【訪問者受付】の対応依頼メール【例文】

【訪問者受付】の対応依頼メールを送る際の書き方・注意点

【訪問者受付】の対応依頼に関するメールを送る際には、まず件名を明確にし、「【訪問者受付】の対応依頼」などと記載することで、受信者が内容を把握しやすくしましょう。

本文では、挨拶を始めに行い、その後訪問者の名前や所属、訪問目的を簡潔に説明してください。対応が必要な日時や場所も明記し、受信者が具体的な対応をイメージしやすくしましょう。

また、対応が必要な理由や背景、訪問者との関係性を簡潔に説明し、受信者に対応の重要性を理解してもらいましょう。

最後に、対応が可能かどうかの確認を求め、質問や不明点があれば連絡してもらうようお願いする文言を加えてください。挨拶で締めくくり、効果的な【訪問者受付】の対応依頼メールを作成しましょう。

【訪問者受付】の対応依頼メール例文集（文例）

件名：【訪問者受付】対応依頼のお知らせ
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつも大変お世話になっております。総務部の〇〇〇です
本日は、訪問者受付に関する対応依頼についてお伝えいたします

近日、重要な取引先の方々が当社を訪問される予定です
そのため、訪問者受付の手順や対応について皆様へ改めてお知らせすることとなりました
具体的には、訪問者が来社された際に、受付で訪問者カードを発行し、案内の際には必ずそのカードを持っていただくようお願いすることです

〇〇年〇月〇日に訪問が予定されておりますので、当日は特に受付対応に気を付けていただくようお願い申し上げます
また、訪問者が到着された際には速やかに担当者に連絡し、対応がスムーズに行われるようご協力をお願いいたします

皆様のご協力に感謝いたします
また、訪問者受付に関して改善すべき点やアドバイスがございましたら、お気軽にお知らせください
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【訪問者受付】対応のお願い
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お疲れ様です。総務部の〇〇〇と申します
本日は、訪問者受付に関する対応依頼についてご連絡させていただきます

近々、弊社において重要なお客様が訪問されることが予定されております
そのため、受付における対応がスムーズかつ丁寧であることが求められます
具体的には、お客様が到着された際に速やかに対応し、必要な情報を伝え、適切な場所へご案内することが求められます

このため、〇〇年〇月〇日に訪問が予定されているお客様に対し、皆様には受付対応のお手伝いをお願いしたいと考えております
特に、お客様が到着される予定の時間帯（午前中、午後など）には、受付カウンターにて対応が可能な方を募集しております
お手すきの方は、総務部までお知らせいただけますでしょうか

皆様のご協力をお願いいたします
また、受付対応に関して改善点や提案がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください
引き続き、よろしくお願いいたします
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名： 【訪問者受付】の対応依頼について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

お世話になっております。〇〇〇と申します
突然ではございますが、訪問者受付の対応についてお願いがございます

弊社には多くの訪問者が来社されますが、最近受付においてエラーが発生していることが報告されました
具体的には、受付システムで訪問者情報を入力する際に、入力ミスが発生してしまい、情報が不足している場合があるとのことです

このため、受付に来られた方には不快な思いをさせてしまうことになってしまいます
また、不正な訪問者を招く可能性もあるため、すぐに対応が必要となっております

そこで、訪問者受付において入力ミスが発生しないよう、システムを見直すことと致しました
今後は、より正確な情報を収集するため、受付の方にご協力いただきたく存じます

具体的な対応期限は、〇〇年〇月〇日までとなります
また、この対応により訪問者の方々により良い印象を持っていただくことができると考えております

最後に、引き続きのご協力をお願い申し上げます
何かアドバイス等ございましたら、お気軽にお知らせください
今後とも、よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【訪問者受付】の対応依頼について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

〇〇〇と申します。訪問者受付について、対応依頼がありますのでご確認をお願い致します

最近、当社において訪問者の受付時に、正確な情報を把握できていないことが判明しました
そのため、訪問者の受付時には、受付担当者が必ず以下の情報を確認するようにお願い致します
・訪問者のお名前
・訪問者の所属先
・来訪の目的
・来訪者の担当者名
・訪問者の連絡先

また、訪問者の受付時には、受付担当者が必ず訪問者に来訪先担当者のご挨拶をお伝えいただき、来訪者に快適な時間を過ごしていただけるように対応してください

期限は〇〇年〇月〇日を目標に、すぐに対応をお願い致します

以上、ご確認とご対応のほど、何卒よろしくお願い致します
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【訪問者受付】の対応依頼について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

〇〇〇と申します。いつもお世話になっております
突然ではございますが、本日訪問者受付においてトラブルが発生しました
詳細につきましては以下の通りです

午前中、お客様の来訪があった際、受付担当者が不在のため、受付業務を行っていた別のスタッフが対応したところ
来訪目的や担当者名の確認ができておらず、正しい受付処理ができなかったという事案が発生しました

この点につきましては、関係者への改善点の周知や、受付業務のトレーニングの強化を行い、再発防止に努める所存でございます

以上の件について、〇〇年〇月〇日（〇曜日）までに対策を検討いただき
改善方針についてご報告いただけますようお願い申し上げます

今後とも、より良いサービス提供のために、スタッフ一同取り組んでまいりますので
引き続きご指導、ご支援のほど、何卒よろしくお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名： 【訪問者受付】の対応依頼について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

〇〇〇と申します。お世話になっております
この度、訪問者受付についての対応依頼がございますので、ご報告申し上げます

最近、社内への訪問者が増えており、その中で受付対応のミスが発生していることが確認されました
具体的には、訪問者の名前や目的が正しく記載されていないケースがあったことが報告されております

このようなミスを防ぐため、以下のような対応をお願いいたします
・訪問者の名前と目的を必ず確認すること
・受付時には正確な情報を記載すること
・不明点があれば上長に報告し、問題解決に努めること

上記対応の遵守をお願い申し上げます
期限は〇〇年〇月〇日までとさせていただきます

今後ともより一層のご協力をお願いいたします
何かアドバイスやご意見がございましたら、お気軽にお知らせください
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

件名：【訪問者受付】の対応依頼について
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署）　〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様

いつもお世話になっております。総務部の〇〇〇です

今回は、訪問者受付についてご連絡差し上げます

先日、訪問者受付でのエラーが発生し、対応が遅れてしまった事例がありました
そのため、再発防止策として、訪問者受付時の対応ルールの再確認をお願いしたいと思います

具体的には、訪問者の氏名・所属先・目的を必ず確認し、正確に入力するようお願い致します
また、訪問者様には来訪目的や受付時の流れについての説明を適切に行い、スムーズな受付を目指していただけますようお願い致します

期限は〇〇年〇月〇日までに、訪問者受付担当者全員が再確認を完了するようにお願い致します
この課題については、上司からのチェックを予定しております

今後とも、訪問者受付についての問題が発生しないように努めてまいります
何かご不明点やご質問等ございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください

以上、よろしくお願い致します
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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