社内で「熱中症に気を付ける（熱中症対策）」注意喚起を伝えるメール例文と書き方の注意点
夏の季節が近づき、職場での熱中症対策は非常に重要な課題となります。社内での注意喚起は、従業員の健康を守り、業務の継続性を確保するために不可欠です。しかし、誰に、どのような目的で送るかによって、メールの書き方や注意点は大きく異なります。ここでは、様々な相手への熱中症対策メールの書き方と注意点について解説します。
熱中症対策メール作成の基本原則
熱中症対策を促すメールは、単なる情報伝達に留まらず、受け取る側の行動を促すことを目的としています。そのため、以下の基本原則を念頭に置いて作成しましょう。
- 明確性（Clarity）: 伝えたいメッセージを明確にし、誤解が生じないようにします。特に、具体的な対策や行動指針は具体的に記述することが重要です。
- 簡潔性（Conciseness）: 長文は読まれにくい傾向があります。要点を絞り、簡潔にまとめることで、忙しい中でも内容を把握しやすくなります。
- 網羅性（Completeness）: 必要な情報が漏れなく含まれているか確認します。例えば、具体的な対策、体調不良時の連絡先、Q&Aなど、考えられる疑問を先回りして解決する情報を含めましょう。
- 緊急性（Urgency）: 熱中症対策は時期が重要です。適切な時期に情報を提供し、対策の必要性を強調することで、迅速な行動を促します。
- 配慮（Consideration）: 受け取る側の状況や立場を考慮し、適切な言葉遣いやトーンを選びます。
件名：熱中症対策のお願い（社内周知）
各位
お疲れ様です。
総務部より、夏季の健康管理についてご連絡いたします。
気温や湿度の高い日が続いておりますが、これからさらに暑さが厳しくなる時期を迎えます。つきましては、熱中症の予防に向けて、以下の点に十分ご注意いただきますようお願いいたします。
● こまめな水分補給（喉が渇いていなくても意識的に）
● エアコンや扇風機の適切な活用
● 直射日光や高温多湿な場所での長時間作業の回避
● 体調不良時は無理をせず、速やかに上司・総務へ連絡
● 屋外作業・出張の際は、帽子の着用や冷却グッズの活用など対策を
また、社内でも冷房温度の調整・休憩スペースの利用など、できる限りの対応を行ってまいります。ご自身の体調管理を第一に、安心して働ける環境をともに作っていければと思います。
何かご不明な点やご相談があれば、遠慮なく総務部までご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
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〇〇株式会社 総務部
（署名など）
【管理職向け】
件名：熱中症対策の徹底について（管理職各位へお願い）
管理職各位
いつも各部門の運営にご尽力いただき、誠にありがとうございます。
連日の高温により、社員の健康管理において特に熱中症への注意が必要となっております。つきましては、以下の事項について各チームへの注意喚起と環境整備へのご協力をお願い申し上げます。
【管理職の皆様にお願いしたいこと】
・部下の様子や体調に日々留意し、異変があれば声かけ・休憩指示を徹底
・現場・オフィス問わず、冷房・送風等の空調使用に対する配慮を
・外出・出張・現場対応のある社員には、事前の暑熱対策と水分持参の促しを
・熱中症疑いの症状（めまい、吐き気、顔の火照り等）を把握し、緊急時の対応も共有
特に、若手社員や異動直後の職員は体調に気づきにくい傾向があります。
安全な労働環境の維持に向けて、現場への具体的な声がけと支援をどうぞよろしくお願い申し上げます。
――――――――――
〇〇株式会社 総務部
【若手社員向け】
件名：熱中症を防ぐために、日々の体調管理を意識しましょう
若手社員の皆さんへ
こんにちは。総務部よりご連絡いたします。
夏季に入り、全国的に熱中症の発生が増えております。社内でも快適な職場環境を整えておりますが、ご自身の健康は日々の意識が最も大切です。
