「企画書」と「提案書」の違い？使い分けは？
「企画書」と「提案書」は、どちらもビジネスの現場で非常によく目にする書類ですが、意味や使いどころにははっきりとした違いがあります。混同されやすい言葉ですが、それぞれの役割を理解しておくことで、より効果的なビジネスコミュニケーションを実現できます。ここでは、「企画書」と「提案書」の違いを分かりやすく解説します。
ビジネス用語としての「企画書」の説明
「企画書」とは、新しいプロジェクトや商品、イベントなどを実際に進めていくために、その内容や目的、背景、具体的な実施方法、スケジュール、予算、期待される成果などを詳細にまとめた文書です。社内の上司や決裁者、あるいは関係者に内容を正確に伝えるためのものです。
企画書のポイントは、「この計画を実現したい」という自分たち（もしくはチーム）の意思や計画を、誰にでも理解できるように整理して文書化していることです。内容はかなり具体的で、実際に「どう進めるか」「何を達成するか」「どんな効果が見込めるか」などが細かく記載されています。
また、企画書は「承認」や「社内合意」を目的として作成されることが多いです。たとえば、新商品の発売にあたり、商品コンセプト、販売戦略、ターゲット層、予算案などをまとめ、上司の承認を得るために提出します。
企画書の特徴まとめ
- 新しい事業やイベントなどを進めるための計画書
- 目的、背景、手法、予算、スケジュール、効果まで詳細に記載
- 主に社内決裁や合意形成、計画の共有のために使う
- 具体的かつ実行を前提とした内容になっている
- アイデア段階よりさらに実現性を重視した内容
ビジネス用語としての「提案書」の説明
「提案書」とは、自分たちの考えや案、または相手にとって有益と思われるアイデアや方法を「提案」として伝えるための文書です。新しいビジネスの方法、サービスの利用、改善策、業務の効率化案など、幅広い分野で使われます。
提案書の最大の特徴は、「何かをすすめたい」「相手に採用してほしい」「このやり方が良いのでは」と伝えることが目的になっている点です。必ずしも自分たちの計画を実現するためだけでなく、相手のニーズや状況をふまえて「こうした方が良い」とすすめるニュアンスも強くなります。
提案書は、社内だけでなく取引先やお客様に対しても使われる点が大きな特徴です。たとえば、企業間で新しい商品やサービスの導入をすすめる場合や、外部から受注を狙う際などに、「このプランでご一緒しませんか」と提案するために作成されます。
提案書の特徴まとめ
- 相手に新しいアイデアや方策をすすめるための文書
- 内容は企画や計画の場合もあれば、業務改善やコスト削減など多岐にわたる
- 社内外を問わず「採用してもらう」「賛同を得る」ことが目的
- 相手のニーズや状況を考慮した内容になっている
- 構成は自由度が高いが、相手が判断しやすいよう根拠やメリットを記載
まとめ
- 企画書＝自分たちの計画を詳細にまとめた実現前提の文書（主に社内向け）
- 提案書＝相手に採用や賛同を求めるためのすすめ文書（社内外で幅広く使う）
「企画書」と「提案書」の一般的な使い方は？
・新規事業の企画書を上司に提出しました。
・新商品の企画書を作成しています。
・取引先への提案書をまとめました。
・業務改善のための提案書を準備しています。
・顧客企業に向けて新サービスの提案書を送付しました。
「企画書」が使われる場面
ビジネスやメールで使用する際の使い分け
「企画書」は、社内で新しい計画を進めるときに、その内容を関係者や上司に正確に伝え、承認を得る際に使います。たとえば、「この内容で進めたいのでご承認ください」「この計画を関係者全員に周知したい」といった場合に「企画書」を用います。
「提案書」は、社内外問わず「このやり方はいかがでしょうか」「御社にとってもメリットがあります」と、相手に何かをすすめたり、選択肢を提示する際に使います。とくに、取引先やお客様へのアプローチや、複数の案を比べてもらう場合に適しています。
使い分けのポイントは、「実現前提で計画をまとめた社内用の文書」が「企画書」、「相手に何かをすすめたり選んでもらいたい案を文書化したもの」が「提案書」と考えると分かりやすいです。
間違えないように使い分けるには、誰に何を伝えるのか、目的が「計画の共有・実行」なのか「相手の採用や賛同」なのかを意識するとよいでしょう。
失礼がない使い方・目上・取引先に送る場合
目上や取引先への送付・案内には、クッション言葉や敬語を取り入れて、より丁寧な言い回しが求められます。相手への配慮や確認を促す一言を添えることで、円滑なやりとりが可能です。
・新規プロジェクトの企画書を作成いたしましたので、ご確認をお願い申し上げます。
・今後の事業展開について、企画書を添付いたしました。お忙しいところ恐縮ですがご一読いただけますと幸いです。
・ご要望いただいておりました新サービス導入の提案書を準備いたしました。ご検討いただき、ご意見を賜れますとありがたく存じます。
・業務効率化の提案書をまとめましたので、もしご興味がございましたらご意見をお聞かせいただけますと幸いです。
・このたび新たにご提案させていただきます内容につきまして、提案書を添付しております。ご多忙の中恐縮ですがご査収くださいますようお願い申し上げます。
・このたび新商品の企画書を取りまとめました。ご査収いただき、ご意見をいただけますと幸いです。
・御社のご要望に基づいた提案書を作成いたしましたので、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
