SharePointからファイルをまとめてダウンロードする方法を徹底解説！
SharePointをお使いの皆さん、日々の業務でたくさんのファイルを扱っていますよね。会議の議事録、プロジェクトの資料、顧客への提案書など、SharePoint上に保存されたファイルをまとめてパソコンにダウンロードしたい、でも「一つずつダウンロードするのは時間がかかるし面倒…」「ダウンロードしたファイルがどこに保存されたか後でわからなくなる…」。そんなお悩み、きっと一度は経験があるのではないでしょうか。
SharePointには、皆さんのそんな悩みを解決する、とても便利な「ファイルをまとめてダウンロード」機能が備わっています。この機能を使えば、手作業での煩雑なダウンロード作業から解放され、業務効率が格段にアップします
SharePointでファイルを一括ダウンロードする主要な2つの方法
SharePointから複数のファイルをまとめて手元に置く方法は、大きく分けて2種類あります。どちらの方法を選ぶかは、皆さんが「一時的に特定のファイルが必要なのか」、それとも「継続的にSharePoint上のファイルをパソコンで使いたいのか」という、ファイルを使う目的によって最適な選択肢が変わってきます。
方法1：まとめてZIPファイルとしてダウンロードする（特定のファイルを一時的に扱うならこちらがおすすめ）
この方法は、SharePoint上の特定のファイルやフォルダーを、一度だけまとめてパソコンに保存したい場合に非常に便利です。選択したアイテムは自動的に一つの圧縮ファイル（.zipファイル）としてダウンロードされます。まるで、書類をまとめて封筒に入れるようなイメージですね。
この方法のメリット
- 手軽に一括ダウンロードできる： 複雑な設定は一切不要で、数回のクリックだけで、選んだファイルやフォルダーをまとめて手元に置くことができます。急ぎで特定の資料セットが必要になった時などに最適です。
- ファイルが自動で整理される： ダウンロードされたファイルは、自動的にZIPファイルという一つのまとまりとして保存されます。これにより、皆さんのダウンロードフォルダーがたくさんの個別ファイルで散らかるのを防ぎ、後で管理しやすくなります。
- インターネット接続がなくても後で使える： 一度パソコンにダウンロードが完了すれば、その後はインターネットに接続していなくても、ダウンロードしたファイル（ZIPファイルを解凍したもの）を自由に開いたり、確認したりできます。出張先や移動中でも安心して作業を進められるでしょう。
ダウンロードしたファイルはどこに保存される？
ZIPファイルとしてダウンロードされたファイルは、皆さんが普段インターネットのブラウザを使ってファイルをダウンロードする際に指定している、既定のダウンロード保存先に自動的に保存されます。
- Windowsのパソコンを使っている場合： ほとんどの場合、「
ダウンロード」フォルダーに保存されます。具体的には、C:\Users\あなたのユーザー名\Downloadsといったパスになります。 - Macのパソコンを使っている場合： 同様に、「
ダウンロード」フォルダーに保存されます。例えば、/Users/あなたのユーザー名/Downloadsといったパスになります。 - 補足のヒント： ダウンロードを開始する際に、使用しているウェブブラウザ（Chrome、Edge、Firefoxなど）が、ファイルをどこに保存するかを確認する小さなダイアログを表示する場合もあります。その際には、自分で保存先フォルダーを指定することも可能です。
やり方
さあ、実際にファイルをまとめてダウンロードしてみましょう。手順はとても簡単です。
- SharePointサイトにアクセスします。まず、目的のファイルやフォルダーが保存されているSharePointのサイト（たとえば、チームのファイルが置かれているTeamsの「ファイル」タブから「SharePointで開く」を選んで表示される画面）を開きます。
- ダウンロードしたいファイルやフォルダーを選びます。
