Gemini in AppSheet| . 領収書・請求書のデータ入力はAIにお任せ！経理業務を劇的に効率化！作り方を簡単に説明

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手入力の「地獄」にサヨナラ！AIがレシートを読み込み、経理データへ自動変換します

 

経理部門や、日々の経費精算に追われている皆さん、こんな悩みを抱えていませんか？

「大量の領収書や請求書を一枚一枚手入力するのが本当に大変…」

「日付や金額の入力ミスが多くて、後から修正するのが面倒…」

「月末の締め作業が近づくと、領収書との戦いが始まる…」

「紙の請求書が山積みになって、必要な情報を見つけるのに時間がかかる…」

経理業務において、領収書や請求書のデータ入力は、時間がかかり、正確性が求められる非常に重要な作業です。しかし、この定型業務に多くのリソースが割かれてしまうと、本来集中すべき「分析」や「戦略的な経理業務」に手が回らなくなってしまいます。さらに、手入力によるミスは、後々の監査や決算にも影響を及ぼしかねません。

しかし、もし、スマートフォンで領収書を「パシャリ」と撮影したり、PDFで受け取った請求書をアップロードするだけで、AIがその内容（日付、金額、品目、取引先など）を自動で読み込み、経理システムに登録するためのデータとして整理してくれたら？ そして、そのデータが自動で経費精算アプリや会計システムに連携されるとしたら、どうでしょう？

Googleのノーコード開発ツール「AppSheet」と、最先端の生成AI「Gemini」の連携は、この「領収書・請求書のデータ入力自動化」を誰でも簡単に実現します。プログラミングの知識は一切不要。AIが画像やPDFから文字を認識し、その内容を理解して必要な情報を抽出することで、経理業務の工数を劇的に削減し、データ入力の正確性を飛躍的に向上させてくれるのです。

これにより、あなたは単調なデータ入力作業から解放され、より戦略的な財務分析や、ガバナンス強化といった、経理部門の本質的な業務に集中できるようになるでしょう。

 

なぜ今、領収書・請求書入力にAIが不可欠なのか？その課題とAIの価値

領収書や請求書のデータ入力は、ビジネスの根幹を支える経理業務において欠かせないプロセスです。しかし、このプロセスには、多くの企業が共通の課題を抱えています。

「手入力」の非効率性とヒューマンエラーのリスク

紙媒体やPDF形式で提供される領収書・請求書から必要な情報を手作業で入力することは、非常に時間がかかります。特に月末や期末など、処理量が集中する時期には、担当者の大きな負担となります。また、手作業であるがゆえに、日付の打ち間違い、金額の入力ミス、品目の誤入力など、ヒューマンエラーが発生しやすく、後からの修正や監査対応にさらなる手間が生じます。

 

「リアルタイム性」の欠如と情報反映の遅延

領収書や請求書が手入力されるまで、その情報は経理システムに反映されません。これにより、リアルタイムでの支出状況の把握が困難になったり、月末の締め作業が長時間に及んだりします。迅速な意思決定や正確な財務状況の把握が求められる現代において、情報反映の遅延は大きな課題です。

「情報の一元管理」の難しさ

複数の部署や個人がバラバラに領収書や請求書を管理していると、情報が散在し、一元的な管理が難しくなります。これにより、特定の支出に関する詳細情報を探し出すのに時間がかかったり、全体的なコスト構造を把握しにくくなったりします。

「不正リスク」の存在

手動プロセスが多いと、領収書の改ざんや二重計上といった不正のリスクも高まります。デジタル化と自動化は、これらの不正リスクを低減し、内部統制を強化する上でも非常に有効です。

ここに、Gemini in AppSheetが大きな解決策を提示します。AIが画像やPDFから文字を認識し、その内容を理解して必要な情報を自動で抽出することで、上記の問題を根本から解決し、経理業務の効率化、データ入力の正確性向上、そしてリアルタイムな財務状況の把握を可能にするのです。

領収書・請求書のデータ入力をAIが自動化するアプリの作り方：Google Geminiをフル活用！

それでは、実際にGoogle Gemini in AppSheetを活用して、領収書・請求書のデータ入力をAIが自動化し、経理業務を効率化するアプリの具体的な作り方をステップバイステップで解説していきます。

このシステムでは、AppSheetのフォームで領収書や請求書ファイルをアップロードし、そのファイルをGeminiのAI Taskで解析・抽出し、経理データとして保存する仕組みを構築します。