・社内で検討中のプロジェクトの企画書を共有いたします。ご確認いただけますとありがたく存じます。
・ご依頼いただきました件に関して、提案書をお送りいたします。ご質問やご不明点がございましたらご連絡ください。
・新サービス導入に向けた企画書を添付いたします。ご指摘やご要望がございましたらお知らせください。
・業務改善のご提案につきまして、提案書をまとめました。ご多用中恐縮ですがご確認をお願いいたします。
・新規事業のスタートに向けた企画書をお送りしますので、ご査収のうえご意見をいただけますと幸いです。
・お打合せでご相談いただいた内容をもとに、提案書を作成いたしました。何卒ご検討をお願い申し上げます。
・今後の方向性に関する企画書をまとめました。ご確認いただきご指導賜りますようお願い申し上げます。
・今後のご要望にお応えすべく、提案書を添付いたします。ご質問等がございましたらお知らせください。
「企画書」と「提案書」の間違えた使い方は？
「企画書」と「提案書」を取り違えて使うと、相手に意図が正しく伝わらなかったり、社内手続きや取引がスムーズに進まなくなる場合があります。ここではその例と解説を紹介します。
「企画書」は自分たちの計画を詳細にまとめたもので、「提案書」は相手に何かをすすめるための書類です。混同して使うと、役割や目的がずれてしまいます。
・取引先に新規事業の企画書を送りました。（相手にすすめるなら「提案書」とするのが自然です）
・社内会議で提案書を承認してもらいました。（自分たちの計画承認は「企画書」で行うのが一般的です）
・お客様向けに企画書を準備しています。（お客様への案内なら「提案書」が適切です）
・新商品の発売提案書を作成しましたので、社内でご確認ください。（社内承認は「企画書」としたほうがよいです）
・上司に提案書を提出し、事業計画の承認を得ました。（事業計画の承認は「企画書」が適切です）
英語だと違いはある？
「企画書」と「提案書」の英語での違い
「企画書」は英語で「project plan」「business plan」「proposal document」などと訳されますが、一般的には「plan」や「proposal document」という言い方が多いです。これは、具体的な計画や実施内容を文書化したものを指します。
「提案書」は「proposal」や「suggestion document」「proposal letter」と表現されます。ビジネスの現場では「proposal」という単語が最も使われます。
「企画書」は自社内向けの計画書、「提案書」は外部に向けての提案文書という違いが英語でも意識されています。
目上にも使える丁寧な言い回し方は？
「企画書」「提案書」を目上や取引先に使う際の丁寧な言い回し
目上や取引先への連絡や送付には、「ご査収」「ご意見賜る」「ご多忙の中恐縮ですが」などの丁寧な表現を活用しましょう。また、「ご一読いただけますと幸いです」「ご検討くださいますようお願い申し上げます」など、相手の判断を尊重する一言を添えることで、礼儀を尽くすことができます。
たとえば、「新規プロジェクトの企画書をまとめましたので、ご査収いただけますと幸いです」「ご要望に基づき提案書を作成いたしましたので、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます」などが適しています。
メール例文集
・新商品の企画書を添付いたしますので、ご多忙のところ恐縮ですがご確認いただけますと幸いです。
・貴社向けに作成した提案書を送付いたします。ご意見やご質問がございましたらご連絡ください。
・新規事業のスタートに向け、企画書をまとめております。完成次第ご案内いたしますので、よろしくお願い申し上げます。
・先日お打ち合わせさせていただいた内容をもとに、提案書を作成いたしました。ご査収のうえご検討いただけますとありがたく存じます。
・今後の事業展開に向けて、企画書をお送りいたします。ご不明点等がございましたらご遠慮なくお知らせください。
・業務改善に関する提案書をまとめましたので、ご確認のうえご指摘いただけますと幸いです。
・新規案件に関する企画書を添付しております。ご確認のほどよろしくお願いいたします。
・新サービス導入のご提案につきまして、提案書を準備いたしました。ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
・この度作成いたしました企画書を送付いたしますので、ご査収のうえご意見を賜りますようお願い申し上げます。
・御社向けにまとめた提案書を添付しております。何卒ご一読いただきますようお願い申し上げます。
「企画書」と「提案書」を相手に送る際・伝え方の注意点・まとめ
「企画書」と「提案書」は、似ているようで明確な違いがあります。「企画書」は、自分たちのプロジェクトや新しい計画を実現するために詳細を整理し、社内の関係者や決裁者に理解・承認を求める文書です。一方、「提案書」は、相手の立場やニーズを考え、「こうしてみませんか」と新しいアイデアや方法をすすめ、賛同や採用をお願いするための文書です。
どちらも、内容の分かりやすさや説得力が重要ですが、「誰に」「何のために」伝えるのかを意識して使い分けることがとても大切です。特に目上や取引先には、相手の立場を尊重しながら、丁寧な言い回しやクッション言葉を使って送ることで、より信頼されるビジネスパーソンとしての印象を築くことができます。
「企画書」と「提案書」の違いを正しく理解し、使い分けを意識しながら、日々のビジネスコミュニケーションに役立ててみてください。やり取りの質が向上し、より良い関係構築につながることでしょう。