Slackの使い方！社内マニュアル用（初めて導入～社内・社外のマナーと基本から応用まで学べる）

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Slackの使い方！社内マニュアル（初めて導入～社内・社外のマナーと基本から応用まで学べる）

Slackは、日々の業務におけるコミュニケーションとチームの連携を劇的に向上させる強力なツールです。しかし、多機能であるがゆえに、「どう使えばいいのか」「もっと効果的な活用法はないか」と悩む方もいらっしゃるかもしれません。

会社で実際に役立つSlackの使い方マニュアルの詳細な見本をご提案いたします。単に機能を紹介するだけでなく、従業員の方が「これさえ見れば、すぐに使える！」と感じるような、実践的で、分かりやすく、そして親しみやすい内容を目指します。

以下からマニュアル・使い方となります。当サイトはリンクフリーです。

 

Slack 活用マニュアル：基本から応用まで、チームで成果を出す！

このマニュアルは、Slackを最大限に活用し、日々の業務におけるコミュニケーションとコラボレーションを円滑に進めるためのガイドです。Slackを初めて使う方も、もっと効果的に使いたいと考えている方も、このマニュアルを通じてSlackの機能を深く理解し、生産性の向上に役立てていただければ幸いです。

1. Slackを始める前に：基礎知識と準備

Slackをスムーズに使い始めるための準備と、基本的な概念を理解しましょう。

1-1. Slackとは？

Slack（スラック）は、チームのコミュニケーションと共同作業を効率化するための「ビジネスコラボレーションハブ」です。メールや電話に代わる、新しい形のコミュニケーションツールとして世界中の企業で利用されています。チャット形式のメッセージングを中心に、ファイル共有、音声・ビデオ通話、そして様々なビジネスアプリケーションとの連携機能を提供し、チームの生産性向上を強力にサポートします。まるで、オフィスの中央にある「情報交換の中心地」がデジタル化されたようなイメージです。

  • Slackでできることの詳細
    • リアルタイムでのチャット: 個人間のダイレクトメッセージ（DM）や、複数人でのグループチャットを通じて、迅速な情報交換ができます。絵文字やリアクション機能も充実しており、テキストだけでは伝わりにくいニュアンスを補完し、カジュアルで活発なコミュニケーションを促します。
    • 「チャンネル」での情報整理: Slackの最大の特長は、プロジェクト、部署、特定の話題ごとに「チャンネル」を作成してコミュニケーションを整理できる点です。これにより、必要な情報を素早く見つけ出し、関連する会話をまとめて管理できます。情報が散らばるのを防ぎ、チーム全体での透明性を高めます。
    • ファイルの共有と管理: ドキュメント、画像、動画などのファイルを簡単にアップロードして共有できます。共有されたファイルはチャンネル内でまとめて管理され、後から検索して見つけ出すのも容易です。
    • 音声通話・ビデオ通話（ハドルミーティング）: Slack内で手軽に音声通話やビデオ通話を開始できます。特に「ハドルミーティング」機能は、短時間の音声会議に最適で、偶発的な会話やちょっとした相談を促します。
    • 外部サービス連携（インテグレーション）: Google Drive、Zoom、Trello、Asanaなど、数多くの外部サービスと連携できます。これにより、Slackを業務の中心に据え、様々なツールからの通知を一元管理したり、Slack上から直接外部サービスを操作したりすることが可能になり、ワークフローを劇的に効率化します。
    • 検索機能: 過去のメッセージ、ファイル、チャンネルなど、あらゆる情報を強力な検索機能で素早く見つけ出せます。これにより、「あの情報どこだっけ？」という時間を大幅に削減できます。

1-2. 動作環境とインストール

Slackは、デスクトップアプリ（Windows/macOS/Linux）、Webブラウザ版、モバイルアプリ（iOS/Android）で利用できます。デスクトップアプリの利用を推奨しますが、状況に応じて使い分けましょう。

  • 推奨環境の詳細
    • OS: Windows 10/11、macOSの最新バージョン。古いOSでは、一部の機能が利用できなかったり、動作が不安定になったりする可能性があります。
    • メモリ（RAM）: 最低でも8GB以上、可能であれば16GB以上を推奨します。Slackは複数のチャンネルやダイレクトメッセージ、連携アプリを同時に表示するため、十分なメモリがないと動作が重くなることがあります。
    • ストレージ: SSD（ソリッドステートドライブ）搭載のPCを強く推奨します。HDD（ハードディスクドライブ）と比べてデータの読み書き速度が格段に速いため、Slackの起動、ファイルのダウンロード、メッセージの表示などがスムーズに行えます。
    • ネットワーク: 安定したインターネット接続（推奨は光回線）が必要です。Slackはクラウドサービスであるため、通信速度や安定性が直接的な使いやすさに繋がります。特に音声・ビデオ通話では、十分な帯域幅が不可欠です。
  • デスクトップアプリのインストール方法
    1. Webブラウザ（Google Chrome、Microsoft Edgeなど）を開き、Slackのダウンロードページにアクセスします。
    2. ページ内に表示される「ダウンロード」ボタンをクリックし、SlackのインストーラーファイルをPCにダウンロードします。
    3. ダウンロードが完了したら、そのファイルを実行します。画面に表示される指示に従って、インストールを進めてください。通常は特別な設定は不要で、自動的にインストールが完了します。
    4. インストール完了後、Slackが自動的に起動します。会社から共有されたワークスペースのURLと、あなたのサインイン情報（メールアドレスとパスワードなど）を入力し、サインインします。多要素認証（MFA）が設定されている場合は、指示に従って認証を完了させてください。
  • モバイルアプリのインストール方法
    1. お手持ちのスマートフォンやタブレットのアプリストアを開きます。iPhoneやiPadの場合はApp Store、Androidデバイスの場合はGoogle Playストアです。
    2. 検索バーに「Slack」と入力し、検索します。
    3. 検索結果に表示されたSlackアプリをダウンロードし、インストールします。
    4. インストール後、アプリを起動し、デスクトップアプリと同様に会社から共有されたワークスペースのURLとサインイン情報でサインインします。 (視覚的要素の提案: Slackダウンロードページのスクリーンショット、サインイン画面のスクリーンショット。モバイルアプリのストア検索結果のイメージ)

 

1-3. プロフィールと状態の設定

Slackを円滑に利用するために、自分のプロフィール情報を整え、現在のステータスを適切に設定することが重要です。これにより、チームメンバーがあなたの状況を把握しやすくなり、無駄な連絡を減らすことにも繋がります。