アプリの「土台」となる経理データを準備する

AIが領収書・請求書を分析し、データを抽出するためには、どのような情報を経理データとして記録したいか、その「型」を定義しておく必要があります。ここでは、Google スプレッドシートをデータソースとして活用します。

ステップ1：Google スプレッドシートで「経費データ」を定義する

Google スプレッドシートを開き、新しいシートを作成します。領収書・請求書から読み取りたい項目を列見出しとして入力しましょう。

例：経費データ シート

支出ID提出日時提出者取引先名（AI抽出）日付（AI抽出）金額（AI抽出）品目（AI抽出）勘定科目（AI提案）領収書/請求書ファイルAI抽出状況確認ステータス
  • 支出ID: 各支出レコードを一意に識別するID。
  • 提出日時: 経費データが提出された日時。
  • 提出者: 経費を申請した担当者（USEREMAIL()で自動入力）。
  • 取引先名（AI抽出）: AIが領収書・請求書から抽出する取引先名。
  • 日付（AI抽出）: AIが領収書・請求書から抽出する取引日付。
  • 金額（AI抽出）: AIが領収書・請求書から抽出する金額。
  • 品目（AI抽出）: AIが領収書・請求書から抽出する品目または内容。
  • 勘定科目（AI提案）: AIが品目などから提案する勘定科目（例: 消耗品費, 旅費交通費, 会議費）。
  • 領収書/請求書ファイル: 領収書や請求書の画像/PDFファイルが保存される場所。ここがAI分析の対象となります。
  • AI抽出状況: AIによる抽出のステータス（例: 未処理, AI処理中, AI抽出完了, 確認待ち）。
  • 確認ステータス: 人間による確認の状況（例: 未確認, 確認済み, 修正済み）。

ステップ2：AppSheetで新しいアプリを作成する

AppSheetのウェブサイト（appsheet.com）にアクセスし、Googleアカウントにログインします。「+ Make a new app」から「Start with your own data」を選択し、アプリの名前（例：「経費精算自動化」）とカテゴリを設定します。

データソースの選択画面で、先ほど準備したGoogle スプレッドシート（経費データ シート）を選択し、「Select」をクリックします。AppSheetがスプレッドシートを読み込み、自動的にアプリの基本的な形を生成してくれます。

Google GeminiのAI Taskを設定し、領収書・請求書から情報を自動抽出する

ここからが、Google Geminiの「AI Task」をAppSheetのAutomationに組み込む核心部分です。AIがアップロードされた領収書や請求書ファイル（画像/PDF）を分析し、必要な情報を自動で抽出する仕組みを構築します。

注意点：PDF/画像からの高精度なテキスト抽出

AppSheetの現在のAI Task（2025年8月時点）はテキストデータからの抽出に特化しており、PDFや画像から直接高精度なOCR（光学文字認識）を行う機能は限定的です。しかし、Google Cloud Vision AI APIやGoogle Cloud Document AI APIなどの外部サービスと連携することで、AppSheetアプリからファイルをアップロードし、これらのAPIを使って高精度なテキスト抽出（OCR）を行うことが可能です。ここでは、この連携を想定したフローで解説します。

もし、この部分の技術的なハードルが高いと感じる場合は、以下の代替案を検討できます。

  1. 事前にOCRツールで処理： 領収書や請求書を別途OCRツール（例: Google ドキュメントの画像からテキストを抽出機能、外部のOCRサービス）でテキスト化し、そのテキストデータをAppSheetの「備考（テキスト）」のようなカラムに貼り付けてから、Geminiの「Generate content」で各項目に整理させる。
  2. 簡易的な「Extract from text」利用： AppSheetのAI Task「Extract from text」を「領収書/請求書ファイル」カラムをソースとして直接利用することも可能ですが、手書き文字や複雑なレイアウトの文書では精度が落ちる可能性があります。

ここでは、外部OCRサービスでファイルからテキストが抽出され、そのテキストがAppSheetアプリの「領収書/請求書テキスト（OCR用）」のような隠しカラムに格納されることを前提とします。このカラムからGeminiが情報を抽出します。

