TeamsとPower Automate連携で人事関連ニュースの自動配信をしたい！作り方を分かりやすく説明

TeamsとPower Automate連携で人事関連ニュースを自動配信する！

「社内規定の変更や新しい福利厚生制度のお知らせ、従業員にちゃんと届いているかな？」「人事関連のニュースを毎回手動でTeamsに投稿するのが手間」「新着情報を従業員が見落としていないか心配」。従業員にとって、人事関連のニュースは自身の働き方や生活に直結する重要な情報です。しかし、その情報共有が滞ると、誤解が生じたり、制度の利用率が低下したりする原因にもなりかねません。

Power AutomateとTeams、そして人事関連ニュースの情報を管理するSharePointを組み合わせることで、新着の人事関連ニュースを自動でTeamsチャネルに配信する仕組みを構築できます。

なぜ人事関連ニュースの自動配信が大切なの？

人事関連ニュースの迅速かつ確実な配信は、従業員の満足度向上と企業のコンプライアンス維持に大きく貢献します。自動配信がもたらす具体的なメリットについて、一緒に見ていきましょう。

最新情報を確実に見落とさずに共有できるから

社内規定の変更、新しい福利厚生制度の導入、健康診断の案内など、人事関連のニュースは従業員にとって「知っておくべき」情報です。しかし、忙しい日々の中で、メールや社内ポータルの更新を見落としてしまう従業員も少なくありません。自動配信システムは、新着ニュースをTeamsという日々の業務で慣れ親しんだプラットフォームに直接通知するため、情報の見落としを大幅に減らし、全従業員が常に最新の情報にアクセスできる環境を提供します。

人事・総務部門の連絡業務負担を大幅に軽減できるから

人事関連のニュースを従業員に共有するたびに、人事・総務部門が全従業員向けにメールを作成したり、社内ポータルを更新したり、Teamsに手動で投稿したりする作業は、大きな手間です。特に従業員数が多い企業ほど、その負担は増大します。自動配信システムを導入することで、これらの定型的な連絡業務から解放され、担当者は従業員個別の相談対応や、より戦略的な人事施策の企画といった、価値の高い業務に集中できるようになります。

従業員エンゲージメントとコンプライアンスを向上させるから

企業が従業員にとって有益な情報をタイムリーに、かつ手軽に提供する姿勢は、従業員の企業への信頼感とエンゲージメントを高めます。また、新しい規定や方針が迅速に伝わることで、従業員のコンプライアンス意識も向上し、法的なリスクを低減することにも繋がるでしょう。これは、従業員満足度の向上と、健全な企業運営の両面で重要な要素です。

問い合わせ対応を減らし、自己解決を促せるから

情報が散らばっていたり、どこを見ればよいか分からなかったりすると、「〇〇制度について教えてください」「最新の就業規則はどこにありますか？」といった問い合わせが人事・総務部門に集中します。自動配信システムで情報が一元化され、アクセスしやすくなることで、従業員自身が疑問を解決しやすくなり、問い合わせ対応の負担を軽減できるでしょう。

構築システムの準備を始めよう

人事関連ニュースの自動配信システムを作る前に、いくつか確認し、準備しておくべきことがあります。これらを事前に整理しておくことで、スムーズに自動化を進められます。

人事関連ニュースの「置き場所」を決めよう

Power Automateが新しい人事関連ニュースを検知するためには、その情報がどこかに保存されており、Power Automateからアクセスできる必要があります。Microsoft 365環境では「SharePoint」が最適です。

• SharePointニュース機能の活用（推奨）:
  • SharePointサイトの「ニュース」機能を使って人事関連のニュース記事を作成します。これはブログのように記事を投稿・管理できる機能で、Teamsに共有しやすい形式です。
  • 利点: Power Automateのトリガーが豊富で、自動通知がしやすい。記事ごとにURLが生成される。
• SharePointドキュメントライブラリの活用:
  • 人事関連の規定、マニュアル、お知らせなどのPDFやWordファイルを特定のドキュメントライブラリに保存します。
  • 利点: 既存のファイルをそのまま活用できる。
• SharePointリストの活用:
  • 簡易的なお知らせやFAQをリスト形式で管理している場合。
• （補足）外部ブログやWebサイトからのニュース:
  • 人事部門が外部ブログや採用サイトでニュースを発信している場合、そのサイトがRSSフィードを提供していれば、RSSコネクタで自動検知できます（前回の「新着ブログ記事通知」の応用）。

