ディクテーションとは？ビジネスでの意味・日本語での言い換え・言い回しての使い方と注意点
ディクテーションとは、もともと英語学習の一環として「聞いた英語をそのまま書き取る練習」のことを指しますが、ビジネスの場ではこの意味から発展して「音声や話し言葉を正確に記録・書き起こす作業」や「指示内容をそのまま正確に記録・伝達する行為」を意味することがあります。
会議の内容や電話でのやり取り、または上司や顧客からの口頭の指示など、言葉で交わされた情報を漏れなく記録することが求められる場面では、ディクテーションは非常に重要な役割を果たします。特に、議事録作成や情報共有、または契約内容の確認において、この作業が正確に行われるかどうかは、業務の信頼性や正確さに直結します。
たとえば、上司の口頭での説明や指示をそのままメモに残し、内容を後から確認・共有するようなケースでは、単なるメモとは異なり「言い回しやニュアンスをできる限り正確に捉える力」が求められます。つまり、ディクテーションとは、ただ文字に起こすだけでなく、「情報の正確な再現」と「伝達ミスを防ぐための技術的配慮」が含まれたプロフェッショナルな業務の一つです。
最近では、AIによる自動音声認識も発展していますが、ビジネスの現場ではまだまだ人間による丁寧な聞き取りと書き起こしの需要が高く、特に内容が機密性を含んだものや、専門用語が多く含まれる場面では人の手によるディクテーションが信頼されています。
また、外国語においては「リスニング力や理解力の確認」としても活用され、語学力向上や社員研修の一環として導入されることもあります。こういった意味では、「業務効率と教育の両方に貢献する力」を持つ概念とも言えるでしょう。
ディクテーションのビジネスでの意味まとめ
- 話された内容を正確に書き起こす作業
- 会議や電話など、記録が必要なやり取りの内容保存に活用
- 情報伝達の正確性を高め、ミスを防ぐ
- 専門的な聞き取り・書き起こし力が求められる
- 語学研修や社員教育の一環としても有効
ディクテーションを英語で言うと？
Dictation
ディクテーションの言い換え・言い回しは？
- 書き取り
- 聞き取りメモ
- 音声起こし
- 文字起こし作業
- 内容記録
ディクテーションが使われる場面
- 会議の内容を後から確認するために記録を取るとき
- 電話対応時に顧客の要望を正確に記録する必要があるとき
- 上司からの指示をメモし、共有資料にまとめるとき
- 外国語学習においてリスニング力を強化するとき
- インタビュー記事や取材内容を書き起こすとき
ディクテーションを言い換えて失礼がない伝え方・目上・取引先に送る場合
- ご発言内容を正確に記録させていただきました
(We have carefully documented your remarks accurately.) - 本日のご説明につきまして、要点を記録いたしました
(We have recorded the key points of your explanation today.) - お話いただいた内容を、確認用として書面にまとめました
(The details you shared have been summarized in writing for confirmation.) - 会議中の内容を、後ほど整理してご報告いたします
(I will organize the meeting content and report it to you later.) - お電話でのご指示を、誤りのないよう記録しております
(We are keeping a careful record of your instructions from the call.)
ディクテーション・社内メールで言い換えて使用する例文
- 本日の会議内容は記録しており、必要に応じて共有いたします
(The content of today’s meeting has been recorded and will be shared as needed.) - 打ち合わせの内容について、要点をまとめております
(I am compiling the key points from our discussion.) - 上司の説明を記録しましたので、資料に反映いたします
(I have documented the manager’s explanation and will reflect it in the materials.) - 電話での指示内容を確認のうえ、資料に記入しました
(The instructions received over the phone have been confirmed and included in the document.) - 今回の打ち合わせ内容は、記録済みですので後ほど送付します
(The content of this meeting has been recorded and will be sent shortly.)
ディクテーションを使用した本文
- 会議中のご発言をできる限り正確に記録いたしました。後ほど内容をご確認いただけますよう、まとめた資料を送付させていただきます。
(I have done my best to accurately record your remarks during the meeting. I will send a summary document shortly for your review.) - 本日のお電話でのご説明を記録いたしました。念のため、内容に相違がないか後ほど確認していただけますと幸いです。
(I have documented your explanations from today’s call. I would appreciate it if you could later confirm that the content is accurate.) - 社内向けに上司の口頭説明をメモし、共有資料としてまとめました。ご確認のうえ、追加事項があればお知らせください。
(I have taken notes of the manager’s verbal instructions and compiled them into a shared document. Please review it and inform me of any additions.) - お客様とのやり取りについて、重要なポイントを記録しております。対応の参考としてご活用ください。
(Key points from the interaction with the customer have been documented. Please use them as reference for further action.) - 打ち合わせ内容を記録いたしましたので、確認用として資料を添付いたします。必要に応じて修正いたします。
(The discussion points have been recorded, and I am attaching the document for your review. I will make any necessary revisions.)
