Teamsで「画面共有」と「ウィンドウ共有」ってどう違うの？使い分けで会議効率アップ！
Microsoft Teamsでのオンライン会議中、資料や画面を見せながら説明したいとき、「画面共有」と「ウィンドウ共有」のどちらを選べばいいのか迷ったことはありませんか？ どちらも「何かを見せる」機能ですが、実は大きな違いがあり、使い分けを間違えると、意図しない情報を見せてしまったり、相手が見づらくなってしまったりすることがあります。まるで、プレゼンテーション中に「全ページ見せるか、特定のページだけ見せるか」を決めずに資料を配ってしまうようなものです。
Teamsの「画面共有」ってどんな機能？
Teamsの「画面共有」（または「デスクトップ共有」）は、あなたのパソコンの画面全体を、会議の参加者全員に見せる機能です。まるで、会議室の大きなプロジェクターに、あなたのPCのデスクトップ画面をそのまま映し出すようなイメージです。
画面共有のメリット
- PCの操作全体を見せられる: アプリケーションの切り替え、デスクトップ上のファイル操作、複数のウィンドウを行き来するデモンストレーションなど、PCで行う一連の操作全体を参加者に見せたい場合に最適です。
- 手間が少ない: いちいち共有するアプリを選ぶ必要がなく、一度「画面共有」を選択すれば、PC上に表示されるすべてのものが共有されます。
- デモンストレーションに最適: ソフトウェアの使い方を説明したり、複数のシステムを横断して作業フローを説明したりするデモンストレーションを行う際に非常に便利です。
画面共有のデメリットと注意点
- 意図しない情報が見えてしまうリスク: これが最大のデメリットです。デスクトップ全体が共有されるため、プライベートな通知、関係ないメール、デスクトップ上の個人ファイル、機密性の高い情報などが、意図せず参加者に見えてしまう可能性があります。
- 参加者が見づらい場合がある: 画面解像度が高い場合、参加者のPCの画面では文字が小さすぎたり、全体像が把握しにくかったりすることがあります。
- 集中が分散する可能性: 共有している画面上に、会議とは関係ないウィンドウやアイコンが多数表示されていると、参加者の集中力が分散してしまうことがあります。
Teamsの「ウィンドウ共有」ってどんな機能？
Teamsの「ウィンドウ共有」（または「アプリケーション共有」）は、あなたのパソコンで開いている特定のアプリケーションのウィンドウだけを、会議の参加者に見せる機能です。デスクトップ全体ではなく、選んだアプリの画面だけが、まるで切り取られたかのように参加者に表示されます。
ウィンドウ共有のメリット
- セキュリティとプライバシーが高い: デスクトップ全体ではなく、特定のアプリケーションのウィンドウだけを共有するため、意図しない情報（個人的な通知、他のアプリの画面、デスクトップアイコンなど）が参加者に見えてしまうリスクを最小限に抑えられます。
- 参加者の集中を促す: 会議に関連する情報だけを明確に表示できるため、参加者の集中力を高められます。余計な情報が目に入らないため、本題に集中しやすい環境を作れます。
- 見やすい場合が多い: 共有する範囲が限定されるため、参加者の画面でも比較的見やすく表示されることが多いです。
ウィンドウ共有のデメリットと注意点
- 共有範囲が限定的: 共有しているアプリケーションのウィンドウから別のアプリケーションのウィンドウに切り替えると、その新しいウィンドウは参加者には表示されません。別のアプリを見せたい場合は、共有を一度停止し、新しいウィンドウを共有し直す必要があります。
- 準備が必要: 共有したいアプリケーションを事前に開いておく必要があります。
- 複数のウィンドウがあるアプリに注意: Google ChromeやMicrosoft Edgeのようなウェブブラウザで複数のウィンドウを開いている場合、どのウィンドウを共有するかを正確に選択する必要があります。タブではなくウィンドウ単位での共有です。
「画面共有」と「ウィンドウ共有」の具体的な使い分け
それぞれの機能のメリット・デメリットを踏まえると、以下のように使い分けるのが最も効果的です。会議の目的や見せたい内容に合わせて、最適な共有方法を選びましょう。
「画面共有」（デスクトップ共有）を選ぶべきシーン
- 複数のアプリケーションを切り替えて説明したい時: 例：Excelのデータを見ながら、そのデータを基にPowerPointでグラフを修正し、最終的にWordで報告書を作成する一連の作業フローを見せたい場合。
- Webサイトの操作や複数のWebページを移動しながら説明したい時: 例：複数のWebページを比較しながら、商品のデモンストレーションを行う場合。
