「ご利用できません」敬語で目上に失礼なくビジネスメール例文・書き出しと結びの挨拶
「ご利用できません」という文言は、サービスや機能が一時的に使用できなくなっている場合に用いられます。例えば、システムの定期点検や予期せぬ技術的な問題、または契約条件が整っていない場合など、利用が不可能である理由を利用者に正確かつ丁寧に伝えるために使用されることが多くあります。こうした文章は、利用者が混乱したり不安に感じたりしないよう、状況の背景や今後の対応策について十分に説明することが重要です。利用できない理由を詳しく記述することで、利用者に安心していただき、信頼を維持することができるため、長い文章で状況を説明する工夫が求められます。
メール送信時の留意事項
メールで「ご利用できません」と伝える際は、まず冒頭に丁寧な挨拶を記載し、その後に利用ができない理由を具体的に説明する必要があります。文章全体は、利用者が納得しやすいように、背景となる事情や今後の対応策について詳細に記述し、誤解を生まないように注意深く構成されなければなりません。相手の気持ちに寄り添いながら、利用できない状況であることを明確に伝えるとともに、今後の改善に向けた取り組みについても言及することで、利用者への配慮を十分に示すことが求められます。文章は、できるだけ長文でわかりやすく記述し、利用者が安心できるよう心を込めた言葉遣いを意識することが大切です。
丁寧な伝達方法
- 現在のサービス状況について、システムの定期点検や技術的な問題が原因で利用できない理由を、背景となる経緯や具体的な作業内容を交えながら、利用者に丁寧かつ詳細に説明する文章を作成することが大切です。
- 利用が不可能な理由について、具体的な原因や今後の対策を含めた上で、相手に誤解なく伝わるよう、心を込めた言葉で記述し、利用者の不安を解消するよう努める必要があります。
- サービス提供が一時停止している理由を、分かりやすい言葉で背景や経緯とともに記載し、利用者が今後の対応について理解できるよう、十分な説明を加えることが重要です。
- 技術上の問題や作業の進行状況について、具体的な内容とともに、なぜ利用ができないのかを詳細に記述し、利用者の疑問や不安に対して誠意を持って回答する姿勢を示すことが求められます。
- 現在の状況に関して、利用できない理由やその背景、さらに今後の改善計画についても具体的に述べることで、利用者に対する丁寧な説明と配慮を示す文章を作成する必要があります。
適切な冒頭と結びの挨拶
冒頭の挨拶
- この度は大変お世話になっております。いつも弊社のサービスをご愛顧いただき、誠にありがとうございます。まずは、利用いただけない状況について詳しくご説明させていただきたく存じます。
- 日頃より格別のご高配を賜り、心より感謝申し上げます。本件に関しまして、現在の状況とその理由について丁寧にご案内させていただきたく、以下に詳細を記載いたします。
- いつも弊社サービスをご利用いただき、重ねて御礼申し上げます。今回、利用が一時的に停止している理由について、具体的な背景と今後の対策を含めてご説明させていただきたく存じます。
- 平素より大変お世話になっております。皆様に安心してご利用いただくために、現在の状況とその原因について、誠意を込めた文章で詳しくご説明申し上げます。
- 日頃から弊社の取り組みにご理解とご協力をいただき、誠にありがとうございます。本日は、利用ができない理由について、利用者の皆様に納得いただけるよう、詳細にご説明させていただきます。
結びの挨拶
- 以上のご案内につきまして、何かご不明な点やご質問がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいますようお願い申し上げます。
- ご説明させていただいた内容につきまして、利用者の皆様にご理解いただければ幸いでございます。今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。
- 本件に関しましては、皆様に多大なご迷惑をおかけしておりますことを深くお詫び申し上げるとともに、早期の改善に向け全力で取り組む所存でございます。
- ご利用いただけない状況に関しまして、詳細なご説明をさせていただきましたが、何卒ご理解とご協力をお願い申し上げます。
- 長文にわたりご案内させていただきました内容について、今後の改善に努めるとともに、引き続きご支援いただけますようお願い申し上げます。
具体的な利用文例
- 平素より大変お世話になっております。誠に申し訳ございませんが、現在システムの定期点検に伴い、一時的にサービスをご利用いただけない状況となっております。詳細な復旧予定につきましては、改めてご連絡させていただきますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
- いつも弊社サービスをご利用いただき、心より感謝申し上げます。今回、技術的な理由により一部の機能がご利用いただけない状況となっておりますが、原因の解明と早期の復旧に向けて全力で取り組んでおります。何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
