Teamsの「外部ユーザー」と「ゲストユーザー」って何が違うの？使い分けでコラボレーションを最適化！
Microsoft Teamsで社外のパートナー企業や顧客、あるいはフリーランスの協力者と連携しようとしたとき、「Teams同士で直接チャットや通話ができる『外部ユーザー』ってどういうこと？」「チームに招待する『ゲストユーザー』と何が違うの？」と疑問に思ったことはありませんか？ どちらも社外の人とTeamsでつながる方法ですが、実は機能やアクセス権限、管理方法に大きな違いがあります。この違いを理解しないまま運用してしまうと、セキュリティリスクが高まったり、共同作業が非効率になったりすることがありますよね。まるで、海外の取引先と契約するときに、「業務提携」と「雇用契約」の違いを理解せずに話を進めてしまうようなものです。
Teamsの「外部ユーザー（フェデレーション）」とは？
Teamsにおける「外部ユーザー」とは、あなたの組織のMicrosoft 365（Teams）アカウントとは異なる、別の組織のMicrosoft Teamsアカウントを持つユーザーを指します。これらのユーザーは、「フェデレーション」という仕組みを通じて、あなたの組織のTeamsユーザーと直接チャットや通話を行うことができます。彼らはあなたの組織のTeamsチームに参加するわけではなく、あくまでも自分たちのTeams環境から、あなたの組織のTeamsユーザーと1対1またはグループチャットで連絡を取る、という形になります。まるで、国際電話をかけるように、それぞれの国の電話番号（Teamsアカウント）を使って直接連絡を取り合うイメージです。
外部ユーザー（フェデレーション）の仕組み
Teamsの「外部アクセス」設定が有効になっている組織同士であれば、お互いのTeamsユーザーは、相手の完全なメールアドレスをTeamsの検索窓に入力することで、そのユーザーを検索し、直接チャットや通話を開始できます。この際、相手は自分の組織のTeamsアカウントを使用し、あなたの組織のTeams環境には参加しません。
メリット（外部ユーザー連携の利点）
- シンプルで手軽なコミュニケーション: ゲスト招待のような追加のプロセスが不要で、メールアドレスさえ分かればすぐに1対1チャットや通話を開始できます。まるで電話番号を知っていればすぐに電話できるような手軽さです。
- 相手のTeams環境がそのまま使える: 相手は自分のTeams環境（自身のチーム、ファイル、設定など）を使いながら、あなたの組織のユーザーと直接連絡が取れます。新たな環境への適応は不要です。
- 組織間の壁を意識させない迅速なやり取り: 異なる組織間のユーザーが、それぞれのTeamsアプリから直接連絡を取り合えるため、まるで同じ会社の人と話しているかのようなスムーズなやり取りが可能です。
- セキュリティ設定が各組織に依存: 各組織のセキュリティ設定（MFA、条件付きアクセスなど）は、それぞれの組織で維持されます。相手が自身のTeamsアカウントにサインインしていれば、それがセキュリティ基準を満たしていると見なされます。
デメリット（外部ユーザー連携の注意点）
共有できる機能が限定的
- ファイル共有: 通常、1対1チャットやグループチャットでのファイル共有は可能ですが、チームの共有ファイルタブ（SharePoint）に直接アクセスさせたり、ファイルを共同編集させたりすることはできません。共有されたファイルは、各自のOneDriveに保存されます。
- チームへの参加: 外部ユーザーは、あなたの組織のTeamsチーム（チャネルやファイルタブ、Plannerなど）に直接参加することはできません。
- 会議: 1対1やグループチャットから会議を始めることは可能ですが、組織内のチーム会議に参加させる場合は、会議の招待リンクを送るなどの別途手続きが必要です。
相手がTeamsユーザーである必要がある: 相手がMicrosoft Teamsを利用している組織に所属しており、Teamsアカウントを持っていることが前提となります。Teamsを使用していない企業とは、この方法では連絡できません。
管理者が「外部アクセス」を許可する必要がある: 相互にTeamsユーザーが連絡を取り合うためには、双方の組織のTeams管理者が「外部アクセス」の設定を有効にし、相手のドメインを許可している必要があります。
Teamsの「ゲストユーザー」とは？