【体調管理のポイント】
・こまめに水分補給を行いましょう（カフェイン飲料より水・麦茶推奨）
・冷房が効きにくい場所では無理をせず、適宜休憩を取りましょう
・外出や出張時は、帽子・冷却グッズの携帯をおすすめします
・「少しだるい」「頭が重い」と感じた時は、我慢せず早めに上司へ報告しましょう
健康を守ることは、継続的な成長にもつながります。
体調の変化に敏感になり、暑さとうまく付き合いながら過ごしていきましょう。
――――――――――
〇〇株式会社 総務部
【現場スタッフ向け】
件名：現場作業時の熱中症予防について（重要なお知らせ）
現場担当の皆様へ
平素より業務にご尽力いただき、ありがとうございます。
本格的な猛暑の時期に入り、屋外・高温環境下での作業においては、熱中症のリスクが極めて高まっております。以下の点を十分に意識し、安全第一で業務にあたっていただきますようお願いいたします。
【現場での具体的な熱中症対策】
・こまめな水分と塩分の補給（休憩時だけでなく、作業中も）
・吸湿性・通気性に優れた服装、帽子の着用、首元の冷却を推奨
・作業間の休憩は必ず取り、無理をせず、体調の変化に注意
・「ふらつき」「頭痛」「吐き気」等の症状が出たら、すぐに作業を中止し報告
万が一の際は、近くの上司や同僚へすぐに知らせてください。
安全なくして作業は成り立ちません。ご自身の身体を第一に行動をお願いいたします。
――――――――――
〇〇株式会社 総務部
件名の重要性
メールの件名は、メールを開封してもらうための「顔」です。熱中症対策メールの場合、以下のポイントを押さえて件名を作成しましょう。
- 内容の明確化: 件名を見ただけで、熱中症に関するメールだとわかるようにします。
- 例: 「【重要】熱中症対策に関するお知らせ」「夏の熱中症予防にご協力ください」
- 緊急性・重要性の強調: 必要に応じて「【緊急】」「【注意喚起】」などの接頭語を使用し、開封を促します。
- 簡潔に: 長すぎる件名は避け、スマートフォンなどでも全文が表示されるように工夫します。
- 絵文字の利用: 社内の雰囲気によっては、💡や☀️などの絵文字を使って視覚的にアピールすることも効果的です。ただし、ビジネスメールとしての品位を損なわない範囲で利用しましょう。
本文の構成要素
熱中症対策メールの本文は、以下の要素で構成すると伝わりやすくなります。
- 冒頭の挨拶: 季節の挨拶や、相手への配慮を示す言葉から始めます。
- 熱中症対策の必要性: なぜ今、熱中症対策が必要なのかを簡潔に説明します。特に、自社の業務内容と関連付けて説明すると、より切実さが伝わります。
- 例: 「連日厳しい暑さが続いております。業務に集中するためにも、熱中症対策は欠かせません。」
- 具体的な対策: 最も重要な部分です。具体的な対策を箇条書きなどで分かりやすく示します。
- 水分補給の推奨（具体的な摂取方法や飲料の種類）
- 休憩の推奨（休憩の取り方や場所）
- 服装の注意（通気性の良い服装、帽子など）
- 体調管理の徹底（体調の変化に気づくこと、無理をしないこと）
- 室内環境の調整（空調の使用、扇風機の活用）
- 外出時の注意（日傘、日中の外出を避けるなど）
- 緊急時の対応: 体調不良を感じた際や、周りの人が異変を感じた際の連絡先や対応方法を明記します。
- 例: 「体調に異変を感じた場合は、速やかに〇〇（上司、保健室、人事など）までご連絡ください。」
- その他のお知らせ・補足事項: 関連する情報があれば記載します。（例：冷水機の設置場所、塩飴の配布、体調チェックシートなど）
- 結びの言葉: 相手の健康を気遣う言葉や、協力への感謝の言葉で締めくくります。
- 差出人情報: 部署名、担当者名などを記載します。
相手別：書き方と注意点
メールを送る相手によって、言葉遣いや伝えるべき情報の重点が変わります。
社内（一般社員向け）
社内の一般社員向けメールは、全ての従業員が対象となるため、分かりやすさと網羅性を重視します。
