聞きたいことがある場合のメール例文・問い合わせメール｜ビジネスメールや会社への問い合わせの注意点
ビジネスシーンにおいて、質問や問い合わせのメールは日常的に発生します。しかし、「どんな内容を書けば良いのか」「失礼のない表現は？」と悩む方もいるのではないでしょうか。この記事では、様々な相手を想定し、質問・問い合わせメールを作成する際の書き方と注意点について解説します。
一般的な問い合わせメール
件名：ご質問があり、ご連絡いたしました
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
△△株式会社の□□と申します。
誠に恐縮ではございますが、下記の件についてお伺いしたく、メールを差し上げました。
【ご質問内容】
～～～（具体的な質問内容を簡潔に）～～～
お忙しいところ恐れ入りますが、ご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――――
署名（氏名／会社名／連絡先）
社内での問い合わせ（ややくだけた表現）
件名：確認したい点がありご連絡しました
〇〇さん
お疲れ様です。□□です。
1点、確認させていただきたいことがあり、ご連絡いたしました。
～～～（質問内容）～～～
お手すきの際で構いませんので、ご回答いただけますと助かります。
よろしくお願いいたします。
――――――
丁寧かつ相談ベースのメール
件名：ご相談させていただきたい件がございます
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
△△の□□と申します。
突然のご連絡にて失礼いたします。
実は、現在進行中の案件について、〇〇様のお知恵をお借りしたく、ご相談させていただきたい内容がございます。
詳細につきましては以下の通りです。
～～～（質問または相談内容）～～～
お忙しいところ誠に恐れ入りますが、ご対応いただけましたら幸いに存じます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――
署名
質問・問い合わせメール作成の基本
質問や問い合わせのメールを送る際は、まず以下の3つの基本を心がけましょう。
- 明確さ: 何について質問しているのか、何を求めているのかを明確に伝えることが重要です。あいまいな表現は避け、具体的な内容を記述しましょう。
- 簡潔さ: 相手の時間を尊重し、要点をまとめて簡潔に記載しましょう。長文は避け、必要な情報のみを盛り込むように心がけてください。
- 丁寧さ: どのような相手に対しても、常に丁寧な言葉遣いを意識しましょう。特にビジネスメールでは、敬語を適切に使うことが不可欠です。
質問メールの構成要素
一般的な質問メールは、以下の要素で構成されます。
- 件名: メールを開封する前に内容がわかるように、具体的に記載します。
- 宛名: 相手の部署名や役職、氏名を正確に記載します。
- 挨拶: 定型的な挨拶文を述べます。
- 本文: 質問の背景、具体的な内容、質問の意図などを記述します。
- 締め: 返信のお願いや、お礼の言葉を述べます。
- 署名: 自身の氏名、所属、連絡先などを記載します。
それぞれの要素について、以下で詳しく解説します。
読みたくなる「件名」の付け方
件名は、メールの第一印象を決めると言っても過言ではありません。相手にメールを開いてもらうためには、件名で内容を推測できるだけでなく、緊急性や重要性を伝えることが大切です。
- 具体的に書く: 「〇〇の件について」「お問い合わせ」といった漠然とした件名ではなく、「〇〇プロジェクトに関するご質問（△△部 山田）」のように、具体的な内容と差出人名を加えると良いでしょう。
- 要件を明確に: 「〇〇についてのご確認」「〇〇資料送付のお願い」など、メールで何を伝えたいのか、相手に何をしてもらいたいのかが分かるようにします。
- 記号の活用: 必要に応じて【重要】や【緊急】といった記号を使い、メールの優先度を伝えることも有効です。ただし、乱用は避けましょう。
- 件名で完結させる工夫: 短い内容であれば、件名だけで質問や要件を伝えきることも可能です。「〇〇の件、承認いただけますでしょうか？」のように、件名だけで返信を促す形も状況によっては有効です。
正しい「宛名」の書き方
宛名は、相手への敬意を示す重要な部分です。間違いがないよう、細心の注意を払いましょう。
- 個人宛の場合: 会社名、部署名、役職名、氏名の順で記載します。役職名と氏名の間に「様」を付けます。「株式会社〇〇 営業部 部長 山田太郎様」となります。役職名が長い場合は「株式会社〇〇 営業部長 山田太郎様」のように略しても構いません。
- 複数人宛の場合: 「〇〇部 ご担当者様」や「〇〇部各位」と記載します。「各位」は「皆様」という意味で、敬称を含んでいるため、その後に「様」は付けません。