- デスクトップ全体の状態やファイル構造を見せたい時: 例：フォルダーの構造を説明したり、特定のファイルをデスクトップから開く様子を見せたりする場合。
- 画面に表示されるすべての操作を参加者に見せる必要があるデモンストレーション: 特にITサポートやシステムの使い方を教える際など。
「ウィンドウ共有」（アプリケーション共有）を選ぶべきシーン
- 単一のアプリケーション（PowerPoint、Excel、Wordなど）の資料を見せたい時: 例：PowerPointのスライドを一枚一枚説明したい場合。この場合、発表者ツール（次のスライドやメモが見える機能）も同時に利用できます（TeamsのPowerPoint Live機能が特に推奨されます）。
- 特定のWebブラウザのウィンドウだけを見せたい時: 例：特定のWebサイトのコンテンツだけを共有し、他のブラウザウィンドウや通知は見せたくない場合。
- セキュリティやプライバシーを最優先したい時: デスクトップ上に機密情報が含まれるファイルや、個人的なチャットツール、メールなどが開かれている可能性がある場合。
- 参加者の集中を促したい時: 会議とは関係ない情報が共有画面に映り込むことを避け、参加者に本題に集中してもらいたい場合。
共有を始める前に確認しておきたいこと
どちらの共有方法を選ぶにしても、共有を始める前にいくつか確認しておくと、よりスムーズな会議進行につながります。
不要な通知はオフにしよう！
画面共有、特にデスクトップ全体を共有する際に、メールやチャットの通知がポップアップ表示されると、参加者に見えてしまう可能性があります。
対策: Windowsの「集中モード」（Windows 10/11）やmacOSの「集中モード」をオンに設定して、会議中は通知が表示されないようにしましょう。これは、Teamsの会議中に自動で有効になるように設定することも可能です。
- Windows 11の場合: 設定 > システム > 集中モード
- Teamsアプリ内での設定: Teamsアプリの設定 > 通知とアクティビティ > 会議と通話 > 「会議または通話中に通知を表示する」をオフに。
不要なウィンドウは閉じておこう！
共有したいアプリケーション以外の、個人的なチャットやメール、機密情報を含むウィンドウは、共有を始める前に閉じておきましょう。これにより、意図しない情報が漏洩するリスクを減らせます。
共有する画面を整理整頓しておこう！
デスクトップ共有を行う場合、デスクトップのアイコンやファイルが散乱していると、参加者が見づらかったり、プロフェッショナルな印象を与えなかったりします。共有前にデスクトップを整理しておくと良いでしょう。
発表者ツール（PowerPoint Live）を活用しよう！
PowerPoint資料を共有する場合は、Teamsの「PowerPoint Live」機能の活用を強く推奨します。これは「ウィンドウ共有」の一種ですが、TeamsがPowerPointファイルを直接クラウドから読み込んで共有するため、PCのリソース負荷が少なく、参加者の画面でも非常にクリアに表示されます。さらに、発表者側は、次のスライドのプレビューやメモ、参加者のチャットを見ながら発表できる「発表者ツール」を利用できるため、非常にスムーズなプレゼンテーションが可能です。
PowerPoint Liveの利用手順
- Teams会議中に、画面上部の「コンテンツを共有」アイコンをクリックします。
- 表示されるメニューの「PowerPoint Live」セクションで、共有したいPowerPointファイルを選択します。
- もし最近使ったファイルに表示されない場合は、「参照」をクリックしてPCやOneDriveからファイルを選択します。
使い分けをマスターして、Teams会議をもっと効果的に！
Teamsの「画面共有」と「ウィンドウ共有」は、どちらもオンライン会議における情報共有に不可欠な機能ですが、その特性を理解し、適切に使い分けることが会議の成功の鍵となります。
今回解説した「画面共有はPCのすべてを見せる万能だがリスクあり」「ウィンドウ共有は特定アプリだけを見せる安全な方法」という違いを理解し、それぞれのメリット・デメリットを踏まえて、会議の目的や見せたい内容に合わせて最適な共有方法を選べるようになったかと思います。
さらに、「通知のオフ」「不要なウィンドウの整理」「PowerPoint Liveの活用」といった共有前の準備を習慣にすることで、あなたはTeams会議における情報共有の達人となり、より効果的でプロフェッショナルなプレゼンテーションを実現できるでしょう。