  • プロフィール画像の変更
    1. Slackアプリの左上にある、自分のワークスペース名の下に表示されている自分のアイコン（または名前の頭文字）をクリックします。
    2. 表示されるメニューから「プロフィール」を選択します。
    3. プロフィール画面で、現在のプロフィール画像をクリックし、「プロフィール写真を変更」をクリックします。
    4. 画像をアップロードするためのオプションが表示されるので、PCに保存されている写真ファイルを選択し、アップロードします。必要に応じて画像のトリミングなどを行い、確定します。
    • ポイント: 自分の顔写真に設定することを強く推奨します。顔が見えることで、テキストだけのコミュニケーションでも相手に親近感を与え、より円滑なコミュニケーションが可能になります。特にリモートワーク環境では、お互いの顔を知る貴重な機会となります。
  • ステータス（現在の状況）の詳細設定
    • 「ステータス」とは、あなたが現在Slack上でどのような状況にあるかを示す情報のことです。他のメンバーはこれを見て、あなたに連絡してもよいか、今話しかけても大丈夫かなどを判断します。
    1. 自分のアイコンをクリックします。
    2. 表示されるメニューの「現在の状況を設定」をクリックします。
    3. ステータスメッセージ（例: 「会議中」「集中モード」「外出中」など）を入力するか、プリセットから選択します。
    4. 絵文字を追加して視覚的に分かりやすくすることもできます。
    5. 「消去するタイミング」で、ステータスを自動的に解除する時間を設定できます（例: 30分後、1時間後、今日の終わり、カスタムなど）。
    • ポイント:
      • 会議中: 「会議中」に設定し、発言できない状況であることを明確にしましょう。
      • 集中したい時: 「集中モード」または「取り込み中」に設定し、通知を抑制することで、作業に没頭できます。
      • 離席時: 「外出中」や「ランチ中」に設定し、相手に返信が遅れることを伝えましょう。
      • 設定の自動解除: 「消去するタイミング」を設定することで、ステータスを戻し忘れることを防げます。
    • これにより、相手はあなたの状況を瞬時に判断でき、無駄な連絡を減らし、チーム全体の効率化に繋がります。 (視覚的要素の提案: プロフィールアイコンのクリックからステータス変更までのフローを示す簡単なフローチャート、各ステータス設定画面のスクリーンショット)

 

2. Slackの基本操作：チャンネル、ダイレクトメッセージ、メッセージ送信

Slackの核となる機能であるチャンネル、ダイレクトメッセージ（DM）、そしてメッセージ送信の概念と具体的な使い方を習得しましょう。これらを使いこなすことが、Slack活用の上で最も重要です。

 

2-1. チャンネル：プロジェクト・トピックごとの情報整理

チャンネル（Channel）は、Slackにおける情報整理の中心です。特定のプロジェクト、部署、または共通の話題ごとに作成される共有の会話スペースで、チームメンバー全員がそのチャンネルに関連する情報や議論を一元的に管理できるのが最大の特長です。これにより、情報が散らばるのを防ぎ、必要な情報を素早く見つけ出せます。

  • チャンネルの概念の詳細
    • チャンネルは「#」記号で始まり、例えば「#営業部」「#新製品開発_2025」「#雑談」のように名付けられます。
    • チャンネル内の会話は永続的に残り、後から参加したメンバーも過去の履歴を遡って確認できます。
  • チャンネルの種類
    • パブリックチャンネル: ワークスペース内のすべてのメンバーが閲覧・参加できるチャンネルです。オープンな情報共有や、全社的なアナウンス、部門横断のプロジェクトなどに適しています。誰もが検索して見つけ、自由に参加できます。
    • プライベートチャンネル: 招待されたメンバーだけが閲覧・参加できるチャンネルです。機密性の高い議論や、特定の少人数での作業、人事関連の情報共有などに利用します。プライベートチャンネルの存在は、招待されていないメンバーには表示されません。
  • 新しいチャンネルの作成・参加
    1. Slackの左側サイドバーにある「チャンネル」の隣の「+」ボタンをクリックします。
    2. 「チャンネルを作成する」または「チャンネルに参加する」を選択します。
    3. チャンネルを作成する場合:
      • チャンネル名（例: _プロジェクトa_進捗）と、そのチャンネルの目的を簡潔に説明する説明文を入力します。
      • 「プライバシー」設定で、「パブリック」または「プライベート」を選択します。
      • 「作成」をクリック後、招待したいメンバーの名前を入力して追加します。
    4. チャンネルに参加する場合:
      • 参加したいチャンネル名を検索し、表示されたチャンネルを選択して「参加」をクリックします。
  • チャンネルの主な機能と表示
    • メッセージ入力欄: チャンネル内の会話を行う場所です。チャットと同様にテキストメッセージを送信できます。
    • ファイル共有: クリップアイコンをクリックしてファイルを共有できます。共有されたファイルはチャンネルの「ファイル」タブにまとめて表示されます。
    • ピン留め: 重要なメッセージやファイルをチャンネルにピン留めすることで、後から見つけやすくなります。チャンネル名の隣にある「i」（詳細）アイコンをクリックすると、ピン留めされた項目を確認できます。
  • チャンネル利用における一般的なマナーと注意点
    • 適切なチャンネルを選ぶ: 情報を投稿する際は、その内容に最も適したチャンネルを選びましょう。例えば、営業に関する内容は#営業部、プロジェクトAの進捗報告は#プロジェクトa_進捗など、ルールを決めて運用することで情報が散らばるのを防ぎ、後から情報を見つけやすくなります。
      • 良い例: _新製品の仕様に関するご意見はこちらのチャンネルでお願いします。_
      • 悪い例: _全社の雑談チャンネルで、特定のプロジェクトの技術的な詳細を長文で議論し続ける。_
    • 件名（トピック）の活用: 長い議論や複数の話題が混在するチャンネルでは、トピックを設定することで、チャンネルの内容を明確にできます。チャンネル名の横にある「i」アイコンをクリックし、「トピックを追加する」で設定できます。
    • チャンネルの乱立を防ぐ: むやみにチャンネルを作成すると、情報が分散し、かえって分かりにくくなることがあります。似たような目的のチャンネルがないか確認し、既存のチャンネルを活用できないか検討しましょう。