- 部署宛の場合: 担当者が不明な場合は、「株式会社〇〇 〇〇部 御担当者様」とします。
- 会社宛の場合: 特定の部署も担当者も不明な場合は、「株式会社〇〇 御担当者様」や「株式会社〇〇 御担当者様各位」と記載します。
- 敬称の使い分け: 「様」は個人に対する敬称、「御中」は組織や部署に対する敬称です。「〇〇部 御中」のように使いますが、その後に「様」は付けません。
心を込めた「挨拶」の重要性
メールの冒頭には、定型的な挨拶を述べます。これにより、スムーズに本題に入ることができます。
- 初回の連絡の場合: 「初めてご連絡させていただきます。株式会社〇〇の〇〇と申します。」
- 2回目以降の連絡の場合: 「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。」
- 状況に応じた挨拶: 相手の状況を気遣う一文を入れると、より丁寧な印象を与えます。「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」のような時候の挨拶や、「〇〇の件では大変お世話になっております。」など、直近のやり取りに触れると良いでしょう。
明確で分かりやすい「本文」の書き方
本文は、質問や問い合わせの核心となる部分です。相手に誤解なく伝えるために、以下の点に注意して記述しましょう。
- 背景の説明: なぜその質問をしているのか、どういった状況で質問に至ったのかを簡潔に説明します。これにより、相手は質問の意図を理解しやすくなります。「〇〇の件で不明点がございますので、いくつかご質問させていただきます。」といった形で導入します。
- 質問箇所の明確化: 質問が複数ある場合は、箇条書きにするなどして、一つずつ明確に区別して記載します。番号を振ることで、相手も返信する際に参照しやすくなります。「1. 〇〇については〜」「2. △△の納期は〜」のように書くと分かりやすいです。
- 具体的に問う: 「〇〇について教えてください」のような漠然とした質問ではなく、「〇〇の資料はいつまでに、どのような形式で提出すればよろしいでしょうか？」のように、具体的に何を求めているのかを明確にします。
- 選択肢の提示: 相手に考えてもらう手間を省くために、可能な範囲で選択肢を提示するのも有効です。「AとB、どちらの方がよろしいでしょうか？」などと提示すると、相手も返信しやすくなります。
- 言葉遣いの丁寧さ: 質問のトーンは、常に謙虚で丁寧な言葉遣いを心がけましょう。「〜いただけますでしょうか」「〜いただけると幸いです」「お教えいただけますでしょうか」などの表現を使います。
- 補足情報: 必要であれば、相手が質問に答えるために必要な補足情報や、参考になる資料などを添付することも検討しましょう。
丁寧な「締め」の言葉
メールの締めくくりは、相手への感謝と配慮を示す大切な部分です。
- 返信のお願い: 「お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信いただけますようお願い申し上げます。」や「お手数をおかけしますが、ご教示いただけますと幸いです。」といった形で、返信を促します。
- 感謝の言葉: 「ご多忙の折、恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」や「ご協力いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。」など、相手への配慮を示す言葉を添えましょう。
- 状況に応じた配慮: 質問の内容によっては、「お急ぎのところ申し訳ございませんが」といった一言を加えることで、相手への気遣いを表現できます。
信頼感を高める「署名」
署名には、自身の情報と連絡先を記載します。
- 記載内容: 所属会社名、部署名、氏名、電話番号、メールアドレス、会社のURLなどを記載します。
- 簡潔にまとめる: 情報が多すぎると見づらくなるため、必要最低限の情報を簡潔にまとめましょう。
- フォントや色の統一: 個性的なフォントや色は避け、ビジネスメールにふさわしい標準的な設定で統一します。
質問・問い合わせメール作成の注意点
ここからは、様々な相手に対する質問・問い合わせメール作成のポイントを解説します。
社内の上司・先輩への質問メール
上司や先輩への質問は、相手の業務を滞らせない配慮が最も重要です。
- 自分で調べてから質問する: まずは自分で調べたり、既存の資料を確認したりと、自力で解決できないかを試みましょう。その上で分からない点があれば質問します。「〇〇について調べましたが、△△の点が不明でしたので、ご教示いただけますでしょうか」のように、努力の過程を伝えることで、相手も快く教えてくれるでしょう。
- 簡潔に、要点を絞って: 上司や先輩は多忙なことが多いため、回りくどい表現は避け、質問の意図を明確に伝えましょう。
