「概要」と「要約」の違い？使い分けは？
「概要」と「要約」は、どちらも文章や内容を短くまとめて伝えるときに使われる日本語ですが、その意味や目的にははっきりとした違いがあります。ビジネスメールや日常会話で両者をうまく使い分けることで、相手に分かりやすく意図が伝わり、効率的なコミュニケーションにつながります。ここでは「概要」と「要約」の本来の意味、使い分けのコツ、そして実際の例文まで、丁寧に解説します。
「概要」の意味と使い方
「概要」は、物事の全体像やおおまかな流れ、重要なポイントを簡単にまとめたものです。細かい部分や詳細には踏み込まず、「全体をざっくり理解してもらうための説明」が「概要」となります。文章やプロジェクト、会議の内容などを、初めて知る人でも大まかにイメージできるように要点をまとめる役割があります。
ビジネス用語としての「概要」の説明
ビジネスの場面では、企画書・報告書・提案書・製品説明などさまざまな文書で「概要」が使われます。たとえば会議資料の冒頭部分に「今回の議題の概要」を記載して、参加者が全体像をつかみやすくしたり、新製品の「概要」をまとめて顧客に案内したりと、相手が全体的な枠組みや流れを簡単につかめるように活用されます。
- 「概要」は詳細に入る前の「全体像」の説明に最適
- 全体の構成や流れ、主要なポイントを短く示す
- 何かの説明の「はじめの一歩」として重宝される
- 新規プロジェクトやサービス紹介、会議の案内など、全体をざっくりつかんでもらいたいときに便利
「概要」は初めてその内容に触れる相手に対して、「まずは全体的にどんなことなのか」を短時間で把握してもらいたいときに、非常に効果的な言葉です。
「要約」の意味と使い方
「要約」は、元の文章や話の内容から重要な部分や本質を抜き出し、簡潔にまとめることを指します。「要約」は元の内容の一部や重要な点を中心にして、「必要な情報だけを短く整理」するための手法です。要点だけを拾い上げ、余計な説明や背景を省き、分量もできるだけ短く抑えることが求められます。
ビジネス用語としての「要約」の説明
ビジネスでは、会議の議事録や長いメール、レポート、論文など、詳細な内容の「要約」がよく使われます。たとえば、「長文の報告書の要約」や「議論の要約」として、細部まで説明せずに、エッセンスだけをまとめて伝えることで、時間のない上司や関係者が短時間でポイントを把握できるようにします。
- 「要約」は詳細な説明や文章から重要な情報だけを抜き出してまとめる
- 元の内容の「エッセンス」や「本質」を中心に短く整理する
- 文字数や分量を大幅に減らし、できるだけ簡潔にすることが特徴
- 伝える相手が元の詳細な内容を知っている場合にも便利
- 長文資料や議事録、報告書、論文、プレゼンのまとめ部分などで活用
「要約」は「概要」よりもさらに「短く・簡潔に・重要なことだけ」を意識してまとめるのが大きな違いです。
「概要」と「要約」の違いのまとめ
- 「概要」は物事全体のおおまかな説明・全体像の把握が目的
- 「要約」は内容を短く圧縮し、重要ポイントだけを抜き出して伝えることが目的
- 「概要」は構成や流れも示し、「要約」は要点や本質にしぼる
- 「概要」は初めての人向け、「要約」は内容をある程度知っている人向けや時間短縮が求められる場面で有効
「概要」と「要約」の一般的な使い方は？
実際にどんな場面でどう使うのかを、例文で見ていきましょう。それぞれ日本語だけで5例ずつご紹介します。
概要の使い方
- 会議の概要をメールでご案内いたします
- 新商品開発プロジェクトの概要を説明いたします
- 本日の議題の概要をまとめましたのでご確認ください
- 事業計画の概要をご説明いたします
- イベントの概要を資料に記載しております
要約の使い方
- 長文メールの内容を要約してお伝えします
- 会議での意見を要約すると、主に3点にまとめられます
- 報告書の要約を別紙にてご用意いたしました
- 今回の議論の要約を資料として添付いたします
