担当者から改めてご連絡させていただきます。ビジネスメール例文・電話での伝え方の注意点

担当者から改めてご連絡させていただきます。ビジネスメール例文・電話での伝え方の注意点

ビジネスシーンで頻繁に耳にする「担当者から改めてご連絡させていただきます」というフレーズ。ビジネスメールと電話の両面から、様々なシチュエーションを想定した具体例を交えながら解説します。

即座に回答できない場合

問い合わせ内容が、自身の専門外である、あるいは複数の部署にまたがる複雑な内容である場合、その場で曖昧な回答をすることは、かえって相手に不信感を与え、誤解を招く可能性があります。

• 技術的な問い合わせ: 顧客から製品の深部に関わる技術的な質問があったが、担当者は営業職で、詳細な技術仕様までは把握していない場合。「申し訳ございません。製品の技術的な詳細につきましては、専門の技術担当者がおりますので、そちらの者より改めて詳しい情報をご連絡させていただきます。」
• 法務・契約関連の確認: 新規事業に関する契約書の文言について問い合わせがあったが、担当者は法務部門ではなく、最終的な判断ができない場合。「契約内容に関する重要な確認事項でございますので、弊社の法務担当より、正確な見解をお伝えさせていただきます。今しばらくお時間を頂戴できますでしょうか。」
• 膨大なデータの分析を伴う問い合わせ: 過去数年間の売上データに基づいた傾向分析の依頼があり、即座に集計・分析が困難な場合。「お問い合わせいただいたデータの詳細な分析には、少々お時間を要します。データアナリストの担当者より、分析結果が出次第、改めてご報告させていただきます。」

担当部署が異なる場合：効率的な情報伝達とスムーズな連携

問い合わせ内容が、自分の担当範囲外である場合、無理に自分で対応しようとするよりも、適切な担当部署へ速やかに引き継ぐ方が、問題解決への近道となります。これは組織全体の効率性を高める上でも非常に重要です。

• 新規事業の問い合わせを既存顧客担当が受領: 新規事業の立ち上げに関する問い合わせが、普段取引のある既存顧客担当に寄せられた場合。「お問い合わせいただきました新規事業の件につきましては、担当部署が異なりますため、新規事業開発部の〇〇より改めてご連絡させていただきます。ご足労おかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
• 人事関連の問い合わせを他部署が受けた場合: 社員から給与明細に関する質問があったが、その社員が所属する部署の担当者がたまたま不在で、別部署の社員が電話に出た場合。「恐れ入ります、給与に関するお問い合わせでございますので、人事部の担当者より、改めてご連絡させていただきます。〇〇様のお名前と社員番号をお伺いしてもよろしいでしょうか？」
• クレーム対応の窓口が複数ある場合: 製品の不具合に関するクレームが、本来の修理受付窓口ではなく、代表電話に寄せられた場合。「この度はご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。製品の不具合に関するお問い合わせは、専門のカスタマーサポート部門が担当しておりますため、そちらの担当者より改めてご連絡させていただきます。差し支えなければ、詳しい状況をお伺いしてもよろしいでしょうか？」

情報収集や準備が必要な場合：質の高い回答の提供

問い合わせ内容によっては、すぐに回答できる情報が手元にない、あるいは、回答のために資料の準備や関係者との調整が必要な場合があります。この場合、一度持ち帰って準備を整えることで、より正確で質の高い回答を提供できます。

• 見積もり作成に時間を要する場合: 顧客から大規模なプロジェクトの見積もり依頼があり、複数の部署からの情報収集やパートナー企業との連携が必要な場合。「大規模なプロジェクトのお見積もりでございますので、詳細な内容を精査し、最適なご提案をさせていただきたく存じます。担当の〇〇が、〇営業日以内にお見積もり内容を改めてご連絡させていただきます。」
• 会議日程の調整が必要な場合: 複数の参加者のスケジュール調整が必要な会議の日程調整を依頼されたが、その場で全員の空き状況を確認できない場合。「会議の日程調整につきましては、関係各位のスケジュールを確認する必要がございます。担当の〇〇より、候補日をいくつか改めてご連絡させていただきますので、少々お待ちいただけますでしょうか。」
• 社内規定の確認が必要な場合: 社員から、特定の経費精算に関する社内規定について質問があったが、担当者が規定集を手元に持っていない、あるいは最新の規定を確認する必要がある場合。「お手数をおかけいたしますが、経費精算の規定につきましては、念のため最新版を確認させていただきます。担当の〇〇より、後ほど改めてご連絡させていただきます。」