2-2. ダイレクトメッセージ（DM）：個人・少人数との手軽なやり取り

ダイレクトメッセージ（DM）は、特定の個人または少人数との間で、迅速かつ非公開のコミュニケーションを行うための機能です。メールよりも気軽で、電話よりも記録が残るため、カジュアルな相談や緊急性の高い連絡に適しています。

  • DMの開始方法
    1. Slackの左側サイドバーにある「ダイレクトメッセージ」の隣の「+」ボタンをクリックします。
    2. DMを送りたい相手の名前を入力し、選択します。複数の人を選択すると、グループDMを作成できます。
    3. メッセージ入力欄にテキストを入力し、Enterキーを押して送信します。
  • DMの主な機能
    • ファイル添付: クリップアイコンをクリックしてファイルを添付できます。
    • 音声・ビデオ通話: DM画面上部の電話アイコンやビデオカメラアイコンをクリックすると、相手と直接音声通話やビデオ通話を開始できます。
    • ハドルミーティング: DM画面上部のヘッドホンアイコンをクリックすると、手軽に音声通話を開始できる「ハドルミーティング」が開始されます。短時間の打ち合わせや、ちょっとした相談に最適です。
  • DM利用における一般的なマナーと注意点
    • 緊急連絡に活用: 急ぎの確認や、相手に直接伝えたい個人的な内容に適しています。
    • 公にすべき情報のDM利用は避ける: チーム全体で共有すべき情報や、後から他のメンバーが確認する必要がある情報（例: プロジェクトの決定事項、共有ファイル）は、DMではなくチャンネルに投稿しましょう。 DMで完結させてしまうと、情報が属人化し、他のメンバーが状況を把握できなくなる「情報のサイロ化」が発生します。
    • 履歴の管理: DMの履歴は基本的には残りますが、特定の目的やプロジェクトに関する正式な記録は、チャンネルで管理することを意識しましょう。

2-3. メッセージの送信と活用

Slackでメッセージを送信する際には、ただテキストを打ち込むだけでなく、様々な機能を使って、より分かりやすく、効率的なコミュニケーションを心がけましょう。

  • メッセージ送信の基本
    1. メッセージを送りたいチャンネルまたはDMを選択します。
    2. 画面下部のメッセージ入力欄に伝えたいテキストを入力します。
    3. Enterキーを押して送信します。
  • メッセージの便利な機能
    • 書式設定: メッセージ入力欄の下にあるアイコン群で、テキストを太字、斜体、コード、箇条書きなどに書式設定できます。重要なポイントを強調したり、情報を整理したりする際に活用しましょう。
    • 絵文字リアクション: 送信されたメッセージにマウスカーソルを合わせると表示されるスマイルアイコンをクリックし、絵文字でリアクションできます。「確認しました」「了解」「いいね」といった簡単な意思表示を素早く行うのに便利です。これにより、チャット欄が「承知しました」などの返信で溢れるのを防ぎ、情報量をスリム化できます。
    • スレッドでの返信: 特定のメッセージに対する返信は、そのメッセージにマウスカーソルを合わせたときに表示される「スレッドで返信」アイコンをクリックし、スレッド形式で会話を行いましょう。これにより、チャンネルのメインの流れを邪魔することなく、特定の話題について深く議論できます。
      • マナー: スレッドを使わず新しいメッセージとして返信すると、会話が分断され、後から内容を追うのが非常に困難になります。この点はTeamsと同様に極めて重要です。
    • メンション（@）の活用:
      • @ユーザー名と入力すると、特定の相手に直接通知を送れます。これにより、相手はメッセージを見落としにくくなります。
        • 例文: @〇〇さん、資料の最終確認をお願いします。
      • @channelと入力すると、そのチャンネルの全メンバーに通知が飛びます。
      • @hereと入力すると、そのチャンネル内で現在アクティブなメンバーにのみ通知が飛びます。
      • 注意点: @channelや@hereは、本当に重要な情報や、全員の注意を引く必要がある場合に限定して使いましょう。 頻繁に使うと、メンバーが「通知疲れ」を起こし、通知そのものを見落とす原因になります。
    • メッセージの編集と削除: 送信したメッセージは、メッセージにマウスカーソルを合わせると表示される「…」（その他）アイコンから「メッセージを編集」または「メッセージを削除」を選択できます。誤字脱字の修正や、誤って送信してしまったメッセージの削除に活用しましょう。ただし、削除する場合は、削除した旨を伝える一言を添えるなど、相手への配慮も検討してください。
      • 例文（編集後）: （編集済）
      • 例文（削除後）: （誤って送信したため削除しました）
    • メッセージのスター付け: 重要なメッセージや後で確認したいメッセージには、スターアイコンをクリックして「スター」を付けることができます。スターを付けたメッセージは、左側サイドバーの「スター付き」から一覧で確認できます。
  • メッセージ送信における一般的なマナーと注意点
    • 簡潔に、しかし丁寧に: Slackはスピード感が重視されますが、ビジネスコミュニケーションの基本である丁寧さは忘れずに。長文になりそうな場合は、要点を箇条書きにする、ファイルを添付して補足するなど、相手が読みやすいように工夫しましょう。
    • 返信は速やかに: 原則として、メッセージを確認したらなるべく早く返信しましょう。「絵文字リアクション」だけでも構いませんが、内容によっては「確認しました」「承知しました」といった短い返信をすることも大切です。返信が遅れる場合は、その旨を伝える一言を添えると丁寧です。
      • 良い例: 〇〇さん、資料確認しました。ありがとうございます。本日中にフィードバックいたします。
      • 少し良い例: 〇〇さん、資料確認しました。ありがとうございます。現在別件対応中のため、本日17時頃までにフィードバックさせていただきます。
      • 悪い例: 確認したまま返信しない。
    • 業務時間外の配慮: 業務時間外にメッセージを送る際は、相手の業務時間ではないことを考慮し、「返信は明日で構いません」といった一言を添えるなど、相手への配慮を示しましょう。
      • 例文: 〇〇さん、夜分恐れ入ります。先ほどのA案件について一点ご共有です。ご確認は明日で問題ございません。 (視覚的要素の提案: チャンネル画面の主要機能アイコンの説明図、特定のメッセージへのスレッド返信の例、絵文字リアクションの例、@メンションの活用例)