- お世話になっております。現在、システムのメンテナンス作業中につき、一時的にご利用いただけない状態となっております。詳細な作業内容や復旧の見通しにつきましては、後日改めてご報告させていただきますので、どうぞご理解くださいますようお願い申し上げます。
- 日頃より格別のご愛顧を賜り、誠にありがとうございます。技術的な問題により、一部のサービスがご利用いただけない状況となっておりますが、早急な対応に努めておりますので、しばらくの間ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解とご協力をお願い申し上げます。
- 平素より大変お世話になっております。今回、予期せぬ事態により一部のサービスが停止している状況でございます。現在、原因の究明と改善作業を進めておりますので、皆様にはご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。
注意が必要な場合の状況
「ご利用できません」という文言は、特定の条件下で特に注意が必要となる場合に使用されます。利用者にとって利用できない理由が明確でない場合や、連絡が遅れることで不安を抱かせる可能性がある場合など、利用者が状況を正しく理解できるよう、背景や理由を詳細に説明することが求められます。文章全体は、利用者が誤解しないよう、現状の事情や今後の対策について十分な情報を提供し、信頼関係を損なわないように配慮することが大切です。利用できない状況を伝える際には、できる限り長い文章で状況の詳細を説明し、利用者が安心できるような内容に仕上げる必要があります。
注意が必要な場合の伝え方
- 利用が不可能な理由を、技術的な問題や作業の進行状況など具体的な背景を交えながら、詳細かつ丁寧に説明し、利用者が安心して理解できるよう努めることが重要です。
- 現在の状況について、なぜ利用できないのかという理由を明確に記述し、加えて今後の対応策や改善計画についても具体的に触れることで、利用者の不安を解消できる文章を作成することが求められます。
- 予期しない事態が発生した場合においても、利用者の立場に立って、事実を詳細に説明し、今後の復旧見通しや代替の対応策についても具体的に記載することで、信頼感を維持するよう心がけることが大切です。
- 利用不可の状況を伝える際には、利用者に対して十分な配慮を示しながら、背景となる事情や原因、さらに改善のための取り組みについても詳細に記述し、誠実な対応を示す文章を作成する必要があります。
- 利用ができない状態に関して、現状の理由や背景、そして今後の対応方針について具体的に説明し、利用者が疑問を抱かないよう、長文で丁寧に記述することで、安心していただけるような内容に仕上げることが求められます。
目上の方へ「ご利用できません」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
必要事項を控えめにお伝えする
お世話になっております。先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。さて、このたびお問い合わせをいただきました件について、改めて確認をいたしましたところ、社内規定により該当サービスのお手続きがかなわない状況にございます。大変恐れ入りますが、今の段階ではお申込み自体が難しく、ご要望に沿った形でお手続きを進めることができない状況です。ただし、代替案として別の関連サービスや手続きが可能な場合がございますので、詳細をお知りになりたい際はお気軽にお知らせください。貴殿のご期待に十分お応えできないことを心苦しく存じますが、規定上の問題があり、どうしても対応が難しい旨、ご理解を賜りますようお願い申し上げます。また、今後同様のご要望があった場合には、早い段階で事前の確認を行い、できる限り円滑に対応を検討させていただければと考えております。何かご不明な点やご質問がございましたら、遠慮なくお声がけください。今後ともご指導のほどよろしくお願いいたします。
断りの理由を率直に示す
いつも大変お世話になっております。先日お尋ねいただいた件につきまして、社内にてあらためて協議した結果、申し訳ないのですが、現時点では利用が許されていないサービスであるため、お手続きが難しい状況にございます。会社全体の規定と内部監査の指示により、特例を設けることができず、どうしてもご要望にお応えできない結論となりました。ご期待に沿う提案ができず心苦しい限りですが、今後運用上の変更があれば、早急に情報を共有し、少しでもお役に立てるよう取り組んでまいります。何か別の方法や代替サービスでお力添えできる場合は、あらためてご連絡を差し上げたいと考えておりますので、今しばらくお待ちいただけますと幸いです。引き続きご高配を賜りますようお願い申し上げます。どうぞよろしくお願いいたします。