配信先のTeamsチャネルを決めよう

新着の人事関連ニュースの通知を、どのTeamsチャネルに表示したいのかを決定します。

• 全従業員向けチャネル（推奨）: 全社_お知らせ、人事ニュース、一般といった全従業員が参加しているパブリックチャネル。これが最も効果的な情報伝達の場所です。
• 人事・総務部門向けチャネル: ニュースの公開状況や、従業員からのリアクションを監視するため、部門内のチャネルにも通知することも検討します。
• 特定の部署向けチャネル（オプション）: 特定の部署に関連する新しい規定や制度の場合、その部署のチャネルにも通知します。

配信する「メッセージ内容」を考えよう

自動でTeamsに投稿されるメッセージは、簡潔かつ明確で、従業員が次の行動に移しやすい情報が過不足なく含まれている必要があります。

• 件名: 【📢人事ニュース】新しい福利厚生制度のお知らせ のように、一目でわかるようにします。
• 記事タイトル: ニュース記事のタイトル。
• 発行元/投稿者: 人事部、〇〇担当者など。
• 公開日時: ニュースが公開されたタイムスタンプ。
• 概要: ニュースの要約や、主な変更点、従業員への影響など。
• 詳細へのリンク: ニュース記事や規定のページ、関連フォームへの直接リンク。
• 重要度: Power AutomateのTeamsアクションで「重要度」を「重要」に設定することを検討しましょう。

必要な「権限」を確認しよう

Power Automateでフローを作成し、人事関連ニュースの情報源から情報を読み取り、Teamsにメッセージを送信するためには、フローを実行するアカウントが適切な権限を持っている必要があります。

• SharePointサイトへのアクセス権: 監視対象のSharePointサイトやニュース投稿リスト、ドキュメントライブラリに対する「読み取り」権限が必要です。
• Teamsチャネルへのメッセージ投稿権: 投稿先のTeamsチャネルへのメッセージ投稿権限が必要です。

Power Automateで自動化を設定しましょう（基本編）

ここからはいよいよ、Power Automateを使って人事関連ニュースの自動配信フローを作成していきます。SharePointサイトの「ニュース」が更新されたことをトリガーに、Teamsチャネルへ自動通知を送る基本的なフローから見ていきましょう。

フローを作成する場所を決めよう

Power Automateのウェブサイトにアクセスし、左側のメニューから「作成」を選択します。今回は、特定のイベント（SharePointニュースの公開）が発生したときに自動的に実行されるフローなので、「自動化したクラウド フロー」を選択します。

トリガーを設定しましょう

フローのトリガーとは、「いつ」このフローを実行するかを決定するものです。ここでは、SharePointサイトで新しいニュースが公開されたときにフローを実行したいので、トリガーには「ニュース投稿が公開されたとき (SharePoint)」を選択します。

作成例1：SharePointニュースが公開されたらTeamsチャネルに自動通知

このフローは、SharePointサイトに新しいニュース記事が公開されたことを検知し、その内容をTeamsチャネルに自動で投稿します。

1. Power Automateにサインインします。お使いのMicrosoft 365アカウントでPower Automateのウェブサイト（https://make.powerautomate.com/）にアクセスし、サインインします。
2. 「作成」から「自動化したクラウド フロー」を選択します。左側のナビゲーションペインにある「作成」をクリックし、表示されるオプションの中から「自動化したクラウド フロー」を選択します。
3. フロー名を指定し、トリガーを検索します。フロー名には「人事ニュース_Teams自動配信」など、分かりやすい名前を付けます。「フローのトリガーを選択してください」の検索ボックスに「SharePoint」と入力し、「ニュース投稿が公開されたとき (SharePoint)」を選択して「作成」をクリックします。
4. トリガーの詳細を設定します。
   • サイトのアドレス: 人事関連ニュースが公開されるSharePointサイトのURLを選択します。
     • ヒント: 通常、SharePointサイトのトップページや、人事部門専用サイトのURLです。
5. 新しいステップを追加し、Teamsにメッセージを投稿します。「+ 新しいステップ」をクリックします。検索ボックスに「Teams」と入力し、「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」を選択します。
   • 投稿者: 「Flow bot」を選択します。
   • 投稿先: 「チャネル」を選択します。
   • チーム: 通知を投稿したいTeamsのチームを選択します（例: 全社情報共有）。
   • チャネル: 通知を投稿したいチャネル（例: 人事ニュース、お知らせ）を選択します。
   • メッセージ: ここに投稿したいメッセージ内容を記述します。SharePointニュースから取得した情報を動的なコンテンツとして挿入できます。