3. ファイルの共有と管理

Slackでは、様々なファイルを簡単に共有し、チャンネル内で効率的に管理できます。これにより、情報の散逸を防ぎ、チームメンバーが常に最新のファイルにアクセスできるようになります。

 

3-1. ファイルを共有する

  • ファイル共有の基本操作
    1. ファイルを共有したいチャンネルまたはDMを開きます。
    2. メッセージ入力欄の左下にあるクリップアイコンをクリックします。
    3. 「コンピューターからアップロード」（PCに保存されているファイルをアップロードする場合）または「Google Drive / Dropbox」などの連携サービスからファイルを選択します。
    4. アップロードするファイルを選択し、必要であればファイルに関するコメント（ファイルの内容説明、用途など）を入力します。
    5. 「アップロード」または「共有」をクリックして送信します。
  • 共有されたファイルの表示と管理
    • チャンネルやDMに共有されたファイルは、メッセージの流れの中に表示されます。
    • 特定のチャンネルやDMで共有されたファイルをまとめて確認したい場合は、画面上部のチャンネル名/DM相手の名前をクリックし、「ファイル」タブを選択します。ここに、過去に共有されたすべてのファイルが一覧で表示されます。
  • ファイル共有における一般的なマナーと注意点
    • ファイル名の明確化: 共有するファイルの名前は、内容が分かりやすいように具体的に命名しましょう。（例: 20250801_Aプロジェクト_進捗報告書.xlsx）
    • コメントを添える: ファイルを共有する際は、何のファイルで、なぜ共有するのか、相手に何を期待するのか（例: 「確認をお願いします」「〇〇の部分にご意見ください」など）を、コメントとして添えるようにしましょう。これがないと、相手は何のファイルなのか、どうすればよいのかが分からず、余計な手間をかけることになります。
      • 良い例: _〇〇プロジェクトの提案書です。P.5の競合比較について、ご意見をいただけますでしょうか。
      • 悪い例: _資料です。_（ファイル名だけの場合）
    • バージョン管理の意識: 共同編集が必要なOfficeファイルなどでは、Slackに直接アップロードするよりも、Google DriveやOneDriveなどのクラウドストレージサービスに保存し、その共有リンクをSlackに貼り付ける運用を検討しましょう。これにより、常に最新バージョンで共同編集ができ、ファイルの重複やバージョンの混乱を防げます。
    • 機密情報の扱い: 機密情報を含むファイルは、共有するチャンネルやDMが適切か、アクセス権限は十分に制限されているかを厳重に確認してください。後述のコンプライアンスに関する注意点を必ず守りましょう。 (視覚的要素の提案: ファイル添付アイコンと選択肢のスクリーンショット、チャンネルの「ファイル」タブのスクリーンショット)

3-2. ファイルを管理する

Slackで共有されたファイルを効率的に管理することで、必要な情報を素早く見つけ出し、チーム全体の生産性を向上させられます。

  • ファイル検索機能:
    • Slackの画面右上にある「検索」バーにキーワードを入力すると、過去のメッセージ、ファイル、チャンネルなど、ワークスペース内のあらゆる情報を検索できます。
    • ファイル検索では、ファイル名だけでなく、ファイル内のテキスト（PDFやOfficeファイルなど）も検索対象になるため、非常に強力です。
    • フィルター機能を使って、ファイルの種類、共有者、共有されたチャンネルなどで絞り込むこともできます。
  • スターを付けて重要なファイルを保存する:
    • 後で参照したい重要なファイルには、ファイルにマウスカーソルを合わせたときに表示される「スター」アイコンをクリックしてスターを付けましょう。
    • スターを付けたファイルは、左側サイドバーの「スター付き」からいつでも一覧で確認できます。これにより、個人の「お気に入り」として重要なファイルに素早くアクセスできます。
  • ファイルの削除とダウンロード:
    • 共有したファイルは、ファイルにマウスカーソルを合わせ、「…」（その他）アイコンから「ファイルを削除」を選択して削除できます。ただし、一度削除したファイルは元に戻せないため、慎重に行いましょう。
    • 共有されたファイルは、「ダウンロード」アイコンをクリックして自分のPCに保存できます。
  • ファイル管理におけるコンプライアンスと注意点
    • 不要なファイルの削除: プロジェクト終了後など、不要になったファイルは適切に削除しましょう。ストレージ容量の節約にも繋がります。
    • 機密情報の管理の徹底: 特に機密情報を含むファイルについては、共有後のアクセス権限の変更や、閲覧期間の制限などを情報システム部門に確認し、適切に管理しましょう。Slack上での共有だけでなく、その後のファイルの保管場所や、誰がアクセスできるのかまで意識することが重要です。

 

4. ハドルミーティングとワークフロービルダー：連携と自動化

Slackは単なるチャットツールではありません。音声・ビデオ通話機能や、日々の業務を自動化する「ワークフロービルダー」などの機能を活用することで、チームの連携をさらに強化し、業務効率を大幅に向上させることができます。

4-1. ハドルミーティング：気軽に音声通話を開始する

ハドルミーティング（Huddles）は、SlackのDMやチャンネル内で、手軽に音声通話を開始できる機能です。ビデオ通話のような堅苦しさがなく、「ちょっと相談したい」「口頭でサッと説明したい」といった短時間のカジュアルな会話に最適です。

  • ハドルミーティングの開始方法
    1. 音声通話を開始したいチャンネルまたはDMを開きます。
    2. 画面左下、または画面上部に表示されるヘッドホンアイコンをクリックします。
    3. クリックすると、自動的にハドルミーティングが開始され、そのチャンネルやDMの参加者に通知が届きます。参加したいメンバーは、同じくヘッドホンアイコンをクリックすることで通話に参加できます。
  • ハドルミーティングの機能
    • 画面共有: ハドルミーティング中に画面共有アイコンをクリックすると、自分のPC画面を他の参加者に見せることができます。
    • 絵文字リアクション: 通話中に絵文字で反応を示すことができます。
    • 参加者の追加: ハドルミーティング中に他のメンバーを招待することも可能です。
  • ハドルミーティング利用における一般的なマナーと注意点
    • 短時間での利用を意識: ハドルミーティングは、長時間の会議には不向きです。あくまで「ちょっとした立ち話」のような感覚で、短時間での情報共有や相談に活用しましょう。
    • 相手の状況を考慮: 相手が集中している可能性もあるため、ハドルミーティングを開始する前に、DMで「今お時間よろしいでしょうか？」と一言確認するとより丁寧です。
    • 会議議事録の記録はしない: 正式な会議ではないため、ハドルミーティングの議事録は基本的に取りません。重要な決定事項や合意内容は、改めてチャンネルにテキストで共有するようにしましょう。

