TeamsとPower Automateで社内掲示板への自動投稿！作り方を分かりやすく説明

TeamsとPower Automateで社内掲示板への自動投稿！

「大事なお知らせが、メールだと埋もれて見落とされがち」「社内ポータルに情報を載せたけど、見に行ってる人が少ない」「新しい情報を掲載するたびに、担当者が手動でTeamsに周知するのが手間」。情報をタイムリーに、そして確実に届けたいのに、それが難しいと感じることはよくありますよね。

Power AutomateとTeams、そして社内のお知らせやニュースが保存されているSharePointリストやニュース機能を組み合わせるだけで、社内掲示板のような情報を自動でTeamsチャネルに投稿する仕組みが作れます。これで、情報共有がぐっとスムーズになり、見落としも減らせますよ。

社内掲示板への自動投稿って、なんで大切なの？

情報を効率よく、そして確実に届けることは、社内コミュニケーションの質を上げるためにとても重要です。この自動投稿には、こんなにたくさんのメリットがあります。

最新情報を見落としなく、確実に届けられるから

従業員は毎日忙しいので、社内ポータルをチェックしたり、大量のメールを隅々まで読んだりする時間を確保するのは難しいですよね。でも、Teamsは日常的に使うアプリなので、そこに新しい情報が自動で投稿されれば、見落としがぐっと減ります。会社の大切なお知らせや、業務に関わる重要な変更なども、確実に伝えられるようになります。

担当者の手間が減って、本来の業務に集中できるから

新しい情報が出るたびに、お知らせを作成して、それをメールで送ったり、Teamsに手動で貼り付けたりするのは、けっこうな手間がかかる作業です。この作業から解放されれば、担当者はもっと大事な業務、例えば情報の内容を考えたり、社内コミュニケーションを活性化する企画を立てたりすることに集中できるようになります。

情報共有がスムーズになって、社内連携が強まるから

情報がバラバラな場所に散らばっていたり、共有されるまでに時間がかかったりすると、社員同士の情報格差が生まれてしまいます。Teamsに情報が自動で集まることで、全員が同じ最新情報を見られるようになり、社内の連携がスムーズになります。これは、スムーズな業務遂行にもつながりますね。

従業員のエンゲージメントが上がり、会社への関心が高まるから

会社が積極的に、かつ効率的にお知らせを共有してくれると、従業員は「会社は自分たちのことをちゃんと考えてくれているな」と感じ、会社への信頼感やエンゲージメント（会社に対する愛着や貢献意欲）が高まります。これは、社員満足度や定着率の向上にもつながる、とても大切なポイントです。

システム構築の準備を始めよう

社内掲示板への自動投稿システムを作る前に、いくつか確認し、準備しておくべきことがあります。これらを事前に整理しておくことで、スムーズに自動化を進められます。

投稿したい情報の「置き場所」を決めよう

Power Automateが新しい情報を検知するためには、その情報がどこかに保存されていて、Power Automateからアクセスできる必要があります。Microsoft 365を使っているなら、SharePointが一番おすすめです。

SharePointニュース機能の活用（おすすめ）

• SharePointサイトの「ニュース」機能を使って、社内のお知らせやニュース記事を作成しましょう。これは、ブログのように記事を投稿・管理できる機能で、Teamsにも共有しやすい形です。
• メリット: Power Automateのトリガーが豊富で、自動通知がしやすいです。記事ごとに専用のURLも作られます。

SharePointリストの活用

簡易的なお知らせやFAQ、連絡事項などをリスト形式で管理している場合も使えます。

SharePointドキュメントライブラリの活用:

社内規定の改訂や、新しいマニュアルなど、ファイル（PDFやWordなど）の更新を通知したい場合に利用します。

自動投稿するTeamsの「場所」を決めよう

作成したお知らせやニュースを、どのTeamsチャネルに表示したいのかを決めましょう。

• 全従業員向けチャネル（おすすめ）:
  • 全社_お知らせ、社内掲示板、一般チャネルなど、全従業員が参加しているパブリックチャネルが一番効果的です。
• 部署別チャネル（オプション）:
  • 特定の部署に関わるお知らせ（例：経理部の新システム導入）の場合、その部署のチャネル（例: 経理部_お知らせ）にも投稿できます。