     【📢人事ニュース：新着】
     
     新しい人事関連ニュースが公開されました！
     ぜひご確認ください。
     
     タイトル: @{triggerOutputs()?['body/Title']}
     公開日: @{formatDateTime(triggerOutputs()?['body/Created'], 'yyyy/MM/dd HH:mm')}
     投稿者: @{triggerOutputs()?['body/Author']?['DisplayName']}
     
     ▼概要:
     @{triggerOutputs()?['body/Description']} (ニュースページの概要または最初の数行)
     
     ▼詳細はこちら
     [ニュース記事を開く]@{triggerOutputs()?['body/FullPageUrl']}
     

     • 補足：Titleはニュース記事のタイトル、Createdは作成日時、Author/DisplayNameは作成者、Descriptionは概要、FullPageUrlはニュース記事への直接リンクです。formatDateTime関数は、日付と時刻の表示形式を整えるために使用します。
   • 重要度: 「重要」を選択します。
6. フローを保存してテストします。画面右上の「保存」をクリックします。保存後、「テスト」をクリックし、「手動」を選択して「テスト」をクリックします。SharePointサイトの「ニュース」機能で、新しいニュース記事を作成・公開します。

   Power Automateのフロー実行履歴を確認し、Teamsの指定チャネルにニュースが投稿されていることを確認します。

アクションを設定しましょう

トリガーが発動したら、次に「何を」するのかを設定します。これがアクションです。

• SharePointアクション:
  • 「ニュース投稿が公開されたとき」: SharePointサイトで新しいニュース記事が公開されたことを検知するトリガー。
• Teamsアクション:
  • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」: 取得した人事関連ニュースの情報をTeamsチャネルに投稿します。
  • 「重要度」の設定: このアクションの設定項目の中に、「重要度」というドロップダウンがあります。人事関連ニュースは従業員の関心が高いため、「重要」を選択することを検討しましょう。

通知メッセージのカスタマイズをしましょう

メッセージの内容は、動的なコンテンツを利用して、ニュース記事のタイトル、投稿者、公開日、概要、そして元の記事へのリンクなどを自動的に埋め込むことができます。

• 記事タイトル: Title
• 投稿者: Author/DisplayName
• 公開日時: Created
• 概要: Description (SharePointニュースの概要欄)
• 記事へのリンク: FullPageUrl

これらの情報をメッセージ本文に適切に配置することで、Teamsのメンバーが、何のニュースが、誰によって、いつ公開され、主な内容が何か、そして詳細を確認するにはどうすればよいかを、一目で把握できるように工夫しましょう。簡潔で分かりやすいメッセージと、すぐにアクセスできるリンクが重要です。

Power Automateで自動化を設定しましょう（応用編）

基本編で作成したフローをさらに便利にするための応用テクニックを見ていきましょう。

特定のカテゴリやタグが付いたニュースのみを配信する

人事関連ニュースの中でも、特定のカテゴリ（例：福利厚生、健康管理）に属する記事や、特定のタグが付いた記事のみをTeamsに配信したい場合があります。

作成例2：特定のカテゴリやタグが付いたニュースのみを配信するPower Automateフロー

SharePointニュース記事にカテゴリやタグを列として設定しておき、その値に基づいて通知を分岐させます。

1. 基本編のフロー（人事ニュース_Teams自動配信）を開きます。
2. トリガー（ニュース投稿が公開されたとき）の後に「条件」アクションを追加します。「+ 新しいステップ」をクリックし、「条件」を検索して選択します。
3. 条件を設定しましょう。SharePointニュースの「ページ」には、カスタム列を追加できます。例えば、「カテゴリ」（選択肢列）や「タグ」（管理メタデータ列）を追加しておきます。
   • 例1：カテゴリが「福利厚生」の場合
     • 左側の値: @{triggerOutputs()?['body/カテゴリ']?['Value']} (SharePointのカスタムカテゴリ列)
     • 演算子: 「次の値と等しい」
     • 右側の値: 「福利厚生」
   • 例2：概要に特定のキーワードが含まれる場合
     • 左側の値: @{triggerOutputs()?['body/Description']} (ニュースの概要)
     • 演算子: 「次の値を含む」
     • 右側の値: 「健康診断」
4. Teamsへのメッセージ投稿アクションを、この条件の「はい」のパスの中に移動させます。
5. フローを保存してテストします。SharePointニュース記事に特定のカテゴリやキーワードを設定して公開し、通知が正しくフィルタリングされて届くことを確認します。

新着ニュースを特定の部署のチャネルにも分岐配信する

全社への通知とは別に、特定の部署（例：経理部、営業部）に関連する人事ニュース（例：経費精算規定の変更、営業手当の見直し）があった場合に、その部署のチャネルにも通知します。

