「譲歩するわけにはいきません」譲れない！敬語で目上に失礼なくビジネスメール例文・書き出しと結びの挨拶
「譲れません」という言葉は、自分の立場や条件が非常に大切であり、決して妥協することができないと考える場合に用いられます。たとえば、企業間の交渉や大切な契約内容の確認、業務上の重要な決断事項に関して、相手に自社の信念や方針を明確に伝える必要がある時に、この言葉は効果的に使われます。自分の意志をはっきりと示しながらも、相手への敬意を失わないよう、十分な理由や背景説明を添えることで、双方が納得できるコミュニケーションを目指すための一つの手段となります。さらに、業務における対話の中で、何がどうしても譲ることができない重要な点であるかを明確にすることで、後の誤解や不信感を防ぎ、信頼関係を維持するための工夫としても活用されるのです。
メールを送る際の注意点
メールにおいて「譲れません」という意思を伝える場合、まずは冒頭に相手への感謝や敬意を示す挨拶文を丁寧に記述し、その後に具体的な理由や背景を詳細に説明することが求められます。文章全体を通して柔らかい口調を保ちながらも、自社の方針や決定に対する自信を示すため、客観的な事実や論理的な根拠を明確に記すことが重要です。また、相手に対して十分な理解を求めると同時に、こちらの意向が譲れない理由を感情に流されず冷静に述べることで、誤解を生じさせず、円滑な意思疎通を実現する工夫が必要となります。さらに、全体の文章が一方的な印象にならないよう、相手の意見や立場に配慮した表現を盛り込み、信頼関係の維持に努めることが大切です。
失礼がない伝え方
- 私どもは、業務の円滑な遂行とお客様との信頼関係を守るために、慎重に検討した結果、今回の案件につきましては譲ることができないと判断いたしましたので、何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。
- お取引先様に対しては、長年にわたる実績と信頼を重んじ、弊社の基本方針に基づいて今回の条件は変更不可能である旨を、謹んでご報告申し上げる次第でございます。
- ご提示いただいたご意見につきましては、社内で十分に議論いたしました結果、品質や安全性を最優先に考慮し、やむを得ず譲れませんという決定に至りましたことを、心からご理解いただければと存じます。
- 弊社といたしましては、今後の業務発展とお互いの信頼関係を大切にするために、今回の重要事項に関しては譲る余地がないと判断し、慎重に決定を下した結果であることをご報告申し上げます。
- 貴重なご意見を賜りながらも、弊社としては企業の責任と使命を全うするため、今回の条件に関しては如何なる妥協も認められないとの結論に至りましたことを、深い敬意をもってご説明申し上げます。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？
書き出しの挨拶
- 平素は格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。お忙しい中、弊社からのご連絡をご確認いただきましたことに、心より感謝申し上げますとともに、今後とも変わらぬご支援をお願い申し上げる次第でございます。
- いつも大変お世話になっております。貴重なお時間を割いて本メールをご覧いただきますことに、深い感謝の意を表し、弊社の大切な意向を丁寧にお伝えさせていただく所存でございます。
- 日頃より皆様には多大なご配慮を賜り、心より御礼申し上げます。お忙しい中、こちらのご連絡をお受け取りいただき、誠にありがとうございますとともに、今後の円滑な業務遂行に向けたご協力をお願い申し上げます。
- 平素より大変お世話になっております。貴社の益々のご繁栄と皆様のご健康をお祈り申し上げるとともに、本メールにて重要なご連絡をさせていただく機会を頂戴しましたことに、深い感謝の意を表します。
- いつも弊社へのご厚情を賜り、誠にありがとうございます。皆様のお力添えに感謝するとともに、今回のご連絡に際し、心からのご挨拶を申し上げるとともに、今後ともご指導ご鞭撻のほどお願い申し上げます。
締めの挨拶
- 本日はお忙しい中、最後まで本メールをご精読いただき、誠にありがとうございました。何かご不明な点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいますようお願い申し上げます。
- ご検討いただきますようお願い申し上げるとともに、皆様のご健康と貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げ、今後とも末永いお付き合いをお願い申し上げます。
- お手数をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げるとともに、今後も変わらぬご支援をいただけますよう、深くお願い申し上げます。
- 本メールにてご説明申し上げた内容に関しまして、ご不明な点がございましたら、どうぞご遠慮なくお問い合わせくださいますようお願い申し上げ、重ねて感謝の意を表させていただきます。