投稿する「メッセージ内容」を考えよう

Teamsに自動で投稿されるメッセージは、短くて分かりやすく、何に関する情報かすぐわかるように工夫しましょう。

• 件名: 【📢重要なお知らせ】〇〇に関する新情報 のように、通知の目的を明確にしましょう。
• 記事タイトル: お知らせやニュース記事のタイトルをそのまま使います。
• 発行元/投稿者: 部署名や担当者名（例: 人事部、総務課）を入れます。
• 公開日時: 情報が掲載された日時を入れます。
• 概要: ニュースの要約や、主な変更点、従業員への影響などを簡潔に書きます。
• 詳細へのリンク: お知らせやニュース記事のページ、関連するフォームへの直接リンクを必ず入れましょう。
• 重要度: Teamsに投稿するメッセージの重要度を「重要」に設定することもできます（オプション）。

必要な「権限」を確認しよう

Power Automateでフローを作るには、以下の権限が必要です。

• SharePointサイトへのアクセス権: 監視対象のSharePointサイトやニュース投稿リスト、ドキュメントライブラリに対する「読み取り」権限。
• Teamsチャネルへのメッセージ投稿権: 投稿先のTeamsチャネルへのメッセージ投稿権限。

Power Automateで自動化を設定しよう（基本編）

ここからはいよいよ、Power Automateを使って社内掲示板への自動投稿フローを作成していきます。SharePointサイトの「ニュース」が更新されたことをトリガーに、Teamsチャネルへ自動通知を送る基本的なフローから見ていきましょう。

フローを作成する場所を決めよう

Power Automateのウェブサイトにアクセスし、左側のメニューから「作成」を選びましょう。今回は、特定のイベント（SharePointニュースの公開）が発生したときに自動的に実行されるフローなので、「自動化したクラウド フロー」を選びます。

トリガーを設定しよう

フローのトリガーとは、「いつ」このフローが動き出すかを決めるものです。ここでは、SharePointサイトで新しいニュースが公開されたときにフローを動かしたいので、トリガーには「ニュース投稿が公開されたとき (SharePoint)」を選びます。

作成例1：SharePointニュースが公開されたらTeamsチャネルに自動投稿

このフローは、SharePointサイトに新しいニュース記事が公開されたことを検知し、その内容をTeamsチャネルに自動で投稿します。

1. Power Automateにサインインします。お使いのMicrosoft 365アカウントでPower Automateのウェブサイト（https://make.powerautomate.com/）にアクセスし、サインインしましょう。
2. 「作成」から「自動化したクラウド フロー」を選択します。左側のナビゲーションペインにある「作成」をクリックし、表示されるオプションの中から「自動化したクラウド フロー」を選びましょう。
3. フロー名を指定し、トリガーを検索します。フロー名には「社内掲示板_ニュース自動投稿」など、分かりやすい名前を付けます。「フローのトリガーを選択してください」の検索ボックスに「SharePoint」と入力し、「ニュース投稿が公開されたとき (SharePoint)」を選んで「作成」をクリックしましょう。
4. トリガーの詳細を設定します。
   • サイトのアドレス: 社内ニュースが公開されるSharePointサイトのURLを選びます。
     • ヒント: 通常、SharePointサイトのトップページや、お知らせを掲載している部門の専用サイトのURLです。
5. 新しいステップを追加し、Teamsにメッセージを投稿します。「+ 新しいステップ」をクリックし、検索ボックスに「Teams」と入力し、「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」を選びましょう。
   • 投稿者: 「Flow bot」を選びます。
   • 投稿先: 「チャネル」を選びます。
   • チーム: 通知を投稿したいTeamsのチームを選びます（例: 全社情報共有）。
   • チャネル: 通知を投稿したいチャネルを選びます（例: 社内掲示板、お知らせ）。
   • メッセージ: ここに投稿したいメッセージ内容を書きます。SharePointニュースから取得した情報を動的なコンテンツとして挿入できます。

     【📢社内掲示板_新着情報】
     
     新しいお知らせが公開されました！ぜひご確認ください。
     
     タイトル: @{triggerOutputs()?['body/Title']}
     公開日: @{formatDateTime(triggerOutputs()?['body/Created'], 'yyyy/MM/dd HH:mm')}
     投稿者: @{triggerOutputs()?['body/Author']?['DisplayName']}
     
     ▼概要:
     @{triggerOutputs()?['body/Description']} (ニュースページの概要または最初の数行)
     
