Teams|ゲストユーザーとファイル共有が出来ない原因・改善方法を分かりやすく説明

Teams|ゲストユーザーとファイル共有が出来ない原因・改善方法を分かりやすく説明

Teamsで外部のパートナーや顧客と共同作業を進める際、ゲストユーザーとのファイル共有は非常に便利な機能です。しかし、「ゲストユーザーにファイルが見えない」「ファイルを編集できない」といった問題が発生し、困惑することも少なくありません。これは、Teamsのファイル共有が、Microsoft 365の複数のセキュリティ設定や権限と密接に連携しているためです。

なぜできない？ゲストユーザーとファイル共有ができない主な原因

ゲストユーザーとのファイル共有がうまくいかない場合、いくつかの原因が考えられます。多くの場合、Teams単体ではなく、その裏側で連携しているSharePointやMicrosoft 365全体のセキュリティ設定が影響しています。

そもそもゲストユーザーが「チーム」に参加できていない

最も基本的な原因ですが、見落とされがちです。

• 招待が正しく完了していない: ゲストユーザーがTeamsチームへの招待メールを受け取っていない、または招待メールから「承諾」の手続きを完了していない場合、チームに参加できていません。
• 組織の外部共有設定でブロックされている: 会社全体のMicrosoft 365設定で、そもそも外部ユーザーとの共同作業や共有が許可されていない場合があります。この場合、Teamsでゲストを招待すること自体が制限されます。

ファイルの保存場所と共有設定の問題

Teamsで共有されるファイルは、基本的にSharePointに保存されます。このSharePointの共有設定が鍵となります。

• Teamsの「ファイル」タブ以外の場所に保存されている: Teamsの「ファイル」タブにアップロードされたファイルは、そのチームに紐づくSharePointサイトに保存されます。しかし、個人のOneDriveや、チームに紐づいていない別のSharePointサイトにファイルを保存している場合、それらのファイルはチームのゲストユーザーには自動的に共有されません。個別に共有設定を行う必要があります。
• SharePointの外部共有設定が制限されている:
  • サイトコレクション（チームのSharePointサイト）レベルでの制限: チームに紐づくSharePointサイトの外部共有設定が、「既存のゲストのみ」や「指定されたドメインのみ」といったように、厳しく制限されている場合があります。この場合、チームにゲストとして参加できていても、サイト内のファイルにはアクセスできないことがあります。
  • 「新規および既存のゲスト」以外に設定されている: SharePointの外部共有設定にはいくつかのレベルがあり、「すべてのユーザー（匿名アクセス可能）」、「新規および既存のゲスト」、「既存のゲストのみ」、「特定のユーザーのみ」といった選択肢があります。「新規および既存のゲスト」以外に設定されていると、チームのゲストユーザーがファイルにアクセスできないことがあります。
• ファイルの個別共有設定が優先されている: 個々のファイルやフォルダに対して、チームの共有設定よりも厳しいアクセス制限（例：特定のユーザーのみ）がかけられている場合、チームのゲストユーザーであってもアクセスできません。

ゲストユーザーのアクセス権限の問題

ゲストユーザーに付与されている権限が、ファイルの表示・編集に必要なレベルに達していない場合があります。

• ゲストユーザーの権限が「閲覧者」に設定されている: チームのゲストユーザーの役割が「閲覧者」に制限されている場合、ファイルを見ることはできても、編集やダウンロードができないことがあります。Teamsでは、チームのメンバーとしての役割と、SharePointサイトでの権限が連携しています。
• ライセンス不足（特定の高度な機能の場合）: ごく稀にですが、特定の高度な機能（例：情報保護されたファイルや、特定のアプリ連携）を利用する場合に、ゲストユーザー側にも特定のMicrosoft 365ライセンスが必要となるケースがあります。

組織全体のセキュリティポリシーやアクセス制限

企業によっては、厳格なセキュリティポリシーが適用されている場合があります。

• 条件付きアクセス: 特定のIPアドレスからのみアクセスを許可する、特定のデバイスからのみアクセスを許可するなどの「条件付きアクセス」ポリシーが適用されている場合、ゲストユーザーがその条件を満たさないとアクセスできません。
• MFA（多要素認証）の強制: ゲストユーザーに対しても多要素認証（MFA）を強制している場合、MFAを設定・完了していないゲストはアクセスできません。
• ゲストユーザーの「Azure AD B2B」設定の問題: Microsoft 365の基盤となるAzure Active Directory (Azure AD) のB2Bコラボレーション設定で、ゲストユーザーの招待やアクセスが制限されている場合があります。これはIT管理者が確認する領域です。

