請求書発行通知をTeams・Power Automateで営業・経理へ連携する！自動化する作成方法

Power Automateで請求書発行を自動通知！営業・経理へ連携する！

「請求書を発行したのに、営業担当者が顧客に連絡し忘れてしまう」「経理部門への情報共有が遅れて、入金確認がスムーズにいかない」。このような課題は、営業部門と経理部門の間でよく耳にするのではないでしょうか。手動での連絡や情報連携は、ミスや遅延のリスクが高く、業務効率の低下を招きがちです。

Power AutomateとTeams、そして請求書データを管理するシステム（ここでは簡易的にSharePointリストを想定）を組み合わせることで、請求書が発行されたことを自動で検知し、営業部門と経理部門へ迅速に通知する仕組みを構築できます。この記事では、請求書発行プロセスにおける部門間連携を強化し、業務効率を飛躍的に向上させる具体的な方法を、分かりやすく解説します。

なぜ請求書発行通知を自動化することが大切なのでしょう？

請求書発行は、企業の収益に直結する重要な業務です。このプロセスにおける部門間連携を自動化することは、多くのメリットをもたらします。どんな良いことがあるのか、一緒に見ていきましょう。

営業部門が顧客へのフォローを迅速に行えるから

請求書が発行されたことを営業担当者がタイムリーに把握することで、顧客への請求書送付連絡や、入金予定の確認といったフォローアップを迅速に行えます。これにより、顧客からの問い合わせに先回りして対応できたり、入金遅延のリスクを低減したりすることが可能になります。顧客満足度の向上とキャッシュフローの健全化に貢献するでしょう。

経理部門の入金確認がスムーズになるから

経理部門は、請求書が発行されたことを早期に知ることで、入金予定を正確に把握し、効率的な消込作業を行う準備ができます。請求書データが自動で連携されることで、手動での情報入力や照合の手間が省け、入金確認の精度とスピードが向上します。これにより、未入金の早期発見にも繋がり、財務状況の健全性を保つ上で非常に重要です。

人的ミスが減り、部門間の連携が強化されるから

手動での情報共有や連携は、連絡漏れ、伝達ミス、情報のタイムラグといった人的ミスのリスクを伴います。Power Automateによる自動通知は、請求書発行というイベントをトリガーとして、必要な情報を正確に、そしてタイムリーに各部門に届けます。これにより、部門間の連携が強化され、業務のボトルネックが解消され、組織全体の生産性が向上します。

業務効率が向上し、無駄な作業が減るから

請求書発行後の営業部門や経理部門への個別連絡、情報確認といった定型作業は、多くの時間を消費します。自動通知システムを導入することで、これらのルーティンワークから解放され、営業担当者は顧客対応に、経理担当者は財務分析や戦略策定といった、より価値の高い業務に集中できるようになります。結果として、組織全体の業務効率が向上し、人件費の削減にも繋がる可能性があります。

管理システムの準備を始めましょう

請求書発行通知の自動化システムを構築する前に、いくつか確認し、準備しておくべきことがあります。これらを事前に整理しておくことで、スムーズに自動化を進めることができます。

請求書データの「置き場所」を決めましょう

請求書が発行されたという情報をPower Automateが検知するためには、その情報がどこかに保存されている必要があります。ここでは、簡易的に「SharePointリスト」に請求書データが登録されることを想定して進めます。

SharePointリストの作成:
- 請求書データを管理するためのSharePointサイトを選択または新規作成します。
- リスト名（例：請求書発行情報）で新しいリストを作成します。
- 必要な列の追加（例）:
  - タイトル（既定）: 請求書番号
  - 顧客名: テキスト（1行）
  - 請求金額: 数値（通貨）
  - 発行日: 日付と時刻
  - 支払期限: 日付と時刻
  - 担当営業名: テキスト（1行）またはユーザー列
  - 担当営業メールアドレス: テキスト（1行）
  - 請求書URL: ハイパーリンクまたは画像（発行された請求書のPDFなどへのリンク）
  - 請求ステータス: 選択肢（例：「発行済み」「入金待ち」「入金済み」「キャンセル」など）、既定値は「発行済み」
（補足）既存システムとの連携:もし貴社で既に会計システムやCRMシステムで請求書を発行している場合、そのシステムがPower Automateのコネクタを提供しているか確認してください（例: Dynamics 365 Finance, SAP Concurなど）。コネクタがあれば、SharePointリストを介さずに直接連携できる場合があります。コネクタがない場合は、システムからCSVファイルをエクスポートし、それをOneDrive/SharePointに保存する、またはAPI連携（より高度）を検討します。