     ▼詳細はこちら
     [記事を開く]@{triggerOutputs()?['body/FullPageUrl']}
     

     • 補足：Titleはニュース記事のタイトル、Createdは作成日時、Author/DisplayNameは作成者、Descriptionは概要、FullPageUrlはニュース記事への直接リンクです。formatDateTime関数は、日付と時刻の表示形式を整えるために使います。
   • 重要度: 「重要」を選びます（必要に応じて）。
6. フローを保存してテストします。画面右上の「保存」をクリックしましょう。保存後、「テスト」をクリックし、「手動」を選んで「テスト」をクリックします。

   SharePointサイトの「ニュース」機能で、新しいニュース記事を作成・公開します。

   Power Automateのフロー実行履歴を確認し、Teamsの指定チャネルにニュースが投稿されていることを確認しましょう。

アクションを設定しよう

トリガーが動いたら、次に「何を」するのかを設定します。これがアクションです。

• SharePointアクション:
  • 「ニュース投稿が公開されたとき」: SharePointサイトで新しいニュース記事が公開されたことを検知するトリガー。
  • 「ファイルが作成されたとき (プロパティのみ)」: ドキュメントライブラリに新しいファイルが追加されたことを検知するトリガー（応用編）。
• Teamsアクション:
  • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」: 取得した情報をTeamsチャネルに投稿します。
  • 「重要度」の設定: このアクションの設定項目の中に、「重要度」というドロップダウンがあります。緊急性に応じて「重要」を選択することを検討しましょう。

投稿メッセージをカスタマイズしよう

メッセージの内容は、動的なコンテンツを利用して、タイトル、投稿者、公開日、概要、そして元の記事へのリンクなどを自動的に埋め込むことができます。

• タイトル: Title
• 投稿者: Author/DisplayName
• 公開日時: Created
• 概要: Description (SharePointニュースの概要欄)
• 記事へのリンク: FullPageUrl

これらの情報を適切に配置することで、Teamsのメンバーが、何のニュースが、誰によって、いつ公開され、主な内容が何か、そして詳細を確認するにはどうすればよいかを、一目で把握できるように工夫しましょう。簡潔で分かりやすいメッセージと、すぐにアクセスできるリンクが重要です。

Power Automateで自動化を設定しよう（応用編）

基本編で作成したフローをさらに便利にするための応用テクニックを見ていきましょう。

特定のカテゴリやタグが付いたお知らせだけを配信しよう

全てのお知らせを通知するのではなく、特定のカテゴリ（例：人事関連、システム関連）やタグが付いた記事のみをTeamsに配信したい場合に役立ちます。

作成例2：特定のカテゴリやタグが付いたお知らせのみを配信するPower Automateフロー

SharePointニュース記事にカテゴリやタグを列として設定しておき、その値に基づいて通知を分岐させます。

1. 基本編のフロー（社内掲示板_ニュース自動投稿）を開きます。
2. トリガー（ニュース投稿が公開されたとき）の後に「条件」アクションを追加します。「+ 新しいステップ」をクリックし、「条件」を検索して選択しましょう。
3. 条件を設定しましょう。SharePointニュースの「ページ」には、カスタム列を追加できます。例えば、「カテゴリ」（選択肢列）や「タグ」（管理メタデータ列）を追加しておきましょう。
   • 例1：カテゴリが「人事」の場合
     • 左側の値: @{triggerOutputs()?['body/カテゴリ']?['Value']} (SharePointのカスタムカテゴリ列)
     • 演算子: 「次の値と等しい」
     • 右側の値: 「人事」
   • 例2：概要に特定のキーワードが含まれる場合
     • 左側の値: @{triggerOutputs()?['body/Description']} (ニュースの概要)
     • 演算子: 「次の値を含む」
     • 右側の値: 「健康診断」
4. Teamsへのメッセージ投稿アクションを、この条件の「はい」のパスの中に移動させます。
5. フローを保存してテストします。SharePointニュース記事に特定のカテゴリやキーワードを設定して公開し、通知が正しくフィルタリングされて届くことを確認しましょう。

