「記載」と「記述」の違い？使い分けは？
「記載」と「記述」は、日常の会話やビジネスメールの中でよく見かける日本語の言葉ですが、実は意味や使い方に微妙な違いがあります。この違いを正しく理解することで、より正確に伝えたい内容を相手に届けることができます。ここでは、両者の違いや具体的な使い方を丁寧に説明していきます。
ビジネス用語としての「記載」の意味
「記載」とは、主に書類や資料などに「決まった内容」や「必要事項」を書き記すことを指します。たとえば、申請書や契約書、仕様書などの文書には、必要な情報を正確に漏れなく記入することが求められますが、これを「記載」と呼びます。
「記載」には、「書くこと自体が目的」であり、「必要な情報が書面に盛り込まれているかどうか」が重要となります。そのため、あまり詳細な説明や文章表現ではなく、箇条書きや数字、単語で示すことも多く、事実を簡潔に示す性質が強いのが特徴です。
ビジネス用語としての「記載」の特徴
- 「記載」はあらかじめ決められた欄や項目、必要事項がある場合に使う
- 主に書類・帳票・契約書・申込書・議事録など、正式な文書の中で使われる
- 内容の正確さ・漏れがないかを重視
- 詳しい説明や意見を述べるのではなく、事実を簡潔に示す
- 箇条書き、表、リストなどで示されることが多い
まとめ
- 「記載」は決まった項目や必要事項を正確に書き記すこと
- 事実・情報そのものを簡潔に伝える時に用いられる
- 書類や公式な文書、メールの本文などでよく使われる
ビジネス用語としての「記述」の意味
「記述」は、「内容を文章で説明する」ことや「考えや意見を文章で表す」ことを指します。
たとえば、報告書や論文、レポートなどでは、事実や出来事だけでなく、その背景や経緯、理由、考察などを文章として詳しく書くことが求められます。これを「記述」と呼びます。
「記述」には、「説明や描写を文章で具体的に伝える」というニュアンスがあり、単なる事実の列挙ではなく、状況や内容をより分かりやすく説明することが目的となります。そのため、文章の長さや表現の自由度が「記載」と比べて大きいことが特徴です。
ビジネス用語としての「記述」の特徴
- 「記述」は物事や状況、理由や考えなどを、文章で具体的に説明すること
- 主に報告書・レポート・論文・設計書の中で、考えや意図、背景を伝える際に使われる
- 文章の長さや表現の幅が広い
- 感想や考察、手順や詳細な内容を相手に伝えることが目的
まとめ
- 「記述」は文章で物事を説明したり、詳しく述べたりする時に用いる
- 背景や理由、過程などを含めて相手に伝えたい場合に適している
- 自由記入欄や報告書、レポートなどで頻繁に使われる
「記載」と「記述」の一般的な使い方は？
「記載」や「記述」は、日常会話やビジネスメールの中でも正しく使い分けることが大切です。それぞれの使い方について、具体的な例を通して説明します。
「記載」の使い方
- 申込書には住所と電話番号を必ず書く必要があります。
- 契約内容の詳細は、添付資料の３ページ目に書いてあります。
- 必要事項が全て書いてあることをご確認ください。
- お手数ですが、以下の項目を全て書いてからご返信ください。
- 提出いただいた書類に不備がないか確認したところ、全ての項目が正しく書いてありました。
「記述」の使い方
- 今回のトラブルの原因について、詳しく文章で書いてください。
- 商品の特長をわかりやすく文章で説明してください。
- 報告書には、業務の進捗状況を文章でまとめてください。
- ご自身の考えを文章にして提出してください。
- マニュアルには作業手順をわかりやすく文章で説明してあります。
「記載」が使われる場面
「記載」という言葉は、主にビジネスメールや公式な書類、申込書、案内文などで広く使用されます。相手に事実や情報を正確かつ簡潔に伝えたい時に重宝される言葉です。例えば、ビジネスメールの中で、「下記の内容をメールに書いて返信してください」や「添付ファイルに必要事項が全て書いてあることをご確認ください」などの表現があります。
また、案内文や申し込みフォームなどで、「ご住所や連絡先を正しく書いてください」とお願いする場面にも適しています。こうした場合、「記載」が持つ「決まった情報を正確に記入する」という特徴が活かされます。
間違えないように使い分けるには？
「記載」は決まった項目や必要事項を「書く」こと、「記述」は自分の考えや説明、理由、手順などを「文章で詳しく書く」ことと覚えると間違えにくくなります。