顧客満足度の維持：安心感と信頼の構築

不確実な情報や曖昧な回答は、相手に不安を与え、不信感に繋がります。一度持ち帰ってでも、正確で信頼できる情報を提供することで、相手に安心感を与え、結果として顧客満足度の向上と信頼関係の構築に貢献します。

• トラブル発生時の初期対応: システム障害が発生し、原因究明に時間がかかる場合。「この度はシステム障害によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。現在、緊急で原因の特定と復旧作業を進めております。詳細が分かり次第、担当の〇〇より改めて状況をご報告させていただきます。大変恐縮ですが、今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。」
• 複雑な問い合わせへの丁寧な回答: 顧客からの複雑な要望に対し、一言で返答できない場合。「お客様のご要望につきましては、複数の選択肢が考えられますので、詳細なメリット・デメリットを含め、担当の〇〇が分かりやすくご説明させていただきます。改めてお電話またはメールにてご連絡させていただきますので、ご都合の良い時間帯をお知らせいただけますでしょうか。」
• 製品に関する深い質問への対応: 製品の特定の機能について、一般的な説明だけでは不十分な深い質問があった場合。「大変恐れ入ります。その機能の詳細な挙動につきましては、専門の部署で検証が必要となります。担当の〇〇より、検証結果を踏まえ、具体的な回答を改めてご連絡させていただきます。ご期待に沿えるよう、最大限努めさせていただきます。」

ビジネスメールでの書き方と徹底解説

ビジネスメールで「担当者から改めてご連絡させていただきます」と伝える際は、簡潔さ、明確さ、そして丁寧さを同時に追求することが求められます。相手に不安を与えず、次のステップへスムーズに移行させるためのポイントを押さえましょう。

件名で内容を明確に伝える

件名は、メールの「顔」であり、受信者がメールを開封するかどうか、そして内容を瞬時に把握できるかどうかに直結します。

具体的な注意点と例

• 明確性の追求: 何の件に対するメールなのかを具体的に示します。相手が複数の案件を抱えている場合でも、すぐにどの件についてかを判断できるようにします。
  • 良い例: 【〇〇（案件名）の件】ご連絡ありがとうございます（株式会社△△ 担当：□□）
  • 悪い例: ご連絡、お問い合わせについて（内容が不明確）
• 緊急性の示唆（必要な場合）: 緊急性の高い案件であれば、件名にその旨を含めることで、相手に迅速な対応を促します。ただし、乱用は避け、本当に緊急性が高い場合のみに限定しましょう。
  • 良い例: 【至急：〇〇システム障害の件】ご連絡ありがとうございます（株式会社△△ 担当：□□）
  • 悪い例: 何でもかんでも「緊急」とつける（狼少年状態になり、本当に緊急な場合でも見過ごされる可能性）
• 会社名・氏名の記載: 特に初めての相手や、複数の企業と取引がある相手の場合、件名に自社名や担当者名を加えることで、相手の確認の手間を省き、安心感を与えます。
  • 良い例: 株式会社〇〇（貴社名）〇〇様：△△の件（株式会社□□ 担当：▲▲）
  • 悪い例: 会社名や氏名がなく、誰からのメールか分かりにくい
• 返信であることを示す: 相手からのメールに対する返信であることが一目でわかるように、Re:マークを消さずに送るのが一般的です。ただし、件名が長くなりすぎる場合は、適宜調整します。

本文で伝えるべき7つの要素：相手を安心させる構成

本文は、以下の要素を盛り込むことで、相手に安心感を与え、今後の流れをスムーズにします。これらの要素を順序立てて記載することで、漏れなく、かつ分かりやすく情報を伝えることができます。