ディクテーションをメールで使用すると不適切な場面は？
ディクテーションという言葉は本来、教育や語学学習に由来する用語であるため、ビジネスメールで使用すると「専門的すぎる」「不自然な印象を与える」ことがあります。特に、目上の方や取引先に対して「ディクテーションしました」という表現を使うと、「そのまま聞き取って書き写しましたよ」といった少し子どもじみた印象や、語学学習の雰囲気を感じさせてしまいかねません。
また、「聞き取り作業」自体が裏方的な業務に見られることもあり、あえてそれを強調することで「そこまでする必要があったのか？」と誤解を招く恐れもあります。そのため、ビジネスの場面では「記録いたしました」「内容をまとめました」「ご説明内容を整理いたしました」など、柔らかく自然な表現に置き換えるほうが、丁寧で配慮のある言い方になります。
ディクテーション 細心の注意を払い誰にでも不快感を与えない伝え方
- 本日のお話を確認のため記録しております。念のためご確認をお願い申し上げます。
(We have recorded today’s conversation for confirmation. Kindly review the contents.) - 内容の正確性を期すため、書面にまとめさせていただきました。ご確認をお願いいたします。
(To ensure accuracy, we have summarized the content in writing. Please review it.) - ご説明内容を整理しておりますので、後ほど資料をお送りします
(We are organizing your explanation and will send the materials shortly.) - 今回のご指示につきまして、確認のため記録いたしました
(We have documented your instructions for clarity and confirmation.) - 打ち合わせの内容を反映させた資料を作成しております
(We are preparing a document reflecting the points discussed in the meeting.)
ディクテーション メール例文集
目上の方・取引先の企業へ言い換え適したメール例文
丁寧に話をまとめたことを伝える
いつも大変お世話になっております。
本日お電話にてお話しいただきました内容について、誤解や伝達ミスを防ぐため、要点を整理のうえ書面にまとめさせていただきました。
お手数をおかけしますが、内容に相違等ございましたらご指摘いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
内容の正確性を伝える
お世話になっております。
本日いただいたご説明につきまして、内容を正確に把握する目的で、要所を記録し社内共有用の資料として作成いたしました。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。また、内容に追加や修正点などがございましたらお知らせいただければ幸いです。
顧客・お客様へ言い換え適したメール例文
ご依頼内容を丁寧に記録した旨を伝える
お世話になっております。
本日いただきましたご要望内容について、対応の参考とさせていただくため、要点を記録のうえ社内に共有しております。
念のため、内容をご確認いただき、万が一追加事項などございましたらお知らせくださいませ。
正確な対応のための確認をお願いする
このたびはご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
お客様から頂戴した内容をもとに、今後の対応に支障がないよう社内で確認を進めております。
ご記載の内容に相違がないか、念のためご確認いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願い申し上げます。
社内メールで使う際に言い換え適したメール例文
会議内容を共有する際
お疲れ様です。
本日の会議での議論内容を、要点としてまとめましたので共有いたします。
確認いただき、追記すべき点などあればご連絡ください。
上司の指示内容を共有する際
お疲れ様です。
○○部長からの指示内容について、重要な部分を記録し、関係者へ共有いたします。
業務の対応にご活用ください。内容に誤りなどございましたらご指摘をお願いいたします。
ディクテーション 相手に送る際の注意点・まとめ
「ディクテーション」という言葉は日常的な会話ではあまり使われず、相手によっては意味が分かりにくかったり、堅苦しさを感じさせてしまうこともあります。とくにメールでは、語学学習を連想させるため、ビジネス的な信頼感や丁寧さに欠ける印象を与える場合があります。
また、指示を「そのまま書き写した」と強調するような文面は、相手の話を理解していない、または自分で咀嚼していないように感じさせてしまうリスクもあります。そのため、相手に配慮しながら「内容を整理した」「記録した」「まとめた」といった、より自然で伝わりやすい言葉に置き換えることが望ましいです。