- 複数のファイルをまとめて選びたい場合： ダウンロードしたい各ファイルの左側（またはファイル名の上）にマウスカーソルを合わせると表示される、小さな丸いチェックボックスをクリックして、ファイルを一つずつ選択していきます。
- フォルダーごとまとめてダウンロードしたい場合： ダウンロードしたいフォルダー自体の左側にある丸いチェックボックスをクリックして選択します。フォルダーを選ぶと、そのフォルダーの中にある全てのファイルはもちろん、さらにその中のサブフォルダーもまとめてダウンロードの対象となります。
- 特定のフォルダーの中身を全てダウンロードしたい場合： まず、目的のフォルダーをクリックしてその中に入ります。その後、画面上部のメニューバーに表示される「すべて選択」オプションをクリックすると、そのフォルダー内に表示されている全てのアイテム（ファイルやサブフォルダー）が一括で選択されます。
- 画面上部のメニューから「ダウンロード」ボタンをクリックします。ファイルやフォルダーを一つでも選択すると、画面の上部にあるツールバーに「ダウンロード」というアイコン（通常は下矢印のようなマーク）とボタンが表示されますので、これをクリックします。
- ダウンロードが自動で始まります。選択したファイルの合計サイズや数、そして皆さんのインターネット接続の速度によって、ダウンロードが完了するまでの時間が変わってきます。しばらく時間がかかる場合もありますので、そのまま待ちましょう。
- ダウンロードが完了すると、選んだファイルやフォルダーが「
.zip」という拡張子のついた圧縮ファイルとして、皆さんのパソコンの指定された場所に保存されます。ZIPファイルの名前は、ダウンロードしたフォルダー名（フォルダーを選択した場合）や、「[選択したファイル数] items.zip」のような、システムが自動で付けた名前になることが多いです。
- ダウンロードが完了すると、選んだファイルやフォルダーが「
- ダウンロードしたZIPファイルを解凍（展開）します。ZIPファイルは、中身が圧縮されているため、そのままでは個別のファイルとして使うことができません。ダウンロードが完了したら、そのZIPファイルを右クリックし、表示されるメニューから「すべて展開」や「ここに展開」「解凍」といった項目を選びます。これにより、ZIPファイルの中身のファイルやフォルダーが、通常のフォルダーとしてパソコンに保存され、使えるようになります。
この方法の注意点
- ファイル数や容量の制限がある： 非常に多くのファイル（例えば、数千個以上）や、容量の大きいファイル（数ギガバイト以上）を一度にダウンロードしようとすると、ブラウザが処理しきれずに固まってしまったり、ダウンロードが途中で失敗したりする可能性があります。もし失敗する場合は、いくつかの塊に分けてダウンロードを試すのが良いでしょう。
- ダウンロードの安定性： インターネット接続が不安定な環境では、ダウンロードが中断されてしまうことがあります。途中で切れてしまった場合は、再度最初からダウンロードし直す必要があります。
- 自動更新はされない： このZIPファイルとしてダウンロードする方法は、あくまでその時点でのファイルのコピーをパソコンに保存するものです。そのため、ダウンロードが完了した後にSharePoint上の元のファイルが更新されても、皆さんのパソコンにダウンロードしたZIPファイルの中身は自動では変わりません。常に最新のファイルを使いたい場合は、再度ダウンロードし直す必要があります。
方法2：OneDrive同期機能を使ってパソコンに常時同期する（継続的にファイルを扱うならこちらが断然おすすめ）
この方法は、SharePoint上の特定のドキュメントライブラリ（フォルダー全体）を、皆さんのパソコンのフォルダーと「常に同じ状態に保ちたい」場合に、最もおすすめで便利な機能です。パソコンにインストールされているOneDrive同期クライアントアプリ（WindowsやMacには通常、最初から入っています）を利用して、クラウド上のSharePointフォルダーとローカルフォルダーを連携させます。まるで、パソコンのフォルダーがSharePointと鏡合わせになるようなイメージです。
この方法のメリット
