「要約」と「概略」の違い？使い分けは？
「要約」の意味とビジネス用語での説明
「要約」とは、文章や話の内容から重要な部分だけを抜き出して、短くまとめ直すことを指します。元の情報に含まれる要点を整理し、簡潔に表現するのが「要約」です。特にビジネスの現場では、会議の議事録やレポート、報告書などで多用されます。例えば、長い会議の内容を数分で理解してもらうために要点を短くまとめて伝える場面などです。
要約は、
- 情報を短く圧縮し、全体の本質やポイントを伝える
- 元の内容の順序や論理構成にできるだけ沿いながらまとめる
- 詳細よりも要点に重きを置く
- 受け手が内容の核心だけを迅速に把握できるよう工夫される
という特徴があります。
ビジネスでは、上司やクライアントに短時間で内容を伝えたり、複数の情報からエッセンスだけを抜き出して報告したいときに「要約」がよく用いられます。たとえば、「報告書を要約して提出してください」「この会議の要約を教えてください」など、短い言葉で本質を押さえる役割を果たします。
要約のポイント
- 詳細を省いてポイントだけまとめる
- 内容の核を短い言葉で説明する
- 受け手がすぐに理解できるようにする
- 論理の流れや主旨は損なわない
- 長文や複雑な説明をシンプルに整理する
「概略」の意味とビジネス用語での説明
「概略」とは、物事や出来事の全体的な流れや大まかな内容をざっくりと説明することを指します。「概略」は全体像をつかんでもらうために、細部を省略しておおよその内容や枠組み、アウトラインを示すものです。こちらもビジネスの現場で多く使われますが、「要約」とは異なり、必ずしも細かいポイントや要点だけをピックアップするわけではありません。むしろ全体の流れや大筋を説明したいときに適しています。
「概略」は、
- 大きな流れや枠組み、順序を示す
- 細かいポイントにはあまり触れず、全体像を掴むための説明
- 報告や提案書、事業計画の導入部分などで多用される
- 詳細説明や要点整理の前に大まかなイメージを共有する目的
が特徴です。
ビジネスの会話では「まずは事業計画の概略を説明します」「新規案件の概略をお送りします」など、全体のアウトラインを相手に伝えたい場面で使われます。詳細な説明や具体的な内容に入る前に「どのようなものなのか」「全体としてどういう流れなのか」を伝えるために使われます。
概略のポイント
- 細かい部分を省略し、大まかな内容・構成を説明
- 全体のイメージや大筋を伝える
- 詳細説明の前にアウトラインや導入として使われる
- 受け手が全体像を把握できるように意識する
- プロジェクトや計画、進行状況の導入説明で有効
「要約」と「概略」の違いまとめ
- 「要約」は詳細な内容の核や要点のみを簡潔に抜き出す
- 「概略」は物事の全体像や大まかな流れ・構成を説明する
- 要約は本質を短く、概略は全体をざっくり
- 要約は論理やポイント重視、概略はイメージや枠組み重視
- 使い分けることで、受け手に正確でわかりやすい情報提供ができる
「要約」と「概略」の一般的な使い方は？
要約と概略は、場面によって使い方が異なります。どちらも日常会話やビジネスメールで頻繁に使われています。
- 会議の内容を要約してお知らせします。
- 報告書を要約して提出しました。
- この記事の要約を作成しました。
- 説明内容を要約してください。
- プレゼンの要約を後ほどお送りします。
- プロジェクトの概略を説明します。
- 事業計画の概略をまとめました。
- 新商品の概略をメールで共有します。
- 会議の概略を簡単にご案内します。
- 依頼内容の概略を確認いたしました。
要約が使われる場面
ビジネスやメールでの使い分けと間違えないコツ
「要約」は主に、情報量が多い内容を短時間で伝えたいときや、報告や説明の場面で多用されます。たとえば会議の議事録や報告書などを短くまとめて提出する場合、「要約」という言葉が非常に有効です。受け手は要点をすぐに把握でき、時間の節約にもなります。
要約を使う時のコツは、細部よりも「本質的に伝えたいポイント」に集中することです。長文や複雑な内容をできるだけ短く、かつ分かりやすくまとめることが重要です。また、「要約」を求められたときは、論理の流れや主旨を崩さないように注意しましょう。
一方「概略」は、全体像を伝えたいとき、あるいはこれから詳しい説明に入る前におおまかな内容を共有したいときに適しています。相手がまず全体を理解できるように、細かい部分にはあえて触れず、ざっくりとした内容や流れを説明することがポイントです。
要約・概略を言い換えて失礼がない伝え方・目上・取引先に送る場合
- 会議の内容について、簡潔にまとめたものをお送りいたします。ご確認いただけますと幸いです。
- 報告事項を簡単に整理し、ご案内いたします。お時間のある際にご確認ください。
- 本件に関するポイントをまとめてお伝えいたします。ご不明点がございましたらお知らせください。
- 議事録の内容を要点だけ整理し、下記の通りご報告いたします。
- 本日の会議内容につきまして、概要を簡単にご案内申し上げます。
- 新規案件の大まかな流れについて、ご説明申し上げます。
- 今回の計画について、全体の枠組みを簡単にまとめておりますので、ご参照ください。
- 商品開発の進捗について、全体像を簡単にお伝えいたします。
