回答と返答の違い？使い分けは？
「回答」のビジネス用語としての説明
「回答」とは、相手からの質問や問い合わせ、依頼などに対し、求められた内容や問題に沿って、的確かつ具体的に返す答えや説明のことを意味します。ビジネスシーンでは、メールや会議、アンケート、取引先からの問い合わせなど、あらゆる場面で「回答」が求められることが多くあります。
「回答」の最大の特徴は、相手からの「質問」や「問題」に対して、内容に即して根拠や理由を明示した上で、解決策や情報を明確に伝える点にあります。たとえば「この商品の納期はいつですか？」という問いに「納期は9月末です」と伝える場合、その「9月末です」が「回答」です。
ビジネス現場では、曖昧な返事や感想だけではなく、明確かつ正確な情報提供や意見の提示が求められるため、「回答」は重要な役割を持っています。相手の質問や課題に正面から応じる姿勢が、信頼や安心感にもつながります。
まとめ
- 質問や問い合わせ、依頼に対して、的確・具体的に内容に即して返す説明や意見
- 理由や根拠、背景も含めて明確に示す
- 相手の疑問や課題を解決することが目的
- 曖昧な言い回しや感想ではなく、論理的な説明や情報提示が中心
- ビジネスでの信頼構築に不可欠
「返答」のビジネス用語としての説明
「返答」とは、相手からの質問や呼びかけ、連絡、依頼などに対して、何らかの反応や応答を返すことを指します。「返答」は、必ずしも具体的な解決策や正解、詳細な説明である必要はなく、相手の言動や問いかけに対して、何らかの形で意思表示や対応を返すことに重きがあります。
例えば「会議に参加できますか？」という連絡に「参加します」と伝える場合、この「参加します」が「返答」となります。「返答」はビジネスメールや口頭、電話など、あらゆるやりとりで使われます。
また、「返答」は「返事」よりもやや形式的・ビジネス寄りな印象がありますが、内容そのものの正確さや具体性よりも、相手の呼びかけに対して応じる行為自体が重視されます。たとえば「ご連絡ありがとうございます。内容を確認し次第、改めて返答いたします」など、迅速な応答や対応の約束を伝える際にもよく使われます。
まとめ
- 質問や呼びかけ、依頼などに対して何らかの反応・応答を示すこと
- 内容の正確性や解決策にこだわらず、意思や受け止めを示す
- 「返事」と近いが、ややビジネス寄りで形式的な印象
- ビジネスメールや電話、口頭で幅広く使われる
- 迅速な対応や状況説明を含めた反応が重要
回答と返答の一般的な使い方は？
- 顧客からの問い合わせメールに、納期や価格を明記して回答した
- 取引先の打診や要望に対して、受諾や検討中の旨を返答した
- 社内アンケートの各項目に具体的な回答を書き込んだ
- セミナーでの質問に対して、その場で詳細な回答を行った
- 上司からの出席依頼メールに対し、参加の可否を返答した
「回答」が使われる場面
「回答」は、明確な質問や問題提起、アンケートや調査などに対して、根拠や理由を示しながら具体的な内容を返す時に使われます。たとえば、業務に関する問い合わせ、技術的な問題、サービスの仕様説明など、「知りたいこと」に的確に応じる必要がある場面で使われます。
また、報告書や会議での「質疑応答」でも、質問者に対して論理的で説得力のある「回答」が求められます。
「返答」が使われる場面
「返答」は、質問や連絡に対して「はい」「承知しました」「検討します」などの簡潔な応答をする場合や、「いただいたご依頼については、近日中に返答いたします」と今後の対応予定を示す場合など、意思表示や対応の約束を含めたコミュニケーションに使われます。
電話や口頭、メールでの連絡のやり取り全般で使われ、特に形式的・ビジネス的なやり取りで使われることが多いです。
間違えないように使い分けるには？
「回答」は具体的な説明や正解、情報を返すこと。「返答」は意思表示や状況説明などを含めた応答、と理解すると使い分けやすくなります。たとえば、明確な情報や説明を求められている場合は「回答」、単なる意思表示や一時的な受け止めには「返答」が自然です。
失礼がない使い方
ビジネスや目上の方へ使う場合は、敬意や配慮を込めた表現、分かりやすい説明や誠意ある応答が大切です。
- ご質問に対する回答を下記にまとめましたので、ご確認いただけますと幸いです。
- お問い合わせの内容について、詳細は次の通り回答させていただきます。
- ご要望いただきました件、関係部署と確認の上、正式な回答を追ってご連絡いたします。
- ご多用のところ恐縮ですが、先日のご質問について回答がまとまり次第、ご連絡いたします。
- 今回の件につきまして、検討の上、正式な回答を差し上げる予定です。今しばらくお待ちください。
- ご依頼いただいた内容は確かに承りました。近日中に返答いたしますので、少々お待ちください。
- この度のご連絡に迅速に返答できず、申し訳ございません。確認の上、早急にご連絡いたします。
- ご提案の件につきまして、返答が遅くなり申し訳ありません。内容を確認し次第、改めてご連絡いたします。
