「受け付けました」失礼なく丁寧にビジネスメール例文・書き出しと結びの挨拶
「受け付けました」相手からの依頼や申し込み、連絡などを確実に受け取ったことを伝えるために用いられます。ビジネスの現場において、相手に安心感や信頼感を与えるための一言として利用されることが多いです。たとえばメールで依頼内容や問い合わせ内容を確認したとき、または手続きの開始を知らせる場合などに相手の気持ちに配慮しながら迅速に対応したことを示すために使用されます
- 相手からの依頼や問い合わせがあったときに、内容を確実に受け止めた旨を伝える
- 提出された書類や情報を確認し、次の対応へ進む意思を示す
- 相手が安心して後の連絡や作業を任せられるよう、受領を明確に伝える
- 内部の連絡でも、伝達事項を漏れなく確認したことを報告する際に利用する
メール送信時に注意すべき点
- 送信する相手の立場や状況を考慮し、敬意をもって伝える
- 依頼内容や連絡事項が漏れなく確認されたことを具体的に説明する
- 今後の対応や次の連絡のタイミングについても併せて案内する
- 誤解を生まないように、曖昧な表現を避け、明確な言葉を選ぶ
失礼のない伝え方
- お申し込みいただいた件につきまして、確実に内容を確認させていただき、今後の手続きに速やかに移らせていただく準備が整っております。どうぞご安心ください。
- ご依頼の詳細について、しっかりと受け止めた上で、次の段階へ進むための必要な手続きを開始いたしましたので、今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
- お送りいただいた情報につきまして、こちらで十分に確認をさせていただき、必要な対応を速やかに進める所存でございますので、ご安心いただければと存じます。
- ご連絡いただいた内容を大切に受け止め、確認させていただいた上で、引き続き迅速かつ確実な対応を心がけさせていただいております。
- ご指示いただいた事項に関しまして、確実に受け止め、今後の対応に反映させる準備が整っておりますので、どうぞご安心いただければと存じます。
適切な始めの挨拶と結びの挨拶はどうすればよいか
始めの挨拶
- 日頃より大変お世話になっております。いつもご丁寧なご連絡を賜り、心より感謝申し上げます。今回のお申し出につきましても、確実に受け止めさせていただきました。
- いつもご指導ご鞭撻を賜り、誠にありがとうございます。お送りいただいた内容について、こちらでしっかりと確認を行わせていただき、今後の対応に反映させる所存でございます。
- 日々のご支援に深く感謝申し上げます。今回ご連絡いただきました事項につきましても、確実に確認し、速やかに次の対応へ移る準備が整っておりますので、どうぞご安心いただければと存じます。
- 平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。お伝えいただいた内容を十分に受け止め、こちらで確認させていただいた上で、今後の対応に全力を尽くす所存です。
- いつも温かいご配慮をいただき、心より御礼申し上げます。お申し出の内容につきましても、こちらで丁寧に確認を行い、次の手順へ速やかに移行する準備が整いましたことをご報告いたします。
結びの挨拶
- 今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。お忙しい中、ご確認いただき誠にありがとうございました。何かご不明な点がございましたら、どうぞご遠慮なくお知らせください。
- 何卒、今後ともご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます。お手数をおかけいたしますが、何かご質問やご要望がございましたら、どうかご遠慮なくお知らせいただければと存じます。
- 引き続きご支援賜りますよう、お願い申し上げます。ご確認いただきましたことに改めて感謝申し上げ、今後とも迅速かつ丁寧な対応を心がけて参りますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
- 今後の連絡につきましても、迅速かつ確実に対応させていただく所存でございます。お忙しい中、誠にありがとうございました。引き続きご理解とご協力をお願い申し上げます。
- 最後になりますが、改めて深く感謝申し上げるとともに、今後とも円滑な連絡を心がけ、より一層の努力を重ねて参ります。どうぞよろしくお願い申し上げます。
目上の方や取引先へ使用してもよいか、またその際の注意点
- 相手の立場や役割に応じた適切な敬意を示す言葉を用いる
- 受領の事実と共に、今後の対応方法や次回の連絡予定についても具体的に記述する
- 依頼内容の重要性を十分に認識し、慎重に確認した旨を明記する
- 自分の考えや方針を分かりやすく伝えるため、文章全体に配慮と誠意を込める
注意すべき場合
- 依頼内容が非常に詳細である場合、単なる受領確認ではなく具体的な対応策を示す必要がある
