ビジネスメールで「時間厳守」をやんわり伝える注意点・メール例文
ビジネスシーンにおいて、会議やアポイントメントの時間厳守は非常に重要です。しかし、相手に直接的に「遅れないでください」と伝えると、きつく聞こえたり、不快感を与えてしまったりする可能性があります。そこで今回は、相手に不快感を与えることなく、やんわりと時間厳守を促すメールを作成する際の注意点と具体的な書き方についてご紹介します。
時間厳守を「やんわり」伝えるための基本的な考え方
相手に時間厳守をお願いする際、「やんわり」伝えるポイントは、相手を責めるのではなく、協力を求める姿勢を見せることです。また、時間厳守がなぜ必要なのかを間接的に伝えることで、相手に納得感を与え、自発的な行動を促すことができます。
メール作成時の主な注意点
やんわりと時間厳守を促すためには、以下の点に注意してメールを作成しましょう。
- 一方的な要求にならないようにする: 「～してください」と命令形にするのではなく、「～いただけますと幸いです」「～にご協力ください」といった依頼形や協力を求める表現を使いましょう。
- 高圧的な表現を避ける: 相手にプレッシャーを与えるような強い言葉や、批判的なニュアンスを含む表現は避けましょう。
- ポジティブな言葉を選ぶ: 「遅れると困ります」ではなく、「スムーズな進行のため」「効率的な議論のために」など、前向きな理由を提示することで、相手も協力しやすくなります。
- 相手の状況を慮る姿勢を見せる: たとえやんわり伝える場合でも、相手の忙しさを理解している、という姿勢を見せることで、より丁寧な印象を与えられます。
- 過度な丁寧語・謙譲語は避ける: 丁寧すぎる言葉遣いはかえって皮肉に聞こえる場合があります。ビジネスメールとして適切な範囲の丁寧さを心がけましょう。
具体的な書き方・例文とポイント
それでは、具体的な書き方と、それぞれのポイントを見ていきましょう。
会議や打ち合わせの「効率性」を理由にする
最も汎用性が高く、相手に理解されやすい方法です。
例文:
「議題が多岐にわたるため、時間通りに開始できるよう、ご協力いただけると幸いです。 皆様がお集まりになり次第、スムーズに進行できればと思います。」
ポイント
- 「議題が多岐にわたるため」など、具体的な理由を添えることで、時間厳守の必要性を間接的に伝えます。
- 「スムーズな進行」「効率的な議論」など、ポジティブな効果を提示します。
「限られた時間」を有効活用する旨を伝える
アポイントメントや打ち合わせなど、時間が決まっている場合に有効です。
例文:
「限られた時間ではございますが、効率的に議論を進めるためにも、定刻にご参加いただけますと大変助かります。」
ポイント:
- 「限られた時間」という表現で、時間の制約があることを示唆します。
- 「大変助かります」という表現で、相手への協力依頼の気持ちを伝えます。
「皆様」という言葉で全体への協力を促す
複数人へのメールで、特定の人を名指しせず、全体への協力を促す場合に有効です。
例文:
「プロジェクトの進捗を滞りなく共有するため、〇時に開始いたしますので、お集まりいただけますようお願いいたします。 皆様のご理解とご協力をお願いいたします。」
ポイント:
- 「皆様」という言葉を使うことで、特定の個人を責めている印象を与えません。
- 「ご理解とご協力をお願いいたします」という丁寧な依頼形で締めくくります。
「次の予定」や「全体の流れ」に影響が出る可能性を示唆する
イベントや連続するアポイントメントなど、後のスケジュールが決まっている場合に、やんわりと重要性を伝える方法です。
例文:
「イベント後に次の方のご予約が入っておりますため、時間厳守にご協力いただけますと幸いです。」
ポイント:
- 「次のご予約」など、具体的な状況を伝えることで、時間厳守の必要性を明確にします。
- 「～にご協力いただけますと幸いです」という丁寧な依頼形です。
感謝の言葉や期待の言葉を添える
メールの最後に感謝や期待の言葉を添えることで、より丁寧で前向きな印象を与えられます。
例文:
「当日、どうぞよろしくお願いいたします。」
「皆様のご来場を心よりお待ちしております。」
「お会いできるのを楽しみにしております。」
ポイント:
- メールの締めくくりに、ポジティブな言葉を加えることで、全体的に柔らかな印象を与えます。
時間厳守メール例文
少し厳しめに時間厳守を促すメール例文
件名：〇月〇日 〇〇会議に関する最終確認のお願い
〇〇様
いつもお世話になっております。
