Gemini in AppSheet| 議事録作成を効率化！会議の録音から要点を自動でテキスト化！作り方を簡単に説明

議事録作成を効率化！会議の録音から要点を自動でテキスト化！作り方を簡単に説明

会議が終わるたびに、「ああ、議事録作成が待っている…」とため息をついていませんか？ 会議中の発言をすべてメモするのは至難の業ですし、後から録音を聞き直してテキストに起こす作業は、想像以上に時間がかかり、精神的な負担も大きいものです。

「あの発言、誰が言ったんだっけ？」

「重要な決定事項、メモし忘れてないかな？」

こんな不安を抱えながら、多くの担当者の方が議事録作成に追われているのではないでしょうか。これは、本来もっと時間を割くべき「戦略的な業務」や「創造的な活動」の時間を奪ってしまっています。

しかし、もし、会議の録音データをAIが自動でテキストに変換し、さらにそのテキストの中から「誰が」「何を言ったか」という発言内容や、重要な「決定事項」「課題」「アクションアイテム」といった要点を自動で抽出してくれたら？ そして、それを議事録アプリの「骨子」として自動で入力してくれたら、どうでしょう？

Googleのノーコード開発ツール「AppSheet」と、最先端の生成AI「Gemini」の連携は、この「議事録作成の革命」を誰でも簡単に実現します。プログラミングの知識は一切不要。AIが会議の音声を分析し、文字に起こし、さらにその内容を理解して要点を抽出することで、議事録作成の工数を劇的に削減し、会議の生産性を飛躍的に向上させてくれるのです。

なぜ今、議事録作成にAIが不可欠なのか？その課題とAIの価値

会議はビジネスにおける重要な意思決定の場ですが、その「議事録」の作成と活用には、多くの企業が共通の課題を抱えています。

「作成工数」の膨大さ

会議中のメモ取り、録音の聞き直し、発言の文字起こし、要点の整理、決定事項の抽出…これら議事録作成の一連の作業は、非常に多くの時間を要します。特に長時間の会議や参加者の多い会議では、議事録作成だけで数時間、時には半日以上を費やすことも珍しくありません。これは、担当者の大きな負担となるだけでなく、人件費というコストにも直結します。

「リアルタイム性」の欠如と情報共有の遅れ

議事録の作成に時間がかかれば、当然ながら情報共有も遅れます。会議で決定された事項や共有された情報が、すぐに参加者や関係者に共有されないことで、次のアクションへの移行が遅れたり、認識の齟齬が生じたりするリスクが高まります。ビジネスのスピードが求められる現代において、議事録のリアルタイムな共有は不可欠です。

「情報の正確性」と「網羅性」の課題

人間が手動で議事録を作成する場合、聞き逃しやメモの漏れ、あるいは主観的な解釈による情報の歪みが生じる可能性があります。議事録が不正確であったり、重要な情報が欠けていたりすると、後から確認する際の信頼性が損なわれ、誤った判断につながるリスクもあります。特に、誰が何を言ったか、という「発言者」の特定は困難です。

「検索性」と「活用」の難しさ

作成された議事録が、単なるテキストファイルとして保存されているだけでは、後から特定の情報を探し出すのが困難です。過去の会議で決定された事項や、特定の課題に関する議論の経緯などを素早く見つけることができないと、議事録が単なる「記録」に留まり、ビジネスにおける「資産」として十分に活用されません。

ここに、Gemini in AppSheetが大きな解決策を提示します。AIが会議の録音を自動で文字起こしし、さらにそのテキストデータから要点や発言者を自動で抽出することで、上記の問題を根本から解決し、**議事録作成の効率化、情報共有の迅速化、そして議事録の「資産化」**を可能にするのです。

会議の録音から要点をAIが自動テキスト化し、議事録アプリを生成する作り方：Google Geminiをフル活用！

実際にGoogle Gemini in AppSheetを活用して、会議の録音から要点をAIが自動テキスト化し、議事録を作成するアプリの具体的な作り方をステップバイステップで解説していきます。

このシステムを構築するには、会議録音ファイル、その文字起こしテキスト、そしてAIによる要点抽出結果を統合し、議事録として管理・共有する仕組みを構築します。

アプリの「土台」となる会議・議事録データを準備する

AIが議事録を自動作成するためには、会議の情報と、録音ファイル、そしてAIが分析した結果を格納するためのデータが必要です。ここでは、Google スプレッドシートをデータソースとして活用します。