1. 感謝の言葉:
   • 目的: 相手が時間を使って連絡してくれたことに対する感謝の意を表すことで、良好な関係を築きます。
   • 例文: この度は、お問い合わせいただき誠にありがとうございます。、ご連絡いただきありがとうございます。
2. 迅速な返信への言及:
   • 目的: 相手の連絡に対して迅速に対応しようとしている姿勢を示すことで、丁寧な印象を与えます。
   • 例文: 早速のご連絡、ありがとうございます。、お問い合わせ内容、拝見いたしました。
3. 担当者へ引き継ぐ旨の明確化:
   • 目的: 誰が、どのような形で対応するのかを具体的に伝え、担当者が明確であることを示します。
   • 例文: お問い合わせの件につきましては、担当の〇〇（氏名）より、改めてご連絡させていただきます。、当該件につきましては、専門部署である〇〇部にて対応いたします。
4. 今後の連絡時期の目安:
   • 目的: 最も重要な点の一つです。いつ頃連絡が来るのかを明確に伝えることで、相手の不安を解消します。具体的な期間を提示できない場合でも、できるだけ早期に連絡する意向を伝えます。
   • 例文: 〇営業日以内にはご連絡いたします。、本日中に担当者よりお電話させていただきます。、詳細が分かり次第、改めてご連絡差し上げます。できる限り早くご案内できるよう努めます。
5. 問い合わせ内容の復唱（必要に応じて）:
   • 目的: 複雑な問い合わせ内容の場合、メール本文で一度内容を復唱することで、自身の理解度を相手に示し、認識のズレがないかを確認できます。これにより、担当者が改めて連絡する際に、スムーズに話を進めることができます。
   • 例文: 〇〇様よりお問い合わせいただきました、△△製品の不具合（シリアル番号：XXXX）の件でございますね。
6. 状況の説明（簡潔に）:
   • 目的: なぜすぐに回答できないのかを簡潔に説明することで、相手に納得感を与えます。言い訳がましくならないよう注意が必要です。
   • 例文: 現在、確認中のため、少々お時間を頂戴いたします。、専門部署で詳細を確認する必要がございますため。、システム上、お調べするのに時間を要しますため、改めてご連絡させていただきます。
7. 結びの言葉:
   • 目的: 丁寧な結びの言葉で締めくくり、相手への配慮を示すとともに、今後の協力を仰ぎます。
   • 例文: 恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。、ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

相手別の書き方の注意点：心を込めた個別対応

相手によって言葉遣いや表現のニュアンスを変えることが、円滑なコミュニケーションには不可欠です。

社会人としての一般常識

どのような相手に対しても共通して言えるのは、丁寧かつ簡潔に、そして明確に伝えることです。

• 敬語の適切使用: 尊敬語、謙譲語、丁寧語を正しく使い分けます。特に「〜させていただきます」は、相手に許可を求める謙譲語の「させてもらう」と、相手への配慮を示す「させてもらう」の二つの意味合いがありますが、ビジネスメールでは後者の意味合いで使われることが多いです。しかし、乱用するとくどくなるため、状況によっては「〜いたします」など、より簡潔な表現を選ぶことも検討しましょう。
  • 例文: ご連絡いたします。（◎シンプルでOK） vs. ご連絡させていただきます。（△場合による）
• クッション言葉の活用: 依頼や断りのニュアンスを和らげ、相手に配慮している姿勢を示します。
  • 例文: 恐れ入りますが、、お手数をおかけいたしますが、、大変申し訳ございませんが、
• 誤字脱字のチェック: 基本中の基本ですが、送信前に必ず確認します。信頼性を損なう大きな原因となります。
• 簡潔な文章: 長文は避け、一文一義を心がけ、句読点を適切に用いて読みやすい文章にしましょう。

上司に対して：報告の明確性と迅速性

上司への報告では、簡潔さと報告の明確さが求められます。上司が素早く状況を把握できるよう、結論から伝え、必要な情報を漏れなく伝えることが重要です。

• 件名:
  • 例: 【〇〇の件】ご報告（△△部 □□より）
  • 解説: 何の件についての報告か、誰からの報告かを明記することで、上司がメールを整理しやすくなります。
• 本文:
  • 結論から伝える: まず、誰からいつ頃連絡させるのかを明確に伝え、その後、状況を簡潔に説明します。
    • 例: 〇〇部長、お疲れ様です。〇〇の件につきまして、担当の□□が改めてご連絡させていただきます。
  • 経緯の説明: なぜ自身で対応できないのか、なぜ担当者が連絡するのかを簡潔に説明します。
    • 例: 現在、詳細を確認中でございまして、専門の〇〇（担当部署名）より改めてご連絡差し上げます。
    • 別例: 私では判断しかねる点がございますため、〇〇部（担当部署名）の□□が対応いたします。
  • 今後の対応: 必要に応じて、上司に何か指示を仰ぐ必要がある場合は、その旨も明確に伝えます。
    • 例: つきましては、今後の方針についてご指示いただけますでしょうか。
  • 進捗報告の有無: 上司が状況を把握しやすいよう、必要であれば「進捗があり次第、改めてご報告いたします」と付け加えるのも良いでしょう。
    • 例: 進捗があり次第、改めてご報告させていただきます。
• 敬意を表す: 敬語を適切に使い、丁寧な言葉遣いを心がけます。しかし、過度な謙譲語は避け、自然な敬意を表すことが重要です。