代替策を慎重に提示する
日頃より多大なるご指導をいただき、誠にありがとうございます。このたびお尋ねいただいた新サービスの導入に関して、私どもで詳細を精査いたしましたが、あいにく契約上の都合から実施が困難であることが判明いたしました。ご希望いただいた内容を直ちに実行することは難しいものの、他の手段で近い効果を得られる可能性があるかもしれませんので、一度別の方法をご提案させていただければ幸いです。具体的に調整できる項目がありましたら、社内で改めて検討し、前向きに進められそうな方策を模索いたします。誠に恐縮ではございますが、今回の件につきましては、規程に阻まれた形となり望まれるサービスをご利用いただくことが難しい状況です。ご迷惑をおかけしますが、何卒ご高察をお願いいたします。今後ともご指導、ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
改めて確認を求めながら断る
いつも大変お世話になっております。先日お知らせいただきましたご要望に関して、関連部門と綿密に打ち合わせを行いましたが、残念ながら当方が管理するシステムの仕様上、ご希望の内容を満たす手続きが許されておりません。従来の運用方針に照らし合わせると、今回だけの特別な措置を行うことが難しく、ご要望に沿った実施は不可能と判断せざるを得ない状況です。もし万が一、ほかの部署や外部機関を通じて同等の成果を得られる可能性があれば、ご案内できるよう確認を進めてまいります。日頃より的確なご指導をいただいているにもかかわらず、ご希望に合う結果をお示しできず、大変心苦しく感じております。今後とも至らぬ点がございましたら、何卒ご教示くださいますようお願い申し上げます。
今後の見直しを検討する意向を示す
平素より多大なるご配慮をいただき、心より感謝申し上げます。ご要望いただいた件について、慎重に協議いたしましたところ、弊社の社内規程および関連法令の観点から、現在の枠組みでは該当サービスが提供できない状況にあります。お手続きにかかる要件を多角的に見直しましたが、抜本的な改訂が必要であり、今すぐにご要望に沿う変更を行うのは難しいと判断いたしました。しかし、将来的な運用改善を図るため、上層部に提案を行う予定でございます。よりよい対応方法を模索し、再度体制を整えた際には改めてご連絡させていただきたく存じます。何かお気づきの点や追加で検討してほしい事項があれば、遠慮なくお申しつけください。今後ともご指導賜りますようお願い申し上げます。
詳細説明を添えてお断りする
いつも温かいお心遣いをいただき、誠にありがとうございます。先日はご丁寧にご要望をお知らせいただきましたが、弊社の内部規約と取扱規定を総合的に照らし合わせた結果、恐れながら該当サービスをご利用いただくことができないと判断いたしました。大変申し訳ないのですが、各種手続きと認可の段階で制限があり、現時点での特別対応は認められておりません。ただし、今後規定が変更された際には真っ先にご連絡し、改めてご希望に近い形でのご案内ができるように努力いたします。常日頃から多岐にわたるお力添えをいただいているにもかかわらず、このようなお返事となり心苦しく存じますが、ご理解をいただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
冷静な言葉遣いで断りを述べる
いつもお力添えをいただき深く感謝申し上げます。今回お伺いいたしましたご希望の内容ですが、弊社の権限や手続き上の制限があり、申し訳なく存じますが実施できない状況でございます。具体的には、関連法令や契約条項に抵触する恐れがあるため、ご要望にお応えできないという結論に至りました。貴殿のご期待を裏切る形となり大変恐縮ではございますが、現段階では弊社として適切な手段をとることができない点、何卒お汲み取りいただければと存じます。今後、業務体制や規制の改定があった際には、いち早く情報を共有させていただき、可能な限り柔軟に対応してまいりたいと考えております。引き続き変わらぬご高導を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
取引先の企業へ「ご利用できません」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
契約範囲を踏まえて慎重に断る
いつもお世話になっております。このたびは弊社サービスにご関心をお寄せいただき、ありがとうございます。ご連絡いただきましたご要望内容を確認させていただきましたところ、残念ながら現在の契約上では対応が難しい点が判明しました。具体的には、当方の提供範囲を超えるサービス利用が含まれているため、弊社としては対応の権限がございません。せっかく前向きにご検討いただいたにもかかわらず、このような回答を差し上げることになり、大変心苦しく感じております。とはいえ、他社との共同プロジェクトや関連会社のソリューションを活用することで似たような成果を得られるかもしれません。もし代替案のご相談などがございましたら、何なりとお申しつけください。引き続き、貴社との協力体制を大切にしながら、別の形でのお力添えができるよう努めてまいります。何卒よろしくお願いいたします。
