Gemini in AppSheet| 従業員のスキルシートを自動更新！研修履歴と成果を一元管理！作り方を簡単に説明

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従業員のスキルシートを自動更新！研修履歴と成果を一元管理！作り方を簡単に説明

 

研修の受講履歴、プロジェクトでの具体的な成果、取得した資格…これらの情報を、一人ひとりのスキルシートに手作業で入力・更新していくのは、想像以上に時間と手間がかかる作業ですよね。

「あの研修を受けたはずなのに、スキルシートに反映されていない…」

「このプロジェクトで、〇〇さんのどんなスキルが向上したのか、すぐには分からない…」

こんな状況では、適切な人材配置が難しくなったり、従業員の成長を正確に把握できなかったりといった課題に直面しがちです。

従業員が研修を修了したり、プロジェクトで特定の成果を出したりした際に、AIがその情報を自動で検知し、スキルシートを更新してくれたら？ そして、そのスキルシートを常に最新の状態で一元管理できたら、どうでしょう？

Googleのノーコード開発ツール「AppSheet」と、最先端の生成AI「Gemini」の連携は、この「夢のような自動化」を現実のものとします。プログラミングの知識は一切不要。あなたが普段使っている言葉で指示を出すだけで、Geminiが従業員の成長情報を自動で捉え、スキルシートを最新の状態に保つための強力なサポートを提供してくれるのです。

これにより、人事部門はデータ入力や管理業務から解放され、従業員の育成計画の策定や戦略的な人材配置といった、より本質的な業務に集中できるようになります。従業員にとっても、自分の努力が正確に評価され、スキルアップが可視化されることで、モチベーション向上にもつながるでしょう。

なぜ今、従業員のスキル管理にAIが必要なのか？その課題とAIの価値

現代の企業経営において、「人財」は最も重要な資産です。従業員一人ひとりのスキルや能力を正確に把握し、最大限に活かすことは、企業の競争力を左右する重要な要素となっています。しかし、従来のスキル管理には多くの課題がありました。

「情報が古い・不正確」問題

手動でのスキルシート更新は、どうしてもタイムラグが生じやすく、また入力ミスによって情報が不正確になるリスクがあります。結果として、最新のスキル情報に基づいて人材配置を行えない、特定のスキルを持つ人材を見落としてしまう、といった機会損失につながることが少なくありません。

「成果・経験が可視化されない」問題

研修受講履歴は管理できても、実際の業務でどのようなスキルが向上したのか、どのプロジェクトでどのような成果を出したのかといった「経験に基づくスキル」を定量的に、かつ継続的に管理するのは非常に困難です。これが可視化されないと、従業員は自分の成長を実感しにくく、人事評価も表面的なものになりがちです。

「管理工数」の増大

従業員数が増えれば増えるほど、スキルシートの更新・管理にかかる工数は増大します。これは人事部門にとって大きな負担となり、本来注力すべき戦略的な人事施策のための時間が圧迫される原因となります。

「適切な人材配置の難しさ」

スキル情報が網羅的でなかったり、更新が遅れたりすると、新しいプロジェクトやポジションに最適な人材を見つけることが難しくなります。結果として、プロジェクトの遅延や、従業員のミスマッチによるモチベーション低下を招くリスクもあります。

ここに、Gemini in AppSheetが大きな解決策を提示します。AIが研修履歴やプロジェクトでの具体的な成果を自動で検知し、スキルシートに反映することで、常に最新かつ正確なスキル情報を一元管理できるようになります。これにより、上記の問題を根本から解決し、企業全体の人材活用能力を劇的に向上させることができるのです。

 

従業員のスキルシートをAIが自動更新し、一元管理するアプリの作り方：Google Geminiをフル活用！

実際にGoogle Gemini in AppSheetを活用して、従業員のスキルシートをAIが自動更新し、一元管理するアプリの具体的な作り方をステップバイステップで解説していきます。

このシステムを構築するには、従業員情報、スキル情報、研修履歴、プロジェクト成果などのデータを連携させ、AIがこれらの情報を基にスキルシートを更新する仕組みを構築します。

アプリの「土台」となる従業員・スキル関連データを準備する

AIがスキルシートを自動更新するためには、従業員一人ひとりのベースとなる情報と、習得したスキル、受講した研修、参加したプロジェクトなどのデータが必要です。ここでは、Google スプレッドシートをデータソースとして活用します。

