【出張手配】の手続き方法メールを送る際の書き方・注意点
メールを開封してもらうためには、件名が非常に重要です。一目で出張手配の確認だとわかるように、出張の目的や日付を盛り込むのが効果的です。
- 「出張手配のご確認（〇月〇日～〇月〇日 〇〇出張）」
- 「〇〇出張に関する手配状況のご連絡」
- 「[氏名]様の〇〇出張手配について」
感謝と本メールの目的を冒頭で伝える
メールの冒頭では、出張手配の依頼に対する感謝の気持ちと、本メールが手配状況の確認であることを簡潔に示しましょう、
- 「〇〇出張の手配にご尽力いただき、ありがとうございます。」
- 「先日ご依頼いたしました〇月〇日からの〇〇出張の手配状況について、ご確認のためご連絡いたしました。」
のように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
出張の基本情報と手配状況を具体的に提示する
出張の基本情報（行き先、期間、目的など）を再度確認し、現在の手配状況（航空券、宿泊、交通手段など）を具体的に記載しましょう。箇条書きなどを活用すると、情報が整理されて読みやすくなります。
「出張概要
目的地：[出張先]
期間：〇月〇日（〇）～〇月〇日（〇）
目的：[具体的な目的、例：〇〇商談、〇〇会議参加]」
「手配状況
航空券
往路：〇月〇日 〇〇便（〇〇発 → 〇〇着） [予約番号：〇〇]
復路：〇月〇日 〇〇便（〇〇発 → 〇〇着） [予約番号：〇〇]
宿泊
ホテル名：[ホテル名]
期間：〇月〇日～〇月〇日 [予約番号：〇〇]
その他手配
[レンタカー、新幹線など、手配済みのもの]」まだ手配が完了していないものがあれば、その旨も記載し、今後の見込みを伝えると良いでしょう。
確認事項や必要なアクションを明確にする
手配内容に誤りがないか、または追加で必要な情報や手続きがないかを相手に確認しましょう。返信が必要な場合は、その旨を明確に伝えます。
- 「上記手配内容にお間違いないか、ご確認いただけますでしょうか。」
- 「何か修正点や追加のご要望がございましたら、〇月〇日までにご連絡いただけますと幸いです。」
- 「[例：パスポート情報、ビザの有無など]、もし必要な情報がございましたら、改めてご指示ください。」
締めの言葉
最後は、改めて感謝の気持ちを伝え、今後の協力を促す言葉で締めくくりましょう。
- 「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。」
- 「引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。」
メール作成時の注意点
- 迅速な送信： 手配が一段落した段階で、できるだけ早くメールを送信しましょう。情報が新しい方が、確認もスムーズに進みます。
- 正確な情報： 航空券の便名、出発・到着時刻、予約番号、ホテル名、宿泊期間など、記載する情報は正確であるかを必ず確認してください。些細な誤りでも、大きなトラブルに繋がりかねません。
- 簡潔かつ明確に： 余分な記述は避け、必要な情報を簡潔かつ明確に伝えましょう。長文すぎるメールは、相手に負担をかけてしまう可能性があります。
- 担当者の明記： 誰が手配を行い、誰が確認するのか、担当者を明確にすることで、責任の所在がはっきりし、スムーズな連携が期待できます。
- 返信期限の設定： 確認が必要な場合は、具体的な返信期限を設定し、相手にいつまでに返信すれば良いかを明確に伝えましょう。
- 必要な添付ファイルの有無： 航空券のeチケット、ホテルの予約確認書など、必要な書類を添付することも忘れないようにしましょう。添付ファイルがある場合は、本文でその旨を記載すると親切です。
【出張手配】の手続き方法メール例文集（文例）
【出張手配の手続きについて】
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇〇課の〇〇〇と申します
この度は、出張手配に関する手続き方法についてご報告させていただきます
近々、お客様との商談のため、出張を予定しておりますが、その手続き方法について不明な点がございました
そこで、〇〇〇様にお伺いさせていただくこととなりました
特に、航空券や宿泊施設の手配、出張費用の精算方法等に関して、明確な手順がわからない状況でございます
今後の出張手配に向けて、正しい手続き方法や注意点をお教えいただけますと幸いでございます
また、弊社の手配ポリシーや利用可能な手配代理店等、具体的な情報もいただけると助かります
さらに、出張費用の精算についても、必要書類や提出方法、締め切り等をお知らせいただけると大変助かります
お忙しい中恐縮でございますが、ご指導・アドバイスを賜りますようお願い申し上げます
今後とも、よろしくお願いいたします
また、出張手配に関するご質問やご不明点がございましたら、どうぞお気軽にお申し付けください
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【出張手配手続きについてのご報告】
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇〇課の〇〇〇と申します