相手の期待を考慮しつつ方針を伝える
平素より格別のお引き立てをいただき、誠にありがとうございます。先日お知らせいただきましたプランにつきまして、弊社担当部署で再度精査を行いましたところ、あいにく弊社契約規約に反する可能性があり、直ちに対応することができない状況にございます。貴社にて熱意をもってご提案いただいたにもかかわらず、やむを得ず今回の申し出をお断りする運びとなりました。誠に恐縮ではございますが、現在の枠組みでは許可されていない内容が含まれており、安全面や品質保証の観点でも慎重な取り扱いが求められております。もし新たな手段で同様のメリットを得られそうな場合には、改めてご相談させていただきたいと考えております。貴社のご期待に十分応えられず大変申し訳ございませんが、引き続き何かご要望や疑問点がございましたら、どうぞ遠慮なくお知らせください。
提案内容を再検討した結果を伝える
いつも弊社をご利用いただき、心より感謝申し上げます。先日ご提案いただいたプロジェクトにつきまして、社内で改めて検討を重ねましたところ、弊社規則並びに現行の契約条件では該当サービスを利用することが叶わないとの結論に至りました。ご多忙の中、詳細な資料をお送りくださったにもかかわらず、このようなお返事となり大変心苦しく思います。とはいえ、別の形で同様の成果を得られる可能性も考慮しつつ、当方としては代替案を模索中です。もし他の方法であれば実現可能となるケースもありますので、再度ご相談いただけるようでしたら、ぜひ詳細を共有いただければ幸いです。貴社にご不便をおかけすることとなり恐縮ですが、何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。今後ともよろしくお願い申し上げます。
規約の都合による制約をやわらかく伝える
日頃より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。お申し出いただいた内容について、弊社担当部署で確認を進めましたが、残念ながら規約上の都合で利用許可を出すことができないと判断されました。貴社におかれましては、すでに計画段階でさまざまな準備を進められていたことと存じますが、弊社の契約条件には該当しない部分があり、今回の承諾は見合わせざるを得ない状況です。この点につきまして、事前に情報共有が十分ではなかったことをお詫び申し上げます。代わりとなる手段や協力できる領域がありましたら、できる限りのお力添えをさせていただきたいと考えておりますので、いつでもご相談いただければ幸いです。引き続き何卒よろしくお願いいたします。
手続きを踏んだうえでの断りを示す
お忙しいところご連絡をいただき、誠にありがとうございます。弊社内にて手続きを慎重に進め、上長や法務部門に確認を取りましたが、申し訳ありませんがご希望の内容を実施するには規程上の制限があることが明らかになりました。具体的には、既存の契約条項が適用範囲を限定しているため、貴社からのご依頼に完全に応えることが難しい状況です。今回は否定的なお返事となり、弊社としても心苦しい限りではございますが、今後契約の更新や運用ルールの改定などが行われた際には改めてご相談いただければと存じます。もし追加で何かご質問がございましたら、いつでもお問い合わせください。今後とも円滑な連携を図るべく、可能な限り柔軟に対応してまいりたい所存ですので、よろしくお願い申し上げます。
別の部門による対応可能性を示唆する
このたびは弊社へご提案をいただき、誠にありがとうございます。大変ありがたいお申し出ではございますが、当方の業務領域においては許可されていないサービスのため、直接的にはご希望に沿うことができない状態となっております。貴社の熱意ある取り組みにお力添えできず心苦しいのですが、もしかすると弊社の別部署や関連会社では対応が可能な場合もございます。つきましては、一度関係部署にも情報を共有し、他の角度から再検証を行わせていただきたいと考えております。もし改めて詳細をお聞かせいただければ、そちらを踏まえて社内全体で検討いたしますので、何なりとお知らせください。今後とも貴社とのパートナー関係を深められますよう、引き続き努めてまいります。何卒よろしくお願いいたします。
代替プランの作成を約束して断る
日頃より弊社サービスをご利用いただき、感謝申し上げます。今回ご提示いただいた新規導入案に関しまして、弊社の契約範囲を改めて洗い直しましたが、残念ながら既存ルールの制約によりご希望の対応を実行することができませんでした。せっかく丁寧にプランを策定いただいたにもかかわらず、このような形でしかご連絡できないことをお詫びいたします。とはいえ、全く道が閉ざされているわけではなく、条件を少し変更した別のプランであれば可能性があるかもしれません。詳細を詰め、代わりとなる企画案を早急にご用意させていただきたいと考えておりますので、今後の方針については引き続き協議させていただけますと幸いです。何かご不明点などがございましたら、遠慮なくご連絡ください。どうぞよろしくお願いいたします。
