リマインドメールの返信メール例文|丁寧な返信で好感度を上げる

リマインドメールの返信メール例文|丁寧な返信で好感度を上げる

リマインドメールへの返信は、迅速かつ簡潔に行うことが基本です。内容を確認したこと、そして必要な対応を取る旨を明確に伝えるようにしましょう。感謝の気持ちを添えることで、より丁寧な印象を与えることができます。

会議・打ち合わせのリマインド

参加の意思を示す返信

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇月〇日に予定されております「〇〇に関する打ち合わせ」のリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

承知いたしました。予定通り参加させていただきます。 当日は、事前に共有いただきました資料を拝見し、いくつか質問事項を準備して臨みたいと存じます。 貴社におかれましても、お忙しい折とは存じますが、実りある時間となるよう努めてまいります。

お忙しいところ恐縮ですが、当日もどうぞよろしくお願いいたします。

参加できない場合の返信

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇月〇日に予定されております「〇〇に関する打ち合わせ」のリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、同日同時刻に急遽、別件の重要な会議が入ってしまい、貴社との打ち合わせへの参加が難しくなってしまいました。 直前のご連絡となり、誠に恐縮ではございますが、何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。

つきましては、大変恐縮ながら、改めて日程を調整させていただくことは可能でしょうか。 いくつか候補日を挙げさせていただきますので、ご都合の良い日時がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。

• 〇月〇日（〇）〇時～〇時
• 〇月〇日（〇）〇時～〇時
• 〇月〇日（〇）〇時～〇時

お忙しいところ大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

別担当者が参加する場合の返信

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇月〇日に予定されております「〇〇に関する打ち合わせ」のリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

承知いたしました。 当初、私〇〇が参加予定でございましたが、急遽、別件の出張が入ってしまったため、当日は弊社の〇〇（部署名・役職）が代理で参加させていただきます。 〇〇には、事前に打ち合わせの目的や議題を共有し、準備を進めるよう申し伝えました。 お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

当日は、〇〇が貴社のご期待に沿えるよう、誠心誠意対応させていただきます。 私自身も、後日改めて〇〇より内容を共有してもらい、今後の業務に活かしてまいります。 お忙しいところ恐縮ですが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

資料を準備してほしい旨の返信

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇月〇日に予定されております「〇〇に関する打ち合わせ」のリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

承知いたしました。予定通り参加させていただきます。 打ち合わせに際しまして、もし可能でございましたら、〇〇に関する最新のデータや事例がございましたら、ご提供いただくことは可能でしょうか。 当日の議論をより深めるためにも、事前に目を通しておきたいと存じます。 お忙しいところ恐縮ですが、もしご準備いただけるようでしたら、打ち合わせ前日までにご共有いただけますと幸いです。

当日は、貴社にとって有益な情報交換の場となるよう、私自身も準備を進めてまいります。 どうぞよろしくお願いいたします。

Web会議URLの確認

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇月〇日に予定されております「〇〇に関する打ち合わせ」のリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

承知いたしました。予定通り参加させていただきます。 一点確認させていただきたいのですが、Web会議のURLはどちらになりますでしょうか。 もし可能でしたら、改めてご案内いただけますと幸いです。 お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますようお願い申し上げます。

当日、スムーズに接続できるよう、事前に準備を進めてまいります。 どうぞよろしくお願いいたします。

提出物のリマインド

提出済みの返信

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇〇に関する資料提出のリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

当該資料につきましては、〇月〇日に〇〇様宛にメールにて送付させていただいております。 念のため、送信履歴をご確認いただけますでしょうか。 件名：「〇〇資料のご送付（〇月〇日付）」

もし、メールが届いていないようでしたら、お手数ですがお知らせください。 その際は、再度送付させていただきます。

ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。

提出予定の返信

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇〇に関する資料提出のリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

ご連絡ありがとうございます。現在、最終確認を行っており、〇月〇日中にご提出できる見込みでございます。 お忙しいところ恐縮ですが、今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。 提出が完了次第、改めてご連絡させていただきます。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

提出が遅れる場合の返信

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇〇に関する資料提出のリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、現在、〇〇に関する調整に時間を要しており、期日である〇月〇日までの提出が難しい状況でございます。 つきましては、誠に恐縮ではございますが、〇月〇日までにご提出させていただくことは可能でしょうか。 〇〇様には、ご迷惑をおかけし大変申し訳ございませんが、何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。

早急に仕上げ、ご提出できるよう努めてまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。

追加情報が必要な場合の返信

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇〇に関する資料提出のリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

資料作成を進める中で、一点確認させていただきたい事項がございます。 〇〇の項目について、〇〇に関する詳細な情報が必要となります。 つきましては、恐れ入りますが、〇〇に関する情報をご提供いただくことは可能でしょうか。 お忙しいところ大変恐縮ですが、ご教示いただけますと幸いです。

情報をご提供いただければ、速やかに資料を完成させることができます。 お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

提出方法の確認

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇〇に関する資料提出のリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