部下に対して

部下への指示では、明確さと具体的な指示、そして配慮の言葉が重要です。部下が迷うことなく、次の行動に移せるように配慮しましょう。

• 件名:
  • 例: 〇〇の件：〇〇（氏名）よりご連絡
  • 解説: 指示の対象と差出人を明確にすることで、部下がメールの重要性を認識できます。
• 本文:
  • 指示の明確化: 誰が、いつまでに、何をすべきかを明確に指示します。
    • 例: 〇〇さん、先ほどの△△の件ですが、担当の□□から改めて連絡するように手配しました。
  • 背景の説明（必要に応じて）: なぜそのように対応するのか、背景を簡潔に説明することで、部下の理解を深めます。
    • 例: 私が現在、別の業務で手が離せないため、□□に依頼しました。
    • 別例: これは□□が専門なので、より的確なアドバイスをもらえると思います。
  • 今後の対応: 部下が何か対応する必要がある場合は、その指示を具体的に伝えます。
    • 例: 〇〇さんの方でも、必要な情報があれば□□に共有しておいてください。
    • 別例: □□から連絡があったら、スムーズに対応してあげてください。
  • 労いの言葉: 部下の業務負担を考慮し、「お手数ですが、よろしくお願いいたします」「無理のない範囲で」といった労いの言葉を添えると、部下も気持ちよく対応できます。
    • 例: お手数ですが、よろしくお願いいたします。、ご協力ありがとう。
• 上から目線にならない: 指示は明確にしつつも、一方的にならないよう、相手を尊重する姿勢を示しましょう。

会社から社員に対して

社内全体への連絡の場合、公平性と透明性、そして明確な情報提供が求められます。全社員が同じ情報を共有し、行動できるよう配慮しましょう。

• 件名:
  • 例: 【重要】〇〇の件についてご連絡、〇〇に関するお知らせ
  • 解説: 内容が全体に関わるものであることを示し、重要性を強調します。
• 本文:
  • 宛先: 「社員各位」「関係者各位」など、全体への宛名で始めます。
  • 周知の目的: 何のために連絡するのか、その目的を明確に伝えます。
    • 例: この度、〇〇に関するお問い合わせが増加しており、担当部署より改めて詳細をご連絡させていただきます。
  • 今後の連絡について: 担当部署や連絡方法、時期などを具体的に伝えます。
    • 例: つきましては、後日、担当部署より改めて詳細のご案内、または個別にご連絡差し上げる場合がございます。今しばらくお待ちください。
  • 問い合わせ窓口: 誰に問い合わせれば良いのか、窓口を明確にします。
    • 例: 本件に関するご質問は、〇〇部 □□（担当者名または部署名）までお願いいたします。
  • 協力のお願い: 必要に応じて、社員への協力依頼を簡潔に伝えます。
    • 例: 皆様のご理解とご協力をお願いいたします。
• 丁寧かつ事務的なトーン: 全員が理解できるよう、専門用語は避け、分かりやすい言葉遣いを心がけます。