- 最後までご覧いただき、重ねて御礼申し上げますとともに、今後とも皆様にとって有意義な情報を提供できますよう、誠心誠意努めてまいりますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。
実際の使用例
- お客様各位、平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。弊社では、業務の品質と安全性を最優先に考えておりますため、今回の価格交渉につきましては譲れませんという決定を下し、変更の余地がないことを何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
- 関係各位におかれましては、いつもお世話になっております。業務効率の向上とサービスの質の確保を目的とした取り組みの一環として、今回の条件につきましては譲れませんという堅固な意向を固めたことをご報告申し上げます。
- 日頃のご協力に深く感謝申し上げるとともに、弊社の経営方針に基づき、今回の重要事項に関しては譲ることができないと判断いたしましたので、何卒ご理解とご協力をお願い申し上げる次第でございます。
- このたびは、ご提案いただきました内容について、慎重に検討を重ねた結果、企業としての責任を全うするために譲れませんという結論に至りましたことを、謹んでご報告申し上げます。
- 各位におかれましては、平素より大変お世話になっております。弊社は長年の経験と実績に基づき、今回の条件に関しては一切の妥協を認めず堅持する決意を固めたことを、丁寧にご説明申し上げる次第でございます。
注意しないと状況・場面は？
この言葉を使用する際には、相手との信頼関係や日頃のコミュニケーションの積み重ねが非常に重要です。たとえば、取引先や上司、部下との連絡において、十分な理由や背景説明を行わずに「譲れません」という強い意志だけを伝えてしまうと、相手に対して冷たい印象を与えたり、誤解を招く恐れがあります。そのため、事前に相手の立場や意見を十分に理解し、適切な情報共有を行うことが必要です。また、業務上の重要な事項である場合には、なぜその条件が譲れないのか、具体的な理由や背景を丁寧に説明することで、相手にも納得いただけるよう努めることが肝要です。こうした配慮がなされていないと、後に信頼関係が損なわれる危険性があり、今後の円滑な連絡や協力体制に悪影響を及ぼす可能性があるため、慎重な対応が求められます。
活用する際の工夫
- 相手に納得していただくため、具体的な理由や背景を詳細に記述し、企業としての決意を丁寧に伝えるとともに、相手の意見にも耳を傾ける姿勢を示す工夫が重要です。
- メール本文では、冒頭に感謝の気持ちをしっかりと述べた上で、譲ることができない理由を分かりやすく、そして冷静に記すことで、誤解のない情報伝達を心がけると良いでしょう。
- 業務上の重要な連絡事項においては、譲れませんという強い意志と共に、その背景や具体的な事情を詳細に説明し、双方が納得できる解決策を模索する姿勢を併せ持つことが望まれます。
- お取引先への連絡では、常に相手への感謝と敬意を忘れず、譲ることができない理由を冷静かつ具体的に述べることで、信頼関係を維持しながらも自社の方針を明確に示すよう努める必要があります。
- 文章全体を通して、一方的な主張にならないよう、相手の理解を得るために背景情報や理由を十分に補足し、最終的に譲れない点を強調するバランスの取れた構成にする工夫が求められます。
目上の方へ使用してよいか？言い換え適したメール
追加の担当を依頼された際のお断りについて
いつも多大なるご指導を賜り、誠にありがとうございます。今回、新たにお任せいただきたいお仕事についてお声がけをいただきましたこと、大変光栄に存じます。ただ、既に抱えている業務が立て込んでおり、これ以上の責務を担うことは難しい状況です。特に、進行中の案件においては納期が極めて厳しく、現段階でさらなる役割を引き受けてしまうと、全体のクオリティやスケジュールに悪影響が及ぶことを危惧しております。大変心苦しいお願いではございますが、業務の集中によって混乱を招かないよう考慮いたしました結果、今回の追加ご担当に関してはお引き受けできかねます。折角のお声がけに対してご要望に添えず恐縮ですが、何卒ご理解いただきたくお願い申し上げます。今後も業務全般においては誠意を尽くし、迅速かつ正確に対応してまいりますので、引き続きご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
会議日程変更のご要望を受けた際のやむを得ないお願い
日頃より貴重な助言と温かいお力添えをいただき、ありがとうございます。今回、会議日程を再調整なさりたいとのご連絡を拝見いたしました。しかし、現行の予定はすでに複数の部署との連携を図って立案しており、これ以上の変更は実務上大きな混乱を招いてしまいます。私の担当領域で独自にスケジュールを動かすことは難しく、いましばらくは現行の計画を維持せざるを得ない状況です。せっかく日程の再検討をご提案いただきましたが、この点につきましてはどうかご容赦いただきたく存じます。引き続き他の面でのサポートや相談には柔軟に応じる所存ですので、何かご要望等ございましたら、ぜひお知らせください。今後ともご助言を賜りながら業務に邁進してまいりますので、変わらぬご指導をよろしくお願いいたします。