- 相手が期待している情報が不足していると感じられる場合、補足の説明を省略しないことが求められる
- 緊急性の高い案件においては、受け取ったことの確認だけでなく、今後の進捗についても明確に伝えることが大切
- 過去の連絡と内容が重複する場合には、再確認の文章や追加の説明を入れる工夫が必要である
丁寧さを心がけた慎重な言い回しの提案
- お送りいただきましたご依頼内容を慎重に確認させていただき、すでに必要な手続きを開始いたしました。今後の進捗についても随時ご報告申し上げますので、どうかご安心いただければと存じます。
- このたびいただきました大切なお申し出につきまして、こちらで十分に確認を行い、速やかに次の対応へ移る準備を整えました。引き続きご支援いただけると幸いでございます。
- ご連絡いただきました内容を確実に受け止め、現在、内部で詳細な確認を進めております。今後の対応につきましては、改めてご連絡申し上げる予定ですので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
- いただきましたご連絡の内容は、こちらで丁寧に確認を行い、必要な手続きにすでに反映させていただいております。ご不明な点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。
- お送りいただいた情報につきまして、こちらで確実に受け止めた上で、今後の対応計画を立案しております。引き続き、迅速かつ丁寧な対応を心がけますので、どうかご安心いただければと存じます。
目上の方へ「受け付けました」メール例文
ご依頼内容を承りました
いつも格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。先日はご指示を賜りました件につきまして、しっかりと内容を承りましたので、まずはそのご報告を申し上げます。貴重なお時間を割いて詳細をお知らせくださったこと、心より感謝しております。今回の件については、速やかに手配を進める所存でございますが、万一不備や追加でご確認いただきたい点などございましたら、遠慮なくお知らせいただけますと幸甚に存じます。今後も的確に対応すべく尽力してまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。引き続きご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
お申し出を確かに頂戴しました
日頃より多大なるご指導をいただき、心から御礼申し上げます。先ほどお知らせいただいた件につきましては、問題なく拝受いたしましたのでご安心いただければと存じます。頂戴したご要望をもとに、できるだけ早急に準備を進める所存でございます。なお、もし他にご希望やご意見などがありましたら、何なりとお申し付けください。引き続き、慎重かつ誠実に対応を進め、良い結果をお返しできますよう全力を尽くしてまいります。今後ともよろしくお願い申し上げます。
お伺いした事項は承知いたしました
平素より格別のご厚情を賜り、心より感謝申し上げます。先日仰せつかりました件につきまして、間違いなく承知いたしましたことをまずご連絡申し上げます。迅速かつ正確な対応が求められる事案であると認識しておりますので、そちらに万全を期すべく準備を進めております。なお、手続きの詳細や関連する書類の有無など、確認が必要となる場合は随時ご報告いたします。何卒ご高配を賜り、必要なときには遠慮なくご指示を頂戴できれば幸甚に存じます。今後とも変わらぬご指導のほど、よろしくお願いいたします。
ご提示の内容を受領いたしました
いつも温かいご助言をいただき、大変勉強になっております。先日のご連絡にて提示されました要件について、確かに受領いたしましたことをお知らせいたします。今回の案件は重要度が高いと拝察しておりますので、できる限り早期に対応策を検討し、ご報告できるよう段取りを整えてまいります。追加でお目通しいただきたい資料や、ご確認を仰ぎたい点が出てくる可能性もございますが、その際は改めてご連絡いたしますので、ご都合に合わせてご教示いただけると幸いです。引き続き何卒よろしくお願いいたします。
お申しつけいただいた事項をお受けしました
平素は格別のご厚意を賜り、ありがとうございます。ご連絡いただいた内容について、しっかりと拝命いたしましたので、まずはその旨をご連絡申し上げます。いただいたお話は社内でも共有し、関係部署とも連携を取りながら的確に取り組むよう心がけております。万一、進行上のトラブルや追加でご指示が必要な状況が発生した場合には、すぐにお知らせいたしますので、いつでもお声掛けいただけますようお願い申し上げます。今後もご期待に沿う結果を出せますよう努力を重ねてまいります。よろしくお願いいたします。
お手続きのご要望を受け止めました