取引先に対して

取引先への連絡は、迅速性、丁寧さ、そして信頼感が最も重要です。今後の関係性にも影響するため、細心の注意を払って対応しましょう。

• 件名:
  • 例: 【〇〇の件】株式会社〇〇（貴社名）〇〇様：株式会社△△（自社名）より
  • 解説: 相手の会社名と担当者名を記載し、何についての連絡かを明確にすることで、相手がメールを特定しやすくなります。
• 本文:
  • 感謝の言葉と謝意（必要に応じて）: 連絡への感謝を述べ、もし対応が遅れることに対する謝罪が必要な場合は、冒頭で伝えます。
    • 例: 平素より大変お世話になっております。この度は、〇〇（問い合わせ内容）についてご連絡いただき、誠にありがとうございます。
    • 別例（謝意を含む場合）: この度は、ご返信が遅れまして大変申し訳ございません。
  • 状況説明と今後の対応: なぜすぐに回答できないのかを簡潔に説明し、誰がいつ頃連絡するのかを明確に伝えます。
    • 例: お問い合わせいただきました〇〇の件ですが、現在、担当部署にて詳細を確認中でございます。つきましては、担当の□□より、〇営業日以内に改めてご連絡させていただきます。
    • 別例: 現在、先方の確認を要する事項がございますため、今しばらくお時間を頂戴したく存じます。進捗があり次第、担当の□□よりご報告いたします。
  • 相手への配慮: 相手の時間を取らせないよう、簡潔な文章を心がけ、不明確な点がないように配慮します。
    • 例: お忙しいところ恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。
  • 何かできることの示唆（オプション）: もし現時点で何かできることがあれば、その旨を伝えることで、相手への気遣いを示せます。
    • 例: もしお急ぎでございましたら、取り急ぎ〇〇（できること）の情報をお伝えすることも可能です。
  • 結びの言葉: 今後の取引に繋がるような、丁寧な結びの言葉で締めくくります。
    • 例: 引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。、今後とも、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

問い合わせに対して（顧客、一般の方など）

顧客や一般の方からの問い合わせに対しては、親切さ、分かりやすさ、そして迅速な対応への姿勢が重要です。相手の不安を解消し、安心感を与えることを最優先します。

• 件名:
  • 例: 【〇〇（問い合わせ内容）の件】お問い合わせありがとうございます
  • 解説: 具体的な問い合わせ内容を件名に含め、感謝の意を伝えることで、相手が安心してメールを開封できます。
• 本文:
  • 感謝の言葉: まず、問い合わせへの感謝を丁寧に伝えます。
    • 例: この度は、お問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
  • 状況説明: なぜすぐに回答できないのかを簡潔に説明します。
    • 例: お問い合わせいただきました〇〇の件につきましては、現在、担当部署にて詳細を確認中でございます。
  • 今後の対応と連絡時期の目安: 誰が、いつ頃、どのような形で連絡するのかを明確に伝えます。
    • 例: つきましては、担当の□□より、〇営業日以内に改めてご連絡させていただきます。
  • 代替手段の提示（オプション）: もし、緊急性がある場合や、他の手段で対応可能であれば、その旨を提示します。
    • 例: お急ぎの場合は、恐れ入りますが〇〇（連絡先）までお電話いただくことも可能です。
  • 相手への配慮: 丁寧な言葉遣いを心がけ、不安を与えないように配慮します。
    • 例: ご迷惑をおかけいたしますが、今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。
  • 問い合わせ番号の付与（システムがある場合）: 問い合わせ管理システムがある場合、問い合わせ番号を伝えることで、今後の問い合わせ時にスムーズな対応が可能になります。
    • 例: お問い合わせ番号：XXXXXXX（今後のご連絡の際に、この番号をお伝えいただけるとスムーズです。）
• 分かりやすい言葉遣い: 専門用語は避け、誰にでも理解できる平易な言葉を選びましょう。

目上の方に対して

目上の方への連絡は、最大限の敬意と丁寧さ、そして細やかな配慮が求められます。言葉遣いはもちろんのこと、相手の時間を奪わないよう、簡潔さも意識します。

• 件名:
  • 例: 〇〇の件：ご報告（株式会社△△ □□より）
  • 解説: 内容と差出人を明確にし、相手が重要な連絡であることを認識できるようにします。
• 本文:
  • 深々と感謝を述べる: 連絡への感謝を、より丁寧な言葉で伝えます。
    • 例: この度は、ご多忙の中、ご連絡いただき、誠にありがとうございます。
  • 謙譲語の適切使用: 謙譲語を適切に使い、自身の立場を低くして相手を敬う姿勢を示します。
    • 例: 誠に恐縮ではございますが、お問い合わせの件につきましては、担当の□□が改めてご連絡させていただきます。
    • 別例: 拝承いたしました。詳細につきましては、担当の□□より改めてご報告申し上げます。
  • 状況説明の丁重さ: なぜすぐに回答できないのか、その理由を丁寧に説明します。
    • 例: 現在、担当部署にて慎重に確認を進めておりますため、今しばらくお時間を頂戴できますでしょうか。
  • 連絡時期の丁重な提示と配慮: 具体的な時期を提示しつつ、相手に負担をかけないよう配慮します。
    • 例: 〇営業日以内には、必ず□□より改めてご連絡差し上げますので、恐れ入りますが、何卒ご容赦くださいませ。
  • 結びの言葉: 最上級の丁寧さで締めくくります。
    • 例: 末筆ではございますが、貴殿のご健勝を心よりお祈り申し上げます。、今後とも、何卒ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
• 回りくどくならない: 丁寧さを追求するあまり、回りくどい表現にならないよう、簡潔さも意識しましょう。