 

4-2. 外部サービス連携（アプリ連携）：Slackを業務の中心に

Slackは、様々な外部サービスやアプリケーションと連携（インテグレーション）することで、その真価を発揮します。これにより、Slackを業務の中心に据え、他のツールからの通知を一元管理したり、Slack上から直接外部サービスを操作したりすることが可能になり、日々のワークフローを劇的に効率化できます。

  • 主な連携サービスの例と活用法
    • Google Drive / OneDrive: ファイルを共有する際に、直接クラウドストレージからファイルを選択したり、共有リンクを貼り付けたりできます。
    • Google Calendar / Outlook Calendar: 自分のカレンダーと連携し、会議の通知を受け取ったり、Slackから直接会議の予定を確認したりできます。
    • Zoom / Google Meet: Slackから直接Web会議をスケジュールしたり、開始したりできます。
    • Trello / Asana / Jira（プロジェクト管理ツール）: タスクの割り当て、進捗状況の更新、期日の通知などをSlack上で受け取れます。
    • GitHub / Bitbucket（開発ツール）: コードの変更、プルリクエスト、バグの報告などの通知をSlackで受け取れます。
    • Salesforce / HubSpot（CRMツール）: 顧客情報や商談の進捗に関する通知を受け取れます。
  • アプリの追加方法（情報システム部門に確認）:
    • Slackアプリをインストールするには、通常、ワークスペースの管理者による承認が必要です。
    1. Slackアプリの左側サイドバーにある「アプリ」の隣の「+」ボタンをクリックします。
    2. 「アプリディレクトリ」を開き、連携したいサービス名を検索します。
    3. アプリを選択し、「Slackに追加」をクリックします。
    4. その後の手順はアプリによって異なりますが、認証情報（連携したいサービスのログイン情報）の入力や、Slackに連携させるチャンネルの選択などを行います。
    • 注意点とコンプライアンス:
      • 必ず情報システム部門の承認を得る: Slackに外部サービスを連携させる際は、必ず事前に情報システム部門の承認を得てください。 承認されていないアプリは、セキュリティリスク（情報漏洩、不正アクセスなど）の原因となる可能性があります。
      • 連携する情報の範囲を理解する: 各アプリがSlackとどのような情報を連携するのか（例: 誰のどの情報にアクセスするのか）を理解し、必要最小限の権限のみを付与するようにしましょう。
      • 個人情報の扱い: 連携するサービス間で個人情報がやり取りされる場合は、個人情報保護法や社内規定を遵守しているか、改めて確認してください。

 

4-3. ワークフロービルダー：定型業務を自動化する

ワークフロービルダー（Workflow Builder）は、Slackの高度な機能の一つで、コードを書かずに定型業務のプロセスを自動化できるツールです。例えば、「新しいメンバーが参加したら自動的に特定のチャンネルに歓迎メッセージを送信する」「特定のキーワードが入力されたら自動的にタスクを作成する」といったことが可能になります。

  • ワークフロービルダーの活用例
    • オンボーディング: 新入社員がワークスペースに参加した際に、自動で自己紹介を促したり、必要なチャンネルへの参加を案内したりする。
    • 情報収集: 特定のチャンネルで「日報」や「議事録」といったキーワードが入力されたら、自動でフォームを起動し、必要な情報を収集する。
    • リマインダー: 特定の曜日の決まった時間に、特定のチャンネルにタスクのリマインダーメッセージを自動送信する。
    • 申請・承認プロセス: 従業員がSlackから休暇申請を提出し、上司がSlack上で承認できるフローを構築する。
  • ワークフロービルダー利用における注意点とコンプライアンス:
    • 必ず情報システム部門の承認を得る: ワークフロービルダーで自動化するプロセスによっては、機密情報や個人情報の取り扱いが発生する可能性があります。ワークフローを公開・利用する前に、必ず情報システム部門の承認を得てください。
    • 過度な自動化による混乱の回避: 自動化は便利ですが、過度な通知や意図しないメッセージ送信は、メンバーの混乱を招く可能性があります。テストを十分に行い、必要最小限の自動化から始めることを推奨します。

 

5. Slack利用における「マナー」と「コンプライアンス」：社内外での信頼を築く

Slackをビジネスツールとして効果的に活用するためには、技術的な操作だけでなく、適切なマナーとコンプライアンス意識が不可欠です。日々の業務において、社内・社外の区別なく、常にプロフェッショナルな対応を心がけましょう。

 