ステップ1：Google スプレッドシートで従業員マスタとスキルカテゴリを定義する

Google スプレッドシートを開き、新しいシートを作成します。従業員一人ひとりの基本情報と、スキルシートに表示したい項目を列見出しとして入力しましょう。これが、アプリのデータの中核となります。

例：従業員マスタ シート

社員ID氏名部署役職メールアドレス入社日保有資格得意な業務分野スキルセット（AI更新）強み（AI更新）成長ポイント（AI更新）最終更新日
  • 社員ID: 各従業員を一意に識別するID。
  • 氏名: 従業員の氏名。
  • 部署 / 役職: 所属部署と役職。
  • メールアドレス: 従業員の連絡先。
  • 入社日: 入社年月日。
  • 保有資格: 従業員が保有する資格（手動入力または別途連携）。
  • 得意な業務分野: 従業員が自己申告する得意分野（手動入力）。
  • スキルセット（AI更新）: AIが研修や成果から抽出・更新する具体的なスキルリスト（例: Python, プロジェクトマネジメント, データ分析）。
  • 強み（AI更新）: AIが行動履歴から推測・更新する従業員の強み（例: リーダーシップ, 問題解決能力, コミュニケーション力）。
  • 成長ポイント（AI更新）: AIが行動履歴から推測・更新する、今後成長が期待されるポイント。
  • 最終更新日: スキルセットがAIによって最終更新された日付。

ステップ2：Google スプレッドシートで研修履歴とプロジェクト成果のデータを定義する

同じスプレッドシート内に、研修履歴とプロジェクト成果を記録するための別のシートを作成します。これらのデータが、AIがスキルセットを更新するための「トリガー」と「情報源」になります。

例：研修履歴 シート

研修ID社員ID（参照）研修名受講日研修内容概要修了状況獲得スキル（AI更新）
  • 研修ID: 各研修履歴を一意に識別するID。
  • 社員ID（参照）: どの社員が受講したかを示す社員ID（従業員マスタの社員IDを参照）。
  • 研修名 / 受講日 / 研修内容概要 / 修了状況: 研修に関する基本情報。
  • 獲得スキル（AI更新）: AIが研修内容から推測・抽出する獲得スキル。

例：プロジェクト成果 シート

| 成果ID | 社員ID（参照） | プロジェクト名 | 役割 | 貢献内容 | 成果詳細 | 期間 | 貢献スキル（AI更新） |

| :— | :— | :— | :— | :— | :— | :— |

| | | | | | | |

  • 成果ID: 各成果を一意に識別するID。
  • 社員ID（参照）: どの社員が貢献したかを示す社員ID（従業員マスタの社員IDを参照）。
  • プロジェクト名 / 役割 / 貢献内容 / 成果詳細 / 期間: プロジェクトに関する基本情報。
  • 貢献スキル（AI更新）: AIが貢献内容や成果詳細から推測・抽出する貢献スキル。

ステップ3：AppSheetで新しいアプリを作成する

AppSheetのウェブサイト（appsheet.com）にアクセスし、Googleアカウントでログインします。「+ Make a new app」から「Start with your own data」を選択し、アプリの名前（例：「社員スキル管理」）とカテゴリを設定します。

データソースの選択画面で、先ほど準備したGoogle スプレッドシートを選択し、「Select」をクリックします。AppSheetがスプレッドシートの各シートをテーブルとして認識し、自動的にアプリの基本的な形を生成してくれます。

Google Geminiを組み込む！スキル情報の自動抽出とスキルシート更新の「AI Task」を設定する

ここからが、Google Geminiの「AI Task」をAppSheetのAutomationに組み込む核心部分です。AIが研修内容やプロジェクト成果から関連スキルを抽出し、従業員マスタのスキルセットを自動更新する仕組みを構築します。