資料は完成しております。 つきましては、提出方法について確認させていただきたいのですが、〇〇様のメールアドレスへ直接送付すればよろしいでしょうか。 それとも、貴社指定のシステム等へのアップロードが必要でしょうか。 お忙しいところ恐縮ですが、ご教示いただけますと幸いです。

お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

イベント・セミナーのリマインド

参加確認の返信

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇月〇日に開催されます「〇〇セミナー」のリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

承知いたしました。予定通り参加させていただきます。 貴社の〇〇に関する取り組みについて、大変興味深く、当日を楽しみにしております。 当日は、学びの多い時間にできるよう、積極的に参加させていただきたく存じます。

お忙しいところ恐縮ですが、当日もどうぞよろしくお願いいたします。

欠席の連絡

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇月〇日に開催されます「〇〇セミナー」のリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、急遽、別件の業務が入ってしまい、セミナーへの参加が難しくなってしまいました。 直前のご連絡となり、誠に恐縮ではございますが、何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。 貴社の取り組みについて、大変興味を持っておりましたので、参加できないことは非常に残念です。

もし、後日セミナーの内容をまとめた資料等がございましたら、ご共有いただくことは可能でしょうか。 お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

代理参加の連絡

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇月〇日に開催されます「〇〇セミナー」のリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

承知いたしました。 当初、私〇〇が参加予定でございましたが、急遽、別件の都合により、当日は弊社の〇〇（部署名・役職）が代理で参加させていただきます。 〇〇には、セミナーの目的や内容を共有し、準備を進めるよう申し伝えました。 お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

当日は、〇〇が貴社のご期待に沿えるよう、誠心誠意対応させていただきます。 どうぞよろしくお願いいたします。

詳細情報の確認

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇月〇日に開催されます「〇〇セミナー」のリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

承知いたしました。参加させていただきます。 一点確認させていただきたいのですが、セミナーの開催場所の詳しいアクセス方法について、改めてご案内いただくことは可能でしょうか。 また、当日の持ち物についても、何かございましたらご教示いただけますと幸いです。 お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますようお願い申し上げます。

当日、スムーズに参加できるよう、事前に準備を進めてまいります。 どうぞよろしくお願いいたします。

質問事項の事前連絡

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇月〇日に開催されます「〇〇セミナー」のリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

承知いたしました。参加させていただきます。 セミナーの内容について、事前にいくつか質問させていただきたい事項がございます。 もし可能でしたら、セミナー開催前にメールで質問をさせていただくことは可能でしょうか。 事前に回答をいただくことで、セミナー当日の理解をより深めることができるかと存じます。 お忙しいところ恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。

当日は、貴社にとって有益な情報交換の場となるよう、私自身も準備を進めてまいります。 どうぞよろしくお願いいたします。

支払い・入金のリマインド

支払い済みの返信

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇〇に関するお支払いのリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

当該のお支払いにつきましては、〇月〇日に〇〇銀行より送金させていただいております。 念のため、送金履歴をご確認いただけますでしょうか。 もし、未着のようでしたら、お手数ですがお知らせください。 その際は、振込明細等を確認し、改めて対応させていただきます。

ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。

支払い予定の返信

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇〇に関するお支払いのリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

ご連絡ありがとうございます。現在、社内での承認手続きを進めており、〇月〇日までにはお支払いを完了できる見込みでございます。 お忙しいところ恐縮ですが、今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。 お支払いが完了次第、改めてご連絡させていただきます。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

支払い遅延の謝罪と連絡

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇〇に関するお支払いのリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

大変申し訳ございません。 社内での手続きに時間を要しており、期日までのお支払いが間に合わない状況でございます。 ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

つきましては、誠に恐縮ではございますが、〇月〇日までにお支払いを完了させていただくことは可能でしょうか。 〇〇様には、ご迷惑をおかけし大変申し訳ございませんが、何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。

早急に対応させていただきますので、何卒よろしくお願い申し上げます。

請求内容の確認

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇〇に関するお支払いのリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

お支払いにつきまして、一点確認させていただきたいことがございます。 請求書に記載の〇〇の項目について、詳細をご教示いただくことは可能でしょうか。 社内での手続き上、詳細な内容が必要となりますため、お手数をおかけいたしますが、ご協力いただけますと幸いです。 ご確認いただけますと、速やかに支払い手続きを進めることができます。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

その他のリマインド

アンケート回答のリマインド

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇〇に関するアンケート回答のリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

ご連絡ありがとうございます。 現在、回答を進めており、〇月〇日までには完了できる見込みでございます。 お忙しいところ恐縮ですが、今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。 回答が完了次第、改めてご連絡させていただきます。

ご協力に感謝申し上げます。

資料返却のリマインド

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇〇に関する資料返却のリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

ご連絡ありがとうございます。 当該資料につきましては、〇月〇日に貴社へ郵送にて返却させていただいております。 念のため、お手元に届いているかご確認いただけますでしょうか。 もし、未着のようでしたら、お手数ですがお知らせください。 その際は、配送状況を確認し、改めて対応させていただきます。

ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。

依頼事項のリマインド

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇〇に関する依頼事項のリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