書き方の注意点
- 平易な言葉遣い: 専門用語を避け、誰もが理解できる言葉で説明します。
- 具体的な行動指針: 「〇〇しましょう」「〇〇してください」と、具体的な行動を促す表現を使います。
- 共感と配慮: 「皆様の健康が第一です」「無理はなさらないでください」など、社員の健康を気遣う姿勢を示します。
- 一斉送信: 基本的には一斉送信で構いませんが、部署ごとの特性（外回りの多い部署、工場勤務の部署など）がある場合は、内容を調整した方が良い場合もあります。
- Q&Aセクション: 想定される質問とその回答をQ&A形式で提示すると、問い合わせの手間を省けます。
上司に対して（報告・情報共有）
上司へのメールは、簡潔かつ要点をまとめることが重要です。多くの場合、部下が社内全体への注意喚起の許可を得たり、具体的な対策案を提案する際に送られます。
書き方の注意点
- 件名で目的を明確に: 「熱中症対策に関するご相談」「熱中症対策についてご提案」など、件名で何についてのメールかを明確にします。
- 結論から述べる: 最初に何を伝えたいのか、結論から述べます。
- 具体的な提案と根拠: 具体的な対策案を提示する場合は、その根拠や期待される効果も添えます。
- 指示を仰ぐ姿勢: 上司の判断や指示を仰ぐ姿勢を示します。「ご検討いただけますと幸いです」「ご指示いただけますでしょうか」などの表現を使います。
- 簡潔に: 多忙な上司の時間を奪わないよう、要点をまとめて簡潔に記載します。
- 敬語の徹底: 丁寧な言葉遣いを心がけます。
部下に対して（指示・指導）
部下へのメールは、具体的な指示と、部下の健康を気遣うメッセージを両立させることが重要です。
書き方の注意点
- 明確な指示: 「〇〇を徹底してください」「〇〇を必ず行ってください」など、具体的な指示を明確に伝えます。
- 理由の説明: なぜその対策が必要なのか、その理由を簡潔に説明することで、納得感を持って行動を促せます。
- 気遣いの言葉: 指示だけでなく、「体調には十分気をつけて」「何かあれば遠慮なく相談してください」といった気遣いの言葉を添えることで、信頼関係を築けます。
- 指導と支援の姿勢: 困ったことがあればサポートする姿勢を示します。
- 確認事項: 重要な指示については、理解度を確認する目的で返信を求めることも有効です。ただし、負担にならない範囲で。
会社から社員に対して（全社的な通達）
会社として社員全体へ送るメールは、公式性と網羅性が求められます。
書き方の注意点
- 経営層からのメッセージ: 可能であれば、社長や役員など、経営層からのメッセージを含めることで、社員への意識付けを強化できます。
- 会社の公式見解: 熱中症対策に対する会社の公式な方針や取り組みを明確に示します。
- 具体的な施策の案内: 会社が提供する具体的な支援策（冷水機の設置、塩飴の配布、休憩スペースの確保、特別休暇など）があれば、詳細に案内します。
- 義務と権利の明記: 熱中症予防は社員の義務であると同時に、安全な労働環境で働く権利があることも示唆します。
- 問い合わせ窓口の明確化: 不明点があった場合の問い合わせ先（部署名、担当者、内線番号、メールアドレスなど）を明確に記載します。
- 定期的な発信: 気温上昇が続く期間は、定期的に注意喚起を行うことで、意識の継続を促します。
取引先に対して
取引先への熱中症対策メールは、直接的な指示ではなく、相手への配慮を示すことが目的です。例えば、自社に来訪する取引先への注意喚起や、外出業務を伴う共同プロジェクトにおける情報共有などが考えられます。
書き方の注意点
- 相手への敬意: 丁寧な言葉遣いを徹底し、相手の健康を気遣う姿勢を示します。
- 間接的な表現: 「ご無理のない範囲で」「〇〇にご留意ください」など、強制ではなく、あくまで相手の健康を案じる表現を使います。
- 情報提供に留める: 具体的な対策を指示するのではなく、「当方といたしましても、皆様の安全に配慮して参ります」といった、自社の取り組みを伝える形が良いでしょう。