ステップ1：AIによる「研修からのスキル抽出」Automationを設定する

  1. AppSheetエディタの左側メニューから「Automation」を選択し、「+ New Bot」をクリックして新しいボットを作成します（例：「研修スキル抽出」）。
  2. Event（いつ動かすか）:
    • Event Type: 「Data change」
    • Table: 「研修履歴」テーブルを選択します。
    • Change Type: 「Adds and updates」（新しい研修履歴が追加・更新されたとき）
    • Condition: 「修了状況」が「修了」になった場合など、特定の条件を設定できます。
  3. Process（何をするか）：
    • 「+ Add a step」をクリックし、「Run a task」を選択します。
    • Task Type: 「AI Task」を選び、その中の「Generate content」を選択します。
    • Prompt for AI: ここに、AIに研修内容から関連スキルを抽出させるためのプロンプトを記述します。
      以下の研修内容から、受講者が習得したと思われる具体的なスキルを5つ以内でリストアップしてください。スキルは簡潔な単語やフレーズで記述し、カンマ区切りで出力してください。

研修名: [研修名]
研修内容概要: [研修内容概要]

例: プロジェクトマネジメント、データ分析、Pythonプログラミング、コミュニケーション、リーダーシップ
      • [ ] で囲まれた部分は、AppSheetのカラム名を指定することで、各研修の実際のデータがAIに渡されます。
    • Save the generated content to these columns: AIが生成したスキルリストを保存するカラムとして、「獲得スキル（AI更新）」を選択します。

ステップ2：AIによる「プロジェクト成果からのスキル抽出」Automationを設定する

同様に、プロジェクト成果からもスキルを抽出するAutomationを設定します。

  1. AppSheetエディタの左側メニューから「Automation」を選択し、「+ New Bot」をクリックして新しいボットを作成します（例：「プロジェクト貢献スキル抽出」）。
  2. Event（いつ動かすか）:
    • Event Type: 「Data change」
    • Table: 「プロジェクト成果」テーブルを選択します。
    • Change Type: 「Adds and updates」
    • Condition: 「貢献内容」や「成果詳細」が入力済みの場合など、特定の条件を設定できます。
  3. Process（何をするか）：
    • 「+ Add a step」をクリックし、「Run a task」を選択します。
    • Task Type: 「AI Task」を選び、その中の「Generate content」を選択します。
    • Prompt for AI: ここに、AIに貢献内容や成果詳細から関連スキルを抽出させるためのプロンプトを記述します。
      以下のプロジェクトでの役割と貢献内容、成果詳細から、貢献者が発揮した具体的なスキルを5つ以内でリストアップしてください。スキルは簡潔な単語やフレーズで記述し、カンマ区切りで出力してください。

プロジェクト名: [プロジェクト名]
役割: [役割]
貢献内容: [貢献内容]
成果詳細: [成果詳細]

例: リーダーシップ、問題解決能力、システム設計、顧客折衝、プレゼンテーション
    • Save the generated content to these columns: AIが生成したスキルリストを保存するカラムとして、「貢献スキル（AI更新）」を選択します。

ステップ3：AIが抽出したスキルを「従業員マスタ」のスキルセットに統合・更新するAutomationを設定する

AIが研修やプロジェクトからスキルを抽出できたら、最後にそのスキルを各従業員のスキルシート（従業員マスタの「スキルセット（AI更新）」カラム）に統合・更新する仕組みを構築します。このステップが最も重要です。

