定款の意味は？
定款（ていかん）という言葉は、会社設立や法人活動の基礎となる非常に重要な文書ですが、日常生活ではあまりなじみがないため、その本質的な意味を理解することが大切です。定款とは、会社や法人が設立時に作成し、その組織・活動内容・運営方法などの基本事項を定めた根本規則のことです。法人の「憲法」とも呼ばれるほど重要な役割を持っています。
定款の法的な定義
定款とは、会社や各種法人を設立する際に、設立者（発起人）が作成し、その法人の名称や事業内容、所在地、機関構成、出資内容、役員に関する事項などを詳細に記載した文書です。会社法や民法などにより、定款には必ず記載しなければならない「絶対的記載事項」と、任意で定めることができる「相対的記載事項」が規定されています。定款は登記や行政手続きの基礎となるほか、会社の意思決定や組織運営のルールブックとなります。
定款の目的と役割
定款の最大の目的は、法人の活動の「枠組み」と「秩序」を明確にし、設立時からその運営方法や権限、責任分担などを明文化することにあります。これにより、内部紛争や解釈の違いを防ぎ、公正かつ安定した法人運営が可能になります。また、定款は設立時だけでなく、法人運営の各場面で根拠となるため、何か問題や疑問が生じたときは常に定款を参照することになります。
定款が必要となる場面
定款は会社（株式会社、合同会社など）だけでなく、一般社団法人、一般財団法人、NPO法人、学校法人など、あらゆる法人設立時に必須となります。たとえば株式会社を設立する際は、発起人が定款を作成し、公証人役場で「公証人の認証」を受けることが法律で義務づけられています。合同会社やNPO法人などは認証手続き不要の場合もありますが、いずれも登記申請には定款が必要です。
定款の具体的な内容
定款に記載される内容は、会社や法人の種類により若干異なりますが、代表的なものは以下の通りです。
- 目的（どのような事業を行うか）
- 商号（会社名や法人名）
- 本店所在地（住所）
- 設立に際して出資される財産の内容・価額
- 発行可能株式総数（株式会社の場合）
- 機関構成（取締役や監査役の有無など）
- 役員の選任や解任に関するルール
- 営業年度や決算期など運営に関する基本事項
このように、定款は単なる書類ではなく、法人運営の基盤となる詳細な規則を定めた公式な文書です。
定款の一般的な使い方は？
定款は、会社や法人が設立されてから日々の運営、意思決定、紛争解決など、あらゆる場面で根拠となる文書として使われます。主に以下のような目的で利用されます。
定款は設立時の登記申請に必須であり、その後も株主総会や理事会、取締役会の開催方法、役員の選任や解任、事業目的の追加や変更など、重要な判断や手続きを行う際に常に参照されます。また、定款に定められていない事項については、会社法や民法などの一般法規が適用されることになります。
例文
- 株式会社設立のために定款を作成し、公証人役場で認証を受けた。
- 役員の選任手続きを定款の規定に従って進めた。
- 定款に記載された目的の範囲内で新しい事業を開始した。
- 決算期を変更するために定款変更の手続きを行った。
- 取締役会の開催方法について、定款の規定を確認した。
定款の契約・法務関連での使い方は？
契約や法務の分野において定款は、法人内部の統治ルールや権限、義務、手続き方法を定める「根本規則」として機能します。たとえば、株主や社員、理事など関係者間のトラブルが発生した際、「定款にどう書いてあるか」が最終的な判断材料になります。
また、株主総会や取締役会などの機関設置・運営に関する手続き、議決権や役員の任期、報酬などもすべて定款に基づいて行われます。さらに、取引先との契約や公的機関への提出書類でも、「定款の写し」や「定款に基づく代表者証明書」などが必要となることが多いです。
例文
- 株主総会の議決手続きについて定款を参照し、議長を決定した。
- 契約締結にあたり、定款で代表取締役の権限を確認した。
- 定款に基づき取締役の任期満了に伴う再任手続きを行った。
- 新規事業追加のため定款目的を変更し、登記を申請した。
- 金融機関からの融資申請時に定款の写しを提出した。
定款の一般的な使い方は？
定款は、会社や法人の運営において、日々の意思決定や法的手続きの際に参照されることが多いです。例えば、会社の重要な会議の招集通知を出すときや、定款の規定に基づいて役員の選任や解任を進める場面、また資本金や事業目的の変更が必要になった場合など、常に「定款に何と書かれているか」が根拠になります。
また、定款は外部に提出する証明書類としても利用され、銀行口座の開設や契約の際など、第三者に会社の存在や内容を説明する際にも欠かせないものです。
例文
- 新しい取締役の選任を定款に従って実施した。
- 定款に定められた手順で臨時株主総会を開催した。
- 会社名を変更するため定款を修正した。
- 新規事業を始めるため、定款の目的を追加した。
- 取引先に定款のコピーを提出して会社内容を説明した。
定款の一般的な使い方とビジネスで使う場合で相手に伝わる印象に違いはある？
