【転職・就活面接】面接のキャンセルに関するご連絡【メール例文・文例集】
面接を予定していたが、急な事情で参加できなくなった場合に使います。面接をキャンセルする際は、なるべく早く連絡することが重要です。特に転職活動や就職活動中の面接において、キャンセルの理由や新たな日程を提示することで、相手に対して配慮が伝わります。メールは、面接のキャンセルを正式に伝える方法として最も一般的です。
メールを送る際の注意点
面接のキャンセルメールは、できるだけ早く送ることが重要です。また、キャンセルの理由は正直に伝え、可能であれば再スケジュールをお願いする姿勢を示すと良い印象を与えます。メールの文面は簡潔でありながら、相手の時間を尊重する気持ちを表すことが大切です。
ポイント
- キャンセルの理由を簡潔に伝える。
- 新しい日程を提案する（可能な場合）。
- 謝意を伝える。
- できるだけ早いタイミングで通知する。
失礼がない伝え方
- 面接日程を変更させていただきたいと考えております。
- ご迷惑をおかけしますが、面接をキャンセルさせていただきたく存じます。
- 急遽ですが、面接日程の変更をお願い申し上げます。
- ご調整いただいていた面接を、誠に申し訳ありませんがキャンセルさせていただきます。
- 本来であればキャンセルせずに済むところでしたが、やむを得ず変更をお願い申し上げます。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？
書き出しの挨拶
- いつもお世話になっております。
- ご担当者様、ありがとうございます。
- お忙しいところ恐れ入ります。
- ご連絡いただき、ありがとうございます。
- この度は面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
締めの挨拶
- ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
- 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
- また別の機会にお会いできることを楽しみにしております。
- 今後もよろしくお願い申し上げます。
- お手数おかけしますが、引き続きよろしくお願いいたします。
例文
- いつもお世話になっております。先日ご案内いただきました面接について、誠に申し訳ありませんが、急な事情によりキャンセルさせていただきたく存じます。ご迷惑をおかけしますが、改めて別の日程でお伺いできればと思いますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
- ご担当者様、ありがとうございます。面接を予定しておりましたが、急遽都合がつかず、キャンセルをお願いしたくメールを差し上げました。お手数おかけしますが、再スケジュールのお願いをさせていただけますと幸いです。引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。
- お世話になっております。予定しておりました面接ですが、予期せぬ事情で参加が難しくなってしまいました。誠に申し訳ありませんが、面接をキャンセルさせていただきたく、再度調整いただけると幸いです。ご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
- ご連絡いただきありがとうございます。大変申し訳ございませんが、急な都合で面接のキャンセルをお願い申し上げます。もし可能であれば、別の日程で面接を調整させていただきたく存じますので、ご確認いただければ幸いです。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
- お世話になっております。面接についてご連絡いただき、ありがとうございます。残念ながら、急な事情で参加できなくなりましたため、面接をキャンセルさせていただきたく存じます。お手数をおかけしますが、別の機会に面接を設定していただければと思いますので、よろしくお願い申し上げます。
注意しないと状況・場面は？
面接キャンセルのメールは、相手に迷惑をかける可能性があるため、タイミングと内容に十分配慮が必要です。特に、急なキャンセルの場合は、相手の準備やスケジュールにも影響を与えるため、謝意や再調整をお願いする姿勢を忘れずに伝えることが重要です。
その際の言い回し
- 急な変更となり、ご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解いただけますようお願いいたします。
- 予期せぬ事態により、面接が難しくなりましたが、別日程での調整をお願い申し上げます。
- ご迷惑をおかけいたしますが、急遽都合がつかなくなり、面接をキャンセルさせていただきます。
- お手数をおかけして大変申し訳ありませんが、面接をキャンセルさせていただきたく、再度調整をお願い申し上げます。
- 不本意ではございますが、急な都合で面接をキャンセルさせていただきます。引き続き別日程での調整をお願いできればと思います。
面接のキャンセルに関するご連絡
このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。大変申し訳ございませんが、〇月〇日（〇曜日）に予定しておりました面接をキャンセルさせていただきたく、ご連絡を差し上げました。 急なご連絡となり誠に恐縮ですが、やむを得ない事情により参加が難しくなりましたことをお詫び申し上げます。貴社には多大なるご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解いただけますと幸いです。 また改めて選考を受ける機会がございましたら、ご相談させていただきたく存じます。どうぞよろしくお願い申し上げます。