ステップ1：Google スプレッドシートで会議・議事録データを定義する

Google スプレッドシートを開き、新しいシートを作成します。会議に関する基本情報と、議事録として記録したい項目を列見出しとして入力しましょう。

例：会議議事録 シート

• 会議ID: 各会議を一意に識別するID。
• 会議名: 会議のタイトル。
• 開催日時: 会議の開催日時。
• 参加者（メールアドレス）: 会議参加者のメールアドレス（複数指定可能）。後述する通知先などに利用。
• 会議録音ファイル: 会議の録音ファイル（音声ファイル）が保存される場所。ここがAI分析の対象となります。
• 会議概要（AI生成）: AIが会議全体を要約した概要。
• 議事録テキスト（AI生成）: AIが録音から文字起こしした全文テキスト。
• 決定事項（AI抽出）: AIがテキストから抽出した、会議での決定事項。
• 課題（AI抽出）: AIがテキストから抽出した、会議で議論された課題。
• アクションアイテム（AI抽出）: AIがテキストから抽出した、会議で決まった具体的な次のアクション。
• 作成日時: 議事録が作成された日時。
• ステータス: 議事録の現在の状態（例: 作成中, AI処理中, 確認待ち, 完了）。

ステップ2：AppSheetで新しいアプリを作成する

AppSheetのウェブサイト（appsheet.com）にアクセスし、Googleアカウントでログインします。「+ Make a new app」から「Start with your own data」を選択し、アプリの名前（例：「会議議事録AI」）とカテゴリを設定します。

データソースの選択画面で、先ほど準備したGoogle スプレッドシート（会議議事録 シート）を選択し、「Select」をクリックします。AppSheetがスプレッドシートを読み込み、自動的にアプリの基本的な形を生成してくれます。

Google Geminiを組み込む！録音の「文字起こし」と「要点抽出」のAI Taskを設定する

Google Geminiの「AI Task」をAppSheetのAutomationに組み込む核心部分です。AIが会議の録音ファイルを文字起こしし、さらにそのテキストデータから会議の概要、決定事項、課題、アクションアイテムといった要点を抽出する仕組みを構築します。

注意点：音声ファイルの文字起こし

AppSheetの現在のAI Task（2025年8月時点）では、直接音声ファイルを文字起こしする機能は提供されていません。しかし、Google Cloud Speech-to-Text APIなどの外部サービスと連携することで、AppSheetアプリから音声ファイルをアップロードし、そのAPIを使って文字起こしを行うことが可能です。ここでは、この連携を想定したフローで解説します。もし、この部分の技術的なハードルが高いと感じる場合は、会議後に人間が手動で文字起こししたテキストデータを「議事録テキスト（AI生成）」カラムに貼り付け、その後AI Taskで要点抽出を行う、というステップに簡略化することもできます。

ここでは、外部の文字起こしサービスまたはAPI（例: Google Cloud Speech-toText APIをGoogle Apps Script経由で呼び出す）を利用して、録音ファイルから「議事録テキスト（AI生成）」カラムにテキストが入力されることを前提とします。

ステップ1：AIによる「議事録要点抽出」Automationを設定する

1. AppSheetエディタの左側メニューから「Automation」を選択し、「+ New Bot」をクリックして新しいボットを作成します（例：「議事録要点抽出」）。
2. Event（いつ動かすか）:
   • Event Type: 「Data change」
   • Table: 「会議議事録」テーブルを選択します。
   • Change Type: 「Adds and updates」（新しい会議録画が追加・更新されたとき）。
   • Condition: 「議事録テキスト（AI生成）」カラムにテキストが入力されたことをトリガーとします。

     ISNOTBLANK([議事録テキスト（AI生成）]) AND [ステータス] <> "完了"
     

     • これで、文字起こしが完了し、テキストが入力されると、この自動化プロセスが開始されます。
3. Process（何をするか）：
   • ステップ1：「AI Task – 会議概要の生成」
     • 「+ Add a step」をクリックし、「Run a task」を選択します。
     • Task Type: 「AI Task」を選び、その中の「Generate content」を選択します。
     • Prompt for AI: ここに、AIに会議のテキスト全体から概要を生成させるプロンプトを記述します。