5-1. コミュニケーションの基本マナー（メッセージ送信・チャンネル）

Slackでのテキストコミュニケーションは、スピード感と気軽さが特長ですが、ビジネスの場である以上、丁寧さと分かりやすさを両立させることが重要です。

  • 件名や目的を明確にする:
    • 特にパブリックチャンネルでの新しい投稿では、メッセージの件名を必ず入力し、その投稿が何についての議論なのか、何を共有したいのかが一目で分かるようにしましょう。件名がないと、後から情報を見つけ出すのが非常に困難になります。
      • 良い例（件名）: 【〇〇プロジェクト】週次進捗報告、【要確認】A案件 資料レビューのお願い
      • 悪い例（件名なし）: お疲れ様です、確認お願いします
  • 丁寧な言葉遣いとトーン:
    • 顔が見えないテキストコミュニケーションだからこそ、普段の対面や電話以上に丁寧な言葉遣いを心がけましょう。Slackは比較的カジュアルなツールですが、ビジネスの場である以上、社内であっても相手への敬意を示す言葉遣いが求められます。絵文字やスラングの多用は、相手にカジュアルすぎる印象を与えたり、TPO（時と場所と場合）をわきまえないと思われたりする可能性があります。
    • 特に目上の人や役職者には尊敬語・謙譲語を適切に使い、相手の立場に配慮した言葉遣いを心がけましょう。
  • 返信は必ずスレッドで:
    • 最も重要なマナーの一つです。特定のメッセージに対する返信は、必ずそのメッセージの下に表示される「スレッドで返信」をクリックし、スレッド形式で会話を行いましょう。
    • 新しいメッセージとしてメインのチャンネルに投稿してしまうと、会話の流れが分断され、後から内容を追うのが非常に困難になり、チーム全体の情報整理を妨げます。これにより、情報が混乱し、誰かが重要な情報を見落とすリスクが高まります。
      • 良い例: （〇〇さんの投稿へのスレッド返信として）承知いたしました。早速取り掛かります。
      • 悪い例: （新しい投稿として、メインチャンネルで）〇〇さん、承知しました。
  • メンション（@）の賢い活用と配慮:
    • @ユーザー名と入力して特定の相手に直接通知を送る機能は便利ですが、不必要なメンションや、全員に通知が飛ぶ@channelや@hereでのメンションを頻繁に使うと、メンバーが「通知疲れ」を起こし、本当に重要な情報を見落とす原因となります。
    • 本当に重要な情報や、全員の注意を引く必要がある場合に限定して使いましょう。
      • 良い例（緊急時のみ）: @channel 緊急連絡です。システム障害が発生しました。詳細は後ほど追ってご連絡いたします。
      • 悪い例: 今日のランチはカレーです @channel（日常的な情報で全員に通知を飛ばす）
  • 確認しました、承知しましたの意思表示:
    • メッセージを受け取ったら、相手はあなたがメッセージを読んだかどうかを知りたがっています。相手に安心感を与えるためにも、確認した旨を伝えましょう。
    • 簡単なメッセージであれば、メッセージにマウスカーソルを合わせたときに表示される「絵文字リアクション」（いいね、👍など）で意思表示をするか、「確認しました」「承知しました」「ありがとうございます」といった短い返信で、読んだことを伝えましょう。これにより、チャット欄が返信で溢れるのを防ぎつつ、スムーズなコミュニケーションを促せます。
      • 例文（リアクションでOKな場合）: 相手のメッセージに「👍」の絵文字リアクションを付ける。
      • 例文（返信が必要な場合）: 〇〇さん、ご共有ありがとうございます。内容確認しました。
  • 絵文字やスタンプの使用:
    • 社内の雰囲気や相手との関係性にもよりますが、絵文字やカスタムスタンプはあくまで補助的な表現として適切に使いましょう。多用したり、ビジネスの正式なやり取り（特に社外とのやり取り）で使ったりすることは避けるべきです。
    • 社内での利用においても、フォーマルな議論や重要な決定事項を伝える際には、絵文字の使用は控え、簡潔かつ明確なテキストで伝えましょう。
  • DMとチャンネルの使い分けの徹底:
    • ダイレクトメッセージ（DM）:
      • 特定の個人や少人数への個別連絡（例: 〇〇さん、少しお時間よろしいでしょうか？）
      • 緊急性の高い連絡や、個人的な相談。
    • チャンネル:
      • プロジェクトや部署全体に関わる情報共有（例: 〇〇プロジェクトの進捗報告です。）
      • 特定のトピックに関する議論や意見交換。
      • 決定事項や共有すべきファイルの記録。
      • 重要: チーム全体で共有すべき情報や、後から他のメンバーが確認する必要がある情報（例: プロジェクトの決定事項、共有ファイル）は、DMではなく必ずチャンネルに投稿しましょう。 DMで完結させてしまうと、情報が属人化し、他のメンバーが状況を把握できなくなる「情報のサイロ化」が発生します。適切なチャネルで発言することで、情報が整理され、後から参照しやすくなります。
  • 業務時間外の配慮:
    • 相手の業務時間ではない時間帯（早朝、深夜、休日など）にメッセージを送る際は、相手への配慮を示すことが重要です。
    • 「ご確認は明日で構いません」「返信は業務開始後で大丈夫です」といった一言を添えることで、相手に不要なプレッシャーを与えずに済みます。これは、相手のプライベートな時間を尊重する大切なマナーです。
      • 例文: 〇〇さん、夜分恐れ入ります。先ほどのA案件について一点ご共有です。ご確認は明日で問題ございません。

 

5-2. ハドルミーティング・通話のマナーと注意点

Slackの音声・ビデオ通話機能は便利ですが、対面での会議と同様、適切なマナーを守ることが重要です。

  • ハドルミーティング（Huddles）の活用と配慮:
    • ハドルミーティングは、カジュアルな音声通話に最適です。しかし、相手が今対応可能かを事前に確認する配慮が必要です。DMで「@相手の名前 今お時間よろしいでしょうか？ハドルで少しお話できますか？」と一言確認してから開始すると丁寧です。
    • 長時間通話の回避: ハドルは短時間の打ち合わせに適しています。長時間の議論になりそうな場合は、改めて会議をスケジュールする（Zoomなどと連携して）ことを検討しましょう。
    • 記録の意識: ハドルミーティングは基本的に議事録を取りません。重要な決定事項や合意内容は、通話後に改めてチャンネルにテキストで共有し、記録に残すようにしましょう。
  • 音声・ビデオ通話時のマナー:
    • マイクのミュート: ハドルミーティングや通常の通話中も、自分が発言する時以外は必ずマイクをミュートにしましょう。 周囲の環境音（キーボード音、咳払い、生活音など）が混入し、他の参加者の迷惑になります。
    • 静かな環境: 通話を行う際は、できるだけ静かで、集中できる場所を選びましょう。周囲の音が大きい場所からは参加を避け、難しい場合は積極的にミュートを活用します。
    • 身だしなみと背景: ビデオ通話をする場合は、清潔感のある身だしなみを心がけ、背景も整理するか、バーチャル背景機能を利用しましょう。
    • 集中と参加: 通話中は、他の作業を控え、会話に集中しましょう。積極的に相槌を打ったり、リアクション絵文字を使ったりして、相手に聞いていることを伝えましょう。
    • 録画・録音の禁止: Slackの標準機能では通話の録画・録音機能は提供されていませんが、もし他のツールを使って録画・録音する場合は、必ず事前に参加者全員の同意を得てから行ってください。 無断での録画・録音はプライバシー侵害やコンプライアンス違反に繋がります。

5-3. 社外（取引先・顧客）との連携におけるマナーと注意点

Slackは、社外の方を「ゲスト」としてワークスペースに招待したり、共通のチャンネルを設ける「Slack Connect（コネクト）」機能を利用したりすることで、社外との連携を強化できます。しかし、社外の方とのやり取りでは、特に慎重な対応が求められます。