通知を送るTeamsのチャネルを決めましょう

請求書発行の通知を送るTeamsのチャネルを、営業部門と経理部門それぞれに準備します。

営業部門向けチャネル: 営業部全体への情報共有や、請求書に関する連絡を行うチャネル（例: 営業部全体、営業部_請求連絡）。
経理部門向けチャネル: 請求書の入金確認や消込に関する連絡を行うチャネル（例: 経理部_請求書確認、経理部_入金管理）。
個人への通知: 各請求書の担当営業には、個人のチャットで通知を送ることも検討します。

通知メッセージの内容を考えましょう

自動で送信される通知メッセージは、簡潔かつ分かりやすく、必要な情報が過不足なく含まれている必要があります。

営業部門向け通知

請求書が発行された旨、請求書番号、顧客名、請求金額、支払期限、請求書PDFへのリンク。
担当営業への直接の行動喚起（例: 顧客への連絡）。

経理部門向け通知

新しい請求書が発行された旨、請求書番号、顧客名、請求金額、発行日、支払期限、担当営業名、請求書PDFへのリンク。
入金確認のための準備を促す内容。

Power Automateで自動化を設定しましょう（基本編）

Power Automateを使って請求書発行通知のフローを作成していきます。SharePointリストに請求書情報が登録されたことをトリガーに、営業部門と経理部門へTeams通知を送る基本的なフローから見ていきましょう。

フローを作成する場所を決めましょう

Power Automateのウェブサイトにアクセスし、左側のメニューから「作成」を選択します。今回は、SharePointリストに新しい請求書情報が追加されたときに自動的に実行されるフローなので、「自動化したクラウドフロー」を選択します。

トリガーを設定しましょう

フローのトリガーとは、「いつ」このフローを実行するかを決定するものです。SharePointリストに新しい請求書情報が追加されたときにフローを実行したいので、トリガーには「新しい項目が作成されたとき (SharePoint)」を選択します。

作成例1：請求書情報がSharePointリストに追加されたら営業・経理へTeams通知

このフローは、SharePointリストに新しい請求書情報が作成されたことを検知し、営業部門と経理部門のTeamsチャネル、そして担当営業個人へ通知を送信します。

Power Automateにサインインします。お使いのMicrosoft 365アカウントでPower Automateのウェブサイト（https://make.powerautomate.com/）にアクセスし、サインインします。
「作成」から「自動化したクラウドフロー」を選択します。左側のナビゲーションペインにある「作成」をクリックし、表示されるオプションの中から「自動化したクラウドフロー」を選択します。
フロー名を指定し、トリガーを検索します。フロー名には「請求書発行通知（営業・経理連携）」など、分かりやすい名前を付けます。「フローのトリガーを選択してください」の検索ボックスに「SharePoint」と入力し、「新しい項目が作成されたとき (SharePoint)」を選択して「作成」をクリックします。
トリガーの詳細を設定します。
- サイトのアドレス: 請求書発行情報リストを作成したSharePointサイトのURLを選択します。
- リスト名: 作成したSharePointリスト（例：請求書発行情報）を選択します。
新しいステップを追加し、Teamsに営業部門への通知を投稿します。「+ 新しいステップ」をクリックします。検索ボックスに「Teams」と入力し、「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」を選択します。
- 投稿者: 「Flow bot」を選択します。
- 投稿先: 「チャネル」を選択します。
- チーム: 営業部門が所属するTeamsのチームを選択します。
- チャネル: 営業部門の通知用チャネル（例：営業部_請求連絡）を選択します。
- メッセージ:
  【📢請求書発行のお知らせ - 営業部門へ】新しい請求書が発行されました。顧客へのフォローアップをお願いします。請求書番号: @{triggerOutputs()?['body/Title']} 顧客名: @{triggerOutputs()?['body/顧客名']} 請求金額: @{triggerOutputs()?['body/請求金額']}円支払期限: @{formatDateTime(triggerOutputs()?['body/支払期限'], 'yyyy/MM/dd')} 担当営業: @{triggerOutputs()?['body/担当営業名']} 請求書PDFはこちら: @{triggerOutputs()?['body/請求書URL']}
  補足：TitleはSharePointリストの「請求書番号」列、顧客名などはリストの列名に対応します。formatDateTime関数は日付の表示形式を整えるために使用します。

