Gemini in AppSheet|営業日報は音声入力で完結！移動中にサッと報告！作り方を簡単に説明

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「報告は会社に戻ってから…」はもう古い！話すだけで日報が完成します

 

営業担当者の皆さん、日々の業務でこんな悩みはありませんか？

「お客様先から直帰したいけど、日報作成のために会社に戻らないと…」

「移動中に報告書を書きたいけど、スマホでの文字入力は面倒…」

「せっかく商談がうまくいったのに、報告書作成でモチベーションが下がる…」

営業活動は時間との勝負。お客様とのアポイントメント、移動、そして商談。これらを効率的にこなすことが、成果に直結します。しかし、その合間を縫って行う「日報作成」は、時に大きな負担となり、貴重な時間を奪ってしまいます。特に、キーボード入力が難しい移動中や、商談直後の記憶が鮮明なうちに報告したい、という場面では、その不便さを痛感するのではないでしょうか。

もし、スマートフォンに向かって話すだけで、今日の営業活動がそのまま日報として記録され、会社に戻ることなく報告が完了したら？ 商談内容、お客様の反応、次のアクション、感じたことなどを、まるで誰かに話しかけるように音声で入力し、それが自動的に整理されて日報として提出されたら、どうでしょう？

Googleのノーコード開発ツール「AppSheet」と、最先端の生成AI「Gemini」の連携は、この「音声入力による営業日報作成」を誰でも簡単に実現します。プログラミングの知識は一切不要。AIがあなたの音声をテキストに変換し、さらにそのテキストから必要な情報を抽出し、日報のフォーマットに合わせて自動で整理してくれることで、営業担当者の日報作成にかかる時間を劇的に短縮し、本来の営業活動に集中できる環境を強力にサポートしてくれるのです。

これにより、あなたは日報作成というルーティンワークの負担から解放され、お客様との関係構築や、次の商談の準備といった、より価値の高い活動に集中できるようになるでしょう。

なぜ今、営業日報に音声入力とAIが不可欠なのか？その課題とAIの価値

営業日報は、営業活動の記録としてだけでなく、情報共有、進捗管理、そして営業戦略立案のための重要なデータソースです。しかし、その作成プロセスには、多くの企業が共通の課題を抱えています。

「入力負荷」の高さと「報告の遅延」

従来の営業日報は、手書きやPCでの文字入力が主流です。外出先での入力は手間がかかり、特に移動中は困難を伴います。結果として、報告が後回しになり、記憶が曖昧になったり、会社に戻ってからの残業時間が増えたりする原因となります。報告の遅延は、情報共有の遅れにもつながり、迅速な意思決定を妨げます。

 

「情報共有」の非効率性

日報が単なる活動記録に留まり、そこから得られるべき示唆が共有されないケースも少なくありません。また、形式的な報告になりがちで、商談の雰囲気やお客様の細かな反応といった「定性情報」が抜け落ちてしまうこともあります。

 

「分析」への活用不足

せっかく集めた日報データも、 unstructured な形式（自由記述が多いなど）では、後から分析に活用しにくいという問題があります。例えば、「どの顧客に、どんな提案が効果的だったか」といった傾向を把握するには、構造化されたデータが必要です。

「営業担当者のモチベーション」低下

日報作成が単なる義務となり、その価値を実感できない場合、営業担当者のモチベーション低下につながる可能性があります。本来の営業活動に集中したいのに、報告業務に時間を取られることへの不満も少なくありません。

ここに、Gemini in AppSheetが大きな解決策を提示します。音声入力とAIの組み合わせにより、日報作成の負担を劇的に軽減し、報告のリアルタイム性を高め、さらに構造化されたデータを自動生成することで、上記の問題を根本から解決し、営業活動全体の効率と質を向上させることを可能にするのです。

営業日報を音声入力で完結させるアプリの作り方：Google Geminiをフル活用！

それでは、実際にGoogle Gemini in AppSheetを活用して、営業日報を音声入力で作成・管理するアプリの具体的な作り方をステップバイステップで解説していきます。