来週、〇月〇日の〇時より開催されます〇〇会議ですが、今回の議題は多岐にわたり、今後のプロジェクト進行において非常に重要な意思決定を要する内容が複数含まれております。そのため、皆様が定刻に集まっていただくことで、議論の時間を最大限に確保し、効率的かつ充実した会議にしたいと考えております。 会議の冒頭からスムーズに進行できるよう、開始時刻の〇時には皆様にお揃いいただけますよう、ご協力をお願いいたします。皆様のご理解とご協力に感謝申し上げます。
当日、どうぞよろしくお願いいたします。
アポイントメント前に、後のスケジュールに影響が出る可能性を示唆する場合
件名：〇月〇日 〇〇に関する打ち合わせ：開始時間厳守のお願い
〇〇様
いつもお世話になっております。
来たる〇月〇日の〇時より予定しております〇〇に関する打ち合わせですが、開始時刻の厳守にご協力いただけますと幸いです。 実は、この打ち合わせの後にも重要なアポイントメントが控えており、限られた時間の中で最大の成果を出すためには、定刻通りの開始が不可欠となります。 皆様のお時間を有効に活用し、円滑な進行を図るためにも、重ねてのお願いとなりますが、開始時刻までにお集まりいただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
お会いできるのを楽しみにしております。
複数人への連絡で、全体の計画性とその遅延による影響を具体的に伝える場合
件名：次回のプロジェクトMTGについて：時間厳守のお願いと全体の進捗への影響
皆様
お疲れ様です。
次回のプロジェクトMTGについてご連絡いたします。今回の会議では、プロジェクト全体のボトルネックとなっている点や、今後の重要なフェーズ移行に関する詳細な議論を予定しており、〇時の開始時刻は、その後のタスク分担やスケジュール調整に直結いたします。 一部の遅延が全体の進行に大きな影響を及ぼす可能性もございますので、プロジェクトの成功のためにも、〇時には皆様にお集まりいただき、定刻通りに開始できますよう、ご協力をお願いいたします。円滑なプロジェクト推進のため、皆様のご理解とご協力を重ねてお願い申し上げます。
イベント開催において、参加者全体の体験品質に関わることを強調する場合
件名：〇月〇日 〇〇イベント開催のご案内とお願い
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇月〇日に開催されます〇〇イベントですが、皆様に最高の体験を提供できるよう、綿密な準備を進めております。イベントは定刻の〇時に開始させていただきますので、開演時刻までには会場にお越しいただけますよう、お願い申し上げます。 プログラムは時間配分を考慮して組まれており、遅れての参加は他の参加者の皆様の体験にも影響を及ぼす可能性がございます。皆様全員が快適にイベントを楽しめるよう、時間厳守にご協力いただけますと幸いです。*心より皆様のご来場をお待ちしております。
丁寧な時間厳守のお願いメール例文
件名：〇月〇日 〇〇会議について
〇〇様
いつもお世話になっております。
来週の〇〇会議ですが、議題が多岐にわたるため、時間通りに開始できるよう、ご協力いただけると幸いです。
皆様がお集まりになり次第、スムーズに進行できればと思います。
当日、どうぞよろしくお願いいたします。
アポイントメント前に念押しする場合
件名：〇月〇日 〇〇に関する打ち合わせのリマインダー
〇〇様
いつもお世話になっております。
来たる〇月〇日の〇〇に関する打ち合わせですが、開始時刻は〇時となっております。
限られた時間ではございますが、効率的に議論を進めるためにも、定刻にご参加いただけますと大変助かります。
お会いできるのを楽しみにしております。
複数人への連絡で、全体の効率を考慮する旨を伝える場合
件名：次回のプロジェクトMTGについて
皆様
お疲れ様です。
次回のプロジェクトMTGについてご連絡いたします。
プロジェクトの進捗を滞りなく共有するため、〇時に開始いたしますので、お集まりいただけますようお願いいたします。
皆様のご理解とご協力をお願いいたします。
少し具体的な理由を添える場合
件名：〇月〇日 〇〇イベントのご案内
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇月〇日に開催されます〇〇イベントですが、定刻の〇時に開始させていただきます。
イベント後に次の方のご予約が入っておりますため、時間厳守にご協力いただけますと幸いです。
皆様のご来場を心よりお待ちしております。