電話での伝え方と徹底解説

電話で「担当者から改めてご連絡させていただきます」と伝える際は、声のトーン、話し方、そして相手への配慮が非常に重要です。メール以上に相手の反応を直接感じられるため、臨機応変な対応も求められます。

基本的な話し方と注意点

どのような相手に対しても共通して言える電話応対の基本です。

• 明るく、はっきりと: 聞き取りやすい声のトーンで、はっきりと話すことを心がけましょう。受話器越しでも笑顔が伝わるような声色を意識します。
• ゆっくりと、丁寧に: 早口にならないように注意し、一言一言丁寧に話します。特に重要な情報は、間を置いて話すと良いでしょう。
• クッション言葉の活用: 「恐れ入りますが」「お手数をおかけいたしますが」「大変申し訳ございませんが」といったクッション言葉は、電話でも非常に効果的です。相手への配慮が伝わりやすくなります。
• 敬語の適切使用: メールと同様に、尊敬語、謙譲語、丁寧語を正しく使い分けましょう。口頭での敬語は特に難しいため、日頃から練習しておくことが重要です。
• 相槌と傾聴: 相手の話をしっかりと聞き、適度な相槌を打つことで、話を聞いていることを示し、安心感を与えます。「はい」「承知いたしました」「さようでございますか」など。
• 復唱確認: 相手の要望や連絡先、用件などを聞き取った際は、必ず復唱して確認しましょう。これにより、聞き間違いを防ぎ、相手に正確に理解していることを示せます。
  • 例: 〇〇様から、△△の件で、お電話番号はXXX-XXXX-XXXXでよろしいでしょうか？
• メモを取る: 重要な情報は必ずメモを取り、聞き漏らしや間違いを防ぎましょう。電話中に焦って聞き直すことのないよう、電話の傍に筆記用具とメモ用紙を常備しておきます。

相手別の伝え方の注意点：声で伝える個別対応

電話の場合も、相手の立場や関係性によって、言葉遣いや対応のニュアンスを変える必要があります。

社会人としての一般常識（汎用的な伝え方）

• 名乗り: 電話に出たらまず、会社名と自分の名前を名乗ります。
  • 例: お電話ありがとうございます。株式会社〇〇の□□でございます。
• 感謝の言葉: 問い合わせや連絡への感謝を伝えます。
  • 例: この度はお電話いただき、ありがとうございます。
• 状況説明と今後の対応: なぜすぐに回答できないのかを簡潔に伝え、誰がいつ頃連絡するのかを明確に伝えます。
  • 例: お問い合わせの件でございますが、担当の者から改めてお電話させていただきます。恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますでしょうか。
• 連絡時期の目安: 口頭でも、いつ頃連絡が来るのかを明確に伝えます。
  • 例: 本日中に担当者よりご連絡いたします。、〇営業日以内にはご連絡差し上げます。
• 相手の確認: 相手の名前や連絡先を確認し、復唱します。
  • 例: 念のため、お名前とご連絡先を伺ってもよろしいでしょうか。
• 丁寧な結び: 丁寧な言葉で電話を終えます。
  • 例: お忙しいところ、ありがとうございました。失礼いたします。

上司に対して：簡潔な報告と指示の仰ぎ方

• 簡潔な報告: まず、用件を簡潔に伝えます。
  • 例: 〇〇部長、〇〇の件でご報告がございます。担当の□□が改めてご連絡させていただきます。
• 経緯の説明: なぜ自身で対応できないのか、なぜ担当者が連絡するのかを簡潔に説明します。
  • 例: 現在、私では判断しかねる点がございますので、専門の〇〇（担当部署名）よりご連絡するよう手配いたします。
• 上司の意向確認: 必要であれば、上司の意向を確認します。
  • 例: つきましては、何かご指示いただけますでしょうか。
• 報告の姿勢: 報告は義務であることを認識し、丁寧かつ迅速に行います。