日頃より多岐にわたりご指導を賜り、心より感謝申し上げます。先日は手続きに関して詳しくご教示いただき、誠にありがとうございました。その内容につきましては、すべて理解したうえで対応を進めておりますので、どうぞご安心ください。もし追加で資料が必要となる場合や、他部署との連携が必要になった際には、あらためてご連絡させていただきたいと存じます。細心の注意を払いながら業務を進め、可能な限り早急に完了できるよう取り組んでまいります。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
ご指示を間違いなく引き受けました
常々温かいご高配をいただき、誠にありがとうございます。この度お示しいただいた方向性と具体的内容に関しては、一言一句漏らさず受け止めております。現状のスケジュールならびにリソースを確認したうえで、最善の対応策をまとめ、後日改めて詳細をご報告いたしますので、お時間を頂戴できれば幸いに存じます。引き続き確認が必要な事項や追加のご意見がございましたら、何なりとお申し付けください。今後も誠意を持って取り組み、きちんと成果をお見せできるよう尽力いたします。よろしくお願いいたします。
取引先の企業へ「受け付けました」メール例文
ご連絡をありがたく拝受いたしました
日頃より大変お世話になっております。この度はお問い合わせならびにご要望をお知らせいただき、誠にありがとうございます。ご連絡いただいた件につきましては、すでに担当部署と協議を始めております。早急な対応が求められる事柄と承知しておりますので、可能な限り迅速に手配を進め、詳細をまとめ次第あらためてご案内差し上げる所存です。追加のご質問やご不明点などがございましたら、どうぞ遠慮なくお知らせください。引き続きご期待に沿えるよう尽力いたしますので、何卒よろしくお願いいたします。
お知らせくださった要件を承知しました
平素は格別のご厚誼を賜り、深く感謝申し上げます。先ほどご提供いただきました要件について、確かに承知いたしましたことをご報告いたします。今回の内容は弊社としても重要視しているため、早急にプロジェクトチームで共有し、対応策を検討する段取りを進めております。もし途中で追加の資料や打ち合わせのお時間をいただく必要が生じた場合には、早めにご連絡いたしますので、その際はご協力いただけますと助かります。引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。
いただいたご要望を承りました
平素より弊社サービスに多大なるご協力を賜り、誠にありがとうございます。ご連絡いただいたご要望につきましては、すでに社内にて確認作業を行っており、今後の手順を整えている段階でございます。速やかな対応が求められる内容と認識しておりますので、滞りなく進めるための準備を鋭意進めております。作業の進行状況や完了見込みの時期などにつきましては、改めてお知らせいたしますので、何か気になる点や追加でお伝えいただくことがありましたら、いつでもお知らせください。今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
お問い合わせについて拝受しております
いつも弊社とお取引いただきまして、誠にありがとうございます。先ほどお伺いしたお問い合わせ内容について、しっかりと把握しておりますのでご安心ください。該当する部署とも連携を図りつつ、できる限り早い段階で回答をご提示できるよう取り組んでおります。もし、ご指定の期日や優先順位がございましたら、お手数ですがご一報いただけますと助かります。スムーズな対応に努め、お力になれるよう精一杯努力いたしますので、引き続きよろしくお願い申し上げます。
貴社からのご要望をしっかりとお受けしました
平素は弊社製品をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。今回いただいたご要望につきましては、責任をもって担当部門と情報を共有し、必要な場合には関連資料の収集や追加調整を行う予定です。万が一、ご要望の内容に変更や補足事項がある際には、恐れ入りますが速やかにお知らせください。弊社としてもスムーズな進行を望んでおりますので、定期的に進捗を確認しながら、迅速に対応させていただく所存です。今後ともよろしくお願い申し上げます。
ご説明を承り、手配を開始いたします
いつも弊社との協力関係を大切にしてくださり、ありがとうございます。先日ご説明いただいた詳細に関しては、すべて理解できましたので、ただいま手配を開始している段階でございます。もし優先度や納期に変更がある場合や、追加の資料が必要になる場合は、早めにお知らせいただけると助かります。スムーズに進めるためにも、社内の関連部署との連携を欠かさず行い、疑問点が生じた際にはすぐにご相談させていただく所存です。引き続き力を尽くしてまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。
ご相談をお受けし、内部調整中です