このたびは面接のご案内をいただき、誠にありがとうございました。大変申し訳ございませんが、やむを得ない事情により〇月〇日（〇曜日）の面接をキャンセルさせていただきたく存じます。 急なご連絡となり、ご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。ご調整いただきましたにもかかわらず、このような形となり誠に申し訳ございません。 今後改めてお話を伺える機会がございましたら、ぜひお願い申し上げます。何卒よろしくお願い申し上げます。
このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。誠に恐縮ではございますが、やむを得ない事情により〇月〇日（〇曜日）の面接をキャンセルさせていただければと存じます。 貴社にはご調整いただきましたにもかかわらず、ご迷惑をおかけする形となり、大変申し訳ございません。ご理解いただけますようお願い申し上げます。 また、改めて選考を受ける機会がございましたら、その際には何卒よろしくお願い申し上げます。
このたびは面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。誠に申し訳ございませんが、〇月〇日（〇曜日）の面接をキャンセルさせていただきたくご連絡差し上げました。 急なご連絡となり、貴社にはご迷惑をおかけすることとなり深くお詫び申し上げます。また、改めてご縁をいただける機会がございましたら、その際には何卒よろしくお願い申し上げます。 どうぞよろしくお願い申し上げます。
このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。誠に恐縮ではございますが、〇月〇日（〇曜日）に予定しておりました面接をキャンセルさせていただきたく存じます。 急なご連絡となり大変申し訳ございません。ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどお願い申し上げます。 また機会がございましたら、ぜひよろしくお願い申し上げます。
このたびは面接のご案内をいただき、誠にありがとうございました。大変申し訳ございませんが、やむを得ない事情により〇月〇日（〇曜日）の面接をキャンセルさせていただきたく存じます。 急なご連絡となり、ご調整いただきましたにもかかわらずこのような形となり、心よりお詫び申し上げます。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。 今後、再度お話を伺える機会がございましたら、その際はどうぞよろしくお願い申し上げます。
面接前から面接後までのメールマナーと注意点
ビジネスメールは採用担当者に対する第一印象を左右する重要なコミュニケーションツールです。面接前から面接後までのメールで気を付けるべきポイントを以下にまとめました
ビジネスメールの基本的なマナー
適切な件名をつける
メールの内容がひと目でわかるよう簡潔かつ正確に。
例: 「〇月〇日面接日時のご確認」や「面接のお礼と次のステップについて」。
敬語を正しく使う
「ご確認ください」「お手数をおかけしますが」など、ビジネス敬語を意識。
自分を指す場合は「私」を使い、謙譲語を用いる。
読みやすい構成
冒頭に挨拶を入れ、本文で用件を明確に、最後に締めの言葉を入れる。
署名をつける
名前、連絡先、大学名や所属（転職の場合は前職も記載）を明記する。
レスポンスのスピード
メールを受け取ったら、可能な限り24時間以内に返信する。
面接前のメールでの注意点
希望日程を明確に提示
曖昧な表現は避け、具体的な候補日を複数提示。
例: 「〇月〇日（〇）午前10時～12時」など。
質問事項はまとめて
持参物や面接場所、オンライン面接URLの確認など、必要な質問は一度にまとめて尋ねる。
丁寧に確認を求める
「この内容で問題ないかご確認いただけますと幸いです」と相手の確認をお願いする。
謝意を忘れない
面接機会をいただいたことへの感謝を冒頭や締めに明記。
面接後のメールでの注意点
お礼メールの送付
面接後24時間以内にお礼メールを送る。簡潔に、自分の意欲や感謝の気持ちを伝える。
補足や質問は控えめに
必要があれば面接で不足していた部分を補足。ただし、長文は避ける。
結果連絡に焦らない
指定された結果連絡時期を過ぎるまでは確認のメールを送らない。
フィードバックの依頼
選考結果が不採用だった場合、丁寧にフィードバックを依頼することも可能。
メール送信時の具体的な注意点
誤字脱字のチェック
特に相手の名前や企業名を間違えないよう注意。
送信ミスを防ぐ
宛先、件名、添付ファイルの確認を必ず行う。
不適切な表現を避ける
スラングやカジュアルな表現を使わない。
過度な感情表現を控える
感謝や意欲を伝える際も、ビジネスライクな表現を心掛ける。
迷惑メール扱いされない工夫
件名に適切な情報を含め、不要な記号や感嘆符を使用しない。
新卒と転職での違い
新卒の場合
フレッシュさをアピール
学生らしい謙虚さや成長意欲を前面に出す。
例: 「貴社でさらなる学びを得られる機会をいただけましたら幸いです。」
アカデミックな背景を強調
学業やゼミ、インターン経験などの具体例を交えたメールに。
ミスが許されやすいが注意
初めての就活という点で多少のミスは大目に見られるが、きちんと準備することが重要。
転職の場合
プロ意識を見せる
業務経験を踏まえたメール内容に。
例: 「これまでの経験を活かし、貴社に貢献できるよう全力を尽くします。」
即戦力を意識
「すぐに業務に携われる準備が整っています」とアピール。
転職理由に配慮
前職への批判は避け、前向きな理由を示す。
業界の常識やマナーを知っていることが前提
メールの文面やトーンに経験者としての落ち着きが求められる。