部下に対して：明確な指示と励まし

• 明確な指示: 誰が、何をすべきかを明確に指示します。
  • 例: 〇〇さん、先ほどの△△の件だけど、担当の□□から改めて連絡してもらうよう手配したからね。
• 背景の説明: なぜそのように対応するのか、背景を簡潔に説明することで、部下の理解を促します。
  • 例: 私が今手が離せないから、□□に頼んだんだ。
• 協力の依頼: 部下に何か対応してもらう必要がある場合は、具体的に依頼します。
  • 例: 〇〇さんの方でも、もし何か□□（担当者）に伝えておくことがあれば、連絡しておいてくれる？
• 労いの言葉: 「悪いけど、頼むね」「助かるよ」といった労いの言葉を添えると、部下も気持ちよく対応できます。

会社から社員に対して（社内電話、内線など）：スムーズな連携

• 簡潔な伝達: 用件を簡潔に伝えます。
  • 例: 〇〇さん、△△の件でご連絡です。担当の□□より改めてご連絡させていただきます。
• 協力のお願い: 必要に応じて、協力を依頼します。
  • 例: お手数ですが、よろしくお願いいたします。
• 状況の説明（必要に応じて）: なぜすぐに回答できないのか、簡潔に説明します。
  • 例: 現在、確認中のため、詳細が分かり次第ご連絡させていただきます。

取引先に対して：迅速な対応と丁寧な謝意

• 迅速な対応: 電話が鳴ったらできるだけ早く出ます。
• 丁寧な名乗りと感謝:
  • 例: お電話ありがとうございます。株式会社〇〇の□□でございます。と丁寧に名乗り、連絡への感謝を伝えます。
• 状況説明と今後の対応: なぜすぐに回答できないのかを簡潔に説明し、誰がいつ頃連絡するのかを明確に伝えます。
  • 例: お問い合わせいただきました〇〇の件でございますが、現在、担当部署にて確認中でございまして、担当の□□より、本日中に改めてお電話させていただきます。
  • 別例（緊急性がある場合）: 誠に恐縮でございますが、〇〇（担当者）は現在、別の電話に出ておりますため、終わり次第、折り返しご連絡させていただきます。
• 相手への配慮: 相手の時間を尊重し、簡潔にまとめます。
  • 例: お忙しいところ恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。
• 復唱確認: 相手の名前や連絡先、用件を正確に復唱して確認します。

問い合わせに対して（顧客、一般の方など）：安心感と共感

• 親切な対応: 相手が話しやすい雰囲気を作るよう、親切なトーンで話します。
• 名乗りと感謝:
  • 例: お電話ありがとうございます。株式会社〇〇の□□でございます。どのようなご用件でしょうか？と丁寧に名乗り、相手の問い合わせを歓迎する姿勢を見せます。
• 傾聴と共感: 相手の話を最後まで聞き、共感の姿勢を示します。
  • 例: さようでございますか、ご不便をおかけして申し訳ございません。
• 状況説明と今後の対応: なぜすぐに回答できないのかを簡潔に説明し、誰がいつ頃連絡するのかを明確に伝えます。
  • 例: お問い合わせいただきました〇〇の件につきましては、担当の□□より改めてご連絡させていただきます。〇営業日以内にご連絡いたしますので、恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますでしょうか。
• 丁寧な言葉遣い: 専門用語は避け、誰にでも理解できる平易な言葉を選びましょう。
• 質問の機会提供: 相手に質問がないか確認します。
  • 例: 何か他に、ご不明な点はございませんでしょうか？
• 感謝の言葉で締めくくる:
  • 例: この度はお電話いただき、誠にありがとうございました。と感謝を伝えて電話を終えます。

目上の方に対して：最上級の敬意と細やかな気遣い

• 敬意を表す言葉遣い: 最上級の敬語を使用し、丁重に話します。
  • 例: お電話いただき、誠に恐縮でございます。〇〇の件、拝承いたしました。
• 状況説明の丁寧さ: 状況を丁寧に説明し、理解を求めます。
  • 例: 誠に申し訳ございませんが、現在、担当の□□が別の案件で手が離せない状況でございまして、改めて□□よりご連絡を差し上げますよう手配いたします。
• 連絡時期の丁重な提示:
  • 例: 〇営業日以内には、必ずご連絡差し上げます。恐れ入りますが、何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。
• 細やかな配慮: 相手の時間を取らせないよう、簡潔にまとめつつも、丁寧さを失わないように注意します。
• お詫びと感謝: 遅れることへのお詫びと、連絡への感謝を何度も伝えます。
  • 例: ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。、この度は、誠にありがとうございました。