部署別チャネルへの自動分岐配信をしよう

全社への通知とは別に、特定の部署（例：経理部、営業部）に関連するお知らせがあった場合に、その部署のチャネルにも通知します。

作成例3：部署別チャネルへの自動分岐配信を行うPower Automateフロー

基本編のフローに、さらに「切り替え」アクションを追加し、お知らせの内容に応じて通知先を分岐させます。

1. 基本編のフロー（社内掲示板_ニュース自動投稿）を開きます。
2. トリガー（ニュース投稿が公開されたとき）の後に「切り替え」アクションを追加します。「+ 新しいステップ」をクリックし、「切り替え」を検索して選択しましょう。
   • On: ニュース記事のカテゴリ、タグ、またはタイトルに含まれるキーワードなどを基に分岐します。例: @{triggerOutputs()?[‘body/カテゴリ’]?[‘Value’]}
3. 「切り替え」の各ケースを設定します。
   • Case 1: カテゴリが「経理」の場合
     • 値が次の値と等しい場合: 経理
     • このケースの中にTeams通知アクションを追加:
       • 投稿先: チャネル
       • チーム: 経理部
       • チャネル: 経理部_お知らせチャネル
       • メッセージ: 経理部向けに調整した通知メッセージ。
   • Case 2: カテゴリが「営業」の場合
     • 値が次の値と等しい場合: 営業
     • このケースの中にTeams通知アクションを追加:
       • 投稿先: チャネル
       • チーム: 営業部
       • チャネル: 営業部_お知らせチャネル
       • メッセージ: 営業部向けに調整した通知メッセージ。
   • 既定: どのケースにも当てはまらない場合の処理（例: 全社共通のチャネルに通知）。基本編で設定した全社向け通知アクションをここに移動させます。
4. フローを保存してテストします。SharePointニュース記事にカテゴリを設定して公開し、設定した部署のチャネルに通知が届くことを確認しましょう。

重要なお知らせの閲覧確認状況をトラッキングしよう（高度）

特に重要な社内規定の改訂や方針発表などの場合、通知が届いただけではなく、従業員が実際にニュース記事を閲覧したかどうかを確認したい場合があります。

作成例4：重要なお知らせの閲覧確認状況をトラッキングするPower Automateフロー（高度）

この機能は、SharePointの監査ログやPower BIとの連携、またはFormsでの閲覧確認アンケートなど、より高度な技術が必要です。

1. 基本編のフロー（社内掲示板_ニュース自動投稿）に、追加のステップと、別途Power BI連携を設定します。
2. （SharePointでの設定）:
   • SharePointサイトの利用状況レポートや監査ログ機能を活用します。
   • ニュース記事のページに、簡単な「確認しました」ボタン付きのFormsを埋め込むことも検討します。そのFormsの回答をPower Automateで集計します。
3. （Power Automateフローの追加）:
   • 「スケジュール済みクラウド フロー」を新規作成: 毎日実行。
   • 「アイテムの取得 (SharePoint)」アクション: ニュース記事が保存されているサイトページライブラリから、特定のニュース記事の「閲覧者数」や「最終閲覧日時」といった統計情報を取得します（SharePointのサイト利用状況データから取得できる場合）。
   • 「アイテムの取得 (SharePoint)」アクション: （「確認しました」Formsを利用する場合）そのFormsの回答ログを取得します。
   • 「すべてのアイテムを取得する (Azure AD)」アクション: 全従業員のリストを取得します。
   • 「アプライ トゥー イーチ」と「条件」: 全従業員リストとこれらの閲覧/回答ログを照合し、未閲覧者/未回答者を特定します。
   • 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する (Teams)」アクション: 未閲覧者/未回答者へリマインド通知を送信します。
4. （Power BIでの可視化）:
   • SharePointのサイト利用状況データや、Formsの回答データをPower BIでデータソースとして追加します。
   • レポートで、各ニュース記事の閲覧者数、閲覧率、未閲覧者リストなどを可視化します。Teamsにタブとして埋め込み、担当部門がいつでも進捗を確認できるようにします。

メリット: 従業員への情報伝達の確実性を数値で把握でき、コンプライアンス順守の状況を客観的に評価できるようになります。

エラー対策とトラブルシューティングを確認しよう

Power Automateフローは、確実に動作することが求められます。特に社内掲示板のような情報配信は、見落としが業務に影響するため、信頼性が非常に重要ですし、誤作動も避けたいものです。よくあるエラーとその対策、そしてトラブルシューティングのポイントをご紹介します。

権限不足のエラーが出た場合

「アクセスが拒否されました」といったエラーメッセージが表示される場合、Power AutomateがSharePointのニュースを読み取ったり、Teamsにメッセージを送信したりするための権限が不足している可能性があります。

フローを実行するアカウントが、対象のSharePointサイトに対して「読み取り」権限（ニュース取得のため）と、Teamsチャネルへのメッセージ投稿権限を持っていることを確認しましょう。人事・総務部門やシステム管理者がフローを作成・管理するのがおすすめです。