いつも格別のご高配を賜りありがとうございます。お送りいただいたご相談内容につきましては、弊社内での調整を進めているところでございます。具体的なスケジュールや必要となるリソースについて、関係部門と連絡を取り合いながら最良の方策を模索中です。何か気になる点や追加の条件などがございましたら、できるだけ早めにお知らせください。最大限お役に立てますよう、引き続き誠意をもって対応してまいりますので、よろしくお願い申し上げます。
新規取引先に「受け付けました」メール例文
初めてのご要望を拝受いたしました
このたびは弊社にご興味を持っていただき、ありがとうございます。初めてお送りいただいたご要望につきまして、ただいま担当者が詳細を確認し、対応の準備を始めております。まだお付き合いが始まったばかりではございますが、早速のご依頼に応えられるよう、入念に手続きを進める所存です。何かご不明な点や、ご要望に付随する条件などがありましたら、遠慮なくお知らせください。丁寧かつ迅速に対応し、貴社とのより良い関係を築いていけるよう尽力いたしますので、どうぞよろしくお願いいたします。
はじめて伺った情報を受け止めました
この度は弊社をお選びいただき、誠にありがとうございます。ご連絡いただいた情報につきましては、一つひとつ丁寧に確認させていただいております。新規の取引開始ということで、まだ不慣れな部分もあるかと存じますが、万全の体制を整え、確実に対応していく所存です。もし契約内容の細部や納期、あるいは支払い方法など、あらためてご相談いただきたい点が出てきましたら、どうぞ遠慮なくご連絡ください。今後とも、よろしくお願い申し上げます。
新たにいただいたお問い合わせを受理いたしました
この度は弊社にお声掛けいただき、心より感謝申し上げます。ご連絡いただきましたお問い合わせにつきましては、すでに関係部署と情報共有が完了し、対応の流れを確認している段階です。まだやり取りが始まったばかりではございますが、しっかりとした基盤を築くためにも、最初のご依頼を滞りなく進めることが重要と考えております。気になる点が生じましたら、その都度ご教示いただけると幸いです。今後の連携を円滑に進めるためにも、誠意をもって取り組んでまいりますので、よろしくお願いいたします。
初回のご依頼を承りました
このたびは弊社へのご連絡を賜り、誠にありがとうございます。初回となるご依頼の詳細につきましては、ただいま迅速に確認作業を進めております。スムーズに運用を開始できるよう、社内の担当スタッフと連携し、各種手順の検討や必要書類の準備に努めております。もし、ご希望の納期や具体的な成果物の内容など、より詳しくお伝えいただけることがございましたら、お手数ですがご連絡いただけますと幸甚です。至らぬ点があるかもしれませんが、最善を尽くしてまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。
新規案件を確かに受け賜わりました
このたびのお声掛け、誠にありがとうございます。いただきました新規案件につきましては、弊社内での最適な担当者を選任し、細部にわたるご要望を確認しながら進行を進めております。初めての取引にあたり、貴社のご期待にお応えできるよう慎重に対応してまいりますので、疑問やご不安点などございましたら、遠慮なくお知らせください。万全の連携体制を築き、最後まで責任をもって対応いたします。何卒よろしくお願い申し上げます。
はじめての案件を拝受し、準備を整えております
この度は弊社をご利用いただきありがとうございます。ご連絡いただいた案件内容に基づき、必要な資料やスケジュールの洗い出しを行い、内部で整理を進めております。お打ち合わせの機会なども設けさせていただきたいと考えておりますので、候補日時などをご提示いただけましたら幸いです。今後、追加でご要望が生じる場合や変更点があれば、速やかにご相談いただければ対応いたします。新たなパートナーとして円滑なスタートが切れるよう、最善を尽くしていく所存です。どうぞよろしくお願いいたします。
お取引に向けた最初のご相談をお受けいたしました
このたびは弊社にお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。はじめてのご相談であるにもかかわらず、具体的なご要望を詳細にお知らせくださり大変助かりました。担当部門がすでに内容を確認し、今後の流れについて早急に検討を開始しております。分からない点があれば随時質問させていただくかと思いますが、スピーディーな対応を心がけ、可能な限り早い段階で方針をご報告いたします。末永く良好な関係を築いていけますよう、精一杯努めてまいります。何卒よろしくお願い申し上げます。
顧客・お客様へ「受け付けました」メール例文
お問い合わせをありがとうございます