- 来訪時のお願い: 来訪予定の取引先に対しては、自社内の対策（クールビズ推奨、水分補給の推奨など）を伝え、ご協力をお願いする形で案内します。
- 簡潔に: 要点を絞り、相手の負担にならないよう簡潔にまとめます。
問い合わせに対して
熱中症対策に関する問い合わせ（例：体調不良時の対応、休憩場所、備品の有無など）への返信は、迅速かつ丁寧、そして個別に寄り添う姿勢が重要です。
書き方の注意点
- 感謝の言葉: 問い合わせてくれたことへの感謝を伝えます。「お問い合わせいただきありがとうございます」
- 迅速な返信: 特に体調に関する問い合わせは、迅速な対応が求められます。
- 質問への明確な回答: 質問内容を正確に把握し、分かりやすく具体的な回答を提供します。
- 共感と配慮: 相手の不安や状況に共感する言葉を添えます。「ご心配のことと存じます」「お辛い状況かと存じます」
- 必要に応じて追加情報を提供: 関連する情報や、他に役立つ情報があれば積極的に提供します。
- 今後のフォローアップ: 必要であれば、「その後、体調はいかがでしょうか？」など、後のフォローアップを提案します。
- 部署名と担当者名: 誰が対応したのかがわかるように、担当部署と氏名を明記します。
目上の方に対して
目上の方（社外の役員、長年の取引先担当者など）へのメールは、最大限の敬意と配慮を払う必要があります。
書き方の注意点
- 丁寧な言葉遣いの徹底: 尊敬語、謙譲語を正しく使い分け、丁寧さを追求します。
- 件名も丁寧に: 「熱中症に関するご案内（ご高覧ください）」「熱中症対策についてのお願い」など、より丁寧な表現を心がけます。
- 直接的な指示は避ける: 「〇〇してください」のような直接的な指示は避け、「〇〇いただけますと幸いです」「〇〇にご留意ください」など、依頼や提案の形を取ります。
- 相手の状況を慮る: 相手の立場や多忙さを考慮し、簡潔にまとめます。
- 共感と気遣い: 相手の健康を心から気遣う言葉を添えます。
- 不必要な情報の省略: 相手の役職や立場に応じて、詳細すぎる情報は省略し、要点のみを伝えることも大切です。
その他の注意点
- 配信頻度: 暑さの状況に応じて、定期的に注意喚起を行うことが効果的です。ただし、頻繁すぎると読まれなくなる可能性もあるため、状況を見極めることが重要です。
- 視覚的な工夫: 文字だけでなく、イラストやグラフ、写真などを活用することで、より分かりやすく、印象に残るメールになります。ただし、ビジネスメールとしての品位を保つ範囲で利用しましょう。
- 添付ファイルの活用: 補足資料（熱中症の症状と対処法、休憩場所マップなど）がある場合は、添付ファイルとして共有することも有効です。
- 多言語対応: 外国籍の従業員がいる場合は、必要に応じて多言語での情報提供を検討しましょう。
- 強制と推奨のバランス: 強制的に行うべきこと（例：休憩の義務化）と、推奨する対策（例：水分補給の積極的な実施）を明確に区別して伝えます。
- フィードバックの機会: 社員からの意見や質問を受け付ける窓口を設けることで、より実情に合った対策を検討できます。
- 法的な側面: 労働安全衛生法に基づき、事業者は労働者の安全と健康を確保する義務があります。メールの内容がこれに準拠しているか確認しましょう。
社内報「熱中症に気を付ける（熱中症対策）」例文
熱中症対策、万全ですか？
今年の夏も猛暑が予想されています。熱中症は命に関わる危険な症状です。社内での熱中症予防を徹底し、安全で健康に夏を乗り切りましょう。
熱中症の症状を知ろう！
熱中症は、めまい、立ちくらみ、大量の発汗、頭痛、吐き気などの症状から始まり、重症化すると意識障害やけいれんを引き起こすこともあります。
熱中症予防のポイント
熱中症予防には、以下の点を心がけましょう。
- 水分補給の徹底: のどが渇く前にこまめに水分を補給しましょう。水やお茶だけでなく、スポーツドリンクや経口補水液も効果的です。特に汗をたくさんかく場合は、塩分も一緒に摂るようにしましょう。