  • ゲストアカウントの利用とアクセス制限:
    • 社外のメンバーを「ゲスト」としてワークスペースに招待する場合、彼らがアクセスできるチャンネルを厳密に制限し、会社の機密情報が不用意に共有されないよう、細心の注意を払いましょう。
    • ゲストは、招待された特定のチャンネルのみにアクセスできますが、念のため情報システム部門と連携し、アクセスできる情報の範囲を再確認してください。
    • コンプライアンス: ゲストアカウントの運用は、情報セキュリティポリシーと個人情報保護法に準拠しているか、事前に法務部門や情報システム部門と協議し、承認を得ておくべきです。
  • Slack Connect（コネクト）の利用:
    • Slack Connectは、異なる企業間のSlackワークスペース同士を接続し、共通のチャンネルで連携できる機能です。プロジェクトメンバーが複数の企業にまたがる場合に非常に便利です。
    • 利用申請と承認: Slack Connectチャンネルを作成・参加する際は、必ず情報システム部門の承認を得てください。 どの企業と接続し、どのような情報を共有するのかを明確にし、セキュリティリスクを十分に評価する必要があります。
    • 情報共有の範囲: Slack Connectチャンネルで共有する情報は、公開しても問題ない情報か、機密情報が含まれていないか、厳重に確認してください。 不用意な情報流出は、会社の信用を損ない、重大なコンプライアンス違反に繋がります。
  • 言葉遣いと丁寧さの徹底:
    • 社外とのチャンネルやDMでは、社内以上に丁寧な言葉遣いを心がけましょう。一般的なビジネスメールや対面での会話と同等の礼儀と敬意を保つ必要があります。
    • 略語や社内用語の使用は避け、誰にでも分かりやすい言葉を選びましょう。
  • ファイル共有時の厳重な確認:
    • 社外の方とのチャンネルやDMでファイルを共有する際は、そのファイルが本当に共有して問題ないものか、機密情報が含まれていないか、ダブルチェックを徹底してください。
    • 可能であれば、Google DriveやOneDriveなどの共有リンクでアクセス権限を細かく設定し、Slackにはリンクのみを貼り付ける運用を検討しましょう。

 

5-4. コンプライアンスとセキュリティに関する「やってはいけないこと」（禁止事項）

Slackは企業の重要な情報が集まる場所です。以下の行為は、情報漏洩、コンプライアンス違反、セキュリティリスク、そして組織全体の信頼を損なう原因となるため、絶対に行ってはいけません。 これらは、就業規則や情報セキュリティポリシーに違反する行為として、懲戒処分の対象となる可能性もあります。

  • 機密情報、個人情報の不適切な共有:
    • 社外秘情報（新製品開発計画、売上データ、経営戦略など）、顧客情報、個人情報（氏名、連絡先、マイナンバー、クレジットカード情報など）、人事情報、営業秘密など、会社の機密情報や個人情報を、適切なアクセス権限を持たない相手や、不適切なチャンネル（例: 公開チャンネル、誤ったチャンネル）で共有することは絶対禁止です。
    • 共有するファイルやテキストの内容に、意図せず機密情報が紛れ込んでいないか、送信前に必ず確認しましょう。
    • 特に社外との連携（ゲストアカウント、Slack Connect）においては、情報共有の範囲を極めて厳しく制限し、万が一の誤送信に備える対策（例: 送信前チェックリスト）を講じるべきです。
  • 不適切なコンテンツの投稿:
    • 公序良俗に反する内容、ハラスメント（セクハラ、パワハラなど）に該当する内容、特定の個人や団体への誹謗中傷、差別的な表現、政治的・宗教的な発言、わいせつな表現などを投稿することは、絶対禁止です。 これらはハラスメント行為や名誉毀損に繋がり、法的な問題に発展する可能性があります。
    • 著作権や肖像権を侵害する画像、動画、テキストなどを、権利者の許可なく共有することも禁止です。SNSなどから安易に画像を引用しないようにしましょう。
  • 不正アクセスやアカウントの共有:
    • 他人のSlackアカウントを不正に利用すること。
    • 自分のSlackアカウント情報（ユーザー名、パスワード、多要素認証コードなど）を他人に教えたり、共有したりすること。
    • 会社から支給されたSlackアカウントを、会社の業務と無関係な私的な目的で利用したり、許可されていない外部サービスと連携したりすること。
  • システムの悪用や過度な負荷:
    • Slackのシステムに不必要な負荷をかける行為。例えば、大量の不要なファイルを繰り返しアップロードしたり、不必要に非常に大きなファイルを頻繁にやり取りしたりして、ワークスペースのストレージ容量を圧迫すること。
    • 情報システム部門が承認していないサードパーティ製アプリを無断でインストールしたり、ワークスペースの設定を勝手に変更したりすること。これはセキュリティホールを生む可能性があります。
  • シャドーIT行為:
    • 会社の情報システム部門が承認していない、あるいは把握していないチャットツールやファイル共有サービスを、Slackの代わりに業務で利用すること。これは、情報セキュリティ上の管理を困難にし、情報漏洩のリスクを高めます。 情報はSlackに一元化し、会社のルールに従って管理しましょう。
  • プライベートな利用:
    • 業務時間中に私的なチャットを頻繁に行ったり、業務と関係のないWebサイトを閲覧したりするなど、業務に支障をきたすような私的利用は控えましょう。Slackは業務効率化のためのツールであり、会社の資産です。
    • 個人的な連絡は、会社のSlackアカウントではなく、プライベートな連絡手段を利用しましょう。

5-5. 緊急時の対応

  • セキュリティインシデントの報告:
    • もし、以下のようなセキュリティ上の問題が発生した可能性がある場合は、自己判断で対応せず、速やかに情報システム部門または所属部署の責任者に報告してください。 迅速な報告と対応が、被害の拡大を防ぐ上で極めて重要です。
      • 誤って機密情報を社外の相手に共有してしまった。
      • 不審なリンクをクリックしてしまった、または不審なファイルを開いてしまった。
      • 自分のSlackアカウントが乗っ取られた可能性がある。
      • Slack上で不審なメッセージやファイルを受け取った。
      • その他、情報セキュリティに関する懸念がある場合。
      • 対応例: まずは問題が発生した状況を正確に記録し、スクリーンショットなどを準備した上で、電話や別のチャットツールで関係者に報告します。報告後も、指示があるまでは自己判断で行動しないようにしましょう。

 