日頃より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。この度ご連絡いただきましたお問い合わせにつきましては、ただいま担当部署が確認作業に入っております。具体的な不具合の状況やご要望が明確で、大変助かりました。できるだけ早急にお返事できるよう進めておりますが、もし追加でお伝えいただく情報や、より詳しい状況の説明がありましたら、遠慮なくお知らせいただければ幸いです。今後とも弊社サービスをご愛顧いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
ご注文の詳細を拝受いたしました
この度は弊社の商品をご注文いただき、誠にありがとうございます。ご指定いただきました内容に不備はございませんでしたので、速やかに発送手配を行う予定です。万一、配送先のご変更や納期についてのご要望がある場合には、お手数ですが早めにご連絡いただけますと助かります。商品到着後に何か問題がございましたら、どのようなことでも対応いたしますので、お気軽にお知らせください。引き続き弊社の商品をお選びいただけるよう、今後もサービス向上に努めてまいります。よろしくお願いいたします。
ご相談内容を承りました
平素より弊社サポートサービスをご利用いただき、ありがとうございます。今回ご相談いただいた件につきましては、すでに技術担当が詳細を確認しており、解決に向けて具体的な手順を検討している最中です。お客さまが安心して利用いただけるよう、わかりやすいご案内を心がけて対応いたしますので、追加で気になる点があれば遠慮なくお知らせください。今後とも弊社をよろしくお願い申し上げます。
修理・交換のお申し出を拝承しております
この度は弊社製品をご購入いただき、誠にありがとうございます。お知らせいただいた不具合について、ただいま修理・交換の可否などを専門部署にて確認中でございます。ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、迅速に対応し、適切な方法をご案内できるよう最善を尽くします。もし保証書や購入時期など、追加の情報が必要になりましたら、改めてご連絡いたします。今後ともお客さまにとって安心かつ快適なサービスを提供すべく努力してまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。
キャンセルご希望の件を承っております
いつも弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。先ほどご連絡いただいたキャンセルのご要望につきまして、担当部署が速やかに手続きを進めております。万が一、ご意向の変更や再度のご注文をご希望される場合には、その際に迅速に対応できるよう記録を残してございますので、ご遠慮なくお申し付けください。今後もさまざまなご提案を差し上げられるようサービス向上に注力してまいりますので、引き続きご愛顧のほど、何卒よろしくお願いいたします。
お支払いに関するお問い合わせをお受けしました
平素より弊社をご利用いただきありがとうございます。この度はお支払いに関するご不明点をお尋ねいただき、誠に助かりました。具体的な状況をお知らせいただいたことで、現在の状態をスムーズに把握できております。ご質問の内容をもとに、担当部署が最適なご案内をご用意できるよう準備しております。返答には少しお時間をいただく場合がございますが、なるべく早く回答いたしますので、何卒ご理解いただければ幸いです。引き続きよろしくお願いいたします。
ご意見を真摯に拝受しております
いつも弊社の商品・サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。ご連絡いただいたご意見につきましては、弊社全体で共有し、今後の改善に役立てるべく検討を行っております。大切なお時間を割いてご意見を寄せてくださったこと、心より感謝申し上げます。より良いサービス提供のため、細部まで確認しながら対応を進めてまいりますので、何か追加でご意見・ご要望がございましたら、いつでもご連絡ください。今後とも、お客さまとの信頼関係を深められるよう邁進してまいります。よろしくお願いいたします。
社内メールで「受け付けました」メール例文
上司からの依頼をしっかりと承りました
いつも的確なご指示をいただき、ありがとうございます。先ほどお話のあった企画書作成の件、社内稟議も含めて担当部署と連携しながら取り組む準備を始めております。まずは現行の資料を確認し、改訂すべきポイントを整理する予定です。気になる箇所や見落としがあればご指摘いただけますと大変助かります。スケジュールに遅れが出ないよう注力してまいりますので、引き続きご指導のほど、よろしくお願いいたします。
部署間の要望を受け止めました
いつもご協力ありがとうございます。先日いただいた他部署からの要望については、現在わたしのほうで詳細を確認中です。必要があればミーティングを設定し、関連するメンバー同士で意見を取りまとめようと考えております。もし緊急対応が必要な状況になりましたら、あらためてチャット等でご連絡させていただきます。業務を円滑に進めるためにも、今後とも皆様の知見を共有いただけると幸いです。よろしくお願いいたします。