  1. AppSheetエディタの左側メニューから「Automation」を選択し、「+ New Bot」をクリックして新しいボットを作成します（例：「従業員スキルセット更新」）。
  2. Event（いつ動かすか）:
    • Event Type: 「Data change」
    • Table: 「研修履歴」テーブルと「プロジェクト成果」テーブルの両方をトリガーにします。
    • Change Type: 「Updates only」（「獲得スキル（AI更新）」や「貢献スキル（AI更新）」が更新されたとき）。
    • Condition: ISNOTBLANK([獲得スキル（AI更新）]) または ISNOTBLANK([貢献スキル（AI更新）]) （AIによるスキル抽出が完了した場合）。
  3. Process（何をするか）：
    • ステップ1：「関連する従業員レコードを取得」
      • 「+ Add a step」をクリックし、「Data: Find rows to process」を選択します。
      • Table: 「従業員マスタ」テーブルを選択します。
      • Condition: [社員ID] = [_THISROW].[社員ID] （現在処理中の研修履歴またはプロジェクト成果の社員IDに紐づく従業員レコードを取得）。
      • Result in: 変数名（例: TargetEmployee）。
    • ステップ2：「既存スキルと新規スキルを統合し、重複を排除」
      • 「+ Add a step」をクリックし、「For each row in」を選択します。
      • Row list: TargetEmployee を選択します。
      • このループ内で、以下のタスクを実行します。
        • タスクA：「既存スキルと新規スキルの統合」
          • 「+ Add a step」をクリックし、「Data: Set the values of some columns in this row」を選択します。
          • Set these columns:
            • スキルセット（AI更新）: UNIQUE(SPLIT([_THISROW].[スキルセット（AI更新）] & "," & [獲得スキル（AI更新）] & "," & [貢献スキル（AI更新）], ","))
              • 解説:
                • _THISROW].[スキルセット（AI更新）]：従業員マスタに現在登録されているスキル。
                • [獲得スキル（AI更新）]：研修履歴から抽出された新しいスキル。
                • [貢献スキル（AI更新）]：プロジェクト成果から抽出された新しいスキル。
                • これらを& "," &で連結し、カンマ区切りの文字列にします。
                • SPLIT(..., ",")：カンマで区切られた文字列をリスト（配列）に変換します。
                • UNIQUE(...)：リスト内の重複する要素を排除し、ユニークなリストにします。
                • これにより、従業員が獲得した新しいスキルが既存のスキルリストに追加され、重複なく管理されます。
            • 最終更新日: NOW()

これで、研修やプロジェクトのデータが更新されるたびに、AIがスキルを抽出し、そのスキルが各従業員のスキルシートに自動で統合・更新される仕組みが完成しました。

アプリを実際に使ってみる

  1. アプリを保存し、デプロイします。
  2. 従業員データを登録します。
  3. テストのため、新しい研修履歴を登録します。
    • アプリから「研修履歴」を追加し、「研修内容概要」に具体的な内容を入力します（例: 「Pythonプログラミング基礎とデータ分析ツールの使い方を学ぶ3日間研修」）。
  4. または、新しいプロジェクト成果を登録します。
    • アプリから「プロジェクト成果」を追加し、「貢献内容」や「成果詳細」に具体的に記述します（例: 「顧客管理システムのUI/UX改善を担当し、ユーザー満足度を15%向上させた」）。
  5. データを保存すると、バックグラウンドでGeminiのAI Task（ステップ1、2）が実行され、「獲得スキル（AI更新）」または「貢献スキル（AI更新）」カラムが自動で埋まります。
  6. スキルが抽出されると、そのスキルをトリガーに「従業員スキルセット更新」ボット（ステップ3）が実行され、該当従業員の「スキルセット（AI更新）」が自動で更新されるはずです。
  7. アプリで従業員マスタを開き、スキルセットが自動更新されていることを確認してください。

これで、手動でのスキルシート更新の手間から解放され、AIが従業員の成長を自動でキャッチし、最新のスキル情報を常に一元管理してくれるようになりました！

 

Googleの機能連携で、人材管理戦略をさらに強化する！

この従業員スキルシート自動更新アプリは、Googleの他の強力な機能と連携することで、その価値を何倍にも高めることができます。

Google Looker Studio (旧 Google Data Studio) との連携：人材ポートフォリオの見える化

ダッシュボード作成: AppSheetの従業員マスタデータをGoogle スプレッドシート経由でGoogle Looker Studioに連携させ、組織全体の人材ポートフォリオをリアルタイムで可視化するダッシュボードを作成します。

分析例

  • 部署ごとのスキル保有状況（例: 営業部に多いスキル、開発部に多いスキル）
  • 特定のスキルを持つ従業員の数と推移（例: AIスキルを持つ社員がどれだけ増えたか）
  • 全社的なスキルマップ（どのスキルが豊富で、どのスキルが不足しているか）
  • 経験年数とスキルレベルの相関
  • AIが予測した「強み」や「成長ポイント」を持つ人材の分布

戦略的人材配置の支援: これらの分析を通じて、新しいプロジェクトに最適な人材を特定したり、不足しているスキル領域を明確にして、戦略的な育成計画を策定したりすることが可能になります。