       以下の会議の議事録テキストを読み、会議全体の要点を100文字以内で簡潔に要約してください。
       
       会議議事録テキスト: [議事録テキスト（AI生成）]
       

     • Save the generated content to these columns: AIが生成した概要を保存するカラムとして、「会議概要（AI生成）」を選択します。
   • ステップ2：「AI Task – 決定事項の抽出」
     • 「+ Add a step」をクリックし、「Run a task」を選択します。
     • Task Type: 「AI Task」を選び、その中の「Generate content」を選択します。
     • Prompt for AI: ここに、AIに決定事項を抽出させるプロンプトを記述します。

       以下の会議の議事録テキストを読み、会議中に「決定された事項」をすべて箇条書きで抽出してください。決定されたことがない場合は「なし」と回答してください。
       
       会議議事録テキスト: [議事録テキスト（AI生成）]
       

     • Save the generated content to these columns: AIが生成した決定事項を保存するカラムとして、「決定事項（AI抽出）」を選択します。
   • ステップ3：「AI Task – 課題の抽出」
     • 「+ Add a step」をクリックし、「Run a task」を選択します。
     • Task Type: 「AI Task」を選び、その中の「Generate content」を選択します。
     • Prompt for AI: ここに、AIに会議で議論された課題を抽出させるプロンプトを記述します。

       以下の会議の議事録テキストを読み、会議中に「議論された課題や問題点」をすべて箇条書きで抽出してください。課題がない場合は「なし」と回答してください。
       
       会議議事録テキスト: [議事録テキスト（AI生成）]
       

     • Save the generated content to these columns: AIが生成した課題を保存するカラムとして、「課題（AI抽出）」を選択します。
   • ステップ4：「AI Task – アクションアイテムの抽出」
     • 「+ Add a step」をクリックし、「Run a task」を選択します。
     • Task Type: 「AI Task」を選び、その中の「Generate content」を選択します。
     • Prompt for AI: ここに、AIに具体的なアクションアイテムと担当者、期限を抽出させるプロンプトを記述します。

       以下の会議の議事録テキストを読み、会議中に「決定された具体的なアクションアイテム」と、その「担当者」、可能な場合は「期限」を抽出し、以下のフォーマットで箇条書きでリストアップしてください。アクションがない場合は「なし」と回答してください。
       
       フォーマット例:
       - アクション: 〇〇の資料作成 / 担当: △△ / 期限: 2025/08/30
       - アクション: ××の調査 / 担当: □□ / 期限: 2025/09/15
       
       会議議事録テキスト: [議事録テキスト（AI生成）]
       

     • Save the generated content to these columns: AIが生成したアクションアイテムを保存するカラムとして、「アクションアイテム（AI抽出）」を選択します。
   • ステップ5：「ステータスと作成日時の更新」
     • 「+ Add a step」をクリックし、「Data: Set the values of some columns in this row」を選択します。
     • Set these columns:
       • 作成日時: NOW()
       • ステータス: "確認待ち" （AIによる処理が完了し、人間による確認が必要な状態）

これで、文字起こしテキストが入力されると、AIが会議の概要、決定事項、課題、アクションアイテムを自動で抽出し、議事録の「骨子」が自動生成されるようになります。

自動生成された議事録を関係者に通知・共有する設定を行う

AIが議事録の要点を抽出できたら、次にその情報を関係者に通知し、確認を促すAutomationを設定します。

1. AppSheetエディタの左側メニューから「Automation」を選択し、「+ New Bot」をクリックして新しいボットを作成します（例：「議事録確認通知」）。
2. Event（いつ動かすか）:
   • Event Type: 「Data change」
   • Table: 「会議議事録」テーブルを選択します。
   • Change Type: 「Updates only」（ステータスが更新されたとき）。
   • Condition: 「ステータス」が「確認待ち」になった場合にのみ通知を送信するように設定します。

     ISCHANGED([ステータス]) AND [ステータス] = "確認待ち"
     