新規取引先に「ご利用できません」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
初回取引での制限事項を案内する
このたびは弊社へお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。初めてのご連絡を頂戴し、弊社サービスにご関心をお持ちいただけたこと、大変嬉しく思います。さて、さっそくご要望を拝見しましたが、申し訳ございませんが、弊社の基本契約においては、当該サービスが含まれておらず提供不可となっております。新規のお取引が始まったばかりであるにもかかわらず、早速ご要望に添えない回答となってしまい、心苦しく感じております。しかしながら、別の方法で同等の成果を得られる可能性もございますので、よろしければそちらの方をご検討いただければ幸いです。今後とも円滑なやり取りを重ねながら、双方にメリットがある関係を築いていきたいと考えておりますので、引き続きご相談いただければと存じます。よろしくお願いいたします。
契約前の段階で明確に伝える
はじめまして。お問い合わせをいただきありがとうございます。まだ正式な契約手続きを交わす前ではありますが、ご興味を示してくださったサービスに関しまして、あいにく弊社では取り扱いが認められておりません。すでに弊社の基本プランをご確認いただいているかと存じますが、その中に含まれないサービスの提供は原則ご提供が難しい仕組みになっております。何とか方法を探ろうと検討いたしましたが、当該サービスは上位機関の審査も必要であるため、容易に許可が下りるものではございません。誠に恐縮ではございますが、お力添えがかなわない点、ご容赦いただければと存じます。今後、追加で何かご提案がありましたら、ぜひご相談ください。末永く良好なパートナーとしてお付き合いさせていただくことを願っております。
お試し利用が不可であることをお知らせする
このたびは弊社サービスにご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございます。新たにご検討くださっている中で、お試し利用やサンプル実施に関するご要望を頂戴しましたが、申し訳ございませんが現在の運用規定上、該当の機能を無料またはテスト的にご提供することは行っておりません。特に、新規取引の開始時点で行うサービスは厳格に制限されており、初期契約の範囲に含まれない項目は扱いが難しいのが実情です。せっかくご興味を示していただいたにもかかわらず、このようなお返事となってしまい、大変申し訳なく存じます。今後、ご期待にそえるような別のサービスやプランを探し出せるか、再度社内で検討いたしますので、追加のご要望や疑問点がございましたら、遠慮なくお知らせください。何卒よろしくお願いいたします。
協議後の結果を正直に報告する
このたびは弊社との連携をご検討いただき、心より感謝申し上げます。先日ご照会いただいたサービスの利用可否につきまして、社内の各担当部署と十分に協議を重ねましたが、非常に残念ながら弊社の契約条件にはない範囲が含まれており、対応することができないとの判断に至りました。新規の取引先様に対しては、規定に則った手順を踏まなければならず、現時点では許容できる余地がないことをお伝えせざるを得ません。初回のやり取りからご要望を叶えられず大変恐縮ではございますが、別の切り口で代わりとなるサービスを提供できる可能性があるか、今後さらに検討を続けたいと思っております。よろしければ、また改めて連絡を差し上げますので、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
個別条件交渉が難しい旨を知らせる
新規にお声がけいただき、誠にありがとうございます。ご要望いただいた件ですが、誠に恐れ入りますが、個別の条件交渉によるサービス拡張は当社規約上、基本的には認められていません。特に初めてお取引を行う場合、一定の範囲内での契約条件のみとなっており、カスタマイズを伴う対応は難しいというのが現状です。せっかく熱心にご要望を提示いただきましたのに、前向きな回答ができず心苦しく感じます。しかしながら、将来的には弊社のサービスラインナップに拡充が見込まれているため、その際には改めてご連絡を差し上げたいと思っております。引き続き協力の可能性を探ってまいりますので、何か別の形でお力になれることがありましたら、ぜひお知らせください。今後ともよろしくお願いいたします。
新規対応への制約を丁寧に補足する