- プレゼン資料の要約をお送りいたします
「概要」が使われる場面
「概要」は、全体像をざっくり把握してもらいたいときに使います。たとえば新しいプロジェクトを提案する前や、初めて内容に触れる人に大まかに説明したいときが適しています。
ビジネスやメールでの使い分け
- 企画や事業内容、会議の冒頭で「概要」を示し、全体像を伝える
- 相手が初めて内容に触れる場合や、全体をざっと把握してほしい場合に使う
- 詳細な説明に入る前に「まずは概要をお伝えします」と前置きすることで、相手が全体像をイメージしやすくなる
間違えないように使い分けるには？
- 「概要」は全体をざっくり伝えるとき、最初の説明や資料の冒頭部分で使う
- 「要約」はすでに内容を知っている人や、詳細な説明の後で要点だけをまとめて伝えたいときに使う
「概要」は相手にとって初めての内容や、全体像の説明に最適です。「要約」は詳細を知っている人への再確認や、時間がない人にポイントだけを素早く伝える場合に使いましょう。
「概要」を言い換えて失礼がない伝え方・目上・取引先に送る場合
目上や取引先に「概要」という言葉を使う場合、より丁寧にやわらかく伝えることで、相手に安心感や配慮が伝わります。直接的な言い方を避けた表現もご紹介します。
- お時間をいただきありがとうございます。まずは全体的な流れについてご説明させていただきます
- ご多用のところ恐縮ですが、今回の件の全体像を簡単にご案内いたします
- 企画の主な内容を先にご案内させていただきますのでご確認をお願いいたします
- 本案件の全体的な流れにつきまして、事前にご説明申し上げます
- 今回の内容について大まかにご案内いたしますので、ご不明な点がございましたらご質問ください
- いつもお世話になっております。本件につきまして、全体の流れを先にご案内いたします。詳細につきましては、後ほど改めてご説明申し上げます
- お忙しい中恐縮ですが、まずは本案件の全体像をご説明させていただきます。ご不明な点がございましたら、どうぞご遠慮なくお申し付けください
- ご多用のところ恐れ入ります。企画の主な内容を簡潔にご案内いたします。ご確認のほどお願いいたします
- 本日はお時間をいただきありがとうございます。まずは全体の構成についてご説明いたします
- ご検討いただくにあたり、今回の事業内容を簡単にご案内申し上げます。引き続きどうぞよろしくお願いいたします
- いつもご指導いただき誠にありがとうございます。本件の全体的な流れを先にご説明申し上げます。追加でご質問がございましたら、いつでもお知らせください
- お手数をおかけしますが、本案件の全体像をまとめてご説明いたします。今後ともよろしくお願いいたします
- ご多忙中恐れ入ります。先に全体的な流れをご案内申し上げます。詳細につきましては別途ご説明いたします
- 本日はお忙しい中お時間をいただきありがとうございます。全体像を先にご案内いたしますのでご確認いただけますと幸いです
- ご多用中にもかかわらず、資料をご確認いただき感謝申し上げます。本件の主な内容についてご案内申し上げます
「概要」と「要約」の間違えた使い方は？
両者は似ているようで、実際に間違えて使ってしまうと伝えたい内容がずれてしまうことがあります。どのような間違いがあるか、簡単な解説とともに例を挙げます。
「要約」は詳細な内容を簡単にまとめる言葉なので、全体像や構成の説明に使うと不自然です。
- 会議の要約をご案内いたします（初めて会議内容を説明するなら「概要」が適切）
- 新商品の要約をお送りいたします（全体の流れや特徴を伝えたいなら「概要」）
- 事業計画の要約についてご確認ください（全体像の説明なら「概要」）
- 今回の議題の要約をまとめました（初めて説明する時は「概要」）
- イベントの要約を資料に記載しております（イベント全体の説明なら「概要」）
英語だと違いはある？
日本語の「概要」と「要約」は、英語でも異なる単語や表現で使い分けられます。それぞれのニュアンスを詳しく見ていきます。