Teamsにおける「ゲストユーザー」とは、あなたの組織のMicrosoft 365（Teams）に、外部のユーザーを「ゲスト」として招き入れ、あなたの組織のTeamsチームに直接参加させることを指します。ゲストはあなたのTeams環境の一部にアクセスできるようになり、チームのチャネルでの会話に参加したり、共有ファイルにアクセスしたり、Plannerなどのアプリを利用したりすることができます。まるで、あなたのオフィスに特定のプロジェクトのために一時的に外部の専門家を招き入れ、共同で一つの部屋（チーム）で作業するようなイメージです。
ゲストユーザーの仕組み
組織のTeams管理者が「ゲストアクセス」の設定を有効にしている場合、チームの所有者（オーナー）は、ゲストのメールアドレス（https://www.google.com/search?q=%E5%80%8B%E4%BA%BA%E3%81%AEOutlook.com, Gmail, または別の組織のアカウントなど）を指定して、特定のTeamsチームに招待できます。招待されたゲストは、自分のMicrosoftアカウントで承諾・サインインすることで、そのチームのメンバーとして参加し、共同作業を行えるようになります。
メリット（ゲストユーザー連携の利点）
チームの機能に直接アクセス可能
- チャネルの会話: チームのチャネルで、組織内のメンバーと同じように会話に参加できます。
- ファイル共有と共同編集: チームのファイルタブ（SharePoint）に保存されたファイルにアクセスし、組織内のメンバーと同じように共同編集を行うことができます。
- チームアプリの利用: Planner、Wiki、OneNoteなど、チームに追加されたアプリのタブにアクセスし、共同作業を行うことができます。（ただし、一部アプリはゲスト利用が制限される場合や、プライベートチャネルに追加できない場合があります。）
- 会議への参加: チームの会議やチャネル会議に直接参加できます。
共同作業の柔軟性が高い: チームの環境にゲストを招き入れることで、組織内のメンバーと同じように、より密接で柔軟な共同作業が可能になります。
情報の一元管理: 特定のプロジェクトに関するすべての情報（会話、ファイル、タスクなど）をチーム内に一元的に集約できるため、情報が散逸するのを防げます。
デメリット（ゲストユーザー連携の注意点）
招待と管理に手間がかかる: ゲストを招待するプロセス（メールアドレスの入力、相手側の承認、招待メールの再送など）が必要です。また、ゲストのアクセス権限の管理（不要になったら削除する）も重要になります。
セキュリティとコンプライアンスのリスク: ゲストが組織のデータにアクセスできるようになるため、セキュリティ上のリスクが伴います。ゲストがアクセスできる範囲や、機密情報へのアクセス可否について、厳格な管理ポリシーが必要になります。
機能の制限がある場合がある: ゲストユーザーは、組織内のメンバーと同じすべての機能を使えるわけではありません。
- 制限される機能の例: Microsoft Streamでのライブイベントの作成、Formsの特定の機能、組織全体の検索、管理センターへのアクセス、一部のPowerShellコマンド実行など。
- ライセンス: ゲストユーザー自体にMicrosoft 365のライセンスは不要ですが、ゲストが利用する機能によっては、ホスト側の組織に特定のライセンスが必要な場合があります。
ゲスト側の体験に影響する可能性: ゲストが複数のTeams組織に招待されている場合、組織を切り替えて利用する必要があり、操作が煩雑に感じられることがあります。
管理者が「ゲストアクセス」を許可する必要がある: あなたの組織のTeams管理者が「ゲストアクセス」の設定を有効にし、招待したいドメインを許可している必要があります。
外部ユーザーとゲストユーザー、どう使い分ける？
Teamsの「外部ユーザー」と「ゲストユーザー」は、それぞれ異なる目的と状況に適しています。この使い分けを理解することで、より安全で効率的な外部コラボレーションを実現できます。
「外部ユーザー（フェデレーション）」を使うべきシーン
- 目的: 相手の組織のTeamsユーザーと、手軽に1対1または少人数のグループでチャットや通話を行いたい場合。
- 情報の性質: 比較的機密性の低い、非構造化された情報交換が中心の場合。ファイルを共有するとしても、チャットで一時的に送受信する程度で、共同編集はあまり行わない場合。
- 共同作業の深さ: 一時的な質疑応答、簡単な確認、迅速な連絡など、限定的かつ短い期間のコミュニケーションが主な場合。
- 相手の状況: 相手もMicrosoft Teamsを利用している組織に所属しており、Teamsアカウントを持っていることが確実な場合。