新しいステップを追加し、Teamsに経理部門への通知を投稿します。「+ 新しいステップ」をクリックし、「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクションを追加します。

投稿者: 「Flow bot」を選択します。
投稿先: 「チャネル」を選択します。
チーム: 経理部門が所属するTeamsのチームを選択します。
チャネル: 経理部門の通知用チャネル（例：経理部_請求書確認）を選択します。

メッセージ:

【📢請求書発行のお知らせ - 経理部門へ】

新しい請求書が発行されました。入金確認の準備をお願いします。

請求書番号: @{triggerOutputs()?['body/Title']}
顧客名: @{triggerOutputs()?['body/顧客名']}
請求金額: @{triggerOutputs()?['body/請求金額']}円
発行日: @{formatDateTime(triggerOutputs()?['body/発行日'], 'yyyy/MM/dd')}
支払期限: @{formatDateTime(triggerOutputs()?['body/支払期限'], 'yyyy/MM/dd')}
担当営業: @{triggerOutputs()?['body/担当営業名']}

請求書PDFはこちら: @{triggerOutputs()?['body/請求書URL']}

新しいステップを追加し、担当営業個人への通知を投稿します（オプション）。「+ 新しいステップ」をクリックし、「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクションを追加します。
- 投稿者: 「Flow bot」を選択します。
- 投稿先: 「チャット」を選択します。
- 受信者: 担当営業のメールアドレス（SharePointリストの「担当営業メールアドレス」列から取得）を選択します。
- メッセージ:
  @{triggerOutputs()?['body/担当営業名']}様請求書番号 @{triggerOutputs()?['body/Title']} が発行されました。顧客名: @{triggerOutputs()?['body/顧客名']} 請求金額: @{triggerOutputs()?['body/請求金額']}円支払期限: @{formatDateTime(triggerOutputs()?['body/支払期限'], 'yyyy/MM/dd')} 顧客への通知、入金確認のフォローアップをお願いいたします。
フローを保存してテストします。画面右上の「保存」をクリックします。保存後、「テスト」をクリックし、「手動」を選択して「テスト」をクリックします。SharePointリスト（請求書発行情報）に新しいアイテム（請求書情報）を手動で登録します。
Power Automateのフロー実行履歴を確認し、営業部門と経理部門のTeamsチャネル、および担当営業個人に通知が届いていることを確認します。

アクションを設定しましょう

トリガーが発動したら、次に「何を」するのかを設定します。これがアクションです。

Teamsアクション

「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」: 営業部門、経理部門、担当営業個人へ通知を送信します。このアクションを複数回使用し、それぞれの通知先とメッセージ内容をカスタマイズします。

SharePointアクション

「新しい項目が作成されたとき」: 請求書情報がSharePointリストに追加されたことを検知するトリガー。
「項目を更新します」: 応用編でステータスを更新する際に使用します。

通知メッセージのカスタマイズをしましょう

メッセージの内容は、動的なコンテンツを利用して、請求書番号、顧客名、請求金額、発行日、支払期限、担当営業名、請求書PDFへのリンクなどを自動的に埋め込むことができます。

請求書番号: Title
顧客名: 顧客名 (SharePointリストの列名)
請求金額: 請求金額
発行日: 発行日
支払期限: 支払期限
担当営業名: 担当営業名
請求書URL: 請求書URL

これらの情報をメッセージ本文に適切に配置することで、受け取った人が一目で何の請求書が、誰宛てに、いくらで、いつまでに、誰が担当しているのかを把握できるように工夫しましょう。請求書PDFへの直接リンクを含めることで、迅速な確認を促せます。