概要の英語での説明
「概要」は英語では「overview」や「outline」が該当します。
「overview」は全体のざっくりとした説明や全体像を表します。「outline」は構成や流れなど全体的な枠組みを示す時に使います。どちらも、内容を初めて知る人に分かりやすく全体像を伝える時に使います。
要約の英語での説明
「要約」は「summary」や「abstract」と訳されます。
「summary」は内容を簡潔にまとめたもの、つまり要点のみを短く説明したものです。「abstract」は論文や研究などで使われる「要旨」「抜粋」の意味合いが強いですが、「要約」として使われる場合も多いです。
「summary」は既知の内容や詳細な情報からエッセンスを取り出してまとめるときに使われます。
目上にも使える丁寧な言い回し方は？
「概要」「要約」ともに、ビジネスや丁寧なメールでそのまま使っても失礼にはなりませんが、さらに丁寧な言い方にすることで、より柔らかく相手に伝わりやすくなります。
概要の丁寧な言い回し
「本件の概要をご説明いたします」よりも、
「全体的な流れについて先にご案内いたします」
「まずは全体像を簡単にご説明申し上げます」
などとやわらかい言葉を加えることで、さらに印象がよくなります。
要約の丁寧な言い回し
「要約をお送りします」よりも、
「内容を簡潔にまとめましたのでご確認ください」
「主なポイントを簡単に整理いたしました」
「重要な部分を短くまとめてご案内いたします」
といった言い方が、配慮ある表現になります。
メール例文集
- いつもお世話になっております。まずは本件の全体的な流れについてご案内申し上げます。詳細につきましては、後ほどご説明いたしますので、ご確認をお願いいたします。
- お忙しいところ恐縮ですが、今回の件につきまして概要を簡単にまとめました。ご不明な点がございましたらご遠慮なくお知らせください。
- 本日はお時間をいただきありがとうございます。主な内容を先にご案内させていただきますので、引き続きご確認のほどよろしくお願いいたします。
- 今回の議論について、主なポイントを簡潔に整理いたしましたのでご確認をお願いいたします。追加のご質問があればお知らせください。
- ご多用中のところ恐れ入りますが、内容を簡単にまとめましたのでご確認ください。ご意見・ご質問がございましたら、お気軽にご連絡ください。
- 本件について、全体像を先にご説明いたします。詳細は資料をご参照ください。何かご不明な点がございましたらご連絡いただけますと幸いです。
- いつもご指導いただきありがとうございます。会議内容について要点をまとめましたので、ご一読いただけますと幸いです。
- お手数ですが、資料の内容を簡潔にまとめてお送りいたします。ご確認いただき、何かご不明点がございましたらご連絡ください。
- ご多忙中恐れ入ります。まずは案件の概要をお送りいたします。ご確認のほどよろしくお願いいたします。
- 今回の件につきまして、主なポイントのみをまとめてご案内いたします。ご確認いただき、ご不明点がございましたらご連絡ください。
「概要」と「要約」相手に送る際・伝え方の注意点・まとめ
「概要」と「要約」はどちらもビジネスや日常でとても便利な言葉ですが、役割や伝えたい内容が違うため、適切な使い分けが大切です。「概要」は全体像や枠組み、流れを伝えるときに使い、「要約」は細かい説明や長文からポイントだけを短く抜き出して伝えるときに使います。
メールや会話で間違って使ってしまうと、相手に伝わる内容がずれたり、分かりにくくなったりする恐れがあります。丁寧な言葉を心がけ、相手がどこまで知りたいのかを考えながら、適切な言葉を選ぶようにしましょう。今回の内容をぜひ日常やビジネスのやり取りに役立てて、より分かりやすく伝える力を高めてください。丁寧な説明や分かりやすいまとめができると、相手との信頼関係も深まりますので、ぜひ積極的に使い分けてみてください。