共通する注意点と心構え

メールでも電話でも、以下の点に共通して注意し、ビジネスパーソンとしての心構えを持つことが重要です。これらの心構えは、あらゆるビジネスシーンにおいて信頼を築く土台となります。

迅速な対応を心がける：タイムマネジメントの意識

「改めてご連絡させていただきます」と伝えた以上、できる限り早く連絡することが相手への誠意となります。もし期日までに連絡できない場合は、再度、連絡が遅れる旨とその理由、新たな連絡時期を伝えましょう。

• メールの場合: 【〇〇の件】ご報告遅延のお詫び（株式会社△△ 担当：□□）という件名で、遅れていることへのお詫びと、新たな連絡時期を簡潔に伝えます。
• 電話の場合: 〇〇様、大変恐縮でございますが、〇〇（担当者）よりご連絡差し上げるまでに、あと△△ほどお時間を頂戴できますでしょうか。進捗状況を確認中でございます。と丁寧に説明します。

担当者への正確な情報共有：情報のハブになる

連絡を担当者へ引き継ぐ際は、相手からの問い合わせ内容、経緯、緊急性、相手の感情（怒っている、困っているなど）などを正確に共有することが重要です。これにより、担当者はスムーズに連絡を開始でき、相手も同じ内容を再度説明する手間が省けます。

• 共有すべき情報: 相手の氏名、会社名、連絡先、問い合わせ日時、問い合わせ内容の要点、経緯、緊急度、既に試した対応策、相手の要望、備考（「非常にご立腹の様子」「何度も確認の電話をしている」など）。
• 共有方法: 社内チャット、メール、口頭での引き継ぎ、顧客管理システムへの入力など、社内のルールに従って確実に共有します。

「言った」「言わない」のトラブル回避

電話の場合、言った言わないのトラブルに発展する可能性があります。特に重要な伝言や確認事項は、可能であればメールで補足する、または会話後にメモを残すなど、記録を残す習慣をつけましょう。

具体例：

• 電話後の確認メール: 先ほどお電話にてご依頼いただきました〇〇の件につきまして、担当の□□より改めてご連絡させていただきます。と、電話内容を簡潔にメールで送ることで、記録を残せます。
• 議事録やメモの活用: 顧客とのやり取りや、社内での決定事項は、可能な限り議事録やメモにまとめ、関係者間で共有します。

常に相手の立場に立つ

常に相手の立場に立ち、どのような情報が必要か、どのように伝われば安心するかを考えることが重要です。一方的な情報提供ではなく、相手への配慮を忘れずに行いましょう。

• 顧客の視点: 「この問い合わせで、お客様は何を知りたいのだろう？」「どのような情報があれば、お客様は不安を感じずにいられるだろう？」
• 上司の視点: 「この情報を伝えることで、上司は何を判断し、次に何を指示したいだろう？」
• 部下の視点: 「この指示で、部下は迷わず動けるだろうか？」「何か困ることはないだろうか？」

責任感を持つ：当事者意識の醸成

自分が一次対応者として、「担当者から改めて連絡させる」と伝えた以上、その後のフォローにも責任を持つべきです。担当者への引き継ぎが適切に行われたか、期日までに連絡があったかなどを確認する姿勢が求められます。

• 引き継ぎ後の確認: 担当者に引き継いだ後、「〇〇様への連絡は終わりましたか？」と軽く確認する。
• 連絡遅延時のフォロー: 担当者からの連絡が遅れている場合、自ら状況を確認し、必要であれば相手に再度連絡する。

不正確な情報の回避：信頼の基礎

分からないことを曖昧に伝えたり、適当な情報を伝えたりすることは絶対に避けましょう。不正確な情報は、かえって相手に不信感を与え、トラブルの原因となります。分からない場合は、「確認して改めてご連絡いたします」と正直に伝えることが、信頼構築に繋がります。

• NGな対応: 多分、〇〇だと思いますが…、おそらく〇〇でしょう。
• OKな対応: 申し訳ございません、現在のところ確かな情報がございませんので、確認でき次第、改めてご連絡させていただきます。