このたびは弊社サービスへのお問い合わせ、誠にありがとうございます。ご期待に沿いたいところではありますが、弊社の新規顧客向けガイドラインの都合上、今回いただいたご依頼はサポート対象外となっております。まだ契約開始前の段階では、機密保持やセキュリティ体制が構築されていないため、特定の機能を利用していただくことができない仕組みになっています。せっかくご興味を示してくださったにもかかわらず、このようなお返事になり大変心苦しいですが、何か別の形で貴社のニーズに応えられないか、内部で改めて検討を進めたいと考えております。もし追加でお知りになりたいことや他のご要望がございましたら、遠慮なくお知らせください。今後、長期的に信頼関係を築いていけるよう尽力いたしますので、何卒よろしくお願いいたします。
今後の取引拡大を見据えつつ断る
このたびは弊社にご連絡をいただき、誠にありがとうございます。新たなお取引のスタートを検討していただけることは、我々にとっても大きな喜びです。しかしながら、今回リクエストを頂戴したサービスにつきましては、当社の新規取引要件に含まれていないため、残念ながら現在ご提供できない形となっております。初期段階では安全性や品質管理の観点から制約が多く、通常の契約範囲を越えるお申し出には対応が困難であるとご理解いただけますと幸いです。とはいえ、将来的に取引量や契約内容が拡大する段階に至れば、再検討の余地が出てくる可能性もございます。その際には改めてご相談をお願いしたいと考えております。末長いお付き合いを視野に入れ、これからも円滑な連携が築けるよう努力いたしますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
顧客・お客様へ「ご利用できません」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
購入希望サービスがお届けできない際のご連絡
平素より弊社をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。お問い合わせいただきました商品オプションに関しまして、誠に恐れ入りますが、現行の販売形態では取り扱いがないため、ご希望通りにお届けすることが難しい状況にございます。せっかくご要望をいただいたにもかかわらず、このようなお返事となり大変申し訳なく思っております。弊社としても最大限柔軟に対応できるよう努力を続けておりますが、現在のところ当該オプションはご提供対象外と定められています。今後、商品ラインナップを見直すことがありましたら、真っ先にお知らせし、ご検討いただけるようにしたいと考えております。何かご不明な点や、別の商品のご要望等ございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。引き続き、弊社とのお付き合いを検討していただけますと幸いです。
会員限定のサービスであることを知らせる
このたびは弊社サービスにご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございます。お問い合わせの件につきまして、現在はプレミアム会員様を対象とした限定プランのため、一般のご契約プランではご利用が不可となっております。せっかく詳しいご要望までお伺いしたにもかかわらず、大変心苦しい限りですが、会員ステータスの変更なしに同様のサービスをご利用いただくことは困難です。もしご興味がございましたら、プレミアムプランへのアップグレードに関する詳細をお知らせいたしますので、お気軽にお問合せください。できるだけ快適にご利用いただけるよう、新たなプラン開発や既存サービスの強化にも努めてまいります。ご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解いただければ幸いです。今後ともよろしくお願いいたします。
不具合修正の依頼に対応できない旨を説明する
いつも弊社の商品やサービスをご利用いただき、ありがとうございます。ご指摘いただきました機能に関して、現時点では修正アップデートを行う予定がなく、恐れ入りますがご要望を受け付けることが叶わない状況にあります。技術的制約や運用ポリシーの都合が重なり、どうしても即座の対応が難しいことをお詫びいたします。もちろん、お客様のご意見は今後の改良において重要な参考とさせていただきますが、迅速な修正を約束できる段階にないことをご理解いただけますと幸いです。もし別の方法でお困りごとを解決できる可能性があれば、サポート窓口にてご案内させていただきますので、いつでもご相談ください。これからもお客様に安心してご利用いただけるよう努力を続けてまいりますので、引き続きよろしくお願いいたします。
安全基準の都合で利用不可である旨を案内する
日頃より弊社サービスをご利用いただき、心より感謝申し上げます。先日お問い合わせいただきました追加機能につきまして、大変申し訳ないのですが、社内の安全基準を満たすことが難しい仕様のため、現在の段階ではご提供できないことが判明いたしました。お客様にとって利便性が高い機能であると認識しておりますが、弊社としては安全上のリスクを排除できないかぎり安易に導入できない方針でございます。せっかくご要望をいただきながら、このような回答となり誠に心苦しく存じます。何か代わりとなる機能や他のサービスでサポート可能な部分があれば、できる限りの対応を検討いたしますので、お気軽にご相談ください。今後とも安心してお使いいただける仕組みづくりに邁進してまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。