Google Calendar / Google Chatとの連携：スキルアップの通知と育成機会の提供

  • Automationの設定: 従業員のスキルセットが更新されたり、特定の成長ポイントがAIによって予測されたりした際に、Google Calendarに推奨研修の予定を追加したり、Google Chatでスキルアップの機会を通知したりできます。
  • パーソナライズされた育成提案: 例えば、AIが「データ分析」スキルが不足していると判断した従業員に対して、自動でデータ分析研修の案内をメールで送る、あるいはカレンダーにその研修のスケジュールを仮登録するといった連携も可能です。
  • 例：
    • Event: 「従業員マスタ」テーブルの「成長ポイント（AI更新）」が「データ分析能力向上」になったとき。
    • Process:
      1. 「Run a task」で「Send an email」を選択し、従業員本人に推奨研修の案内メールを送信。
      2. 必要であれば、「Run a task」で「Google Calendar: Add an event」を選択し、推奨研修の情報をカレンダーに追加。

 

Google Workspace (旧 G Suite) のDocs / Slides との連携：評価レポートの自動生成

  • 成果報告書・評価シートの自動生成: プロジェクト成果がAppSheetに登録された際、その情報と従業員マスタのスキルデータを組み合わせ、Google Docsで成果報告書や個人の評価シートを自動生成するAutomationを設定できます。
  • プレゼンテーション資料の自動化: チーム全体のスキルマップをGoogle Slidesのテンプレートに自動で反映させ、定例会議用の資料を自動生成するといった応用も可能です。
  • 例：
    • Event: 「プロジェクト成果」テーブルに新しいレコードが追加されたとき。
    • Process:
      1. 「Run a task」で「Create a new file from a template」を選択し、Google Docsの成果報告書テンプレートを指定。
      2. テンプレートに[プロジェクト名]、[社員ID（参照）].[氏名]、[貢献内容]、[貢献スキル（AI更新）]などを埋め込み、Google Driveの所定のフォルダに保存。
      3. 保存後、そのDocsファイルへのリンクをAppSheetアプリのプロジェクト成果詳細に追加。

 

Google Driveとの連携：スキル関連資料の一元管理

  • 研修資料や資格証明書のスムーズな管理: 研修履歴や資格情報をAppSheetで管理する際、関連する研修資料のPDFや資格証明書の画像ファイルをGoogle Driveにアップロードし、AppSheetアプリから直接リンクさせて閲覧できるようにします。
  • 構造化された情報アクセス: Google Driveのフォルダ構成を、AppSheetアプリのデータ構造と連携させることで、例えば「社員ID」ごとのフォルダに、その社員のすべてのスキル関連資料をまとめて保存するといった、構造化された情報管理が可能です。

 

Google Gemini in AppSheetで、企業の人財戦略を未来へ導く

Google Gemini in AppSheetを活用した従業員のスキルシート自動更新システムは、単なる管理業務の効率化に留まりません。それは、企業の人財戦略を根本から変革し、従業員一人ひとりの可能性を最大限に引き出すための強力なドライバーとなり得ます。

このシステムを導入することで、以下の大きなメリットが享受できます。

  • 常に最新かつ正確なスキル情報: 手作業の更新が不要になるため、スキル情報が常に最新の状態に保たれ、正確性が向上します。
  • 客観的なスキル評価と可視化: 研修やプロジェクトでの具体的な行動履歴に基づいてAIがスキルを抽出するため、より客観的で詳細なスキル評価が可能になります。
  • 戦略的な人材配置と育成計画: 全社的なスキルマップをリアルタイムで把握できるため、新しいプロジェクトやポジションに最適な人材を迅速に特定し、効率的な育成計画を策定できます。
  • 従業員のモチベーション向上: 自分の努力や成果が正確にスキルとして可視化され、評価されることで、従業員は成長を実感し、自己肯定感とモチベーションを高めることができます。
  • 人事部門の戦略業務へのシフト: データ入力や管理業務から解放された人事部門は、より付加価値の高い採用戦略、人材育成、組織開発といった戦略的な業務に集中できるようになります。

プログラミングの知識は必要ありません。Google GeminiのAIの知能と、AppSheetのノーコード開発の柔軟性が一体となることで、あなたの企業は、これまでとは比べ物にならないほど「人財」を戦略的に活用し、持続的な成長を実現できるようになるでしょう。

 

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