予算の追加確保が厳しいときの返答
日頃より深いご配慮をいただき、感謝しております。新規に立ち上げた企画の拡大に伴い、さらなる予算を投じる必要があるとのお話を伺いました。確かに内容を充実させるためにも、十分な費用を確保することは重要だと存じております。しかし、既に承認いただいた範囲内でぎりぎりの費用配分を行っており、これ以上の拡大は難しいというのが正直なところです。もちろんできる限り歩み寄りたい気持ちはやまやまですが、資金面の都合上、これ以上の譲歩は致しかねる状況でございます。もし他の部門と連携しながら別の方法で資金を捻出できるような方策があれば検討したいとは考えておりますが、直ちに追加の予算を確保するには至りません。こうした理由から、ご期待にそえず申し訳ありませんが、ご了承いただけますと幸いです。引き続き成果を最大化できるよう、全力で努めてまいりますので、今後ともよろしくお願いいたします。
新制度導入の要請を断らざるを得ない相談
いつも温かく見守ってくださり、ありがとうございます。先日ご提案いただきました社内制度の改変案は、私自身も大変興味深く拝見いたしました。しかし、現在は各部署の運営方針が大きく動いている最中で、新制度を導入するとさらなる負担が生じる懸念がございます。私どもとしても革新的な試みに前向きでありながら、現行の規定や運用体制を大幅に組み替えるための予備期間を十分に確保できておりません。大変恐れ入りますが、今はそのご提案に応じて具体的に着手するのは困難と言わざるを得ない状況です。頂いたアイデアは今後の参考として大切に検討させていただきますので、どうかご理解いただきたく存じます。これからもご指導を仰ぎながら、少しずつ改善を進めていく所存ですので、引き続きよろしくお願い申し上げます。
納期短縮依頼に対応できない旨の連絡
平素より公私にわたりご指導をいただき、心より感謝申し上げます。今回、プロジェクト全体の納期をさらに早めるご要望を頂戴いたしましたが、すでに各メンバーが予定以上の負荷を抱えながら取り組んでおります。これ以上の作業圧縮は品質低下やミスの発生リスクを高めることとなり、全体に深刻な影響を及ぼしてしまう可能性が否めません。もちろん、あらゆる手段を模索したく存じますが、現状では納期を切り詰める余地がほとんどございません。大変申し訳なく存じますが、この点に関しては現行スケジュールを死守せざるを得ないと判断いたしました。ご期待に添えず心苦しく思いますが、引き続き最大限の努力をもってプロジェクトを円滑に進めてまいりますので、どうぞよろしくご理解くださいますようお願い申し上げます。
大規模プロジェクトの合流依頼を断る際のやむを得ない報告
日頃より温かいお心遣いをいただき、本当にありがとうございます。大型案件への合流をご提案いただき、大変ありがたく思っております。ですが現在、私がメインで取り組んでいる業務が既に綱渡りの状態で進んでおり、残念ながら新たな案件に参加する余力がないのが実情です。何とか力になりたい気持ちはあるものの、中途半端に責任を負ってしまうと、双方に良い結果をもたらさないことを強く危惧しております。特に、人員体制の調整や資料作成の負荷を考えますと、すぐに合流することは極めて難しい状況です。こうした事情から、今回は参加を見送らざるを得ない旨をご容赦いただけますと幸いです。将来的に余裕が生まれましたら、改めてご協力させていただきたく存じますので、何とぞ今後ともご指導をよろしくお願いいたします。
多忙期の追加アサインを断りたいときの説明
日々のご助力に支えられ、業務を円滑に進められていることを深く感謝しております。現在、年度末ということもあり、既存プロジェクトが過密スケジュールで進んでおります。これに重ねて追加の担当業務をいただいた場合、クオリティの低下や納期遅延を引き起こすリスクを否定できません。企業全体の信用を守るためにも、無理をして中途半端に請け負うより、適切な人員配置を再検討していただくほうが得策と考えております。もちろん、できる限り協力したいという気持ちはやまやまですが、今回は誠に不本意ながら譲歩が難しい立場にあります。このように申し上げるのは大変心苦しいのですが、どうかご理解いただきますようお願い申し上げます。引き続き誠心誠意をもって目の前の業務に邁進し、また状況が許す限りで協力に努めますので、今後もご教授くださいますようよろしくお願いいたします。
取引先の企業へ使用してよいか？言い換え適したメール
追加コンサル依頼のお断り連絡