Power Automateで自動化を設定しましょう（応用編）

基本編で作成したフローをさらに便利にするための応用テクニックを見ていきましょう。

請求ステータスの変化を自動で通知する

経理部門がSharePointリストの「請求ステータス」を更新した際（例: 「入金済み」になったなど）に、その変更内容を営業部門や担当営業に自動で通知することで、常に最新の状況を共有できます。

作成例2：請求ステータスの変化を自動で通知するPower Automateフロー（別フロー）

このフローは、SharePointリストのアイテムが変更されたことをトリガーに、ステータスの変更を検知して通知します。

新しいフローを「自動化したクラウドフロー」として作成します。
- フロー名：「請求ステータス変更通知」
- トリガー: 「項目が変更または作成されたとき (SharePoint)」を選択します。
- サイトのアドレス: 請求書発行情報リストのSharePointサイトを選択します。
- リスト名: 請求書発行情報リストを選択します。
新しいステップを追加し、ステータスの変更を検知する条件分岐を設定します。
- 「条件」アクションを追加します。
- 左側の値: 動的なコンテンツのリストから「請求ステータス値 (変更前)」（トリガーからの出力）を選択します。
- 演算子: 「次の値と等しくない」を選択します。
- 右側の値: 動的なコンテンツのリストから「請求ステータス値 (変更後)」（トリガーからの出力）を選択します。
- 補足：これにより、「請求ステータス」列の値が変更された場合のみ「はい」のパスに進みます。
「はい」のパスに「切り替え」アクションを追加し、ステータスの種類に応じて通知を分岐します。
- 「切り替え」アクションを追加します。
- On: 動的なコンテンツのリストから「請求ステータス値 (変更後)」（トリガーからの出力）を選択します。
各ステータス変更に応じた通知を設定します。
- Case 1: 「入金済み」になった場合
  - 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション（営業部門チャネル向け）:
    - 投稿者: Flow bot
    - 投稿先: チャネル
    - チーム: 営業部門チーム
    - チャネル: 営業部通知チャネル
    - メッセージ:
      【✅入金確認のお知らせ】以下の請求書の入金が確認されました。請求書番号: @{triggerOutputs()?['body/Title']} 顧客名: @{triggerOutputs()?['body/顧客名']} 請求金額: @{triggerOutputs()?['body/請求金額']}円担当営業: @{triggerOutputs()?['body/担当営業名']} ご対応ありがとうございました。
  - （オプション）担当営業個人への通知:
    - 投稿先: チャット
    - 受信者: 担当営業メールアドレス
    - メッセージ:
      @{triggerOutputs()?['body/担当営業名']}様請求書番号 @{triggerOutputs()?['body/Title']} (顧客名: @{triggerOutputs()?['body/顧客名']}) の入金が確認されました。
- Case 2: 「キャンセル」になった場合
  - 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション（営業部門チャネル向け）:
    - 投稿先: チャネル
    - メッセージ: 「請求書番号〇〇〇がキャンセルされました。」といった内容。
  - （オプション）担当営業個人への通知:
フローを保存してテストします。SharePointリストの請求書情報アイテムを開き、ステータスを「発行済み」→「入金済み」と変更してみて、それぞれの通知がTeamsに届くことを確認します。

支払期限が近づいたらリマインダーを送信する

請求書の支払期限が近づいているのに「入金済み」になっていない場合、担当営業や経理部門へ自動でリマインダー通知を送ることで、入金遅延のリスクを低減できます。これは別の「スケジュール済みクラウドフロー」として作成するのが適切です。