ご連絡ありがとうございます。 当該依頼事項につきましては、現在、〇〇を進めており、〇月〇日までには完了できる見込みでございます。 お忙しいところ恐縮ですが、今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。 完了次第、改めてご連絡させていただきます。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

承認依頼のリマインド

いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の△△です。

この度は、〇〇に関する承認依頼のリマインドをいただき、誠にありがとうございます。

ご連絡ありがとうございます。 当該承認依頼につきましては、〇〇様にご確認いただいております。 お手数をおかけいたしますが、ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。 承認いただけましたら、速やかに次のステップに進めさせていただきます。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

リマインドメール返信の注意点

リマインドメールへの返信は、単に「了解しました」と一言で済ませるのではなく、いくつか注意すべき点があります。

迅速な返信を心がける

リマインドメールは、相手が「忘れていないか」「対応が進んでいるか」を確認するために送っています。そのため、できる限り早く返信することが重要です。遅くとも24時間以内には返信するように心がけましょう。返信が遅れる場合は、その旨を簡潔に伝え、いつまでに返信するかの目安を伝えるようにすると、相手に安心感を与えられます。

件名を変更しない

リマインドメールの件名は、送られてきたメールの件名をそのまま使用し、返信を示す「Re:」を付けたままにするのが一般的です。これにより、相手はどの件に関する返信であるかをすぐに把握できます。件名を変更してしまうと、相手がメールを管理しにくくなるだけでなく、誤って迷惑メールとして処理されてしまう可能性もあります。

感謝の言葉を添える

リマインドメールは、相手があなたのために時間を使って送ってくれているものです。そのため、「ご連絡ありがとうございます」「リマインドいただきありがとうございます」といった感謝の言葉を添えることで、丁寧な印象を与えることができます。これにより、相手との良好な関係を維持しやすくなります。

具体的な状況を伝える

「確認します」「対応します」といった曖昧な返信ではなく、具体的な状況を伝えるようにしましょう。例えば、会議のリマインドであれば「予定通り参加します」、提出物のリマインドであれば「〇月〇日までに提出します」のように、いつまでに何をするのかを明確に伝えます。もし、期日までに対応が難しい場合は、その理由といつまでに対応できるかの目安を具体的に伝えることで、相手も状況を理解しやすくなります。

不明な点は確認する

リマインドメールの内容に不明な点がある場合は、曖昧なままにせず、必ず確認するようにしましょう。「〇〇について、詳細を教えていただけますでしょうか」といった形で、具体的に質問することで、その後の誤解や手戻りを防ぐことができます。

相手への配慮を忘れない

リマインドメールは、催促のニュアンスを含む場合がありますが、相手はあなたの業務を円滑に進めるために送ってくれています。返信する際には、常に相手への配慮を忘れず、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。特に、期日を守れない場合や、何らかの変更をお願いする場合は、誠意を込めた謝罪の言葉を添えることが重要です。

相手に合わせた書き方

リマインドメールへの返信は、相手との関係性や立場によって表現を調整する必要があります。

上司・目上の人に対して

上司や目上の人への返信は、より丁寧な言葉遣いと謙虚な姿勢が求められます。尊敬語や謙譲語を適切に使い、失礼のないように注意しましょう。

• 「承知いたしました」
• 「かしこまりました」
• 「恐縮でございますが」
• 「何卒よろしくお願い申し上げます」

といった表現を積極的に使用します。

また、返信が遅れる場合や、対応が難しい場合は、その理由を簡潔に説明し、誠意を込めて謝罪の言葉を伝えることが重要です。報告・連絡・相談の意識を持ち、相手に不安を与えないように努めましょう。

同僚・部下に対して

同僚や部下への返信は、丁寧さを保ちつつも、少しフランクな表現を使用しても問題ありません。ただし、相手への敬意は常に忘れず、指示や依頼の際は明確な言葉を選ぶようにしましょう。

• 「了解です」
• 「ありがとうございます」
• 「承知しました」

といった表現も使えます。

情報共有をスムーズに行い、協調性を意識した返信を心がけましょう。また、相手の状況を考慮し、もし何か手助けできることがあれば、その旨を伝えることで、より良い関係を築くことができます。

取引先・社外の人に対して

取引先や社外の人への返信は、最もフォーマルな表現が求められます。会社の顔として、常に丁寧かつ正確な言葉遣いを心がけましょう。

• 「いつもお世話になっております」
• 「この度は、〇〇のリマインドをいただき、誠にありがとうございます」
• 「何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます」

といった定型文を適切に使用することが重要です。

誤字脱字がないか、情報に誤りがないかなど、送信前に必ず確認を行いましょう。相手に不快感を与えないよう、細心の注意を払うことが、ビジネスにおける信頼関係の構築につながります。

会社から社員に対して

会社から社員へのリマインドメールは、指示や情報伝達の目的が強いため、社員からの返信は内容の確認と対応完了の報告が主になります。

• 「確認いたしました」
• 「承知いたしました。対応いたします」
• 「〇〇について、〇〇を完了しました」

といった簡潔で明確な返信が求められます。

不明点がある場合は、遠慮なく質問することで、誤解なく業務を進めることができます。会社全体としての円滑な業務遂行を意識した返信を心がけましょう。