3. Process（何をするか）：
   • ステップ1：「メール送信」
     • 「+ Add a step」をクリックし、「Send an email」を選択します。
     • To: 会議の参加者（[参加者（メールアドレス）]カラムを参照）。
     • Subject: 件名（例: 【AI自動生成】会議議事録をご確認ください：[会議名]）
     • Body: メール本文。AIが生成した概要、決定事項、アクションアイテムと、議事録アプリへのリンクを含めます。

       関係者各位
       
       平素よりお世話になっております。
       先日の会議「[会議名]」の議事録がAIによって自動生成されましたので、ご確認をお願いいたします。
       
       【会議概要】
       [会議概要（AI生成）]
       
       【決定事項】
       [決定事項（AI抽出）]
       
       【課題】
       [課題（AI抽出）]
       
       【アクションアイテム】
       [アクションアイテム（AI抽出）]
       
       議事録全文および詳細の確認、コメント・修正はこちらからお願いいたします：
       議事録アプリ：<<LINKTOROW([会議ID], "会議議事録_Detail")>>
       
       お手数ですが、ご確認後、アプリ内の「ステータス」を「完了」に変更してください。
       
       ----------------------------------------
       このメールは自動送信されています。
       

     • From Display Name: 送信者名（例: 議事録AIアシスタント）。
   • ステップ2：「ステータスの更新」（オプション）
     • メール送信後、「ステータス」を「確認中」などに変更する設定も可能です。

これで、AIが要点を抽出した議事録が、自動的に会議参加者へ通知され、確認・承認プロセスが開始される仕組みが完成しました。

アプリを実際に使ってみる

1. アプリを保存し、デプロイします。
2. 新しい会議を登録します。
   • アプリから「会議議事録」を追加し、「会議名」「開催日時」「参加者」などを入力します。
   • 「会議録音ファイル」には、文字起こし済みのテキストデータを用意し、「議事録テキスト（AI生成）」カラムに直接貼り付けるか、外部連携（GASなど）で自動入力されるように設定します。
   • ステータスを「AI処理中」などに設定しておきます。
3. 「議事録テキスト（AI生成）」にテキストが入力されると、バックグラウンドでGeminiのAI Task（ステップ2）が実行され、「会議概要（AI生成）」「決定事項（AI抽出）」「課題（AI抽出）」「アクションアイテム（AI抽出）」が自動で埋まります。
4. AI分析が完了すると、その結果をトリガーに「議事録確認通知」ボット（ステップ3）が実行され、関係者に議事録確認メールが送信されます。メールの本文には、AIが抽出した要点が含まれています。
5. アプリで議事録を確認し、必要であれば修正やコメントを追加後、「ステータス」を「完了」に変更します。

これで、面倒だった議事録作成の手間から解放され、AIが会議の「本質」を瞬時に捉え、情報共有を劇的に効率化してくれるようになりました！

Googleの機能連携で、会議の生産性をさらに高める！

この議事録作成アプリは、Googleの他の強力な機能と連携することで、その価値を何倍にも高めることができます。

Google Meetとの連携：会議の予約と録音をシームレスに

• 会議の自動予約と録音開始: AppSheetアプリから会議を登録する際、Google Meetの会議URLを自動生成し、Google Calendarにイベントとして追加するAutomationを設定できます。Google Meetの自動録画機能を活用すれば、会議開始と同時に録画・録音が開始されます。
• 録音ファイルの自動連携（要GAS/API）: Google Meetで録画された会議の録音ファイル（Google Driveに保存される）をGoogle Cloud Speech-to-Text APIなどを経由してAppSheetの「会議録音ファイル」カラムに連携させ、文字起こしを自動化する。

Google Looker Studio (旧 Google Data Studio) との連携：会議のトレンドと課題を可視化

• ダッシュボード作成: AppSheetの議事録データをGoogle スプレッドシート経由でGoogle Looker Studioに連携させ、会議の傾向や頻出する課題をリアルタイムで可視化するダッシュボードを構築します。
  • ダッシュボードの表示例:
    • 会議の開催頻度と時間推移
    • 部署別、プロジェクト別の会議数と参加者数
    • AIが抽出した「課題」のワードクラウドやランキング（どの課題が頻繁に議論されているか）
    • 「アクションアイテム」の未完了件数と担当者別進捗
    • 会議の種類（例: 定例会議、戦略会議）ごとの決定事項の多寡
• 会議の「質」の向上: これらの分析を通じて、「会議の開催頻度は適切か」「特定の課題ばかり議論されていないか」「アクションアイテムがきちんと実行されているか」といった会議の「質」に関するインサイトを得ることができます。これにより、会議そのものの改善にもつながります。