- タイミングを考慮する: 緊急性が低い質問であれば、相手の都合が良い時間帯に質問する、または会議の際などに口頭で確認することも検討しましょう。メールを送る際は、業務時間外や深夜に送ることを避けるのが一般的です。
- 「報・連・相」を意識する: 質問の背景に業務の遅延や問題がある場合は、質問と同時にその状況を「報告」し、「相談」するという意識も持つと良いでしょう。
- 提案とセットにする: 単なる質問で終わらせず、「〇〇についてはAとBの案を検討しましたが、どちらが適切でしょうか」のように、自分なりの考えや提案を添えると、より建設的な質問となり、相手からの評価も高まります。
社内の部下・後輩への問い合わせメール
部下や後輩への問い合わせは、相手の成長を促し、円滑なコミュニケーションを築く良い機会でもあります。
- 指示は明確に、具体的に: 曖昧な表現では、部下が何をすれば良いか迷ってしまいます。具体的に何を、いつまでに、どのようにしてほしいのかを明確に伝えましょう。
- 背景を伝える: なぜその情報を必要としているのか、問い合わせの背景を伝えることで、部下は質問の意図を理解し、より的確な情報を提供しやすくなります。
- 質問しやすい雰囲気を作る: 「何か不明な点があれば、遠慮なく聞いてください」といった一言を添えることで、部下が質問しやすい雰囲気を作ることができます。
- ねぎらいの言葉: 問い合わせの最後に「お忙しいところ申し訳ないが、よろしく頼む」など、労いの言葉を加えると、相手も気持ちよく対応してくれるでしょう。
- 返信期限を明確に: 「〇月〇日までに」「本日中に」など、返信がほしい期限を具体的に伝えることで、部下は優先順位をつけて対応しやすくなります。
会社から社員への問い合わせ・依頼メール
会社として社員に問い合わせや依頼をする場合は、公平性と分かりやすさを重視します。
- 目的と背景を明確に: なぜその情報が必要なのか、どのような目的で利用するのかを明確に説明します。これにより、社員は安心して情報提供できます。
- 協力への感謝: 問い合わせや依頼に対する社員の協力に感謝の意を述べましょう。「ご協力いただけますようお願い申し上げます」だけでなく、「皆様のご協力が不可欠です」といった形で、協力を促す言葉も有効です。
- 問い合わせ先を明確に: 質問や不明点があった場合に、誰に連絡すれば良いのか（部署名、担当者名、内線番号、メールアドレスなど）を明確に記載します。
- 期限の明示: いつまでに回答や提出が必要なのか、具体的な期日を明示します。
- 個人情報保護への配慮: 個人情報に関する問い合わせの場合、情報の取り扱いについて明確に記述し、安心感を与えましょう。
取引先への質問・問い合わせメール
取引先への質問・問い合わせは、会社の信頼に関わるため、より一層の丁寧さと正確さが求められます。
- 名乗りを明確に: 会社名、部署名、氏名を明確に名乗り、相手が安心して対応できるようにします。
- 要件は簡潔に: 相手の時間を奪わないよう、質問内容は簡潔かつ明確に記載します。回りくどい表現は避けましょう。
- 相手の状況を慮る: 「ご多忙のところ恐縮ですが」「お忙しいところ恐れ入りますが」といったクッション言葉を必ず入れ、相手への配慮を示しましょう。
- 返信期限の明示と配慮: 急ぎの場合はその旨を伝える必要がありますが、相手に無理強いする印象を与えないよう、「お手数をおかけいたしますが、〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです」のように、あくまでお願いの形で伝えます。
- 丁寧な言葉遣い: 尊敬語、謙譲語を適切に使い分け、失礼のない言葉遣いを徹底しましょう。「〜様」「〜でいらっしゃいますか」「〜でございます」などを正しく使います。
- 誤解のない表現: 専門用語や業界用語を多用せず、誰が読んでも理解できる平易な言葉で記述することを心がけましょう。
- 感謝の気持ちを伝える: 質問に答えてくれたことや、対応してくれたことに対して、感謝の気持ちを伝える言葉を忘れずに添えましょう。
問い合わせに対する返信メール
質問や問い合わせを受けた側の返信メールは、迅速かつ丁寧な対応が求められます。
- 件名に【Re:】を付ける: 返信であることが分かるように、元のメールの件名を残し、先頭に【Re:】を付けます。
- 迅速な対応: できる限り早く返信しましょう。すぐに回答できない場合は、その旨を伝える「一次返信」を送るだけでも、相手に安心感を与えられます。「現在確認中でございます。〇月〇日までにはご返信いたします。」といった形です。
- 感謝の言葉から始める: まずは質問してくれたことに対し、感謝の意を述べます。「この度は、お問い合わせいただきありがとうございます。」
- 質問に具体的に答える: 質問内容を理解していることを示し、一つずつ丁寧に回答しましょう。箇条書きになっている場合は、それに対応するように回答を記述すると分かりやすいです。