作成例3：支払期限が近づいたらリマインダーを送信するPower Automateフロー（別フロー）

このフローは、定期的に実行され、支払期限が近づいている未入金の請求書を検索し、関係者にTeamsでリマインダーを送信します。

新しいフローを「スケジュール済みクラウドフロー」として作成します。
- フロー名：「請求書支払期限リマインダー」
- 繰り返し: フローを実行したい頻度を設定します。例：毎日、午前9時。
新しいステップを追加し、SharePointリストから未入金の請求書を取得します。「アイテムの取得 (SharePoint)」アクションを追加します。
- サイトのアドレス: 請求書発行情報リストのSharePointサイトを選択します。
- リスト名: 請求書発行情報リストを選択します。
- フィルタークエリ: 請求ステータス eq '入金待ち' and 支払期限 le '@{addDays(utcNow(), 7)}'
  - 補足：これにより、「入金待ち」で、かつ支払期限が今後7日以内の請求書のみが取得されます。addDays(utcNow(), 7) は現在から7日後を表します。
新しいステップを追加し、取得した各請求書に対して処理を繰り返します。「アプライトゥーイーチ」コントロールを追加し、「アイテムの取得」アクションの値を選択します。
「アプライトゥーイーチ」の中にTeamsへのリマインダー通知アクションを追加します。
- 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション（担当営業個人向け）:
  - 投稿者: Flow bot
  - 投稿先: チャット
  - 受信者: 担当営業のメールアドレス（担当営業メールアドレス列から取得）
  - メッセージ:
    @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['担当営業名']}様【リマインダー】請求書番号 @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['Title']} の支払期限が近づいています。顧客名: @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['顧客名']} 請求金額: @{items('アプライ_トゥー_イーチ')?['請求金額']}円支払期限: @{formatDateTime(items('アプライ_トゥー_イーチ')?['支払期限'], 'yyyy/MM/dd')} 顧客へのフォローアップ状況をご確認ください。
- （オプション）「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション（経理部門チャネル向け）:
  - 投稿者: Flow bot
  - 投稿先: チャネル
  - チーム: 経理部門チーム
  - チャネル: 経理部通知チャネル
  - メッセージ: 「請求書番号 @{items(‘アプライ_トゥー_イーチ’)?[‘Title’]} (顧客名: @{items(‘アプライ_トゥー_イーチ’)?[‘顧客名’]}) の支払期限が@{formatDateTime(items(‘アプライ_トゥー_イーチ’)?[‘支払期限’], ‘yyyy/MM/dd’)}に迫っています。」といった内容。
フローを保存してテストします。SharePointリストに、支払期限が数日後に迫っている未入金の請求書情報を登録します。スケジュール実行でフローが動作し、担当営業や経理部門にリマインダーが届くことを確認します。

エラー対策とトラブルシューティングを確認しましょう

Power Automateフローは、確実に動作することが求められます。特に請求書のような金銭に関わる情報は、確実な通知が不可欠です。よくあるエラーとその対策、そしてトラブルシューティングのポイントをご紹介します。

権限不足のエラーが出た場合

「アクセスが拒否されました」といったエラーメッセージが表示される場合、Power AutomateがSharePointのリストを操作したり、Teamsにメッセージを送信するための権限が不足している可能性があります。

対策: フローを実行するアカウントが、対象のSharePointリストに対して「編集」権限（作成・更新のため）と、Teamsチャネルへのメッセージ投稿権限、個人チャットへのメッセージ送信権限を持っていることを確認してください。経理部門やシステム管理者がフローを作成・管理するのが望ましいでしょう。

SharePointリストのデータ型不一致の場合

請求金額が数値列なのに文字列が登録されようとする、日付列に不正な形式のデータが登録されようとするといった、SharePointリストの列のデータ型と、フローから送られるデータの型が一致しない場合にエラーが発生します。

対策

SharePointリストの列のデータ型と、データソース（もしFormsなどから入力している場合）のデータ型、そしてPower Automateで処理する際のデータ型が一致しているか確認します。
Power Automateの式で、int(), float(), formatDateTime() などを使用して、明示的にデータ型を変換・整形するようにしましょう。

通知がTeamsに届かない場合（フローは成功しているのに）

Power Automateの実行履歴ではフローが「成功」しているのに、Teamsに通知が届かない場合があります。

対策

Teamsの通知設定: 受信側のTeamsで、Flow botからの通知がブロックされていないか、ミュートされていないかなどを確認してください。
チャネル/チャットの選択ミス: 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」アクションで、意図したチャネルや受信者が正しく選択されているか、タイプミスがないかを再確認しましょう。
接続の正常性: Power Automateの「データ」→「接続」で、Teamsへの接続が正常に確立されているかを確認しましょう。