平素より弊社サービスをご利用いただき、ありがとうございます。ご提案いただいた追加のコンサルティング業務に関し、詳細を拝見いたしました。大変魅力的なお話で、今後の事業拡大にも通じる内容だと感じております。しかし、現段階では既存プロジェクトの進捗管理に全力を注いでおり、新たにコンサルティングの担当を配置できる体制が整っておりません。無理にお引き受けしても、十分な水準で結果を出せない恐れがあり、お客様に対して不誠実になってしまうことを危惧しております。誠に申し訳ありませんが、今回はご希望に沿うことが難しい状況です。今後のタイミングで改めて体制を整えられる見込みが立ちましたら、こちらからご連絡させていただきたいと考えております。何卒ご了承のほど、よろしくお願いいたします。
技術提携の契約内容を再検討してほしいお願い
いつも弊社とのお取引をご継続くださり、感謝しております。先日いただいた技術提携に関する追加契約条件につきまして、弊社内で検証いたしましたところ、現在のリソースでは新たに求められる要件をカバーすることが難しいとの結論に至りました。特に、契約内容の拡張によって求められる作業量が想定以上となり、これ以上の要求には譲歩できない状況が続いております。できればご要望に応じたいのは山々ですが、品質確保や今後のサポート体制を考慮すると、むやみに契約範囲を広げるのは難しい現実がございます。大変恐れ入りますが、契約条件をもう一度ご検討いただき、実際の運用に無理のない範囲に調整していただくことは可能でしょうか。今後のやり取りも円滑に進めるため、ご理解賜れますと幸いです。引き続き、双方にメリットがあるよう最善を尽くしたいと考えておりますので、どうぞよろしくお願いいたします。
販売数の最低ロット変更依頼を断る連絡
いつもお世話になっております。先日は弊社製品の大量発注をご検討いただき、ありがとうございます。しかし、今回ご要望いただいた最低ロット数の大幅な引き下げにつきましては、生産ラインや在庫管理体制の都合上、応じかねる状況にございます。弊社側で徹底的に試算を行った結果、ある程度の数量を確保しなければ、製品コストと品質の両面で安定を維持できないという結論に達しました。もし本件でこちらが譲歩してしまうと、他のお取引先様との平衡も崩れかねず、企業全体としての信頼に影響を及ぼす可能性があります。誠に心苦しいお願いではございますが、今回の最低ロット数については現行のまま維持させていただきたく存じます。お客様にとってもメリットのある形で今後の取引を続けたいと考えておりますので、ご理解のほどよろしくお願いいたします。
原価高騰による単価据え置き交渉へのお返事
弊社との長きにわたるご縁を大切にしてくださり、誠にありがとうございます。原材料の高騰や物流コストの上昇に伴い、弊社も価格再調整を検討せざるを得ない状況にあります。とはいえ、貴社から単価を維持してほしいとのご要望を頂戴しており、何とか折り合いをつけられないかと試算を進めてまいりました。しかし、現在の市場動向を踏まえると、どうしてもこれ以上は譲歩できる余地がなく、単価をそのまま据え置くことは厳しいというのが実情です。もしこのままの価格で販売を続けてしまうと、弊社の生産や品質維持に支障が生じ、結果的にご迷惑をおかけしかねません。大変厳しいお願いではございますが、今回の改定につきましてご理解いただき、引き続き協力関係を保っていただけますよう、お願いいたします。今後も品質向上に努めながら、お客様に最大の価値をお届けできるよう努力してまいります。
コラボ企画の拡大提案を見送る際の案内
日頃より親密なお取引をさせていただき、ありがとうございます。先日お話いただいた共同プロモーションの規模拡大案は、今後の発展に向けて興味深いテーマでした。一方で、弊社としては現在進行中の企画も多岐にわたり、新たに大幅な予算とリソースを振り分けることが難しいのが実際のところです。折衷案を検討いたしましたが、大幅な投資が必要になる部分が多く、弊社単独ではその負担を受け止められない可能性が高いです。勢いに任せて挑戦したい気持ちもあるものの、成果を確実なものにするためには十分な準備と体制構築が不可欠であり、今はそれが整いきっておりません。大変恐縮ではありますが、このたびの拡大提案は見送らざるを得ない結論に至りました。将来的に状況が好転すれば改めて相談させていただきますので、ぜひ今後ともご協力のほどよろしくお願いいたします。
特別割引対応の継続要請を断らざるを得ない連絡
いつも弊社製品を選んでくださり、ありがとうございます。このたびご要望いただいた特別割引対応の継続に関して、改めて検討を行いましたが、残念ながらこれ以上のサービス提供は非常に厳しい状況です。もともと一時的なキャンペーンとして実施していた割引であり、これを恒常的に続けますと利益構造上、弊社の経営を圧迫してしまいます。さらに、すでに他のお客様との契約内容との兼ね合いもあり、今回のご要望にだけ特別に応じるわけにはいかないのが現実です。誠に申し訳ございませんが、今後は通常価格でのお取引とさせていただきたく、ご了承いただきたく存じます。ご期待にそえず心苦しい限りですが、引き続き高品質のサービスと製品をお届けできるよう最善を尽くしてまいりますので、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。
海外支社の在庫確保要請を調整できない際の通知