- ファイルがリアルタイムで自動更新される： これが最大のメリットです！一度設定しておけば、SharePoint上のファイルが誰かに更新されたり、新しいファイルが追加されたりすると、皆さんのパソコンの同期フォルダーにも自動的かつリアルタイムにその変更が反映されます。これにより、「どのファイルが最新版かわからない」といった悩みがなくなり、常に最新のファイルで安心して作業を進められます。
- パソコンのFile Explorer（エクスプローラー）で直接操作できる： 同期されたファイルは、まるで皆さんのパソコンの通常のフォルダーにあるかのように、WindowsのファイルエクスプローラーやMacのFinderから直接開いたり、編集したり、保存したりできます。SharePointのウェブ画面を開く手間が省け、普段使い慣れたパソコンの操作感でクラウド上のファイルを扱えます。
- インターネット接続がない環境でも作業可能： 同期されているファイルは、パソコンのローカルストレージに保存されているため、インターネット接続が一時的に途切れても、オフラインで作業を続けることができます。次にインターネットに繋がったときに、自動的にSharePoint側との同期が行われ、変更が反映されます。
- ストレージ容量を効率的に使える「ファイルオンデマンド」機能： 全てのファイルを物理的にパソコンにダウンロードするのではなく、「ファイルオンデマンド」機能を使えば、普段はクラウド上にだけファイルを置き、必要な時にだけダウンロードする（または開いた時に自動でダウンロードされる）ように設定できます。これにより、パソコンのストレージ容量を大幅に節約しながら、たくさんのファイルを扱えます。
ダウンロードしたファイルはどこに保存される？
同期されたファイルは、皆さんのパソコンのローカルストレージ（ハードディスクやSSD）に保存されます。OneDriveの専用フォルダーの中に、同期元のSharePointサイトやドキュメントライブラリの名前で自動的にフォルダーが作成されます。
- Windowsのパソコンを使っている場合： 通常は「C:\Users\あなたのユーザー名\組織名\SharePointサイト名 – ドキュメントライブラリ名」のようなパスに、同期されたフォルダーが作られます。例えば、C:\Users\TaroYamada\株式会社ABC\営業部資料 – ドキュメント のようになることが多いです。
- Macのパソコンを使っている場合： 同様に、「
/Users/あなたのユーザー名/組織名/SharePointサイト名 - ドキュメントライブラリ名」のようなパスにフォルダーが作成されます。
やり方
OneDrive同期機能を使って、SharePointのドキュメントライブラリをパソコンに同期する手順も、一度設定してしまえば非常に簡単です。
- SharePointサイトにアクセスします。同期させたいファイルやフォルダーがあるSharePointのドキュメントライブラリ（Teamsの「ファイル」タブなど）を開きます。
- 画面上部のメニューから「同期」ボタンをクリックします。ドキュメントライブラリを表示している画面の上部に、「同期」というアイコン（通常は2つの矢印が円を描いているようなマーク）とボタンが表示されますので、これをクリックします。
- OneDriveの承認ダイアログが表示されます。初めて同期設定を行う場合や、ブラウザの設定によっては、「OneDriveを開く」や「今すぐ同期」のような確認ダイアログ（ポップアップウィンドウ）が表示されます。表示されたら、指示に従ってクリックし、同期を許可しましょう。
- もしOneDriveクライアントがインストールされていない場合は、このステップでインストールを促されることもあります。
- 同期が自動で始まります。OneDrive同期クライアントアプリが自動的に起動し、SharePointのドキュメントライブラリと皆さんのパソコンの特定のフォルダーとの間で、ファイルの同期が開始されます。
- 同期が始まったことを示す通知が、パソコンの画面右下（Windowsのタスクバー）や右上（Macのメニューバー）に表示されることがあります。