受付期間外であることを踏まえてお断りする
このたびは弊社へご依頼をいただき、誠にありがとうございます。お問い合わせの内容を確認いたしましたが、あいにくそのサービスの受付期間が既に終了しており、現在はお申込みを受け付けていない状態でございます。せっかく興味をお持ちいただき、具体的なご要望まで伺ったにもかかわらず、このような結論となり大変申し訳なく思っております。今後、受付再開の見込みが立ちました際には、弊社から公式サイトやメールマガジン等を通じてご案内させていただきますので、ご利用をご検討くださるようでしたら、お手数ながらそのタイミングをお待ちいただければと存じます。お問い合わせいただいたことを機に、より皆様に利用しやすい環境を整えるよう努力してまいります。今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
システム障害による利用不可をお詫びする
平素より弊社システムをご利用いただき、誠にありがとうございます。現在、一部の機能においてシステム障害が発生しており、該当するサービスをご利用いただけない状態が続いております。ご不便をおかけし、誠に申し訳ございません。復旧に向けて技術チームが全力で対応を進めておりますが、復旧時期の目処が立っておらず、今しばらくお待ちいただくことになりそうです。本来ならば安定したサービスをお届けすべきところ、度重なるトラブルにより皆様へご迷惑をおかけしてしまっている点、心よりお詫び申し上げます。進捗があり次第、随時ご報告いたしますので、今しばらくお待ちいただけましたら幸いです。引き続きご不明点やお困りの点などございましたら、お問い合わせ窓口にて承ります。何卒よろしくお願いいたします。
上位プラン切り替え不可によるお断り
このたびは弊社のサービスプランにご関心をお持ちいただき、誠にありがとうございます。お問い合わせの件ですが、現在ご利用いただいているプランから、個別の契約形態を介さずに直接上位プランへ切り替えることはシステム上できない仕組みとなっております。段階的にご契約の見直しを行う必要があり、今のプランから一気に上位へ移行するといった特例措置は設けられていないため、恐れ入りますがお客様のご要望に沿う対応が難しい状況です。もし段階的な見直しをご検討いただけるようでしたら、必要な手続きや費用面の詳細を別途ご案内させていただきたいと存じます。ご面倒をおかけいたしますが、何卒ご理解とご協力をお願いいたします。今後とも皆様に満足いただけるサービスを目指し、改善に努めてまいりますので、よろしくお願いいたします。
5. 社内メールで「ご利用できません」を使用しての良いのか？言い換え適したメール例文
部署間連携で不可事項を共有する
お疲れさまです。先日ご依頼いただいた新ツールの使用に関してですが、システム管理部との打ち合わせの結果、我々の権限ではまだ導入が認められていない機能に該当するため、現時点で利用が難しいという回答を得ました。自主的に設定を変更して利用してしまうと、規約違反にあたる可能性があり、会社全体に影響が及ぶおそれがあるとのことです。せっかく作業効率向上を目指して提案してくださったにもかかわらず、申し訳ない結論となってしまいますが、どうかご理解いただきたいと思います。もし他の手段で同等の効果を得られる方法があれば、協力して探し出したいと考えています。何か別のアイデアがございましたら、遠慮なくお知らせください。引き続きよろしくお願いいたします。
上司に承認を得られなかったことを伝える
お疲れさまです。先日ご相談いただいた案件について、上長に確認しましたが、予算面およびセキュリティ要件の見地から、今回の試験利用は認められないとの判断でした。実施したい意図は十分理解してもらえたものの、部門横断的な合意がまだ得られておらず、社内規定にも抵触する部分があるようです。せっかく提案をまとめてくださったのにご期待に沿えず申し訳ありません。引き続き、どのようにすれば実現可能かを検討する余地はあると思いますので、もし具体的な代替策や追加資料が必要であれば、遠慮なくお知らせください。お互い納得いく形で前に進めるよう、協力していきましょう。どうぞよろしくお願いいたします。
新人向けのガイドライン違反を注意する
こんにちは。先ほど新人スタッフの方から問い合わせがあった件ですが、あいにく当課のルール上、その操作は許可されていないとお伝えいたしました。誤って実施するとトラブルの原因になりかねず、またデータ保護の観点でもリスクが大きいため、今回は断念してもらうしかありません。もちろん、仕事をスムーズに進めたい気持ちはよく分かりますが、会社全体の規則を踏まえると回避しなければならない事項です。新人さんにも優しくフォローしていただきたいので、このメール内容を共有していただけますと幸いです。何か質問や不明点があれば、当課でも随時対応いたしますので、どうぞ気軽にお声がけください。今後ともよろしくお願いいたします。