日頃から円滑なお取引をいただき、感謝しております。海外支社における急な需要増加についての情報を共有していただきましたが、弊社としても在庫をすぐに補充できる体制を整えるのは難しい状況です。既に国内外を含めた全ラインでフル稼働しており、他の地域のオーダーともバッティングしているため、この段階で在庫を優先的に移動させるのは現実的ではありません。もちろん、お客様の要請にできる限り寄り添いたい想いはあるものの、不用意に在庫を動かすと他のお取引先との関係や納期にも悪影響が及ぶと予想されます。大変恐れ入りますが、すぐの対応は難しいと判断せざるを得ません。ご要望に即応できず心苦しい限りですが、今後も生産体制の見直しや物流の改善に注力し、少しでも早く需要に応じられる体制を整えてまいりますので、どうかご理解いただきますようお願いいたします。
新規取引先に使用してよいか？言い換え適したメール
サービス開始直後の追加要望を制限したい場合の文面
このたびは弊社サービスにご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございます。初期導入のプランに加え、早速新たなご要望を頂戴し、大変ありがたく感じております。しかしながら、現時点ではまず基本導入の効果測定と運用体制を固めることが最優先と考えており、追加の機能拡張やオプション導入は、時期尚早との結論に至りました。十分なデータを蓄積し、安定稼働の目処を確認しないまま付帯内容を充実させると、想定外のトラブルが起こる可能性が高まります。せっかくのご提案をいただきながら誠に恐縮ではございますが、今は基本利用範囲内で実績を積んでいただき、その上で最適な拡張をご一緒に検討できれば幸いです。焦らずにしっかり基盤を作り上げるためのご協力をお願い申し上げます。今後とも末永くお付き合いいただけますよう、何卒よろしくお願いいたします。
新しい支払い条件の早期変更を断るお願い
このたび弊社サービスのお申し込みをご検討いただき、ありがとうございます。ご提示いただいたお支払い条件の変更につきまして、社内で審査を行いましたところ、開始直後に大幅な条件を緩和するにはリスクが大きいとの判断に至りました。まだ信頼関係を十分に構築する前段階であり、弊社側としても過去の取り引き実績などがないため、期日を先延ばしにするような条件は受け入れるのが難しい状況です。安定したお取引を継続するためにも、まずは通常の決済方法でお取引を始めさせていただき、その後の成果や実績を踏まえて改めて検討を行いたいと考えております。早急なお力添えができず、大変心苦しい限りですが、どうかご理解賜りますようお願いいたします。今後も相互の発展につながる関係を築くため、誠意をもって対応してまいりますので、よろしくお願いいたします。
納入時期を急に縮める要請を受けたときの返信
初めてのお取引を検討いただき、誠にありがとうございます。ご連絡を拝読し、納入時期の大幅な前倒しをご希望とのことを承りました。通常、弊社では在庫確保や検品、出荷手配の一連のプロセスに十分な時間を設定しており、いきなりの納期短縮は品質管理を損なうリスクを高めることが考えられます。特に、新規でのお取引となる場合はご要望に柔軟に応じたい想いもございますが、今回は社内の工程再編にも余裕がなく、残念ながらこれ以上の短縮には対応できかねます。まずは安全かつ正確に商品をお届けし、お客様との信頼関係を築くことを何より優先したいと考えております。申し訳ありませんが、どうかご容赦ください。今後とも密に情報共有を行いながら、最善のタイミングで納品できるよう努めますので、ご理解のほどお願い申し上げます。
小規模ロットでの価格交渉を再考いただく依頼
このたび弊社製品にご興味を持っていただき、光栄に存じます。お問い合わせいただいた数量での価格設定に関して、社内で再三検討いたしましたが、当該規模におけるコスト負担を考慮すると、提示いただいた金額にまで価格を下げるのは難しいという結論に至りました。弊社としても新規のお客様にはできるだけ柔軟に対応したいと考えておりますが、これ以上の譲歩を実施すると、今後のサポート体制や品質保持のための費用確保が困難になる恐れがございます。お客様のビジネスに貢献すべく、長期的に安定した供給とアフターケアを提供できるよう計画しておりますゆえ、価格面での限界がどうしてもございます。ご納得をいただける条件を模索するためにも、もう少し規模を拡大していただくか、別の仕様をご検討いただけると幸いです。ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
カスタマイズ機能の無料導入を断る際の説明
初めてお問い合わせいただき、ありがとうございます。カスタマイズ機能の無料提供につきまして、大変興味深いご希望をいただきました。しかしながら、弊社では基本機能以外の開発や調整は相応の工数を要し、その分のコストがどうしても発生してしまいます。まだお付き合いを始めたばかりの段階で、十分な取引量や運用実績が整わないままに無償対応をお約束すると、結果としてサービス全体のバランスを崩しかねません。もちろん、今後長きにわたってお取引を続けていただく中で、特別な対応を検討できる場合もあるとは思いますが、現時点では無料提供は難しいという結論に至りました。ご希望に沿えない形となり、誠に恐縮ではございますが、まずは標準プランでの運用をご検討いただきたく存じます。何卒ご理解のほど、よろしくお願いいたします。