作成例3：新着ニュースを特定の部署のチャネルにも分岐配信するPower Automateフロー

基本編のフローに、さらに「切り替え」アクションを追加し、ニュースの内容に応じて通知先を分岐させます。

1. 基本編のフロー（人事ニュース_Teams自動配信）を開きます。
2. トリガー（ニュース投稿が公開されたとき）の後に「切り替え」アクションを追加します。「+ 新しいステップ」をクリックし、「切り替え」を検索して選択します。
   • On: ニュース記事のカテゴリ、タグ、またはタイトルに含まれるキーワードなどを基に分岐します。例: @{triggerOutputs()?[‘body/カテゴリ’]?[‘Value’]}
3. 「切り替え」の各ケースを設定します。
   • Case 1: カテゴリが「経理関連」の場合
     • 値が次の値と等しい場合: 経理関連
     • このケースの中にTeams通知アクションを追加:
       • 投稿先: チャネル
       • チーム: 経理部
       • チャネル: 経理部_お知らせチャネル
       • メッセージ: 経理部向けの通知メッセージ。
   • Case 2: カテゴリが「営業関連」の場合
     • 値が次の値と等しい場合: 営業関連
     • このケースの中にTeams通知アクションを追加:
       • 投稿先: チャネル
       • チーム: 営業部
       • チャネル: 営業部_お知らせチャネル
       • メッセージ: 営業部向けの通知メッセージ。
   • 既定: どのケースにも当てはまらない場合の処理（例: 全社共通のチャネルに通知）。基本編で設定した全社向け通知アクションをここに移動させます。
4. フローを保存してテストします。SharePointニュース記事にカテゴリを設定して公開し、設定した部署のチャネルに通知が届くことを確認します。

ニュース公開後に、従業員の閲覧状況をトラッキングする（高度）

重要なニュース（例: 就業規則改訂）の場合、通知が届いただけでなく、従業員が実際にニュース記事を閲覧したかどうかを確認したい場合があります。

作成例4：ニュース公開後に、従業員の閲覧状況をトラッキングするPower Automateフロー（高度）

この機能は、SharePointの監査ログやPower BIとの連携、またはFormsでの閲覧確認アンケートなど、より高度な技術を要します。

1. 基本編のフロー（人事ニュース_Teams自動配信）に、追加のステップと、別途Power BI連携を設定します。
2. （SharePointでの設定）:
   • SharePointサイトの利用状況レポートや監査ログ機能を活用します。
   • ニュース記事のページに、簡単な「確認しました」ボタン付きのFormsを埋め込むことも検討します。
3. （Power Automateフローの追加）:
   • 「スケジュール済みクラウド フロー」を新規作成: 毎日実行。
   • 「アイテムの取得 (SharePoint)」アクション: ニュース記事が保存されているサイトページライブラリから、特定のニュース記事の「閲覧者数」や「最終閲覧日時」といった統計情報を取得します（SharePointのサイト利用状況データから取得できる場合）。
   • 「アイテムの取得 (SharePoint)」アクション: 「確認しました」Formsの回答ログを取得します。
   • 「アプライ トゥー イーチ」と「条件」: 全従業員リストとこれらの閲覧/回答ログを照合し、未閲覧者/未回答者を特定します。
   • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション: 未閲覧者/未回答者へリマインド通知を送信。
4. （Power BIでの可視化）:
   • SharePointのサイト利用状況データや、Formsの回答データをPower BIでデータソースとして追加します。
   • レポートで、各ニュース記事の閲覧者数、閲覧率、未閲覧者リストなどを可視化します。Teamsにタブとして埋め込み、人事部門がいつでも進捗を確認できるようにします。

メリット: 従業員への情報伝達の確実性を数値で把握でき、コンプライアンス順守の状況を客観的に評価できるようになります。

エラー対策とトラブルシューティングを確認しましょう

Power Automateフローは、確実に動作することが求められます。特に人事関連ニュースの配信は、コンプライアンスに関わるため、信頼性が非常に重要です。よくあるエラーとその対策、そしてトラブルシューティングのポイントをご紹介します。

権限不足のエラーが出た場合

「アクセスが拒否されました」といったエラーメッセージが表示される場合、Power AutomateがSharePointのニュースを読み取ったり、Teamsにメッセージを送信したりするための権限が不足している可能性があります。