このシステムでは、AppSheetのフォームで音声入力を行い、そのテキストをGeminiのAI Taskで解析・整理し、日報として保存する仕組みを構築します。

アプリの「土台」となる営業日報データを準備する

AIが日報を整理するためには、どのような情報を日報として記録したいか、その「型」を定義しておく必要があります。ここでは、Google スプレッドシートをデータソースとして活用します。

ステップ1：Google スプレッドシートで「営業日報」を定義する

Google スプレッドシートを開き、新しいシートを作成します。営業日報として記録したい項目を列見出しとして入力しましょう。

例：営業日報 シート

日報ID報告日時報告者顧客名商談内容（音声入力テキスト）商談概要（AI整理）お客様の反応（AI整理）次のアクション（AI整理）特記事項（AI整理）ステータス
  • 日報ID: 各日報を一意に識別するID。
  • 報告日時: 日報が作成された日時。
  • 報告者: 日報を作成した営業担当者（USEREMAIL()で自動入力）。
  • 顧客名: 商談相手の顧客名。
  • 商談内容（音声入力テキスト）: 営業担当者が音声入力した、商談の生のテキストデータ。ここがAI分析の対象となります。
  • 商談概要（AI整理）: AIが音声入力テキストから抽出・整理した商談の簡潔な概要。
  • お客様の反応（AI整理）: AIが音声入力テキストから抽出・整理したお客様の反応や感触。
  • 次のアクション（AI整理）: AIが音声入力テキストから抽出・整理した、次に行うべき具体的なアクション。
  • 特記事項（AI整理）: AIが音声入力テキストから抽出・整理した、その他の重要な特記事項。
  • ステータス: 日報の状況（例: 未処理, AI処理中, 完了）。

ステップ2：AppSheetで新しいアプリを作成する

AppSheetのウェブサイト（appsheet.com）にアクセスし、Googleアカウントにログインします。「+ Make a new app」から「Start with your own data」を選択し、アプリの名前（例：「音声日報アプリ」）とカテゴリを設定します。

データソースの選択画面で、先ほど準備したGoogle スプレッドシート（営業日報 シート）を選択し、「Select」をクリックします。AppSheetがスプレッドシートを読み込み、自動的にアプリの基本的な形を生成してくれます。

音声入力フォームとGoogle GeminiのAI Taskを設定する

ここからが、音声入力とGoogle Geminiの「AI Task」をAppSheetのAutomationに組み込む核心部分です。

ステップ1：AppSheetのフォームビューで音声入力を有効にする

  1. AppSheetエディタの左側メニューから「Data」を選択し、「Columns」タブをクリックします。
  2. 「営業日報」テーブルの「商談内容（音声入力テキスト）」カラムを探します。
  3. このカラムの「Type」が「LongText」になっていることを確認します。（もしTextになっていたらLongTextに変更してください）
  4. 「Input mode」を「LongText」に設定します。
    • AppSheetのLongText型の入力フィールドは、スマートフォンアプリで開いた際に、キーボードの音声入力ボタン（マイクアイコン）が利用できるようになります。これにより、ユーザーは話すだけでテキストを入力できます。

ステップ2：AIによる「商談内容の整理」Automationを設定する

  1. AppSheetエディタの左側メニューから「Automation」を選択し、「+ New Bot」をクリックして新しいボットを作成します（例：「日報整理アシスタント」）。
  2. Event（いつ動かすか）:
    • Event Type: 「Data change」
    • Table: 「営業日報」テーブルを選択します。
    • Change Type: 「Adds only」（新しい日報が登録されたとき）。
      • これで、新しい日報がアプリに登録されるたびに、この自動化プロセスが開始されます。
  3. Process（何をするか）：
    • ステップ1：「AI Task – 商談内容の整理」
      • 「+ Add a step」をクリックし、「Run a task」を選択します。
      • Task Type: 「AI Task」を選び、その中の「Generate content」を選択します。
      • Prompt for AI: ここに、AIに音声入力された商談内容を渡し、日報の各項目に整理させるプロンプトを記述します。
        あなたは、営業日報のテキストを整理するAIアシスタントです。
以下の商談内容のテキストを分析し、指定された項目に沿って情報を抽出し、整理してください。
各項目は簡潔にまとめてください。