ステップ1：AIによる「領収書・請求書情報抽出」Automationを設定する

  1. AppSheetエディタの左側メニューから「Automation」を選択し、「+ New Bot」をクリックして新しいボットを作成します（例：「経費データ自動抽出」）。
  2. Event（いつ動かすか）:
    • Event Type: 「Data change」
    • Table: 「経費データ」テーブルを選択します。
    • Change Type: 「Adds only」（新しい経費データが登録されたとき）。
    • Condition: 「領収書/請求書ファイル」がアップロードされ、かつ（もしあれば）「領収書/請求書テキスト（OCR用）」にテキストが入力されたことをトリガーとします。
      ISNOTBLANK([領収書/請求書ファイル]) AND ISNOTBLANK([領収書/請求書テキスト（OCR用）])
      • これで、ファイルがアップロードされ、OCR処理が完了すると、この自動化プロセスが開始されます。
  3. Process（何をするか）：
    • ステップ1：「AI Task – 主要情報抽出」
      • 「+ Add a step」をクリックし、「Run a task」を選択します。
      • Task Type: 「AI Task」を選び、その中の「Generate content」を選択します。
      • Prompt for AI: ここに、AIにOCRされたテキストから主要な情報を抽出させるプロンプトを記述します。
        あなたは、領収書または請求書の情報を正確に抽出するAIアシスタントです。
以下のテキストから、取引先名、日付、金額、品目をそれぞれ抽出してください。
金額は数値と通貨単位（例: 1,500円, $25.00）で、日付はYYYY/MM/DD形式で記述してください。
情報が見つからない場合は「不明」と回答してください。

### 領収書/請求書テキスト ###
[領収書/請求書テキスト（OCR用）]

出力形式:
取引先名: [抽出した取引先名]
日付: [抽出した日付]
金額: [抽出した金額]
品目: [抽出した品目または内容]
      • Save the generated content to these columns: AIが生成した情報を保存するカラムとして、「取引先名（AI抽出）」「日付（AI抽出）」「金額（AI抽出）」「品目（AI抽出）」を選択します。
    • ステップ2：「AI Task – 勘定科目提案」
      • 「+ Add a step」をクリックし、「Run a task」を選択します。
      • Task Type: 「AI Task」を選び、その中の「Generate content」を選択します。
      • Prompt for AI: ここに、AIに抽出された品目から適切な勘定科目を提案させるプロンプトを記述します。貴社の勘定科目リストを具体的に記述することが重要です。
        あなたは、経費精算の勘定科目を提案するAIアシスタントです。
以下の品目と金額から、最も適切な勘定科目を提案してください。
以下の勘定科目リストから一つ選択してください。もし該当するものがなければ「その他」と回答してください。

### 勘定科目リスト ###
- 消耗品費
- 旅費交通費
- 会議費
- 接待交際費
- 通信費
- 消耗品費
- 福利厚生費
- 広告宣伝費
- 事務用品費
- 新聞図書費
- 研修費
- 支払手数料
- 地代家賃
- その他

### 経費情報 ###
品目: [品目（AI抽出）]
金額: [金額（AI抽出）]

出力形式:
勘定科目: [提案された勘定科目]
      • Save the generated content to these columns: AIが生成した勘定科目を保存するカラムとして、「勘定科目（AI提案）」を選択します。
    • ステップ3：「AI抽出状況の更新」
      • 「+ Add a step」をクリックし、「Data: Set the values of some columns in this row」を選択します。
      • Set these columns:
        • AI抽出状況: "AI抽出完了"
        • 確認ステータス: "未確認"

これで、領収書や請求書ファイルがアップロードされると、AIがその情報を分析し、主要情報と勘定科目を自動で抽出し、経費データシートの各カラムを埋めるようになります。

AIが抽出した情報を人間が確認・承認するフローを設定する

AIによる抽出は強力ですが、経理業務の正確性を保証するためには、最終的に人間の確認が不可欠です。抽出結果を人間（経費申請者や経理担当者）がレビューし、必要に応じて修正・承認するフローを構築します。

ステップ1：AI抽出完了通知と確認依頼のAutomationを設定する

  1. AppSheetエディタの左側メニューから「Automation」を選択し、「+ New Bot」をクリックして新しいボットを作成します（例：「経費データ確認依頼」）。
  2. Event（いつ動かすか）:
    • Event Type: 「Data change」
    • Table: 「経費データ」テーブルを選択します。
    • Change Type: 「Updates only」。
    • Condition: 「AI抽出状況」が「AI抽出完了」になった場合に通知を送信するように設定します。
      ISCHANGED([AI抽出状況]) AND [AI抽出状況] = "AI抽出完了"
  3. Process（何をするか）：
    • ステップ1：「メール送信」
      • 「+ Add a step」をクリックし、「Send an email」を選択します。
      • To: 提出者（[提出者]カラム）または経理担当者。
      • Subject: 件名（例: 【経費データ AI抽出完了】ご確認をお願いします：[取引先名（AI抽出）]）
      • Body: メール本文。AIが抽出した主要な情報と、経費精算アプリへのリンクを含めます。
        [提出者]様