チームメンバーからの報告を受理しました
日頃より連携いただき感謝しております。先日送っていただいた進捗報告につきまして、すべて確認が完了いたしました。必要な箇所にはコメントを追記し、担当者へ対応を依頼しております。ご不明点があれば、いつでも遠慮なくご質問ください。引き続きタスクが複数並行しているかと存じますが、各方面との連携を密にし、スケジュール遅延を防ぐよう努めてまいります。何卒よろしくお願いいたします。
新人からの申し出を把握しました
日々の業務でご尽力いただき、誠にありがとうございます。先ほど、新人社員の方から研修に関する申し出があったと伺いましたが、その内容をしっかりと受け取っております。すぐに実施できる部分と調整が必要な部分があるようですので、関係部署とも相談のうえ最適な進め方を検討いたします。何か追加で新人さんにヒアリングしたい事項があればお知らせください。今後もチームとして協力し合いながら、育成と業務の両立を図っていきたいと思います。
社内イベントに関する問い合わせを承知しました
いつも社内行事の企画にご協力いただき、ありがとうございます。先ほどいただいた問い合わせ内容ですが、イベント日程の再調整や参加者の募集状況を確認するとのこと、承知いたしました。企画担当ともすでに情報共有を行っておりますので、変更点が固まり次第、ご連絡させていただきます。質問事項やご提案がありましたら、小さなことでも構いませんので教えていただければ幸いです。イベントを成功させるために、皆さんのお力添えをいただきながら準備を進めてまいります。
他部署からの打診を受けました
お忙しいところ連絡をいただき、ありがとうございます。先ほど他部署よりプロジェクト参加の打診がありましたが、案件の概要はすでに拝見し、わがチームでも検討を始めております。スケジュールやリソースの都合を踏まえ、実際に参画可能かどうかを上長とともに判断していく所存です。ご要望や条件などがあれば、早めにお知らせいただけると進めやすいです。チームにとっても良い経験になる可能性があると感じておりますので、前向きに調整してまいります。今後ともよろしくお願いいたします。
緊急案件の引き継ぎを受領しました
お忙しい中、ご対応ありがとうございます。先ほど緊急案件についての引き継ぎ資料を受領いたしました。すぐに内容を把握し、対応に移る必要があると考えておりますので、関連するメンバーや必要なリソースをまとめているところです。万が一、不明瞭な点が出てきた場合にはすぐにご質問させていただくかと思いますが、迅速かつ正確に処理を完了できるよう注力いたします。引き継ぎ完了後も何かございましたらお気軽にお知らせください。今後ともよろしくお願いいたします。
「受け付けました」を使用する際の注意点
- 相手との関係性を踏まえ、適切に言葉を置き換える
「受け付けました」は少々直接的に聞こえる場合もあるため、上記のように「承知いたしました」「拝受しました」など柔らかい表現に言い換えて使うと良い。特に目上の方や取引先には、敬語を多用することを心掛け、相手に不快感を与えない言い回しを徹底することが望ましい。 - 相手が求めている内容を確実に伝える
単に「受け付けました」と言うだけではなく、その後の具体的な対応方針や必要な手続きを簡潔に補足すると、相手の安心感を得られる。すぐに対応策を考えている場合は、「現在担当部署にて検討中」や「必要書類を準備しております」など一言添えることを意識することが大切。 - 失礼のない敬語や丁寧な言葉遣いを意識する
特に目上の方や取引先とのやり取りでは、過度に砕けた言葉を使わず、敬語表現を取り入れて温和な印象を与えると良い。社内メールであっても、部署や相手の役職に応じて敬意を示す文章が好まれることが多い。 - 不明点や疑問点の確認を明示する
「受け付けました」のみだと受動的な印象を与える場合がある。相手が何か追加情報を必要としている可能性も踏まえ、「ご不明点がございましたら」「必要であればご連絡ください」などの文言を入れ、双方向のやり取りが可能であることを示すとより丁寧になる。 - 内容を正確に理解したことを示す
件名や要望の要点を再度簡潔にまとめることで、「確かに理解している」という印象を与えることができる。場合によっては要望の重要度や希望納期などを念押しするなど、メールの相手に安心感を与える記述を入れると親切である。 - メール全体のトーンを意識し、企業イメージを高める
ビジネスメールでは、最終的に企業のイメージに直結するため、一通一通のやり取りに真摯さや誠意を込めることが重要である。「受け付けました」を多用するよりも、相手の状況を配慮した表現を選ぶ方が、より好印象を与えやすい。文章の締めくくりには、相手への感謝や今後の協力姿勢をアピールする一文を加えてまとめると、よりスムーズなビジネス関係を築きやすくなる。