### 商談内容（音声入力テキスト） ###
[商談内容（音声入力テキスト）]

出力形式:
商談概要: [商談の簡潔な概要]
お客様の反応: [お客様の反応や感触]
次のアクション: [次に行うべき具体的なアクション]
特記事項: [その他の重要な特記事項]
        • [ ] で囲まれた部分は、AppSheetのカラム名を指定することで、各日報の実際の音声入力テキストがAIに渡されます。
      • Save the generated content to these columns: AIが生成した整理結果を保存するカラムとして、「商談概要（AI整理）」「お客様の反応（AI整理）」「次のアクション（AI整理）」「特記事項（AI整理）」を選択します。
    • ステップ2：「日報ステータスの更新」
      • 「+ Add a step」をクリックし、「Data: Set the values of some columns in this row」を選択します。
      • Set these columns:
        • ステータス: "完了"

これで、営業担当者が音声入力で日報を登録すると、バックグラウンドでAIがその内容を解析・整理し、自動的に日報の各項目を埋めてくれるようになります。

アプリを実際に使ってみる

  1. アプリを保存し、デプロイします。
  2. スマートフォンにアプリをインストールします。
  3. アプリを開き、新しい日報を登録します。
    • 「報告者」はUSEREMAIL()で自動入力されるように設定しておくと便利です。
    • 「報告日時」はNOW()で自動入力されるように設定しておくと便利です。
    • 「顧客名」を入力します。
    • 「商談内容（音声入力テキスト）」の入力フィールドをタップし、キーボードに表示されるマイクアイコン（音声入力機能）をタップして、商談の内容を声に出して話します。
      • 例：「本日、〇〇株式会社の田中様と新製品Aについて商談を行いました。製品のメリットを説明したところ、特にコスト削減効果に強い関心を示されました。ただ、導入時期について少し懸念があるようでしたので、次回は導入事例をいくつか提示し、具体的な導入スケジュールを提案する予定です。田中様は非常に前向きで、次回のアポイントメントもスムーズに取れました。競合他社との比較もされているようなので、早めに次のアクションに移りたいと思います。」
  4. 音声入力が終わったら、テキストが正しく変換されているか確認し、日報を保存します。
  5. データを保存すると、バックグラウンドでGeminiのAI Task（ステップ2の「日報整理アシスタント」ボット）が実行され、各AI整理結果カラムが自動で埋まります。
  6. 数秒後、アプリをリロードするか、詳細ビューを開くと、「商談概要」「お客様の反応」「次のアクション」「特記事項」の各カラムに、AIが整理した内容が自動で表示されていることを確認できます。

これで、営業担当者は移動中や商談直後でも、スマートフォンに向かって話すだけで、手軽に、かつ構造化された営業日報を作成できるようになりました！

 

Googleの機能連携で、営業活動管理戦略をさらに強化する！

この音声入力営業日報アプリは、Googleの他の強力な機能と連携することで、その価値を何倍にも高めることができます。

Google Looker Studio (旧 Google Data Studio) との連携：営業活動の「見える化」と「戦略立案」

  • 営業ダッシュボード作成: AppSheetの「営業日報」データをGoogle スプレッドシート経由でGoogle Looker Studioに連携させ、営業活動の状況をリアルタイムで可視化するダッシュボードを構築します。
    • ダッシュボードの表示例:
      • 営業担当者ごとの日報提出数と商談件数
      • 顧客ごとの商談履歴と進捗状況
      • 「次のアクション」の未完了リストと期限
      • お客様の反応（ポジティブ/ネガティブ）の傾向分析（AIが感情分析できれば）
      • 特記事項から抽出される共通の課題や成功要因
  • 戦略的な意思決定支援: このダッシュボードを見ることで、営業マネージャーは、チーム全体の活動状況を把握し、個々の営業担当者の強みや弱みを特定し、効果的な営業戦略を立案できるようになります。

 