6. よくある質問とトラブルシューティング

Slackを利用する中で遭遇しやすい一般的な問題とその解決策です。これらの手順を試すことで、多くの問題は解決できるはずです。

6-1. 通知が多すぎる/少なすぎる

通知設定は、Slackを快適に使う上で非常に重要です。適切な通知設定で、重要な情報を見逃さず、かつ不必要な通知に煩わされないようにしましょう。

  • 通知が多すぎる場合（通知疲れの解消）:
    • 設定の調整:
      1. Slackアプリの左上にある自分のアイコンをクリックし、「環境設定」を選択します。
      2. 表示された設定画面で「通知」タブに移動します。
      3. ここでは、ダイレクトメッセージ、メンション、チャンネルごとの通知など、項目ごとに通知の表示方法（デスクトップ通知、モバイルプッシュ通知など）を細かく調整できます。
      4. 特定のチャンネルの通知をミュート: 頻繁に会話があるものの、リアルタイムで全てを追う必要がないチャンネルは、チャンネル名を右クリックし、「チャンネルの通知を変更」>「通知をオフにする」を選択してミュートにすることができます。これにより、そのチャンネルからの通知は表示されなくなりますが、アクティビティは残ります。
    • 「おやすみモード」の活用:
      • 「おやすみモード（Do Not Disturb, DND）」は、一時的にすべてのSlack通知を停止する機能です。集中したい時や、業務時間外に通知を受け取りたくない場合に活用しましょう。
      • 自分のアイコンをクリックし、「おやすみモード」を選択すると、停止期間を設定できます。
    • ポイント: 重要なメンション（@自分）や、特定のプロジェクトに関わるチャンネルの通知など、本当に必要な通知だけを受け取るように設定し、集中力を保ちましょう。
  • 通知が少なすぎる場合（重要な情報を見逃さないために）:
    • Slackの通知設定確認: 上記と同様に「通知」設定を確認し、通知が意図せずオフになっていないか、または通知が「オフ」になっていないか確認します。
    • OSのシステム通知設定確認: WindowsやmacOSのシステム設定（「設定」アプリの「通知」など）で、Slackからの通知が許可されているか、通知スタイルが適切に設定されているかを確認します。OS側でSlackの通知がブロックされていると、Slackで設定しても通知は表示されません。

 

6-2. Slackの動作が重い/固まる

Slackアプリ自体の動作が遅い、頻繁に固まる、といった問題は、PCのパフォーマンスやSlackのキャッシュが原因であることがあります。

  • 確認すべき点と修復方法:
    1. PCのメモリとCPU使用率の確認:
      • キーボードのCtrl + Shift + Escキーを押して「タスクマネージャー」（Windows）または「アクティビティモニタ」（macOS）を起動します。
      • 「パフォーマンス」タブ（またはCPU、メモリタブ）で、CPUとメモリ（RAM）の使用率を確認します。もし常に高い値を示している場合、PCのスペック不足や、バックグラウンドで不要なアプリケーションが多数動作している可能性があります。
      • 「プロセス」タブで、Slack以外のアプリケーションが大量のメモリやCPUを消費していないか確認し、不要なものは終了させましょう。
    2. Slackデスクトップアプリのバージョン:
      • Slackアプリが古いバージョンのままになっていないか確認し、最新バージョンに更新しましょう。Slackは自動更新されることが多いですが、念のため確認し、手動で更新を試みることも可能です。「ヘルプ」メニューから「Slackについて」を確認できます。
    3. Slackのキャッシュクリア:
      • Slackは、動作を高速化するために様々なデータをローカルにキャッシュしています。このキャッシュが破損したり、肥大化したりすると、動作が重くなる原因となることがあります。
      • クリア手順（Windowsの場合）:
        1. Slackアプリを完全に終了します（タスクバーのSlackアイコンを右クリックし「Slackを終了」を選択）。
        2. Windowsの検索バーに%APPDATA%\Slack\Cacheと入力し、Enterキーを押します。これにより、Slackのキャッシュが保存されているフォルダが開きます。
        3. このフォルダ内のすべてのファイルを削除します。
        4. その後、再度Slackを起動します。
      • クリア手順（macOSの場合）:
        1. Slackアプリを完全に終了します。
        2. Finderを開き、メニューバーの「移動」>「フォルダへ移動」を選択。
        3. ~/Library/Application Support/Slack と入力し、「移動」をクリック。
        4. このフォルダ内の「Cache」フォルダを削除します。
        5. その後、再度Slackを起動します。
    4. 不要なアプリの終了: ファイルやブラウザのタブを多数開いていると、PCのメモリが不足し、Slackの動作も重くなることがあります。不要なアプリケーションやブラウザのタブは閉じておきましょう。
    5. PCの再起動: これも万能薬です。PCを再起動することで、メモリが解放され、一時的な問題が解決することがよくあります。
    6. PCスペックの向上: もし、PCが全体的に古く、上記の対策を講じても改善が見られない場合は、メモリ増設やSSD換装、または新しいPCへの買い替えを検討することが根本的な解決策となります。

Slackを「チームの生命線」として最大限に活用する！

Slackは、単なるチャットツールという枠を超え、現代のチームワークにおいて「チームの生命線」とも言える非常に強力なコラボレーションハブです。このマニュアルを通じて、あなたはSlackの基本的な操作から、チャンネルの賢い使い方、効果的なメッセージ送信、ファイル共有、そしてハドルミーティングや外部サービス連携といった応用機能の活用方法を深く理解されたことでしょう。

各用語の意味や、具体的な操作手順、そして「なぜそうするのか」という理由まで掘り下げて説明しました。Slackは、その柔軟性と拡張性ゆえに、使い方次第でチームの生産性を劇的に向上させることができます。

そして何よりも、Slackをビジネスツールとして適切に、そして安全に利用するための「マナー」「コンプライアンス」「セキュリティ」に関する重要な視点を深めていただけたならば幸いです。情報社会において、私たちは常に機密情報の取り扱いや、デジタルコミュニケーションにおける適切な振る舞いを意識する必要があります。社内外のやり取りにおける具体的なマナーや、「これだけはやってはいけない」禁止事項を理解し、実践することが、あなた自身の信頼、そして会社の信頼を築く上で不可欠です。

Slackを「チームの生命線」として最大限に活用することで、社内外のコミュニケーションはより円滑になり、チーム全体の生産性は飛躍的に向上するはずです。このマニュアルが、あなたのSlack活用を後押しし、日々の業務がさらにスムーズで豊かなものとなることを心から願っています

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