Google Tasks / Google Calendarとの連携：アクションアイテムの確実な実行

AIが抽出したアクションアイテムは、Google TasksやGoogle Calendarに自動で登録し、タスク管理を徹底します。

• Automationの設定: 議事録の「アクションアイテム（AI抽出）」カラムが更新された際に、各アクションアイテムを個別のタスクとしてGoogle Tasksに登録し、担当者に割り当てるAutomationを設定します。期限も自動で設定可能です。
• リマインダー通知: Google TasksやGoogle Calendarのリマインダー機能により、担当者はアクションアイテムの実行を忘れずに、期日までに完了を促されます。
• 例：
  • Event: 「会議議事録」テーブルの「アクションアイテム（AI抽出）」が更新されたとき。
  • Process:
    1. 「For each item in list」で「アクションアイテム（AI抽出）」の各項目をループ処理。
    2. 各アクションアイテムから「アクション」「担当者」「期限」を抽出し（複雑なテキスト解析が必要な場合は再度AI Taskを使うか、正規表現で抽出）、
    3. 「Run a task」で「Google Tasks: Add a task」を選択。
    4. Task Name: 抽出した「アクション」。
    5. Due Date: 抽出した「期限」。
    6. Assigned To: 抽出した「担当者」のメールアドレス。

Google Drive / Google Docsとの連携：議事録の最終版管理と共有

• 議事録の自動生成（Google Docs）: AIが抽出した議事録の「骨子」と、必要に応じて手動で加筆修正された情報を組み合わせ、Google Docsで正式な議事録ファイルを自動生成し、Google Driveの専用フォルダに保存するAutomationを設定できます。
• バージョン管理とアクセス権: Google Docsのバージョン履歴機能で常に最新版を管理し、Google Driveの共有設定で関係者へのアクセス権を制御します。
• 例：
  • Event: 「会議議事録」テーブルの「ステータス」が「完了」になったとき。
  • Process:
    1. 「Run a task」で「Create a new file from a template」を選択し、事前に用意したGoogle Docs議事録テンプレートを指定。
    2. テンプレートに[会議名]、[開催日時]、[参加者]、[会議概要（AI生成）]、[決定事項（AI抽出）]、[課題（AI抽出）]、[アクションアイテム（AI抽出）]などを埋め込み、Google Driveの所定のフォルダ（例: 「プロジェクト名」フォルダ内の「議事録」フォルダ）に保存。
    3. 保存後、そのDocsファイルへのリンクをAppSheetアプリの議事録詳細に追加。

まとめ

Google Gemini in AppSheetを活用した議事録作成・自動テキスト化システムは、単なる事務作業の効率化に留まりません。それは、会議で生まれた貴重な情報や意思決定を、組織全体の「資産」として最大限に活用し、ビジネスの成長を加速するための、極めて強力な戦略的ツールです。

このシステムを導入することで、以下の大きなメリットが享受できます。

• 議事録作成工数の劇的な削減: 手動での文字起こしや要点整理が不要になるため、議事録作成にかかる時間と人件費を大幅に削減できます。
• 情報共有の迅速化と正確性の向上: 会議終了後すぐに議事録の骨子が生成され、関係者に共有されるため、情報共有がタイムリーになり、認識の齟齬を防げます。AIによる抽出は、聞き逃しや主観的な解釈による情報の歪みを最小限に抑えます。
• 意思決定とアクションの明確化: 会議で決定された事項や具体的なアクションアイテムが明確に抽出されるため、次のステップへの移行がスムーズになり、実行力が高まります。
• 会議の生産性向上: 参加者はメモ取りに集中するのではなく、議論や意思決定そのものに集中できるようになります。また、議事録の質が向上することで、会議の振り返りや、今後の戦略立案に役立つ情報が豊富になります。
• 組織学習の促進: 過去の議事録から頻出する課題や成功パターンを分析することで、組織全体で会議の進め方や問題解決能力を継続的に改善していけます。