Google Calendarとの連携：次のアクションの「自動スケジュール化」

AIが日報から抽出した「次のアクション」を、自動的に営業担当者のGoogle Calendarに登録するAutomationを設定できます。

  • Automationの設定:
    • Event: 「営業日報」の「ステータス」が「完了」になったとき。
    • Process:
      1. 「Run a task」で「Google Calendar: Create an event」を選択。
      2. Title: [顧客名]様への次のアクション: [次のアクション（AI整理）]
      3. Start Date/Time: TODAY() + 1 （翌日など、適切な日付を設定）
      4. End Date/Time: TODAY() + 1 + TIME("01:00:00") （1時間後など）
      5. Attendees: [報告者] （営業担当者のメールアドレス）
      6. Description: 日報ID: [日報ID] 詳細: <<LINKTOROW([日報ID], "営業日報_Detail")>>
  • タスク漏れの防止: これにより、営業担当者は日報を作成するだけで、次のアクションが自動的にカレンダーに登録され、タスク漏れを防ぎ、計画的な営業活動を支援します。

Google Chat / Gmailとの連携：情報共有の「リアルタイム化」

日報が完了した際に、関係者へ自動で通知を送るAutomationを設定できます。

  • Automationの設定（Google Chat）:
    • Event: 「営業日報」の「ステータス」が「完了」になったとき。
    • Process:
      1. 「Run a task」で「Send a message to a channel」を選択。
      2. Channel: 営業チームのGoogle Chatスペース。
      3. Message:
        【日報完了通知】
報告者: [報告者]
顧客名: [顧客名]
商談概要: [商談概要（AI整理）]
次のアクション: [次のアクション（AI整理）]
詳細: <<LINKTOROW([日報ID], "営業日報_Detail")>>
  • Automationの設定（Gmail）:
    • Event: 同上。
    • Process:
      1. 「Run a task」で「Send an email」を選択。
      2. To: 営業マネージャーや関連部署。
      3. Subject: 【日報完了】[顧客名]様との商談報告 by [報告者]
      4. Body: 上記Google Chatと同様の内容。
  • 情報共有の促進: これにより、営業担当者が日報を提出した瞬間に、チーム全体やマネージャーが最新の営業状況を把握できるようになり、迅速なフィードバックやサポートが可能になります。

Google Driveとの連携：商談資料や顧客情報の「一元管理」

AppSheetアプリで商談に関する資料（提案書、見積書など）を管理する場合、それらのファイルは自動的にGoogle Driveに保存されます。

  • 関連資料の紐付け: 各日報に、商談で使用した資料のPDFや画像ファイルを添付できるようにします。これらのファイルはGoogle Driveに保存され、日報から直接アクセスできます。
  • 顧客情報の統合: 顧客管理アプリと連携させ、顧客ごとの過去の商談履歴や関連資料をAppSheetアプリ上で一元的に管理できるようにします。

まとめ

Google Gemini in AppSheetを活用した音声入力営業日報システムは、単なる日報作成の効率化に留まりません。それは、営業担当者の日々の業務を「スマート」に進化させ、営業活動全体の質と生産性を劇的に向上させる、極めて強力なツールです。

このシステムがもたらすメリットは計り知れません。

  • 日報作成時間の劇的短縮: 移動中や商談直後でも、話すだけで日報が作成できるため、会社に戻ってからの残業時間を削減し、プライベートな時間を確保できます。
  • 報告のリアルタイム化と情報鮮度向上: 記憶が鮮明なうちに報告が完了するため、商談の細かなニュアンスやお客様の反応といった「生の情報」が日報に反映されやすくなります。
  • 営業活動の質向上: 日報作成の負担が減ることで、営業担当者は本来の営業活動（お客様とのコミュニケーション、提案内容の検討など）に集中できるようになり、商談の質が向上します。
  • データに基づいた営業戦略: 音声入力された unstructured なデータがAIによって構造化されるため、それを基に営業活動の傾向を分析し、より効果的な営業戦略を立案できるようになります。
  • 営業担当者のモチベーション向上: 報告業務のストレスから解放され、営業活動の成果が可視化されることで、営業担当者のモチベーション向上につながります。

プログラミングの知識は必要ありません。Google GeminiのAIの知能と、AppSheetのノーコード開発の柔軟性が一体となることで、あなたの営業チームは、これまでとは比べ物にならないほど迅速に、そして効率的に、お客様との関係を深め、成果を最大化していくことができるでしょう。

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