- 不明な点は再確認: 回答するために情報が不足している場合は、遠慮なく不明点を再確認しましょう。ただし、相手に手間をかけさせないよう、具体的に何を教えてほしいのかを明確に伝えます。
- 代替案の提示: 相手の質問に直接答えられない場合や、要望に応えられない場合は、代替案を提示するなど、できる限りの解決策を提案しましょう。
- 今後の対応を示す: 必要であれば、今回の返信で終わりではなく、今後どのような対応をするのかを明確に伝えます。「つきましては、後日改めて詳細をご連絡いたします。」など。
- 署名を忘れずに: 自身の氏名、所属、連絡先などを記載します。
目上の人への質問・問い合わせメール
目上の人とは、社内の役員や他社の重役など、年齢や役職が自分よりもかなり上の立場の人を指します。このような相手へのメールは、最大限の敬意と配慮が必要です。
- 二重敬語に注意: 敬意を払うあまり、不適切な二重敬語を使ってしまうことがあります。「ご覧になられる」「おっしゃられる」など。正しくは「ご覧になる」「おっしゃる」です。正しい敬語表現を心がけましょう。
- 回りくどい表現は避ける: 丁寧さを意識しすぎて、本題に入るまでに時間がかかりすぎるのは避けましょう。簡潔に要点を伝えることも、相手への配慮です。
- 丁重な依頼・質問: 質問や依頼の表現は、より丁重なものを選びます。「〜ください」ではなく、「〜いただけますでしょうか」「〜いただければ幸甚に存じます」といった表現を使います。
- 相手の立場を尊重する: 相手の忙しさを慮り、「ご多忙の中、恐縮ではございますが」や「大変お手数をおかけいたしますが」といった言葉を必ず添えましょう。
- 感謝と労いの言葉: 質問に答えてくれたこと、対応してくれたことへの感謝を丁寧に伝えます。
質問・問い合わせメールを送る際のその他の注意点
ここまで、書き方と相手別のポイントを解説してきましたが、メールを送る際に共通して意識すべき点もいくつかあります。
送信する前の確認事項
メールを送信する前に、以下の項目を必ず確認しましょう。
- 誤字脱字のチェック: 最も基本的なことですが、誤字脱字は相手に不注意な印象を与えてしまいます。必ず最終確認を行いましょう。
- 宛先の再確認: 誤った相手に送ってしまわないよう、宛先（To, Cc, Bcc）が正しいか、特に注意して確認しましょう。
- 添付ファイルの確認: 添付ファイルがある場合は、添付し忘れていないか、正しいファイルが添付されているかを確認します。
- 言葉遣いの適切さ: 相手や状況に合わせた適切な言葉遣いができているか、再読して確認しましょう。
- 情報の過不足: 質問に必要な情報が不足していないか、または不要な情報まで含んでいないかを確認します。
緊急時の対応
緊急の質問や問い合わせは、メールだけでなく、電話など他の連絡手段も併用することを検討しましょう。
- メールと電話の併用: 緊急性が高い場合は、メールを送った後に電話で一報入れる、または電話で状況を説明した後に、内容をメールで送るなど、状況に応じて使い分けましょう。
- 件名に「緊急」を明記: 緊急のメールは、件名に【緊急】と明記し、相手に優先的に開封してもらう工夫も必要です。ただし、本当に緊急時のみに限定し、乱用は避けましょう。
返信がない場合の対応
メールを送ったものの、なかなか返信がない場合もあるでしょう。
- 期間を空けて再送: 1週間程度待っても返信がない場合は、催促のメールを送ることを検討します。ただし、相手の状況も考慮し、焦りすぎないようにしましょう。
- 丁寧な催促メール: 催促メールも、あくまで丁寧な言葉遣いを心がけます。「先日お送りいたしましたメールにご確認いただけますよう、お願い申し上げます」といった形です。
- 件名を変える: 再送の際は、元の件名のままではなく、「【再送】〇〇の件について（△△部 山田）」のように、【再送】の文字を加えることで、相手が気付きやすくなります。
- 電話での確認も検討: メールで返信がない場合は、電話で確認してみるのも有効な手段です。
感謝の気持ちを忘れない
質問や問い合わせに回答してもらったら、必ずお礼のメールを送りましょう。
- 迅速なお礼: 回答をもらったら、できる限り早くお礼のメールを送ることが大切です。
- 感謝の言葉: 「ご丁寧なご返信ありがとうございます。」「ご教示いただき誠にありがとうございます。」など、感謝の気持ちを具体的に伝えます。
- 今後の行動に触れる: 質問によって解決したことや、今後どのように行動するのかを一言添えることで、相手も「役に立てた」と感じ、今後の関係性も良好に保てるでしょう。
まとめ
質問・問い合わせメールは、ビジネスコミュニケーションの重要なツールです。相手の立場や状況を考慮し、明確で丁寧な言葉遣いを心がけることで、スムーズなコミュニケーションを実現し、良好な人間関係を築くことができます。