即時の展示会コラボ参加要請を躊躇するお願い
弊社の製品に興味をお寄せいただき、誠にありがとうございます。展示会でのコラボレーションについてご提案いただき、大変うれしく感じております。しかし、新規でのご縁がスタートして間もない中、双方の目的やブランド方針、マーケティング戦略が十分にすり合わせできていない状況での即時参加はリスクが大きいと考えております。せっかく魅力的なお話をいただきながら恐縮ですが、弊社はまだ展示ブースや広報物の制作すら確定しておらず、短期間での準備には無理が生じてしまいます。まずは通常のお取引を通じて信頼関係を深めつつ、次回以降の展示会などで万全の態勢でコラボを実現できればと願っております。今は時期尚早と判断させていただきますが、今後より良い形でご一緒できるよう努力してまいりますので、何卒ご理解をお願いいたします。
広告費用負担の増額要請を見送る返答
このたびは弊社の商品をお取り扱いいただく方向でお話が進み、誠にありがとうございます。広告宣伝費の追加負担に関してご相談を拝見いたしましたが、導入間もない段階で予算を拡張するのは弊社としても難しいのが実状です。新規のご契約ゆえ、売上や成果を十分に把握できていない段階で大幅な広告投資を行うのはリスクが高く、双方にとって最良の結果を得るとは限りません。もちろん、将来的には販売実績を見ながら広告協力の範囲を広げたいと考えておりますが、まずは今の運用で確実に効果測定を行うことが必要だと判断しております。せっかく好意的なお話をいただきながら大変恐縮ですが、現時点での追加費用のご要望には応じかねます。何卒ご理解くださいますようお願いいたします。今後も貴社のビジネス拡大にできる限り貢献してまいりますので、引き続きよろしくお願いいたします。
顧客・お客様へ使用してよいか？言い換え適したメール
追加サービスをご希望された際の対応
平素より弊社サービスをご利用いただき、心より感謝申し上げます。このたび、さらに幅広い機能拡張についてのお問い合わせをいただき、大変ありがたく感じております。しかし、現行プランの機能でさえ、まだ十分に活用しきれていないご様子も見受けられます。弊社といたしましては、まず現在のプランを最大限ご活用いただいた上で、その成果をしっかりと測定していただくことを推奨しております。追加機能の導入には別途費用と調整が必要であり、ご希望に添えない形で導入を急いでしまうと十分な効果を得られない可能性が高いです。もちろん、お客様のご希望をないがしろにするつもりはまったくございませんが、今の段階では拡張せず現行プランを継続いただくことが最善と考えております。結果として長期的なご満足につながるよう、今後もしっかりサポートいたしますので、どうかご理解をお願い申し上げます。
特別メニューの早期適用依頼を断るお知らせ
いつも弊社の商品をお選びいただき、誠にありがとうございます。今回ご要望いただいた特別メニューの先行適用につきまして、調整を行いましたが、現在の実施要件や準備状況を考慮すると、まだ全体に適用できる段階ではございません。新商品や特別企画は社内でテストを繰り返し、十分に効果や安全性が確認された後に本導入へ進む方針を取っております。もし十分な検証ができないまま提供を開始すると、サービスの品質に不具合が生じる危険性があり、お客様にご不安やご迷惑をかけかねません。誠に心苦しいのですが、今は通常のメニューでご利用いただき、正式リリースまでお待ちいただきたく存じます。しっかりと準備を整えた上で自信を持ってご案内させていただく所存ですので、何卒ご理解をお願い申し上げます。
キャンセル規定の譲歩を求められたときの返答
このたびは弊社サービスにお申し込みいただき、ありがとうございます。ご予約のキャンセルに関する規定を緩和してほしいとのお申し出を拝見いたしましたが、規定のキャンセルポリシーはほかのお客様との公平性を保つためにも、一律で運用しております。お客様のご事情を拝察し、できる限り寄り添いたい気持ちは十分にございますものの、ここで特例を認めてしまうと全体のバランスが崩れ、多くのお客様に混乱を招く恐れがあります。大変申し訳なく存じますが、今回だけ特別扱いをすることは難しい状況です。ただし、今後のご予約に際しては、お日にちの調整や早めのご相談など、できる限りスムーズに対応できるよう尽力いたしますので、どうかご理解いただきますようお願い申し上げます。今後ともご愛顧のほど、よろしくお願いいたします。
有償サポート期間外の無償対応要求を断る連絡