- 今回のプロジェクトの大まかな内容について、ご説明差し上げます。
- 新しいサービスの概要について、簡単にご案内いたします。
「要約」と「概略」の間違えた使い方は？
「要約」と「概略」は意味が似ているため、使い方を間違えやすい言葉でもあります。間違いの多い例を紹介し、その理由も解説します。
要約はポイントを絞って伝えるものなので、全体像をざっくり説明する場面には向きません。一方で、概略は全体を大まかに伝えるものなので、細部まで伝えたいときには適していません。
- 詳細な内容を全て省いてしまい、肝心なポイントまで抜けてしまう場合があります。
- （誤）報告書の概略を提出しました。（本当は要約が適切）
- 重要な部分だけ抜き出して全体像を伝えず、受け手が流れを理解できないことがあります。
- （誤）新規案件の要約を説明します。（本当は概略が適切）
- 要約を求められているのに、全体の流れだけ説明してしまうと、本質が伝わりません。
- （誤）会議の要約を作成しましたが、内容は全体の流れだけ記載しています。
- 概略を頼まれているのに、要点だけ抜き出して全体が見えなくなってしまうことがあります。
- （誤）事業計画の概略として、ポイントだけお送りします。
- 要約・概略を混同し、違う言葉で説明してしまうことで、誤解を招く恐れがあります。
- （誤）商品の概略をまとめましたが、詳細なポイントだけ記載しました。
英語だと違いはある？
要約の英語での説明
要約は英語で「summary」や「summarize」という単語が使われます。「summary」は情報のエッセンスや要点のみを短くまとめたものを指します。ビジネスメールやレポートでは「Here is a summary of the meeting」「Please summarize the report」などの形で用いられます。要点に集中した簡潔な説明が特徴です。
概略の英語での説明
概略は英語で「outline」や「overview」といった単語が一般的です。「outline」は全体像や枠組み、「overview」は大まかな内容や概要を意味します。たとえば「Let me give you an outline of the project」「Here is an overview of our new plan」など、全体の流れやイメージを伝える表現が多く使われます。
目上にも使える丁寧な言い回し方は？
要約の丁寧な言い回し
目上や取引先に要約を伝える場合は、「要約」という直接的な表現よりも、「簡潔にまとめました」「要点のみ整理いたしました」といった丁寧な言い回しが好まれます。「ご確認いただけますと幸いです」「ご査収ください」など、受け手への配慮を込めた表現も大切です。
たとえば、「本件につきまして、要点を整理し、簡潔にまとめたものをお送りします。ご参考いただけますと幸いです」といった伝え方が良いでしょう。
概略の丁寧な言い回し
概略を伝える際は、「全体の流れをご説明申し上げます」「概要を簡単にご案内いたします」など、枠組みや全体像を示す表現が丁寧な印象を与えます。「ご説明差し上げます」「ご案内申し上げます」といった表現を添えることで、相手への敬意も示せます。
たとえば、「新規事業の全体像について、概要を簡単にご案内いたします。ご確認いただけますと幸いです」といった言い回しが適しています。
メール例文集
- いつも大変お世話になっております。昨日の会議について、要点を簡単に整理し、ご報告させていただきます。ご確認をお願いいたします。
- 平素よりお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。本件に関しまして、内容を要点のみまとめてご案内申し上げます。何卒よろしくお願いいたします。
- 日頃より格別のご高配を賜り、心より御礼申し上げます。ご依頼いただきました件について、概要を簡単にご説明申し上げます。
- いつもご支援いただきありがとうございます。新プロジェクトの大まかな流れを整理いたしましたので、ご参考までにご案内いたします。
- 本件につきまして、要点を中心に整理した内容をお送りいたします。ご査収のほど、よろしくお願いいたします。
「要約」と「概略」相手に送る際・伝え方の注意点・まとめ
要約と概略は、どちらも情報を整理し、相手に伝わりやすくするために欠かせない言葉です。しかし、伝えたい内容や目的によって使い分けることが重要です。要約は「本質を短くまとめて伝える」場合、概略は「全体像や流れをざっくり伝える」場合に適しています。ビジネスでは特に、受け手のニーズや目的をよく考え、どちらがより適切かを見極めることが円滑なコミュニケーションにつながります。
また、メールや書面では、直接的な表現よりも少し柔らかい言い回しや敬語を使うことで、相手に配慮した印象を与えることができます。特に目上や取引先には「簡潔にまとめました」「全体の流れをご案内します」といった表現を心がけると良いでしょう。
混同すると内容が不十分になったり、相手に誤解を与えてしまう恐れもありますので、要約と概略の違いを意識して、適切に使い分けることが大切です。どちらも活用することで、情報の整理や共有がスムーズになり、信頼関係の構築や業務の効率化にもつながります。丁寧な伝え方や相手への配慮を忘れずに、状況に合わせて活用してください。