例えば、書類やフォームに事実を短く書く場合は「記載」、文章で詳しく説明する場合は「記述」を選びましょう。
「記載」を言い換えて失礼がない伝え方・目上・取引先に送る場合
ビジネスの現場や目上の方、取引先へ送る場合は、丁寧で配慮のある言い方を心掛けたいものです。「記載」という言葉も、相手への気遣いを込めて言い換えることができます。
- ご記入いただきありがとうございます。内容を確認いたしました。
- ご案内させていただいた事項を全てご記入いただき、誠に感謝申し上げます。
- 必要事項をご記入いただき、お手数をおかけいたしました。
- 添付の書類にご記入いただいた内容を拝見し、確認いたしました。
- ご協力いただき、全ての項目にご記入いただけたことを感謝申し上げます。
- ご記入のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。内容に不備がございましたらご指摘いただけますと幸いです。
- お忙しい中ご記入いただき、誠にありがとうございます。今後ともよろしくお願いいたします。
- ご記入いただいた内容について、後日ご連絡させていただきますのでご承知おきくださいませ。
- ご記入内容に誤りや不足がございました場合は、お手数ですがご連絡いただけますと幸いです。
- 必要事項のご記入をお願い申し上げます。不明点などございましたらご遠慮なくお問い合わせください。
- ご案内いたしました事項をすべてご記入いただき、誠にありがとうございます。
- ご記入いただいた内容をもとに、今後の手続きを進めてまいります。
- ご多忙の中ご記入いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
- ご記入内容についてご不明な点がございましたら、何なりとお申し付けください。
- お手数ですが、追加でご記入いただく必要がある場合は、追ってご案内いたします。
「記載」と「記述」の間違えた使い方は？
「記載」と「記述」は、似ているようで異なる意味を持つため、誤って使ってしまうと、相手に誤解を与える場合があります。
ここでは、よくある誤用と、その理由を解説しながら例を挙げてみます。
- 「記載」を使うべきところで「記述」を使ってしまう例
（解説）申し込み用紙の氏名欄や住所欄など、決まった項目にただ書き込むだけの場面では「記載」を使うのが適切です。
間違った例：申込書の氏名欄に氏名を記述してください。 - 「記述」を使うべきところで「記載」を使ってしまう例
（解説）考えや状況、理由などを文章で説明する場面では「記述」を使うべきです。
間違った例：今回のトラブルの詳細について、記載してください。 - 「記載」と「記述」を混同してしまう例
（解説）内容によって「記載」と「記述」を正しく使い分ける必要があります。
間違った例：レポートには考えを記載してください。 - 文章で詳しく書いて欲しい時に「記載」を使う
（解説）単なる事実ではなく、説明や背景、意見などを求める場合は「記述」が適切です。
間違った例：報告書には今回の状況を記載してください。 - 決まった情報を箇条書きにする場面で「記述」を使う
（解説）事実を簡潔に書き記すだけなら「記載」が正しいです。
間違った例：下記の必要事項を記述してください。
英語だと違いはある？
日本語の「記載」と「記述」は、英語で表すときも少し違いが出ます。意味やニュアンスに合わせて使い分けると良いでしょう。
「記載」の英語表現について
「記載」は英語で「entry」や「fill in」、「enter」など、主に「書き込む」「記入する」という意味で使われます。たとえば、申込書やフォームなどで「必要事項を記載してください」は「Please fill in the required fields」や「Please enter your name and address」などとなります。
「記載」は、あらかじめ決められた情報を間違いなく書き込む行為を強調する言葉です。
「記述」の英語表現について
「記述」は「describe」や「write down」、「explain in writing」と訳すことが多いです。たとえば、状況を詳しく記述してください、という場合は「Please describe the situation in detail」や「Please explain in writing」などとなります。