平素よりお世話になっております。
ご提出いただいた領収書/請求書について、AIによるデータ抽出が完了しましたのでご報告いたします。

【AI抽出結果概要】
・取引先名：[取引先名（AI抽出）]
・日付：[日付（AI抽出）]
・金額：[金額（AI抽出）]
・品目：[品目（AI抽出）]
・AI提案勘定科目：[勘定科目（AI提案）]

つきましては、お手数ですが、以下のアプリで抽出結果をご確認いただき、必要に応じて修正をお願いいたします。
確認後、必ず「確認ステータス」を更新してください。

経費精算アプリ：<<LINKTOROW([支出ID], "経費データ_Detail")>>

何卒よろしくお願い申し上げます。

----------------------------------------
このメールは自動送信されています。
      • From Display Name: 送信者名（例: 経理AIシステム）。

ステップ2：AppSheetアプリで「確認ステータス変更」アクションとUIを設定する

  1. カラムの設定: 経費データテーブルに「確認者」「確認日時」「修正内容」などのカラムを追加し、誰がどのように確認・修正したかを記録できるようにします。
  2. アクションボタンの作成:
    • AppSheetエディタの「Behaviors」メニューから「+ New action」をクリックします。
    • Action name: 「確認済みとする」
    • Do this: 「Data: Set the values of some columns in this row」を選択。
    • For a record of this table: 「経費データ」
    • Set these columns:
      • 確認ステータス: "確認済み"
      • 確認者: USEREMAIL()
      • 確認日時: NOW()
    • 表示条件: [確認ステータス] = "未確認" （未確認の場合にのみ表示）

    同様に、「修正済みとする」アクションも作成し、確認者が修正を行った場合にステータスを更新できるようにします。

これで、AIが抽出した経費情報が人間に通知され、人間が確認・修正した上で承認することで、最終的な経費データが完成し、経理システムへの連携準備が整うフローが構築されます。

アプリを実際に使ってみる

  1. アプリを保存し、デプロイします。
  2. テストのため、新しい経費データを登録します。
    • アプリから「経費データ」を追加し、「提出者」を入力します。
    • 「領収書/請求書ファイル」に領収書の画像をアップロードします。
    • （事前にOCR連携が設定されていれば）自動で「領収書/請求書テキスト（OCR用）」にテキストが入力されます。
  3. データを保存すると、バックグラウンドでGeminiのAI Task（ステップ2の「経費データ自動抽出」ボット）が実行され、各AI抽出カラムと「勘定科目（AI提案）」が自動で埋まります。
  4. AI分析が完了し、「AI抽出状況」が「AI抽出完了」に変わると、その結果をトリガーに「経費データ確認依頼」ボット（ステップ3）が実行され、関係者に確認依頼メールが送信されます。メールの本文には、AIが抽出した情報が含まれています。
  5. 受信したメールのリンクからアプリを開き、AIが抽出した内容（日付、金額、品目、勘定科目など）を確認します。必要であれば手動で修正します。
  6. 内容が正しいことを確認したら、「確認済みとする」アクションボタンをタップします。「確認ステータス」が「確認済み」に変わり、確認者と日時が記録されます。

これで、手動での領収書・請求書入力の手間から解放され、AIが経理データの「下準備」を完璧に行い、経費精算プロセスを劇的に効率化してくれるようになりました！

Googleの機能連携で、経理・財務管理戦略をさらに強化する！

この領収書・請求書自動入力アプリは、Googleの他の強力な機能と連携することで、その価値を何倍にも高めることができます。

Google Looker Studio (旧 Google Data Studio) との連携：リアルタイム支出状況の可視化と分析

 

  • 経費ダッシュボード作成: AppSheetの「経費データ」をGoogle スプレッドシート経由でGoogle Looker Studioに連携させ、組織全体の支出状況や経費トレンドをリアルタイムで可視化するダッシュボードを構築します。
    • ダッシュボードの表示例:
      • 月ごと、部署ごとの支出総額と推移
      • 勘定科目別の支出割合（AI提案の勘定科目で集計）
      • 取引先ごとの支出額ランキング
      • 未確認の経費データ件数と担当部署
      • AI抽出精度と人間による修正頻度（プロセス改善のヒント）
  • 迅速な財務状況把握とコスト削減: このダッシュボードを見ることで、経営層や経理部門は、リアルタイムで正確な支出状況を把握し、無駄なコストを特定したり、予算達成状況を管理したり、といった迅速な財務管理と戦略的な意思決定を行えるようになります。

