【出張手配】のご案内メール【例文】

【出張手配】のご案内メールを送る際の書き方・注意点

【出張手配】のご案内に関するメールを送る際に注意すべき点は以下の通りです
まず件名に「【出張手配】のご案内」と具体的に記載し、受信者が内容をすぐに把握できるようにしましょう

本文では、挨拶を行った後、出張の目的や期間、日程を明確に伝えます
続いて交通手段や宿泊先、手配済みの予約内容などを簡潔に説明しましょう
また出張費用の精算方法や、必要な書類や手続きについても触れておくことが重要です

さらに、出張先での注意事項や、必要に応じて現地での連絡先も記載しておきましょう
質問や不明点がある場合は、総務部門への連絡先を明記して、受信者が安心して問い合わせができるようにしてください

これらのポイントを踏まえて、【出張手配】のご案内に関するメールを効果的に作成することができます

【出張手配】のご案内メール例文集（文例）

件名：【出張手配】手続きに関するご案内
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お疲れ様です。総務部の山本直人と申します
本日は、出張手配に関する手続きについてのご案内をさせていただきます

今後の業務において、出張が発生する場合がございます
出張に際しては適切な手続きを行い、出張日程や宿泊施設の手配をスムーズに進めることが求められます
そのため、出張日程が決まり次第、速やかに総務部へ連絡いただくようお願いいたします

出張手配の手続きに関しては、出張日の〇〇年〇月〇日より2週間前までに総務部へご連絡いただくことが望ましいです
これにより、適切な予算の確保や、出張先での宿泊施設の手配が円滑に行えます
また出張の目的や日程、宿泊先などの詳細情報をお知らせください

何かご不明な点やアドバイスがございましたら、お気兼ねなくお申し付けください
皆様が無事に出張を行えるよう、総務部として全力でサポートさせていただきます
出張手配の手続きについての詳細は、後日改めてお知らせいたします

今後ともよろしくお願い申し上げます
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【出張手配】ご協力のお願いと手続きについて
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お疲れ様です。総務部の佐藤一郎と申します
この度は、出張手配に関するご案内と手続きについてお伝えいたします

近日中に予定されている出張について、手配や準備が必要な点がございますので、ご協力をお願い申し上げます
まず交通手段や宿泊施設の手配がございます。出張先や日程によっては、事前に予約が必要となる場合がありますので、ご了承ください

出張手配に関する手続きは、〇〇年〇月〇日までにお願いいたします
手配が完了しましたら、必要書類（領収書、チケット等）を総務部までお持ちいただくか、メールにてお送りいただくようお願い申し上げます
また出張中にかかる費用については、出張後に精算いたしますので、必要書類を保管しておいてください

皆様にはご負担をおかけいたしますが、円滑な出張の実施に向けて、ご協力いただけますと幸いです
また、出張手配に関する疑問や改善提案がございましたら、どうぞお知らせください
今後も皆様のご意見を取り入れ、サポート体制を向上させて参ります

どうぞよろしくお願い申し上げます
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【出張手配】のご案内
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務の〇〇〇です

このたび、〇月〇日から〇月〇日までの期間、〇〇地区への出張手配を行いましたので、ご案内いたします

出張の詳細は以下の通りです

出張日程：〇月〇日から〇月〇日までの〇泊〇日間
出張先：〇〇地区
出張目的：〇〇〇〇
現地での宿泊は、〇〇ホテルを予約しております
また移動手段として、〇〇〇社の〇〇便を利用する予定です

なお、出張の日程については、早めに調整いただけるようお願い申し上げます
また、出張に関するご不明点やご質問がありましたら、お気軽にお問い合わせください

〇〇〇様の出張が成功するように、総務一同心よりお祈りしております
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【出張手配】のご案内
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お世話になっております。総務の〇〇〇です
この度は、〇〇社よりご依頼いただきました出張の手配についてご案内いたします

まず、出張の目的地は〇〇市でございます
出張期間は、〇〇月〇日から〇〇月〇日までの〇泊〇日となっております
また、交通手段は飛行機となります。ご希望により、出発時刻や到着時刻などを調整することができますので、お気軽にご相談ください

ホテルに関しては、〇〇ホテルを予約しております。宿泊費はすべて弊社負担となっております
ホテルには、WiFiやフィットネスジム、朝食などのサービスがございますので、快適な滞在ができるよう配慮しております

今後のスケジュールにつきましては、出張前に改めてご連絡いたします
なお、出張に必要な書類については、〇〇日までに総務宛にご提出いただきますようお願いいたします

以上、出張手配のご案内でございました
何かご不明な点やご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください
今後とも、よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【出張手配】のご案内
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務部の〇〇〇です
この度は、〇〇社員の出張についてご案内申し上げます

〇〇社員が〇〇月〇〇日から〇〇月〇〇日まで、〇〇に出張することとなりました
交通手段は〇〇を利用し、宿泊先は〇〇ホテルを予約済みです

なお、出張費用については、社内規定に基づき、交通費・宿泊費・食事代など一切の費用を会社が負担いたします

今後も引き続き、出張手配についてお手数をおかけしますが、何かご不明点等ございましたら、遠慮なくお問い合わせください

以上、よろしくお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【出張手配】のご案内
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務の〇〇〇です

この度、〇月に行われる〇〇会議に参加するため、出張の手配を行いましたことをご報告いたします

出張期間は〇〇月〇日から〇〇月〇日までの〇泊〇日間となっております
交通手段には、〇〇便を利用し、出張先のホテルは〇〇ホテルにご予約をさせていただきました

また、出張費用につきましては、当社の出張規程に基づき、交通費と宿泊費を弊社で負担させていただきます
その他の費用につきましては、現地での支払いとなりますので、必要な金額を事前にご準備いただけますようお願いいたします

なお、出張先でのスケジュールにつきましては、〇〇様からのご要望を踏まえて、現在調整中でございます
調整が決まり次第、改めてご連絡申し上げます

今後とも、〇〇社との円滑な業務の推進に努めてまいりますので
何かご不明点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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件名：【出張手配】のご案内について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務の〇〇〇です
この度、〇〇社においての出張について手配が必要となりましたので、ご案内申し上げます

まず、出張の日程につきましては、〇〇年〇月〇日から〇〇年〇月〇日までの予定となっております
また、出張地は〇〇市となります。現在、航空券・ホテルの手配を進めております
航空券については、直行便の取得を予定しておりますが
状況によっては乗継便の利用となる場合もございます
ホテルについては、出張地の中心部に位置するビジネスホテルを予約予定となっております

ご不明点やご要望がございましたら、お気軽にご連絡ください
また、出張に必要な書類等につきましてもご準備いたしますので
お手数ですが早急にお知らせいただけますようお願いいたします

今後とも何卒よろしくお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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