- 適切な服装: 吸湿性・速乾性の高い素材を選び、通気性の良い服装を心がけましょう。屋外での作業時は、帽子や日傘も活用してください。
- 休憩の取り方: 長時間の作業は避け、定期的に涼しい場所で休憩を取りましょう。休憩中は体を冷やすことも重要です。
- 体調管理: 前日は十分な睡眠をとり、バランスの取れた食事を心がけましょう。体調が優れないと感じたら、無理をせず休むことが大切です。
- 職場環境の整備: 扇風機やエアコンを適切に利用し、室温を快適に保ちましょう。屋外作業の場合は、日陰の確保やミストシャワーの設置なども検討します。
緊急時の対応
もし同僚が熱中症のような症状を示したら、すぐに以下の対応を取りましょう。
- 涼しい場所へ移動させる。
- 衣服を緩め、体を冷やす（首、脇の下、足の付け根などを重点的に）。
- 意識があれば、水分・塩分を補給させる。
- 意識がない場合や症状が改善しない場合は、すぐに救急車を呼ぶ。
熱中症は予防が何よりも大切です。一人ひとりが意識を高め、熱中症のない快適な職場環境を保っていきましょう。何かご不明な点があれば、総務部までお問い合わせください。
町内会からのお知らせ：熱中症に気をつけましょう！（例文）
今年の夏も暑くなる予報が出ています。熱中症は、私たちの健康を脅かす危険な症状です。町内会の皆様、特に高齢の方やお子様は、熱中症に十分お気をつけください。
熱中症ってどんな症状？
熱中症になると、めまいや立ちくらみ、頭痛、吐き気、体がだるいなどの症状が出ます。ひどくなると意識を失うこともあり、命に関わることもあります。
熱中症から身を守るために
熱中症にならないために、以下のことを心がけましょう。
- 水分をこまめに摂る！ のどが渇く前に、水やお茶を少しずつ何度も飲みましょう。汗をたくさんかいたら、塩分も一緒に摂れるスポーツドリンクもおすすめです。
- 涼しい場所で過ごす！ 扇風機やエアコンを上手に使い、部屋の温度を快適に保ちましょう。お昼の暑い時間は、無理に外出せず、家の中で過ごすのも良いでしょう。
- 服装を工夫する！ 風通しの良い、涼しい服を選びましょう。帽子や日傘も忘れずに！
- 無理はしない！ 体調が悪いと感じたら、すぐに休憩を取りましょう。少しでも異変を感じたら、無理せず休むことが大切です。
- お互いに声をかけあう！ 近所の高齢の方やお子さんに「大丈夫？」と声をかけ、体調を気遣いましょう。困っている人がいたら、助け合いましょう。
もし熱中症かな？と思ったら
- 涼しい場所に移動し、服を緩めて体を冷やしましょう。（首や脇の下、足の付け根などを冷やすと効果的です）
- 意識があれば、水分と塩分を補給しましょう。
- 意識がない、ぐったりしているなど、様子がおかしい場合は、すぐに救急車を呼びましょう（119番）。
町内会一同、皆様が安全で健やかに夏を過ごせるよう願っています。何か困ったことがあれば、遠慮なく町内会役員にご連絡ください。
【重要】熱中症に注意！元気いっぱいの夏を過ごしましょう！（学校などのお知らせ）
熱中症はこんな症状から！
「熱中症」は、体が暑さに対応しきれなくなることで起こる症状です。軽い症状だとめまい、立ちくらみ、頭痛、気分が悪い、体がだるいなど。重くなると、けいれんを起こしたり、意識がなくなったりすることもあります。命にかかわる大変危険な状態になることもありますので、十分な注意が必要です。
熱中症から身を守るために、ご家庭でできること
学校でも対策を行いますが、ご家庭でのご協力が不可欠です。
- 水分補給はこまめに！のどが渇いたと感じる前に、水やお茶を少しずつ何度も飲むようにしましょう。特に、運動をする前後や、お風呂上がりには意識して水分を摂らせてください。たくさん汗をかいた場合は、塩分も一緒に摂れるスポーツドリンクも効果的です。
- 涼しい服装で！通気性の良い、吸湿性のある素材の服を選びましょう。登下校時は、帽子をかぶる習慣をつけさせましょう。