 

Google Calendarとの連携：経費精算期限のリマインダー自動化

従業員が経費申請を忘れがちになるのを防ぐために、自動でリマインダーを送信します。

  • Automationの設定: 例えば、月初に「前月分の経費精算期限は〇〇日までです」というリマインダーをGoogle Calendarに自動で登録し、従業員に通知するAutomationを設定できます。
  • 個別のリマインダー: 未精算の経費データを持つ従業員に対し、個別にリマインダーを送信することも可能です。
  • 例：
    • Event: スケジュールトリガー（例: 毎月20日）。
    • Process:
      1. 「Run a task」で「Google Calendar: Add an event」を選択。
      2. Title: 【リマインダー】[提出者]様：経費精算期限は[締め日]です
      3. Start/End Time: 通知日
      4. Attendees: [提出者] （経費未精算の従業員）。

Google Chat / Gmailとの連携：緊急の経費承認依頼や確認

特定の高額な経費申請や、緊急性の高い支出が発生した場合、関係者への迅速な承認依頼や確認を促します。

  • Automationの設定: 例えば、AI抽出された金額が一定額（例: 10万円）を超えた経費申請があった場合、Google Chatの経理承認チームのスペースに自動でメッセージを投稿したり、承認者へGmailで通知したりするAutomationを設定します。
  • 承認フローへの連携: AppSheetの承認機能と組み合わせることで、承認依頼から承認完了までの一連のフローを自動化し、進捗をAppSheet上で追跡できるようにします。
  • 例：
    • Event: 「経費データ」の「金額（AI抽出）」が> 100000になったとき。
    • Process:
      1. 「Run a task」で「Send a message to a channel」を選択し、経理承認チャットに通知。
      2. メッセージ例:
        【🚨高額経費申請🚨】承認依頼
提出者: [提出者]
取引先名: [取引先名（AI抽出）]
金額: [金額（AI抽出）]
品目: [品目（AI抽出）]
詳細確認・承認はこちら: <<LINKTOROW([支出ID], "経費データ_Detail")>>

 

 Google Driveとの連携：領収書・請求書ファイルのセキュアな保管と監査対応

AppSheetアプリからアップロードされた領収書・請求書ファイルは、自動的にGoogle Drive内の指定されたフォルダに保存されます。

  • セキュアなファイル保管: Google Driveの暗号化機能や権限管理機能により、機密性の高い財務関連ファイルを安全に保管できます。
  • 監査対応の効率化: 必要な領収書や請求書ファイルを日付や取引先名などで簡単に検索し、素早く提出できるため、会計監査時の対応が劇的に効率化します。
  • 改ざん防止: デジタルで一元管理することで、紙の領収書のように紛失したり、改ざんされたりするリスクを低減できます。

 

終わりに

Google Gemini in AppSheetを活用した領収書・請求書のAI自動入力システムは、単なるデータ入力の効率化に留まりません。それは、経理業務を「単調な事務作業」から「戦略的な財務管理」へと昇華させるための、極めて強力なツールです。

このシステムを導入することで、以下の大きなメリットが享受できます。

  • 入力工数の劇的な削減: 領収書・請求書の手入力が不要になるため、経理担当者の作業時間を大幅に削減し、人件費を最適化できます。
  • データ正確性の飛躍的向上: AIによる自動抽出は、手入力に伴うヒューマンエラーを最小限に抑え、財務データの信頼性を高めます。
  • リアルタイムな財務状況把握: 情報が迅速にデジタル化されるため、常に最新の支出状況を把握し、迅速な意思決定を支援します。
  • 内部統制の強化と不正リスクの低減: プロセスの自動化とデジタル化により、データの改ざんや不正のリスクを低減し、内部統制を強化できます。
  • 戦略的経理業務へのシフト: 単純作業から解放された経理担当者は、予算編成、コスト分析、リスク管理、財務戦略の立案といった、より高度で付加価値の高い業務に集中できるようになります。
  • 従業員の満足度向上: 経費精算の手間が減ることで、申請者（従業員）のストレスも軽減され、全体の満足度が向上します。

プログラミングの知識は必要ありません。Google GeminiのAIの知能と、AppSheetのノーコード開発の柔軟性が一体となることで、あなたのビジネスは、これまでとは比べ物にならないほど迅速に、そして安心して、経理・財務管理を「スマート」に進化させることができるでしょう。

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