例
- A社営業担当者とB社購買担当者が、見積もりのちょっとした確認や、進捗の問い合わせをチャットで頻繁に行う場合。
- 異なる会社のエンジニア同士が、簡単な技術的な質問やアドバイスを、互いのTeams環境から気軽に行いたい場合。
- パートナー企業と、会議前に少しだけ音声で打ち合わせたい場合。
「ゲストユーザー」を使うべきシーン
- 目的: 外部のユーザーを、あなたの組織の特定のTeamsチームに招き入れ、組織内のメンバーと同じように共同作業を行いたい場合。
- 情報の性質: プロジェクト計画、仕様書、共同作成する資料、タスクリストなど、構造化された情報や機密性の高い情報を共有し、共同編集が必要な場合。
- 共同作業の深さ: 長期間にわたるプロジェクト、複数のメンバーが関わる共同ドキュメント作成、共有のタスク管理など、継続的かつ密接な共同作業が必要な場合。
- 相手の状況: 相手がTeamsアカウントを持っていない個人（Outlook.comやGmailなど）でも利用可能です。
例
- 新製品開発プロジェクトに、外部のデザイナーやコンサルタントを参加させ、チームのチャネルで議論し、共有されたデザインファイルや仕様書を共同で編集したい場合。
- 期間限定の研修プログラムで、外部の講師をチームに招き、研修資料や課題を共有し、チャネルで受講生からの質問を受け付けたい場合。
- イベント運営のために、社外の協力会社と共同でToDoリスト（Planner）やスケジュール（カレンダー）を管理し、関連ファイルをチーム内で一元管理したい場合。
使い分けのまとめと判断基準
| 項目 | 外部ユーザー（フェデレーション） | ゲストユーザー |
| 相手の所属 | 別のTeams組織のユーザー | 任意の外部メールアドレス（Teamsアカウントの有無は問わない） |
| Teams環境 | 自分の組織のTeams環境を使用 | 招待された組織のTeamsチームに参加 |
| 招待プロセス | メールアドレス検索で直接チャット開始 | チーム所有者による招待 → 相手の承認 → サインイン |
| アクセスできる機能 | 1対1チャット、グループチャット、通話、会議招待、チャット内のファイル共有（自身のOneDrive） | チームのチャネル会話、チームのファイルタブ（SharePoint）、会議、チームのアプリ（Planner, Wikiなど） |
| 共同作業の深さ | 限定的、簡易的なコミュニケーション | 密接で継続的な共同作業、ファイル共同編集 |
| セキュリティ管理 | 各組織のTeams管理者が個別に管理 | 招待元組織のTeams管理者がゲストアクセス設定を一元管理 |
| 推奨シーン | 迅速な連絡、簡単な問い合わせ、互いにTeamsを利用している組織間での手軽なやり取り | 長期プロジェクト、共同文書作成、情報一元管理、チーム内で密接な連携が必要な場合 |
| 管理の労力 | 低 | 中（招待、権限管理、削除など） |
迷った時の判断基準
- チームのファイルやアプリを共同で使わせたいか？ → YESなら「ゲストユーザー」
- 一時的なチャットや通話だけで十分か？ → YESなら「外部ユーザー（フェデレーション）」
- 相手がTeamsアカウントを持っているか不明、または持っていないか？ → 「ゲストユーザー」
- 相手もTeamsユーザーで、気軽に連絡を取りたいだけか？ → 「外部ユーザー（フェデレーション）」
- 情報漏洩リスクを最小限に抑えたいか？ → 外部ユーザーの方がアクセス範囲は狭いが、ゲストユーザーでも適切なアクセス管理とポリシー運用で対応可能。
Teamsの外部連携機能を理解し、安全かつ効率的なコラボレーションを！
Teamsで社外のユーザーと連携するための「外部ユーザー（フェデレーション）」と「ゲストユーザー」は、それぞれ異なる特性と目的を持っています。
今回解説した「外部ユーザーは他組織のTeamsユーザーとの直接チャット・通話」であり、「ゲストユーザーは自組織のTeamsチームへの招待参加」という明確な違いを理解し、それぞれのメリット・デメリットを把握することで、あなたは状況に応じて最適なコラボレーション方法を選択できるようになります。
特に、ゲストユーザーの利用には、その高い共同作業の柔軟性と共に、セキュリティと管理の手間というデメリットも伴います。適切な運用のためには、組織のIT管理者が「外部アクセス」と「ゲストアクセス」の設定を適切に行い、必要なセキュリティポリシーを適用することが不可欠です。