- 体調管理をしっかり！前日は十分な睡眠をとり、朝ごはんをしっかり食べてから学校へ送り出してください。体調が悪いと感じたら、無理をさせずに休ませることも大切です。
- 暑い時間の外出は控える！特に気温の高い時間帯（10時から14時頃）は、できるだけ屋外での活動を控えるようにしましょう。
学校での熱中症対策
学校では、以下の対策を行って子どもたちの安全を守ります。
- 水分補給の推奨：水筒の持参を促し、授業中もこまめな水分補給を呼びかけます。
- 休憩時間の確保：外遊びの際は、定期的に日陰や室内で休憩を取らせます。
- 活動内容の調整：気温や湿度が高い日は、体育の授業や外での活動内容を変更・短縮したり、中止したりする場合があります。
- 体調の確認：教職員が常に子どもたちの顔色や様子に気を配り、異変があればすぐに対応します。
もし「熱中症かな？」と思ったら
お子さんの様子がおかしいと感じたら、すぐに以下の対応をお願いします。
- 涼しい場所へ移動させる：エアコンの効いた部屋や日陰など、涼しい場所へ連れて行ってください。
- 体を冷やす：衣服を緩め、首、脇の下、足の付け根など、大きな血管が通っている場所を冷たいタオルや保冷剤で冷やしてください。
- 水分・塩分を補給させる：意識がある場合は、冷たい水やスポーツドリンクを少しずつ飲ませてください。
- 改善しない場合は医療機関へ：意識がない、返事がおかしい、けいれんしているなどの症状が見られたら、すぐに救急車を呼んでください（119番）。
子どもたちが健康に夏を過ごせるよう、学校とご家庭で協力していきましょう。ご不明な点がありましたら、学校までお気軽にお問い合わせください。
熱中症対策義務化とは？
熱中症対策の義務化とは、2025年6月1日から改正施行された労働安全衛生規則により、特定の条件下で事業者が労働者の熱中症対策を行うことが罰則付きで義務付けらました
これは、従来の労働安全衛生法で事業者に求められていた「労働者の安全と健康を確保するための必要な措置」の一環として、熱中症対策がより具体的に明文化されたものです。
義務化の対象となる作業の条件
以下のいずれかの条件に該当する作業を行う事業者が対象となります。
- WBGT（湿球黒球温度）28度以上、または気温31度以上の環境下で、
- 連続1時間以上、または1日4時間を超えて実施が見込まれる作業
※WBGTとは、気温だけでなく湿度、風速、輻射熱も考慮した暑さの指標です。
事業者に義務付けられる具体的な措置
主に以下の3点が義務付けられます。
- 報告体制の整備:
- 熱中症の自覚症状がある作業者、または熱中症のおそれがある作業者を見つけた者が、その旨を報告できる連絡先や担当者を事業場ごとにあらかじめ定め、関係作業者に周知すること。
- 具体的には、連絡先（電話番号・メールアドレス）や担当者を決める必要があります。
- 対応手順の作成:
- 熱中症のおそれのある者を把握した場合に、現場で迅速かつ的確な判断ができるように、応急処置の手順などを事業場ごとに作成すること。
- 作業からの離脱、身体冷却、必要に応じて医療機関への搬送など、重篤化を防止するための具体的な措置やその実施手順を定めます。
- 関係者への周知:
- 上記で定めた報告体制や対応手順を、関係作業者全員に周知すること。
なぜ義務化されたのか
近年、気候変動の影響などで日本の夏の暑さは厳しさを増しており、職場での熱中症による死亡災害や健康被害が多発しています。特に、初期症状の見逃しや対応の遅れが重篤化につながるケースが多いことが指摘されていました。
この義務化は、そうした状況を踏まえ、事業者に対してより積極的かつ具体的な熱中症予防対策を促し、労働者の命と健康を守ることを目的としています。
罰則について
熱中症対策を怠った企業は、労働安全衛生法第119条に基づき、6ヶ月以下の懲役または50万円以下の罰金が科される可能性があります。これは悪質な違反の場合に適用されるとのことです。
事業者は、自社の作業環境と作業内容を確認し、対象となる場合は速やかにこれらの対策を講じる必要があります。