日頃より弊社製品をご利用いただき、誠にありがとうございます。今回お伺いした内容は、すでに有償サポート期間を終了している範囲に該当するため、本来であれば別途料金が発生いたします。ご連絡をいただいた限りでは、深刻なシステムエラーというわけではなく、機能改修や調整に近い内容とお見受けするため、残念ながら無償での対応は難しい状況です。確かに、長年にわたってお付き合いいただいているお客様への恩返しとして、特別な配慮を施したい想いはございますが、他のお客様との公平性を保つ観点からも、一部だけの例外は設けられないのが現状でございます。恐れ入りますが、詳細なお見積もりを提示させていただく形でご案内させていただきたく存じます。結果としてご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。
新プラン移行を早めたい要望を見送るお知らせ
いつも弊社サービスをご利用いただき、ありがとうございます。新プランへの移行を可能な限り早めてほしいとのご依頼を頂戴いたしましたが、現行プランとの契約期間やシステム切り替えの工程を踏まえると、すぐに移行を完了するのは難しい状況です。新プランでは全く異なる仕組みを採用しており、データ移行や操作方法のレクチャーなど、事前準備が必要となります。お急ぎのお気持ちは十分に理解しておりますが、拙速に手続きしてしまうとトラブルが発生し、かえってご負担が増大する恐れがあるため、弊社としても慎重に対応せざるを得ません。大変恐縮ではございますが、今の契約期間終了と同時に移行を行うのが適切と考えておりますので、どうかご理解いただけますと幸いです。今後もより便利にご利用いただけるよう全力で取り組んでまいりますので、よろしくお願いいたします。
お支払い期日の延長交渉を却下する旨の連絡
弊社製品をご購入いただき、誠にありがとうございます。今回、お支払い期日のさらなる延長をご希望とのお申し出を受け取りましたが、既に一度お支払い猶予を設けております関係上、これ以上の延長は難しい状況です。弊社としてはできるだけお客様のご都合に合わせて柔軟に対応してまいりたい所存ですが、度重なる期日変更を認めると、他のお客様との取引条件との整合も取れなくなり、公平性が損なわれる懸念がございます。誠に心苦しいのですが、今回はやむを得ずお断りする結論に至りました。もし何か別の方法でご都合を合わせることが可能でしたらご相談いただければ幸いです。お客様との関係を大切に考えておりますので、引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。
無償アップデート終了後の継続希望を断る返答
このたびは弊社の長期ユーザーとして、長らくご利用いただきありがとうございます。無償アップデート期間が終了した後も引き続き同様のサポートを受けたいとのご要望をいただきましたが、現在の契約形態では最新バージョンのソフトウェア提供は有償サポート対象となります。無償期間中は多くの利用者様に気軽にシステムをアップデートしていただく目的で運用しておりましたが、終了後は維持費や開発コストを回収する必要があるため、現行の体制では無料提供を続けるわけにはいきません。ぜひ、新たなサポートプランへのご加入をご検討いただければと思います。長年お使いいただいている大切なお客様だからこそ、今後のサポートを円滑に行うためにも契約形態の変更をご案内いたしたく存じます。ご期待に添えない部分があり申し訳ありませんが、何卒ご理解くださいますようお願いいたします。
社内メールで使用してよいか？言い換え適したメール
チームリーダーへの追加タスク拒否相談
いつもご指導をいただき、ありがとうございます。先ほどご依頼いただいた業務ですが、現在私が担当している案件がピークを迎えており、納期に追われている状況です。このままでは、新たなタスクを抱え込むことで既存案件の品質維持が危うくなる恐れがあります。もちろん、チーム全体の生産性を損なわないよう、私なりに最善の策を模索したいと考えておりますが、正直なところ、今回はこれ以上の業務負荷に対応するのは難しい段階です。大変恐縮ではありますが、ほかのメンバーに振り分けるなど、再検討をお願いできないでしょうか。引き続き全力で目の前の業務に取り組み、トラブルのない形で成果を上げられるよう努力してまいりますので、何卒ご理解とご協力をよろしくお願いいたします。
部署間調整依頼を断る際の謝意と説明
お疲れさまです。先日お声がけいただいた部署間調整の件ですが、スケジュールやタスク配分を再確認したところ、すでに相当数の案件が積み重なっており、現時点で新たに協議の場を設ける余裕が見当たりません。部署内でも限られた人員と時間で業務をこなしており、今はこれ以上の調整業務に携わるのが難しい状況です。せっかくご指名いただいたにもかかわらず、申し訳ない気持ちでいっぱいです。ほかに窓口となれる人材がいないか、あるいはスケジュールの変更余地がないかなど、再度検討いただくことは可能でしょうか。私も状況が落ち着き次第、できる限りフォローしたいと考えておりますので、どうかご理解のほどお願いいたします。
緊急対応をさらに要求された際の控えめな拒否