SharePointのニュース公開設定の確認をしよう

ニュースが公開されているのにトリガーが動作しない場合、SharePointのニュース機能の公開設定が適切でない可能性があります。

SharePointニュース記事が「公開済み」の状態になっているか確認しましょう。下書きの状態ではトリガーされません。ニュースが投稿されるライブラリ（通常は「サイトのページ」ライブラリ）のバージョン管理設定が適切か確認しましょう。

通知がTeamsに届かない場合（フローは成功しているのに）

Power Automateの実行履歴ではフローが「成功」しているのに、Teamsに通知が届かない場合があります。

• Teamsの通知設定: 受信側のTeamsで、Flow botからの通知がブロックされていないか、ミュートされていないかなどを確認しましょう。
• チャネルの選択ミス: 「チャットまたはチャネルにメッセージを投稿する」アクションで、意図したチャネルが正しく選択されているか、タイプミスがないかを再確認しましょう。
• 接続の正常性: Power Automateの「データ」→「接続」で、Teamsへの接続が正常に確立されているかを確認しましょう。

フローの履歴を確認しよう

エラーが発生した場合や、フローが意図通りに動作しない場合は、Power Automateのフロー実行履歴を確認することが最も重要です。

1. Power Automateの「マイ フロー」から、該当のフローを選びます。
2. 「実行履歴」タブをクリックします。
3. 失敗した実行、または成功したものの動作が怪しい実行を選ぶと、フローの各ステップがどのように処理され、どこでエラーが発生したか、そして入力/出力データやエラーメッセージの詳細を確認できます。

ポイント: 各アクションの「入力」と「出力」を確認することで、どのデータがどのように処理され、どこで問題が発生したのかを詳細に把握できます。特にSharePointのトリガーが期待通りに起動しているか、取得したニュース情報が正しいかを確認しましょう。

セキュリティとアクセス管理を確認しよう

社内掲示板として配信される情報は、従業員の働き方や会社の方針に関わる重要な情報です。アクセス権限の管理が不可欠です。

SharePointサイトの権限設定を適切にしよう

社内ニュースが保存されるSharePointサイトやニュース機能の権限は厳密に管理する必要があります。

• 閲覧権限: 全従業員が常に最新のニュースを閲覧できるよう、「閲覧者」権限を付与しましょう。
• 編集権限: ニュース記事の作成・公開を担当する人事・総務部門などの限られたメンバーにのみ、「編集者」または「貢献」権限を付与しましょう。
• 最小限の原則: 必要な人にのみ最小限の権限を与えましょう。

Teamsチャネルの権限設定を適切にしよう

社内掲示板への通知が送信されるTeamsチャネルのメンバーシップも適切に管理しましょう。

• パブリックチャネルの利用: 全従業員に広く共有したい場合は、パブリックチャネルが適しています。
• プライベートチャネルの利用: 特定の部署に関するお知らせなど、機密性が高い情報や対象が限定的な場合は、プライベートチャネルとし、必要なメンバーのみを招待しましょう。

フローの作成と実行権限を管理しよう

この自動化フローは、会社の公式情報や社内情報を扱うため、不用意に作成・変更・実行できないように、適切な権限管理が必要です。

• フロー作成者の制限: 重要なフローの作成権限は、お知らせの発信責任者や特定のシステム管理者にのみ付与することを検討しましょう。
• 共有の最小化: フローを他のユーザーと共有する際は、実行のみの権限に限定し、共同所有者としての共有は慎重に検討しましょう。共同所有者はフローを編集できるため、意図しない変更のリスクがあります。
• サービスアカウントの利用: フローの実行アカウントが個人アカウントではなく、専用のサービスアカウントであれば、個人の人事異動や退職の影響を受けにくく、権限管理も一元化しやすいでしょう。

まとめ

ここまで、Power AutomateとTeams、SharePointを組み合わせることで、社内掲示板への自動投稿を行う方法について、基本的な設定から応用、エラー対策、そしてセキュリティとアクセス管理まで、詳しく解説してきました。

この自動投稿システムは、社内情報の見落としを防ぎ、情報共有の負担を軽減し、従業員への情報伝達の確実性を高めるための強力なツールとなるでしょう。結果として、社内コミュニケーションの活性化と、部門全体の生産性向上に大きく貢献できます。

まずは、この記事で紹介した基本的なフローを実際に作成し、ご自身の環境で試してみてください。そして、貴社の情報管理プロセスや情報共有のニーズに合わせて、応用編で紹介した機能を追加したり、さらに独自のカスタマイズを加えたりすることで、より洗練された社内掲示板システムを実現できるはずです。