フローの履歴を確認しましょう

エラーが発生した場合や、フローが意図通りに動作しない場合は、Power Automateのフロー実行履歴を確認することが最も重要ですされます。

手順

Power Automateの「マイフロー」から、該当のフローを選択します。
「実行履歴」タブをクリックします。
失敗した実行、または成功したものの動作が怪しい実行を選択すると、フローの各ステップがどのように実行されたか、どこでエラーが発生したか、そしてエラーメッセージの詳細を確認できます。

ポイント: 各アクションの「入力」と「出力」を確認することで、どのデータがどのように処理され、どこで問題が発生したのかを詳細に把握できます。特にSharePointリストへの書き込みや読み取りのアクションでエラーが発生している場合、入力データとリストの列定義が一致しているかを重点的に確認しましょう。

セキュリティとアクセス管理を確認しましょう

請求書情報は、顧客情報や売上に関わる非常に機密性の高い情報です。自動化システムを構築する際は、セキュリティとアクセス管理に十分な配慮が必要です。

SharePointリストの権限設定を適切にしましょう

請求書発行情報リストに保存されたデータは、誰が閲覧・編集できるべきかを厳密に管理する必要があります。

閲覧権限: 営業部門（自身の担当分）、経理部門（全体）など、必要な部署にのみ「読み取り」権限を付与しましょう。
編集権限: 請求書発行システムや経理部門の担当者など、請求書情報を更新する権限を持つ限られたメンバーにのみ「編集」権限を付与しましょう。
最小限の原則: 必要な人にのみ最小限の権限を与えましょう。
グループの活用: 個々のユーザーに権限を付与するのではなく、Active DirectoryグループやMicrosoft 365グループを利用して権限を管理することで、運用が容易になります。

Teamsチャネルの権限設定を適切にしましょう

請求書通知が送信されるTeamsチャネルのメンバーシップも適切に管理しましょう。

プライベートチャネルの利用: 請求書情報のような機密性の高い情報が流れるチャネルは、必ず「プライベート」チャネルとし、必要なメンバー（営業担当者、経理担当者など）のみを招待しましょう。
一般チャネルへの通知の制限: 全員がアクセスできる「一般」チャネルには、機密性の低い、概要のみの情報に留めるか、通知自体を行わないようにしましょう。

フローの作成と実行権限を管理しましょう

この自動化フローは、会社の金銭に関わる重要な情報を扱うため、不用意に作成・変更・実行できないように、適切な権限管理が必要です。

フロー作成者の制限: 重要なフローの作成権限は、経理部門の担当者や特定のシステム管理者にのみ付与することを検討しましょう。
共有の最小化: フローを他のユーザーと共有する際は、実行のみの権限に限定し、共同所有者としての共有は慎重に検討しましょう。共同所有者はフローを編集できるため、意図しない変更のリスクがあります。
サービスアカウントの利用: フローの実行アカウントが個人アカウントではなく、専用のサービスアカウントであれば、個人の人事異動や退職の影響を受けにくく、権限管理も一元化しやすいでしょう。

個人情報保護への配慮を忘れずに

請求書データには、顧客名、連絡先、担当営業名といった個人情報が含まれる可能性があります。これらの情報の取り扱いには、個人情報保護法などの関連法令や社内規定を遵守するよう細心の注意を払いましょう。

利用目的の明確化: 収集する個人情報の利用目的を明確にし、関係者に通知しましょう。
アクセス制限: 不必要なアクセスを制限し、データの安全な保管に努めましょう。
保持期間の検討: データの保持期間を定め、期間経過後は適切に廃棄する運用を検討しましょう。

まとめ

Power AutomateとTeams、SharePointリストを組み合わせることで、請求書発行時の自動通知を営業部門と経理部門へ連携する方法について、基本的な設定から応用、エラー対策、そしてセキュリティとアクセス管理まで、詳細に解説してきました。

この自動化された通知システムは、請求書発行プロセスにおける部門間の連携を強化し、情報の見落としや伝達の遅延を解消するための強力なツールとなるでしょう。結果として、顧客へのフォローアップの迅速化、入金確認の効率化、そして組織全体の生産性向上に大きく貢献できます。

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