既存の手続きに関して利用できない要件を通知する
お疲れさまです。先日、みなさんに配布した手続き書類について、ご質問をいただきありがとうございます。結論から申し上げますと、当該手順では現在のワークフローに合致しない部分があり、利用が認められていないようです。具体的には、コスト管理システムとの連携に不備が生じる可能性があるため、弊部門としては実施不可と判断せざるを得ませんでした。せっかく詳細な手順を考案していただきましたが、今後も別ルートで同じゴールに到達できるか検討してまいりましょう。もし対策案や修正プランがありましたら、ぜひ共有をお願いします。チーム一丸となってスムーズに進める体制を整えていきたいと思いますので、よろしくお願いいたします。
社内システムとの互換性不足を報告する
こんにちは。先日話題に上がった外部ツールの導入可否を調べたところ、弊社の社内システムと互換性がないため、現状ではそのツールをご利用いただくことができないことがわかりました。既存システムのアップデート予定も当面はなく、導入すると業務に支障が出る可能性が高いとの見解です。頑張ってリサーチしていただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ありません。ただし、今後のシステム改修で互換性を確保できる余地はあるため、もし将来的なバージョンアップの目処が立った際には、改めて使用可否を検討させていただきます。これからも作業効率を上げる施策を一緒に考えていきたいので、何かいいアイデアがあれば随時お知らせいただけると助かります。よろしくお願いいたします。
経費申請ルールで却下されるケースを知らせる
皆さま、お疲れさまです。先日の経費申請に関して、何人かから同じお問い合わせをいただきましたので、一斉に案内いたします。今回の対象経費は弊社のガイドラインに抵触する可能性が高く、経理部門からも「現行ルールでは受理できない」という回答がありました。理由として、申請項目が認められる範囲に該当せず、証憑の要件を満たしていない点が挙げられます。ご不便をおかけしますが、もし今後改定などが行われて申請できるようになった際には、すぐに皆さんへご案内いたします。一方で、別の名目や経費区分であれば対応可能な場合もありますので、必要に応じて経理部門へ直接ご相談いただければと思います。引き続き、ご協力をよろしくお願いいたします。
セキュリティポリシー上の理由で断る
お疲れさまです。先日のミーティングで提案されたファイル共有サービスですが、セキュリティポリシー上の観点から、我が社のネットワーク環境では当該サービスを使用することができないとの結論に達しました。どうやら暗号化の方式が弊社の要件を満たしておらず、機密情報が外部に漏れるリスクを排除しきれないようです。大変便利なサービスであるだけに残念ですが、情報保護の観点を最優先に考えると、この判断は避けられないということになりました。とはいえ、類似のサービスであれば利用可能なものがあるかもしれませんので、引き続き情報収集を行い、みなさんにご紹介できるようにしたいと思います。もし何か候補がありましたら、遠慮なく教えてください。以上、よろしくお願いいたします。
「ご利用できません」を使用する際の注意点、まとめ
- お相手の立場や契約条件をしっかり確認する
どのような制限やルールが存在するのかを明確に把握したうえで、断りを伝えるときは根拠や理由を示すことが大切です。お相手の期待を損ねないよう、可能であれば代替案を提示すると印象がよくなります。 - 企業の規定や法的背景を考慮する
内部規定や法律的な制約など、避けることができない事情がある場合は、きちんと説明を行う必要があります。曖昧な表現は誤解を生む恐れがあるため、なるべくはっきりと要件を伝えましょう。 - 敬意や配慮を欠かさない
「ご利用できません」と直接書くと、どうしても相手の希望を否定する響きが強くなります。相手に不快感を与えないように、前置きの言葉を添えたり、申し訳ないという気持ちを伝えたりするなど工夫が必要です。 - 代替手段があれば積極的に提案する
完全に断るだけでなく、別のサービスや方策を検討する姿勢を示すことで、相手との関係を大切にしている姿勢を示せます。断って終わりではなく、引き続き協力して問題解決に取り組む姿勢を打ち出すとよいでしょう。 - 今後の展望を示す
現在は利用不可でも、将来的に条件が変われば再度利用を検討できるかもしれません。可能性がある場合は、その旨を予告しておくことで、相手に希望を持ってもらえます。また、定期的に規定や運用を見直すことがあるなら、その旨を伝えておくのも効果的です。 - 相手の状況を理解しつつ誠実に対応する
お相手が何を求めているのか、なぜそのサービスを望んでいるのかを知ろうとする姿勢が大切です。「ご利用できません」と言わざるを得ないときでも、双方の合意点を探す努力をすることで、ビジネス関係を円満に維持できます。