本日は、出張手配の手続き方法に関するご報告をさせていただきます
弊社では、近々出張が予定されており、その手配を担当することになりました
出張に際し、航空券や宿泊施設の手配、移動手段の選定等、スムーズかつ効率的な手続きを行うことが求められております
これに伴い、既存の手続き方法を改善する必要があると判断いたしました
今後の出張手配手続きについて、以下のような計画を立てております
まず、社内での出張手配に関する情報共有を円滑化するため、専用の管理システムを導入し、手配状況や出張者のスケジュールを一元管理することを検討しております
またコスト削減と効率化の観点から、航空券や宿泊施設の予約は早期割引を活用し出張先での移動手段も公共交通機関を優先的に選択することを提案いたします
さらに、出張者が手配手続きに関する情報を容易に入手できるよう、社内ネットワーク上にマニュアルを作成し、随時更新していくことも計画しております
このような手続き方法の改善に伴い、ご意見やアドバイスがございましたら
お知らせいただけると幸いです
また、今後ともご指導・ご鞭撻のほど、何卒宜しくお願い申し上げます
引き続き、お客様のご期待に沿えるよう、努力してまいります
何かご不明点やご質問がございましたら、遠慮なくお申し付けください
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【出張手配】手続き方法についての報告
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます
先日、〇〇社の商談のための出張手配を行いました
その際、出張手配の手続き方法について学んだので、報告させていただきます
まず、出張の日程を確定したら、〇〇〇という出張手配サイトを利用しました
このサイトは、交通手段や宿泊施設の手配を行ってくれるサービスで、簡単かつスピーディーに手配することができました
次に、出張費用の精算についてですが弊社では出張のたびに領収書を提出することになっています
また、領収書の金額が一定額を超える場合は、事前に承認を得る必要があります
今後もこのような商談があった場合は、上記の手順に従って出張手配を行っていく予定です
また、もし何かアドバイスがありましたら、ご教示いただけると幸いです
以上、出張手配の手続き方法について報告いたしました
ご確認の程、何卒よろしくお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【出張手配】手続き方法についての報告
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます
この度は出張手配に関する報告メールをお送り致します
先日、〇〇〇社様との商談のために〇〇都に出張する必要が生じました
手配に必要な書類や手続きについて調べた結果、以下のような情報をまとめました
まず、出張の日程についてですが、〇〇〇日から〇〇〇日までの2泊3日の予定です
また、交通手段については、〇〇〇にて新幹線の往復チケットを手配しました
ホテルの予約については、〇〇〇に連絡を取り、〇〇ホテルに予約を入れていただきました
さらに、出張の際に必要な書類についても準備が整っております
〇〇〇社様との商談のために必要な資料は、先方から提供されたものを持参することになります
また、出張に関する各種申請書については、〇〇〇にて手続きを完了し、必要な書類は全て揃っております
以上の情報に基づき、出張手配に必要な手続きは完了しました
今後とも〇〇〇社様との良好なビジネス関係を築いていくため、ご指導・ご支援を賜りますようお願い申し上げます
何かご意見・ご指摘がございましたら、お気軽にお知らせください
最後に、今回の出張についてご協力いただいた〇〇〇様をはじめとする関係者の皆様に
心より感謝申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【出張手配】手続きのご報告
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます
この度は出張手配に関するご報告をさせていただきます
先日、〇〇〇社との商談のために出張の手配を進めました
出張日程は5月〇〇日から〇〇日までの〇泊〇日間で、交通機関は新幹線、宿泊先は〇〇ホテルとなりました
今回の手配にあたり、〇〇〇社の社内規定に従い、予算や手続きに関する調査を行い、最適なプランを選択いたしました
また、交通手段や宿泊先については、往復の移動距離や滞在日数、出張先周辺の利便性を考慮し、慎重に検討しました
今後も、このような出張の手配については迅速かつ適切に対応してまいりますので
何かご不明点やご要望がございましたら、お気軽にお申し付けください
また、このような手配を行うにあたり、〇〇〇社の方々には多大なご協力をいただきました
この場を借りて、改めて感謝の意を表したいと思います
今後とも、〇〇〇社との取引において
より一層のご協力を賜りますよう、お願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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