- 通知領域（タスクバーの右下）に表示されるOneDriveの雲のアイコンをクリックすると、同期の進行状況や、同期エラーがないかを確認できます。
- ファイルのアイコンが、雲のマーク（ファイルがオンライン上にあるが、まだローカルにはダウンロードされていない状態）、緑のチェックマーク（ファイルがローカルにもあり、いつでもオフラインで使える状態）、または青い同期マーク（現在同期中）に変わることで、ファイルの現在の状態が分かります。
- パソコンのファイルエクスプローラー（Windows）やFinder（Mac）で確認します。皆さんのパソコンのファイル管理ツールを開いてみましょう。すると、OneDriveのフォルダーの中に、SharePointのサイト名やドキュメントライブラリ名がついた新しいフォルダーが作成されているのが確認できます。このフォルダーを開くと、SharePoint上のファイルがまるで通常のフォルダーにあるかのように表示され、直接開いたり、編集したり、保存したりといった操作ができるようになります。
この方法の注意点
- ディスク容量の消費： 同期するファイルの数が非常に多かったり、個々のファイルが非常に大きかったりする場合、パソコンのストレージ容量を消費します。ただし、前述の「ファイルオンデマンド」機能を活用すれば、普段はファイルの「アイコン」だけを表示し、実際にファイルを開いた時に初めてダウンロードするように設定できるため、容量を節約できます。
- 同期エラーの可能性： インターネット接続が不安定な環境や、ファイル名に禁止されている特殊な文字が含まれている場合、あるいはファイルパスが長すぎる場合などに同期エラーが発生することがあります。OneDriveの通知やアイコン（赤色のXマークなど）をクリックすると、エラーの詳細を確認し、解決策を提示してくれることが多いです。
- 一度設定すれば自動継続： この機能は一度設定すれば、パソコンの電源が入っていてインターネットに接続されていれば、自動的に同期が続きます。もし不要になった場合は、OneDriveの設定画面から、いつでも同期を停止したり、同期設定を解除したりすることができます。
状況別！どちらの方法を選ぶべきか？
ここまで2つの方法を詳しく解説しましたが、具体的にどちらを選ぶべきか迷うかもしれませんね。ここでは、皆さんの状況に応じたおすすめの方法をご紹介します。
「この会議の議事録だけ、今すぐ欲しい！」 (一時的に特定のファイルが必要な場合)
方法1：ZIPファイルとしてダウンロード が断然おすすめです。必要なファイルをピンポイントで選び、サッとダウンロードして、使ったら削除、というシンプルな使い方ができます。管理も楽ですよ。
「このプロジェクトの資料は、週に何度も更新されるし、パソコンから直接編集したいんだ」 (継続的に、かつ頻繁にファイルを扱う場合)
方法2：OneDrive同期機能 が最適です。常に最新のファイルが手元にあり、パソコンの通常のフォルダーと同じように扱えるため、業務効率が格段に向上します。共同編集している場合も、自動同期されるので便利です。
「ダウンロードしたいファイルが、ものすごくたくさんあるんだけど…」 (大量のファイルを一度に扱いたい場合)
方法2：OneDrive同期機能 を試してみてください。ZIPダウンロードよりも、大量のファイルの初期同期や継続的な管理において、はるかに安定しており、途中で失敗するリスクも少ないでしょう。特にファイルオンデマンド機能を使えば、容量の心配も軽減されます。
「外出先でインターネットに繋がらない環境でも、資料を見たり編集したりしたい」 (オフライン作業が必要な場合)
方法2：OneDrive同期機能 が唯一の選択肢です。事前に同期しておけば、オフラインでもファイルを閲覧・編集し、オンラインになったときに自動で同期してくれます。
うまくいかない時のトラブルシューティング
せっかく便利な機能を使い始めても、予期せぬエラーで困ることもあるかもしれませんね。ここでは、よくある問題とその解決策をご紹介します。
「ダウンロード」ボタンが表示されない/クリックできない場合:
- 複数のサイトコレクションにまたがる選択： SharePointでは、異なる「サイトコレクション」にあるファイルをまとめて選択しても、「ダウンロード」ボタンが表示されないことがあります。同じサイトコレクション内のファイルを選んでいるか確認しましょう。
- 権限の不足： 選択しているファイルやフォルダーのダウンロード権限（「読み取り」権限があれば通常ダウンロード可能です）があるか確認してください。
- ブラウザの問題： ブラウザのキャッシュが原因で一時的に表示がおかしくなっている可能性があります。ブラウザのキャッシュをクリアしたり、別のブラウザ（Chrome、Edge、Firefoxなど）を試したりしてみましょう。
「同期」ボタンが表示されない/クリックできない場合:
- OneDrive同期クライアントが未起動/未サインイン： パソコンにOneDrive同期クライアントアプリがインストールされているか、そしてMicrosoft 365のアカウントで正しくサインインしているか確認しましょう。サインインしていないと、同期機能は使えません。
- 管理者の設定制限： 組織の管理者が、SharePointの特定のサイトやライブラリの同期機能を制限している可能性があります。もし他のSharePointサイトでは「同期」ボタンが表示されるのに、特定のサイトで表示されない場合は、システム管理者にご相談ください。
ダウンロードや同期が途中で止まる/エラーになる場合:
- インターネット接続の不安定さ： 皆さんのインターネット接続が安定しているか確認しましょう。Wi-Fiの電波が弱い、一時的に回線速度が低下しているといった場合に、ダウンロードや同期が中断されることがあります。
- ファイル数や容量が大きすぎる： 方法1のZIPダウンロードでは、ファイル数が多すぎる（数百個以上）や、合計容量が大きすぎる（数GB以上）と失敗しやすくなります。その場合は、フォルダーを細かく分けたり、ファイル数を減らしたりして、複数回に分けてダウンロードを試すか、方法2のOneDrive同期機能を利用しましょう。OneDrive同期の方が、大量ファイルの初回同期の安定性は高いです。
- ファイル名やパスの問題： ファイル名に日本語や半角カタカナ、記号などの特殊文字（
?,*,<,>,|,:,",/,\など）が多すぎる場合や、フォルダー階層が深くファイルパスが非常に長くなっている場合に、同期やダウンロードがうまくいかないことがあります。可能であれば、ファイル名をシンプルな半角英数字に変更したり、フォルダーの階層を見直したりしてみましょう。 - ストレージ容量不足： パソコンの空きディスク容量が不足している場合、ダウンロードや同期ができません。不要なファイルを削除したり、「ファイルオンデマンド」機能を活用して容量を節約したりしましょう。
- OneDriveの同期の問題： OneDriveの同期自体に問題が発生している可能性があります。通知領域のOneDriveアイコンを右クリックし、「設定」から「アカウント」タブで同期を停止し、再度同期を開始してみるか、「ヘルプと設定」から「OneDriveをリセット」を試してみてください。
まとめ
SharePointからファイルをまとめてダウンロードする方法は、大きく分けて「ZIPファイルとして一括ダウンロード」と「OneDrive同期機能を使ってパソコンに常時同期」の2つがあります。
- 特定のファイルを一時的に、まとめて手元に置きたい場合は、方法1のZIPダウンロードが手軽です。ダウンロードしたファイルは、皆さんのブラウザの既定のダウンロードフォルダーに保存されます。
- SharePoint上のファイルを継続的に、かつ頻繁にパソコンで使いたい場合や、常に最新のファイルを使いたい場合は、方法2のOneDrive同期機能が断然おすすめです。同期されたファイルは、皆さんのパソコンのOneDriveフォルダー内にSharePointサイト名のフォルダーとして保存され、エクスプローラーから直接アクセスできます。
これらの機能を使いこなすことで、ファイルの管理にかかる時間と労力を大幅に削減し、日々の業務効率を飛躍的に向上させることができます。ぜひ皆さんの業務状況に合わせて、最適な方法を選んで活用してみてくださいね。