いつも情報共有とサポートをありがとうございます。昨日お話しいただいた緊急対応の件につきまして、できる限り迅速に進めるよう社内体制を調整いたしましたが、これ以上の短期決着は難しいと判断しております。実は当該案件と並行して、同じレベルの優先度をもつ依頼が複数走っており、それぞれ対応が逼迫している状況です。すでに可能な限りリソースを集中させていますが、さらに特急で処理するには新たな手段が必要となり、現在の作業効率やスケジュールを大幅に崩す恐れがございます。誠に恐れ入りますが、現在の進行速度で進めざるを得ない点、ご理解いただきますようお願いいたします。もちろん進捗状況は逐一共有し、問題が発生しないよう尽力いたしますので、ご安心いただければ幸いです。
他部署からの共同プロジェクト参加を見送る連絡
連日業務お疲れさまです。お誘いいただいた共同プロジェクトへの参加要請について、大変ありがたいお話と感じております。ただ、現在の業務ラインがすでに限界近くまで動いており、新しいプロジェクトを並行して進めるのは難しいのが正直なところです。もし私が参加してしまうと、どちらの案件も中途半端になり、全体のパフォーマンスを落としてしまいかねません。本件はとても魅力的ではあるものの、まずは私自身が現在抱えている案件を確実に完了させることを最優先と考えております。別の機会や余裕のあるタイミングで改めて協力できる形を検討できれば幸いです。せっかくのお声がけに十分応えられず恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
短納期での資料作成依頼を断る旨の連絡
お疲れさまです。先ほどご連絡いただいた資料作成について、詳細を拝見いたしました。非常に重要なプレゼンに使用されるとのことで、できる限りサポートしたいのですが、納期があまりにも短く、他の業務との兼ね合いで調整がつかない状況です。既に社外のやり取りやレポート作成案件が詰まっており、納期に追われながら無理に作成を急ぐと、内容の正確性やクオリティを担保できない恐れがあります。結果として満足のいく成果を出せないのであれば、本末転倒になってしまいかねません。申し訳ございませんが、今回の超短納期での対応は難しいという結論に至りました。もしスケジュールを延ばしていただけるなら改めて調整いたしますので、ご検討いただけますと幸いです。
社内イベントへの負担増加を拒む連絡
いつも雰囲気づくりにご配慮くださり、ありがとうございます。今度の社内イベントの企画補助をさらにお願いしたいとのお話を伺いましたが、申し訳ないことに、私の業務負担がすでに上限に近い状態です。社内行事を盛り上げることは大切だとわかっておりますが、業務が圧迫されると結果的に本来の仕事にも支障をきたし、全体の効率を下げてしまう懸念がございます。無理を承知で担当を増やしたとしても、良い結果に結びつかない可能性が高いため、今回は追加の役割を引き受けることが難しい状況です。せっかく目をかけていただいたのに、期待に沿えず心苦しい限りではありますが、どうかご理解いただきますようお願いいたします。
大幅なシフト変更を求められた際の難色
日頃の連携に感謝しております。シフトの入れ替えに関する相談をいただきましたが、急に大幅な変更を行いますと、私だけでなくチームメンバー全体の作業計画にも混乱を招くリスクが高いです。すでに多くのタスクを特定の日程に合わせて調整しており、直前でのスケジュール大幅見直しは対応が困難だと判断しております。もちろん柔軟な働き方は目指したいのですが、今の状況ではどうにも難しいものがあります。勝手を言い申し訳ありませんが、今回は従来どおりのシフトでお願いできませんでしょうか。近いうちに全体の業務進行が落ち着き次第、改めて相談させていただきたいと考えておりますので、ご理解のほどよろしくお願いいたします。
「譲歩するわけにはいきません」を使用する際の注意点、まとめ
- 敬語表現だけでなく、全体の文章を柔らかくまとめることで、相手に対する配慮が伝わりやすくなります。頭ごなしに否定するのではなく、まず感謝やお礼の言葉を伝えてから断る姿勢を心掛けると良いでしょう。
- 具体的な事情や背景を示すことで、どうしても譲れない理由が理解されやすくなります。抽象的に言うよりも、現在の業務負荷やスケジュール、予算などの要因を簡潔に説明すると納得してもらいやすくなるでしょう。
- 同時に、代替策や相談先の提示、あるいは時期を改めて再検討する意欲があることを伝えれば、ただ拒否するだけの印象を与えずに済みます。何らかの形で協力の姿勢を示すことが相互理解につながります。
- 相手の立場を慮りつつも、譲れない部分はしっかりと主張することが大切です。曖昧な表現に終始してしまうと、相手に誤解を与えたり、後々再度交渉が持ち上がったりする可能性が高まります。
- 自社や自分自身の状況だけでなく、相手にとってのメリットやデメリットについても言及すると、話がより円滑に進む場合があります。相手のメリットを考慮した上でのやむを得ない拒否であることを伝えられれば、理解を得やすい傾向があります。
- ビジネスシーンでは冷たい印象を与えないよう、相手の立場への尊重や今後の関係性を大切にしている姿勢をあらゆる文面で示すことが不可欠です。謝罪と感謝の言葉を上手に盛り込みつつ、主張すべきところは曖昧にせずに伝える工夫を心掛けましょう。