ゲストユーザーとファイル共有を成功させる！具体的な改善方法

それでは、上記で挙げた原因を踏まえ、ゲストユーザーとのファイル共有をスムーズに行うための具体的な改善策を一つずつ見ていきましょう。

まずは基本！ゲストユーザーが「チーム」に正しく参加できているか確認する

何よりもまず、ゲストユーザーが対象のTeamsチームに招待され、適切に参加が完了しているかを確認してください。

• ゲストユーザーへの招待状況を確認:
  • Teamsアプリで対象のチームを開き、「…」（その他のオプション）→「チームを管理」→「メンバー」タブを確認します。
  • ゲストユーザーの名前の横に「ゲスト」と表示されていることを確認します。
  • もしゲストユーザーの名前がない場合、改めて招待を行います。
• ゲストユーザーに招待メールの確認を依頼:
  • ゲストユーザーに、Teamsからの招待メール（件名：「[組織名] のチームに参加しましょう」など）が届いているか、迷惑メールフォルダなども含めて確認してもらいます。
  • メール内の「今すぐ参加」ボタンをクリックし、指示に従って手続きを完了してもらうよう依頼します。
  • 既に招待済みの場合は、Teamsアプリを一度完全に終了し、再起動してもらうと改善する場合があります。

ファイルの保存場所とSharePointの共有設定を徹底的に見直す

Teamsのファイル共有の核心はSharePointにあります。ここを正しく設定することが重要です。

• Teamsの「ファイル」タブにファイルをアップロードする:
  • ゲストユーザーと共有したいファイルは、必ず対象のTeamsチームの「ファイル」タブ（またはチャネルのファイルタブ）にアップロードしてください。これにより、自動的にそのチームのSharePointサイトに保存され、ゲストユーザーがアクセスしやすくなります。
  • 個人のOneDriveに保存されているファイルを共有したい場合は、OneDriveから個別に共有設定を行い、ゲストユーザーのメールアドレスを指定して共有リンクを送る必要があります。その際、閲覧権限だけでなく、編集権限が必要な場合は適切に設定しましょう。
• チームに紐づくSharePointサイトの外部共有設定を確認・変更する:
  1. Teamsで対象のチームを開き、「ファイル」タブをクリックします。
  2. 上部にある「SharePointで開く」をクリックし、関連するSharePointサイトを開きます。
  3. SharePointサイトの右上の歯車アイコン（設定）→「サイトのアクセス許可」→「共有設定」または「サイト共有設定の変更」などを選択します。（表示名はバージョンによって異なる場合があります）
  4. 「既存のゲスト、および認証された新規ゲストを許可する（共有可能なリンク、共有ボタン）」または「すべてのユーザー（組織外の認証されていないユーザーを含む）」を選択していることを確認してください。
     • 推奨: 通常は「既存のゲスト、および認証された新規ゲストを許可する」を選択します。これにより、チームにゲストとして招待されたユーザーがファイルにアクセスできるようになります。「すべてのユーザー」は認証なしでアクセスできるため、セキュリティ要件に応じて慎重に選択してください。
  5. 設定を変更したら、必ず「OK」や「保存」をクリックして適用します。
• ファイルやフォルダの個別共有設定を確認する:
  • SharePointサイトやTeamsの「ファイル」タブで、問題のファイルやフォルダを右クリックし、「アクセス管理」または「共有」を選択します。
  • 共有されているユーザーの一覧を確認し、ゲストユーザーが適切な権限（編集権限など）でリストされているかを確認します。
  • もし、ゲストユーザーの名前がない場合や、権限が「表示のみ」になっている場合は、権限を変更するか、ゲストユーザーを明示的に追加して再共有します。

ゲストユーザーのアクセス権限を見直す（チームメンバーの役割）

ゲストユーザーがチーム内でどのような権限を持つかを調整することも重要です。

Teamsでのゲストユーザーの役割を確認・変更する

1. Teamsアプリで対象のチームを開き、「…」（その他のオプション）→「チームを管理」→「メンバー」タブを開きます。
2. ゲストユーザーの名前の横にある「役割」のドロップダウンメニューを確認します。
3. 通常、ゲストユーザーは「ゲスト」の役割となりますが、この役割ではデフォルトでファイルの閲覧は可能です。もし、ファイル編集ができない場合は、そのチームに紐づくSharePointサイトの権限設定が優先されている可能性が高いです。