「記述」は、考えや理由、説明を含めて文章として詳しく伝えることが目的です。したがって、英語でも「explain」「describe」「write in detail」などの表現を選びます。
目上にも使える丁寧な言い回し方は？
ビジネスや公的な場面では、相手に対する敬意をしっかり伝えるために、丁寧な言い回しを選ぶことが重要です。
「記載」を丁寧に伝える方法
「記載してください」や「ご記載願います」だけでなく、「ご記入いただけますと幸いです」「お手数をおかけしますが、ご記入のほどよろしくお願いいたします」など、相手への配慮や感謝の気持ちを含めた言い方が適しています。こうした言い回しを心掛けることで、相手に失礼のない印象を与えることができます。
「記述」を丁寧に伝える方法
「記述してください」と直球で伝えるよりも、「ご説明いただけますと幸いです」「詳しくご記入いただけますと助かります」「ご意見を文章にてお聞かせ願えますでしょうか」など、柔らかい表現に言い換えると丁寧な印象になります。特に目上の方や取引先には、こうした言い方を選ぶと良いでしょう。
メール例文集
- お世話になっております。ご多忙の中恐縮ですが、必要事項をご記入いただけますようお願い申し上げます。ご不明点がございましたら、何なりとお知らせくださいませ。
- 先日はお手数をおかけいたしました。書類にご記入いただいた内容を確認いたしました。今後ともよろしくお願いいたします。
- ご案内させていただきました内容を全てご記入いただき、誠にありがとうございます。何かご不明な点がございましたら、遠慮なくお問い合わせください。
- この度はご協力いただき誠にありがとうございます。ご記入いただいた内容をもとに、引き続き手続きを進めてまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。
- お忙しい中、必要事項へのご記入を賜り感謝申し上げます。追加でご記入いただく事項が発生した際は、改めてご連絡いたします。
- 報告書には、今回の業務について詳しくご記入いただきますようお願いいたします。何卒ご協力のほどお願い申し上げます。
- 今回のご意見やご要望について、文章にてご記入いただけますと幸いです。ご回答をお待ちしております。
- 提出書類に不備がないかご確認いただき、必要事項が全てご記入いただけたことを感謝申し上げます。
- ご記入いただいた内容を拝見し、今後の業務に活かしてまいります。引き続きご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
- お手数をおかけしますが、ご記入いただく内容についてご質問がございましたら、どうぞご遠慮なくご連絡ください。
「記載」と「記述」相手に送る際・伝え方の注意点・まとめ
日本語の「記載」と「記述」は、どちらも「書くこと」を指す言葉ですが、その内容や目的に違いがあります。正しく使い分けることで、相手に誤解や不安を与えず、スムーズにコミュニケーションを進めることができます。
「記載」は、決まった情報を漏れなく書くことが求められる場面で使用します。書類や申込書、契約書など、形式や項目が定められているものに最適です。一方「記述」は、文章で状況や理由、考えなどを詳しく説明したい時に用いられます。特にレポートや報告書など、内容を説明したり意見を述べたりする場面に適しています。
伝え方としては、相手への配慮を忘れず、丁寧な言い回しを心掛けることが大切です。目上の方や取引先にお願いする場合は、感謝の気持ちや配慮を込めた表現を選びましょう。特にメールでは、「お手数ですが」「ご協力いただき」「ご記入のほどよろしくお願いいたします」など、柔らかな言い方を意識することで、相手に対する敬意や思いやりが伝わります。
もし誤って使ってしまうと、内容が正しく伝わらなかったり、相手に不快感を与えることがあります。特にビジネスの場面では、正確な言葉選びが信頼関係につながるため、常に意識しておくことが大切です。
英語で伝える場合も、「記載」と「記述」の違いを意識して、適切な単語や表現を選びましょう。
日本語は言葉の選び方ひとつで、印象や伝わり方が大きく変わります。ビジネスや日常のやりとりで、相手により伝わりやすく、誤解のないやりとりを心がけるためにも、「記載」と「記述」の違いを正しく理解しておくことは、とても役立ちます。丁寧さや思いやりを持った言葉づかいを意識して、心地よいコミュニケーションを築いていきましょう。