- 取引先からのお問い合わせに対し、速やかに返答することで信頼関係を築いていきたいと考えております。
- ご不明な点や追加でご質問がございましたら、何なりとご連絡いただけますと幸いです。
回答と返答の間違えた使い方は？
解説：質問への具体的な情報や説明が必要な場面で「返答」だけだと曖昧になります。
- ご質問の返答を送ります。
（→適切：ご質問の回答を送ります。）
解説：出席可否や意思表示だけの場合、「回答」だと堅くなりすぎます。
- 会議への出席について回答します。
（→適切：返答します。）
解説：アンケートや調査のように、具体的な情報を書き込む場面は「回答」が自然です。
- アンケートへの返答をお願いします。
（→適切：アンケートへの回答をお願いします。）
解説：内容が未確定の場合や一時的な連絡には「返答」が柔らかい印象です。
- 回答がまとまり次第ご連絡します。
（→適切：返答がまとまり次第ご連絡します。）
解説：感想や現時点での方針だけを伝える場合、「回答」はやや硬くなります。
- 本件に関しましては後日正式な回答を差し上げます。
（→適切：後日正式な返答を差し上げます。）
英語だと違いはある？
「回答」の英語での説明
「回答」は「answer」「response」「reply」などが使われます。明確な質問や問題への説明や解決策、正解を伝える場面で使われ、「answer to the question」「official response」などと表現されます。
「返答」の英語での説明
「返答」は「reply」や「response」が使われますが、特に形式的な連絡やビジネスメール、電話の応答などには「reply」がよく使われます。「I will reply as soon as possible.」や「Thank you for your quick response.」など、対応や意思表示を伝える場合に使われます。
目上にも使える丁寧な言い回し方は？
「回答」の丁寧な使い方
「ご質問の内容につきまして、下記の通り回答させていただきます」「お忙しい中恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです」といった、明確かつ分かりやすい説明を心がけるのが丁寧です。また、「何かご不明な点がございましたらご遠慮なくお知らせください」と一言添えることで、より配慮が伝わります。
「返答」の丁寧な使い方
「ご依頼いただき、誠にありがとうございます。内容を確認の上、追って返答いたします」「ご連絡に迅速に返答できず、申し訳ありませんでした」といった形で、誠実な対応や配慮を伝えることが丁寧な印象を与えます。
メール例文集
- いつもお世話になっております。ご質問の件につきまして、下記の通り回答させていただきます。ご不明点がございましたらご連絡ください。
- 先ほどお送りいただきましたご依頼について、内容を確認のうえ改めて返答させていただきますので、少々お時間をいただけますと幸いです。
- お問い合わせいただきありがとうございます。ご質問に関し、正式な回答をまとめております。近日中にご連絡差し上げます。
- ご連絡いただいた件、承知いたしました。確認次第、追って返答いたします。
- ご依頼いただいた内容につきまして、関係部署とも相談のうえ、明確な回答を準備いたします。
- お忙しいところ恐れ入りますが、ご不明な点等がございましたら何なりとご連絡ください。
- ご要望いただいた件に関しまして、回答が遅くなり申し訳ありませんでした。改めてご連絡いたします。
- 本件に関する返答につきましては、明日までにご連絡差し上げますので、今しばらくお待ちください。
- ご提案の内容につきまして、社内で確認のうえ、追って回答をお送りいたします。
- ご不明点や追加のご質問がございましたら、何なりとご返答いただけますと幸いです。
回答と返答 相手に送る際・伝え方の注意点・まとめ
「回答」と「返答」はビジネスメールや日常のやりとりでよく使われる言葉ですが、それぞれの役割や意味には明確な違いがあります。「回答」は、相手の質問や課題、依頼内容に対して、的確で根拠のある説明や情報、意見を返すときに用います。相手が本当に知りたいことに応えるため、内容の正確さや分かりやすさが重視されます。
一方、「返答」は、相手の呼びかけや連絡、依頼などに対して、意思表示や一時的な応答、対応予定などを伝えるときに使われます。必ずしも内容の具体性や正解を求められているわけではなく、「対応しています」「承知しました」など、状況や姿勢を示す柔らかいコミュニケーション手段です。
どちらも相手への配慮や信頼関係の構築に欠かせない言葉ですので、場面に応じて正しく使い分けることで、ビジネスシーンでのやり取りがより円滑で明瞭になります。また、相手への敬意や丁寧な対応を心がけ、タイミング良く返すことで、信頼される人間関係を築くことができます。
メールや会話で使う際には、回答と返答の違いを意識しつつ、相手にとって分かりやすく、気持ちの伝わるやり取りを大切にしていきましょう。