組織全体のセキュリティポリシー（IT管理者向け）

これらの問題は、多くの場合、IT管理者が設定する組織全体のポリシーによっています。

Microsoft 365の外部共有設定を確認する

1. Microsoft 365管理センターにアクセスします。
2. 「設定」→「組織の共有」または「組織のプロファイル」→「外部共有」などの項目を探します。
3. ここで、「SharePointとOneDrive」の外部共有レベルが適切に設定されているかを確認します。例えば、「新規および既存のゲスト」が許可されている必要があります。
4. 「Microsoft Teams」の外部アクセス設定も確認し、外部ユーザーとの連携が許可されていることを確認します。

Azure Active Directory (Azure AD) のB2Bコラボレーション設定を確認する

1. Azure Portalにアクセスし、「Azure Active Directory」を開きます。
2. 「外部ID」または「外部コラボレーション」→「外部コラボレーション設定」を確認します。
3. ここで、「ゲストの招待設定」や「ゲストユーザーのアクセス制限」が、意図せず厳しい設定になっていないかを確認します。特定のドメインからの招待のみ許可されている、特定のユーザーグループのみゲストを招待できる、といった設定がされている場合があります。

条件付きアクセスやMFAポリシーの確認

もし、社内で条件付きアクセスやゲストユーザーへのMFA強制ポリシーが適用されている場合、ゲストユーザーがそれらの条件を満たしているか、あるいは一時的に除外する措置が必要かどうかを検討します。これはIT管理者のみが変更できる非常に重要なセキュリティ設定です。

ゲストユーザーへの適切な「アクセス方法」の案内

ゲストユーザーが初めてTeamsやSharePointを使う場合、アクセス方法自体で迷うことがあります。

アクセス手順を伝える

「Teamsチームへの招待メールを開き、〇〇というボタンをクリックしてください」

「メールアドレスとパスワードでログイン後、〇〇というチーム名をクリックしてください」

「ファイルは『ファイル』タブにあります。編集する場合は〇〇してください」

といった具体的な手順を、スクリーンショット付きで案内すると親切です。

Microsoftアカウントの有無を確認する: ゲストユーザーが個人用のMicrosoftアカウントを持っていない場合、初回アクセス時に作成を求められることがあります。その際の手順も案内できるよう準備しておきましょう。

Teamsのチャネルの種類とファイル共有

Teamsには「標準チャネル」「プライベートチャネル」「共有チャネル」の3種類のチャネルがあります。これらもファイル共有のアクセス権限に影響します。

標準チャネル

• チームのメンバー（ゲスト含む）全員がアクセスできます。
• ファイルはチームのSharePointサイト内の「ドキュメント」ライブラリに保存されます。
• 前述のSharePointサイトの外部共有設定が適切であれば、ゲストユーザーもファイルにアクセスできます。

プライベートチャネル

• チームメンバーの中でも、特定のメンバー（オーナーが追加したメンバー）のみがアクセスできます。
• ゲストユーザーをプライベートチャネルのメンバーとして追加することはできません。
• ファイルは、チームに紐づくSharePointサイトとは別に、プライベートチャネル専用のSharePointサイトが作成され、そこに保存されます。
• ゲストユーザーとは、プライベートチャネル内のファイルを直接共有することはできません。もし共有したい場合は、ファイルをダウンロードして個別に共有するか、標準チャネルに移動させるなどの工夫が必要です。

共有チャネル（Shared Channel）

• 最もゲストユーザーとのファイル共有に適したチャネルタイプです。
• 「Teams Connect」とも呼ばれ、別の組織のTeamsチームメンバーやゲストユーザーを、互いの組織のTeamsに参加させることなく、直接チャネルに参加させることができます。
• 共有チャネル内のファイルは、そのチャネル専用のSharePointサイトに保存され、参加している外部組織のメンバーも直接アクセス・編集が可能です。
• 従来のゲストアクセスよりもシームレスな共同作業が可能です。ただし、設定には組織間の信頼関係の設定（Azure AD B2B Direct Connect）が必要です。

もし頻繁に外部ユーザーとファイルを共同編集するのであれば、組織のIT管理者に「共有チャネル」の導入や設定について相談してみるのも良いでしょう。

ゲストユーザーとのファイル共有ができない問題は、多くの要因が絡み合うため複雑に見えるかもしれません。しかし、その多くはSharePointの共有設定や、組織全体のセキュリティポリシーによるものです。