定款を業務で使う場合、「きちんと規則を守り、透明性のある運営をしている」という信頼感を相手に与えることができます。ビジネスの現場では、契約や取引を行う際に「定款の定めに従って手続きを進める」「定款に則り対応する」と説明することで、社内外からの信頼を得やすくなります。
一方で、社内の手続きでは「定款があるからこの手順を踏む必要がある」「定款に従わないと無効になる場合がある」といった、規律や秩序を守るためのルールブックとしての印象が強くなります。ビジネスの場では「信頼」「コンプライアンス重視」というポジティブなイメージを与える一方で、時には柔軟性がない・融通がきかないと感じられることもあります。
定款をビジネスやメールで使用する際の使い分け
定款についてビジネスやメールで案内・説明する場合は、「根拠規定があること」「手続きの正当性が担保されること」「透明性があること」を伝えると安心感を持ってもらえます。ただし、必要以上に「定款だから仕方がない」と押しつける印象を与えないよう、あくまで説明やご理解を求める姿勢が大切です。
正しく使い分けるためには、「会社や法人の運営上、この手続きが必要である」「定款に基づく対応となるので、ご了承いただきたい」といった丁寧な説明を心がけることが重要です。また、定款を引用する際には、具体的な条文や理由も付記することで説得力が増します。
定款を目上・取引先に使用しても問題はない？また言い換えると？
定款は、会社や法人の公式な規則ですので、目上の方や取引先に説明する際にも問題なく使うことができます。ただし、その伝え方や説明の仕方に十分な配慮が必要です。定款はあくまで会社や法人全体のルールであり、個人の都合や判断で変えることはできない「根拠規定」です。そのため、説明の際には「定款の定めにより」「会社規則に基づき」とやわらかく伝え、決して押しつけがましい印象を与えないよう注意します。
また、「定款」の言い換えとしては「会社規則」「法人規約」「組織の基本ルール」などがありますが、公式文書や契約の場ではやはり「定款」という表現が最も正確です。丁寧に説明することが大切です。
例文
- 平素より大変お世話になっております。弊社の運営規則である定款の規定に基づき、今回の手続きを進めております。
- お取引の件につきましては、会社の定款に準じて対応いたしますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
- 弊社の運営につきましては、定款に定められた手順に従い進めております。ご不明な点がございましたらいつでもご相談ください。
- 定款変更が必要なため、株主総会の開催についてご協力をお願い申し上げます。
- 新たな事業開始に際し、定款の目的追加手続きが完了いたしましたことをご報告申し上げます。
例文
- 弊社では、定款に基づき各種手続きを行っております。
- 今回の案件は定款の定めるところにより対応させていただきます。
- 定款の規定に沿って、株主総会を開催させていただきます。
- 定款変更のご承認をお願い申し上げます。
- 定款の内容に関してご質問等ございましたらご遠慮なくお知らせください。
- 会社規則である定款に従い、役員の選任を進めております。
- 定款に定める目的の範囲内で新規事業を開始しております。
- お手続きに際し、定款の写しを提出いたします。
- 定款変更後、速やかに登記手続きを進めてまいります。
- 定款の規定に基づき、今後も適正な運営に努めてまいります。
定款の間違えた使い方は？
定款は法人運営の根本規則であり、その内容や運用方法を間違えると後で大きな問題になることがあります。下記のような誤った使い方には特に注意が必要です。
解説：定款を適当に作成したり、内容を十分に理解せずに運用したりすると、法的なトラブルや手続きの遅れ、場合によっては無効になるリスクがあります。また、定款に記載されていないことを勝手に進めたり、定款の規定に反した運営をすると、株主や社員からの異議申し立てや、行政からの指導が入ることもあります。
- 定款に記載されていない目的で事業を開始し、後日指摘を受けた。
- 株主総会の手続きを定款に従わずに実施したため、決議が無効となった。
- 定款変更の登記を怠り、新しい内容が公式に反映されていなかった。
- 役員の選任方法を定款の規定と異なる方法で行った。
- 必要な絶対的記載事項を定款に記載せず、登記申請時に受理されなかった。
定款 相手にメールを送る際・伝え方の注意点・まとめ
定款は、会社や法人の運営や手続きに不可欠な公式文書であり、取引先や目上の方に説明する場面でも、その重要性を正しく伝えることが求められます。特に、何か変更や特別な手続きを行う場合には、「なぜこの手続きが必要なのか」「定款にどのように規定されているのか」を丁寧かつ分かりやすく説明することが大切です。
メールでの案内や手続きの説明の際には、「定款の定めにより」「会社規則に基づき」といった表現を用い、決して一方的な主張や押しつけにならないよう気をつけましょう。また、定款に記載されている内容や理由を具体的に示すことで、相手にも納得してもらいやすくなります。