• 対策: フローを実行するアカウントが、対象のSharePointサイトに対して「読み取り」権限（ニュース取得のため）と、Teamsチャネルへのメッセージ投稿権限を持っていることを確認してください。人事・総務部門やシステム管理者がフローを作成・管理するのが望ましいでしょう。

SharePointのニュース公開設定の確認

ニュースが公開されているにも関わらずトリガーが動作しない場合、SharePointのニュース機能の公開設定が影響している可能性があります。

対策

• SharePointニュース記事が「公開済み」の状態になっているか確認しましょう。下書きの状態ではトリガーされません。
• ニュースが投稿されるライブラリ（通常は「サイトのページ」ライブラリ）のバージョン管理設定が適切か確認しましょう。

通知がTeamsに届かない場合（フローは成功しているのに）

Power Automateの実行履歴ではフローが「成功」しているのに、Teamsに通知が届かない場合があります。

対策

• Teamsの通知設定: 受信側のTeamsで、Flow botからの通知がブロックされていないか、ミュートされていないかなどを確認してください。
• チャネルの選択ミス: 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」アクションで、意図したチャネルが正しく選択されているか、タイプミスがないかを再確認しましょう。
• 接続の正常性: Power Automateの「データ」→「接続」で、Teamsへの接続が正常に確立されているかを確認しましょう。

フローの履歴を確認しましょう

エラーが発生した場合や、フローが意図通りに動作しない場合は、Power Automateのフロー実行履歴を確認することが最も重要ですされます。

手順

1. Power Automateの「マイ フロー」から、該当のフローを選択します。
2. 「実行履歴」タブをクリックします。
3. 失敗した実行、または成功したものの動作が怪しい実行を選択すると、フローの各ステップがどのように実行されたか、どこでエラーが発生したか、そして入力/出力データやエラーメッセージの詳細を確認できます。

ポイント: 各アクションの「入力」と「出力」を確認することで、どのデータがどのように処理され、どこで問題が発生したのかを詳細に把握できます。特にSharePointのトリガーが期待通りに起動しているか、取得したニュース情報が正しいかを確認しましょう。

セキュリティとアクセス管理を確認しましょう

人事関連ニュースは、従業員の働き方や福利厚生に関わる重要な情報であり、アクセス権限の管理が不可欠です。自動配信システムを構築する際は、セキュリティとアクセス管理に細心の注意が必要です。

SharePointサイトの権限設定を適切にしましょう

人事関連ニュースが保存されるSharePointサイトやニュース機能の権限は厳密に管理する必要があります。

• 閲覧権限: 全従業員が最新のニュースを閲覧できるよう、「閲覧者」権限を付与しましょう。
• 編集権限: ニュース記事の作成・公開を担当する人事・総務部門などの限られたメンバーにのみ、「編集者」または「貢献」権限を付与しましょう。
• 最小限の原則: 必要な人にのみ最小限の権限を与えましょう。

Teamsチャネルの権限設定を適切にしましょう

人事関連ニュースが送信されるTeamsチャネルのメンバーシップも適切に管理しましょう。

• パブリックチャネルの利用: 全従業員に広く共有したい場合は、パブリックチャネルが適しています。
• プライベートチャネルの利用: 特定の部署に関する人事ニュースなど、機密性が高い情報や対象が限定的な場合は、プライベートチャネルとし、必要なメンバーのみを招待しましょう。

フローの作成と実行権限を管理しましょう

この自動化フローは、会社の公式情報や従業員に関わる情報を扱うため、不用意に作成・変更・実行できないように、適切な権限管理が必要です。

• フロー作成者の制限: 重要なフローの作成権限は、人事・総務部門の担当者や特定のシステム管理者にのみ付与することを検討しましょう。
• 共有の最小化: フローを他のユーザーと共有する際は、実行のみの権限に限定し、共同所有者としての共有は慎重に検討しましょう。共同所有者はフローを編集できるため、意図しない変更のリスクがあります。
• サービスアカウントの利用: フローの実行アカウントが個人アカウントではなく、専用のサービスアカウントであれば、個人の人事異動や退職の影響を受けにくく、権限管理も一元化しやすいでしょう。

まとめ

Power AutomateとTeams、SharePointを組み合わせることで、人事関連ニュースを自動で配信する方法について、基本的な設定から応用、エラー対策、そしてセキュリティとアクセス管理まで、詳細に解説してきました。

この自動配信システムは、人事関連情報の見落としを防ぎ、情報共有の負担を軽減し、従業員への情報伝達の確実性を高めるための強力なツールとなるでしょう。結果として、従業員エンゲージメントの向上と、人事・総務部門の業務効率化に大きく貢献できます。