する:インターネット接続が安定しているか確認し、不安定ならルーターの再起動などを試します。
4. 特殊なユーザーやサイトの設定による制限
特定のユーザーやサイトの設定が、プレゼンス情報の表示に影響を与える場合があります。
原因
- 外部ユーザー（ゲストユーザー）:組織外のゲストユーザーのプレゼンス情報は、表示されないか、非常に限定的な情報しか表示されないことが多いです。これはセキュリティやフェデレーション（連携）の設定によるものです。
- ユーザー自身のプライバシー設定:ごく稀ですが、ユーザー自身がTeamsやSkype for Business（スカイプ・フォー・ビジネス）のプライバシー設定で、自分のプレゼンス情報を組織内で非公開にしている場合。
- 特定のSharePointサイトの設定:SharePointサイトの特定のセキュリティ設定や、カスタマイズが、プレゼンス情報の取得を妨げている。
対処法
- 対象ユーザーが外部ユーザーでないか確認する:もし外部ユーザーであれば、プレゼンス情報が表示されないのは正常な挙動であることがほとんどです。
- Teams/Skype for Businessのプライバシー設定を確認する:プレゼンス情報が表示されないユーザー自身に、TeamsアプリやSkype for Businessアプリ（もし利用していれば）の「設定」→「プライバシー」で、自分のプレゼンス情報を組織内の他のユーザーに表示する設定になっているか確認してもらうよう依頼してください。
- SharePoint管理者に相談する:SharePointサイト自体の特定の設定が原因だと疑われる場合、会社のMicrosoft 365管理者に相談し、詳細を調査してもらいます。
プレゼンス情報を確実に表示させるための「大切なポイント」
SharePointでプレゼンス情報が正しく表示されるようにするためには、原因の特定と、以下のベストプラクティスを実践することが非常に重要です。
1. プレゼンス情報の「元」を常に健全に保つ
プレゼンス情報の表示は、TeamsやOutlookアプリの動作に大きく依存します。
- TeamsアプリとOutlookアプリを常に起動し、サインインしておく:これは、プレゼンス情報が常に最新の状態に更新されるための基本です。パソコンの起動時に自動起動するように設定しておきましょう。
- TeamsアプリとOutlookアプリを常に最新バージョンに保つ:これらのアプリは、定期的に最新バージョンに更新しておきましょう。最新バージョンでは、プレゼンス情報の連携機能や安定性が向上します。
- パソコンを定期的に再起動する:パソコンのメモリ不足や一時的なシステムの問題が、TeamsやOutlookの動作に影響を与え、プレゼンス情報が更新されない原因となることがあります。パソコンを定期的に再起動することで、これらの問題を解消できます。
2. WebブラウザとWindowsを常に最新に保つ
使用しているWebブラウザ（Google Chrome, Microsoft Edgeなど）やWindowsオペレーティングシステムは、常に最新バージョンに更新しておきましょう。最新バージョンでは、セキュリティが強化されるだけでなく、SharePointとの連携機能や、プレゼンス情報の表示に関する互換性やパフォーマンスが向上します。ブラウザのキャッシュも定期的にクリアすることが推奨されます。
3. ネットワーク接続の安定性を確保する
プレゼンス情報はリアルタイムで更新されるため、安定したインターネット接続が不可欠です。ネットワークが不安定だと、プレゼンス情報が更新されない、または一時的に表示されなくなることがあります。
4. 管理者による全体的な監視
Microsoft 365管理者は、Microsoft 365 管理センターの「サービス正常性」ダッシュボードで、Microsoft Graph、Teams、Exchange Onlineといったプレゼンス情報に関連するサービスの稼働状況を監視することができます。もし広範囲でプレゼンス情報が表示されない問題が発生している場合は、サービス障害が発生している可能性があります。
SharePointでプレゼンス情報が表示されない問題は、ユーザーのTeams/Outlookの状態、システム間の同期、Webブラウザの問題、または特定のユーザー/サイト設定によるものです。上記で解説した原因と対処法を一つずつ確認し、ベストプラクティスを実践することで、あなたはこれらの問題を解決し、SharePointで同僚の在席状況が適切に表示される、より円滑なコミュニケーション環境を構築できるようになるでしょう。
