顧客訪問（営業・プレゼン）のスケジュール共有・報告メールの書き方
メールを開封してもらうためには、件名が非常に重要です。一目で顧客訪問のスケジュールに関するメールだとわかるように、訪問先や訪問日を盛り込むのが効果的です。
- 「【スケジュール共有】〇月〇日 [顧客名]様 訪問について」
- 「[顧客名]様へのプレゼン日程のご報告」
- 「[顧客名]様ご訪問スケジュールのご確認」
感謝と本メールの目的を冒頭で伝える
メールの冒頭では、日頃の協力への感謝と、本メールが顧客訪問のスケジュール共有・報告であることを簡潔に示しましょう。
- 「〇月〇日の[顧客名]様へのご訪問につきまして、スケジュールが確定いたしましたので、ご連絡させていただきます。」
- 「先日調整しておりました[顧客名]様との打ち合わせ日程について、ご報告いたします。」
のように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
訪問の基本情報と詳細スケジュールを具体的に提示する
訪問先、訪問日時、目的などの基本情報を再度確認し、当日の詳細なスケジュールを具体的に記載しましょう。参加者や持ち物、役割分担なども含めると、よりスムーズな進行が期待できます。箇条書きなどを活用すると、情報が整理されて読みやすくなります。
- 「訪問概要：
- 訪問先：[顧客名]様 [部署名] [担当者名]様
- 訪問日時：〇月〇日（〇）〇時〇分～〇時〇分
- 訪問目的：[具体的な目的、例：新製品〇〇のご提案、〇〇に関する打ち合わせ]」
- 「当日のスケジュール：
- 〇時〇分：[場所]集合
- 〇時〇分～〇時〇分：移動
- 〇時〇分：[顧客名]様到着・受付
- 〇時〇分～〇時〇分：ご挨拶・[プレゼン/打ち合わせ]開始
- 〇時〇分～〇時〇分：質疑応答
- 〇時〇分：終了・退出」
- 「参加者：
- 弊社：[氏名]、[氏名]
- 貴社：[氏名]（予定）」
- 「持ち物：
- [例：プレゼン資料（PC、プロジェクター接続ケーブル）、名刺、筆記用具など]」
- 「各自の役割：
- [氏名]：プレゼン主担当
- [氏名]：質疑応答サポート、議事録作成」
確認事項や必要なアクションを明確にする
スケジュールに誤りがないか、または追加で必要な情報や準備がないかを関係者に確認しましょう。返信が必要な場合は、その旨を明確に伝えます。
- 「上記スケジュールにお間違いないか、ご確認いただけますでしょうか。」
- 「何か修正点や追加のご要望、ご不明な点がございましたら、〇月〇日までにご連絡いただけますと幸いです。」
- 「当日の交通手段や集合場所について、ご意見がございましたらお知らせください。」
締めの言葉と今後の協力を促す
最後に、改めて感謝の気持ちを伝え、当日の成功に向けての協力を促す言葉で締めくくりましょう。
- 「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。」
- 「当日もどうぞよろしくお願いいたします。」
- 「実り多い訪問となりますよう、皆様のご協力をお願いいたします。」
メール作成時の注意点
- 迅速な送信： スケジュールが確定次第、できるだけ早くメールを送信しましょう。情報が新しい方が、関係者全員がスムーズに準備を進められます。
- 正確な情報： 日時、場所、参加者、内容など、記載する情報は正確であるかを必ず確認してください。些細な誤りでも、当日の混乱やトラブルに繋がりかねません。
- 簡潔かつ明確に： 余分な記述は避け、必要な情報を簡潔かつ明確に伝えましょう。長文すぎるメールは、相手に負担をかけてしまう可能性があります。
- 読み手の立場を考慮： 参加者や関係者の立場によって、必要な情報や重要視する点が異なる場合があります。誰に何を伝えたいのかを意識して、内容の優先順位をつけましょう。
- 返信期限の設定： 確認が必要な場合は、具体的な返信期限を設定し、相手にいつまでに返信すれば良いかを明確に伝えましょう。
- 必要な添付ファイルの有無： 訪問先への地図、プレゼン資料の最終版など、必要な書類を添付することも忘れないようにしましょう。添付ファイルがある場合は、本文でその旨を記載すると親切です。
【顧客訪問】のスケジュール共有メール例文集（文例）
【顧客訪問のスケジュール共有】
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます
この度は、顧客訪問に関するスケジュールの共有をさせていただきます
来週に予定されている顧客訪問について、以下のスケジュールを組むことができました
〇〇月〇〇日に〇〇〇社を訪問し、新商品のプレゼンテーションを行います
翌〇〇月〇〇日には〇〇〇社を訪れ、過去の取引内容についてのフォローアップを実施いたします
また、〇〇月〇〇日には〇〇〇社へ向かい、新規プロジェクトに関する提案を行う予定です
これらの訪問を通じて、新商品の販路拡大や既存顧客との取引継続、新規プロジェクトの獲得に努めます
各訪問においては、事前の情報収集や資料準備を十分に行い顧客に対して適切な提案ができるよう努力いたします
また訪問後には速やかにご報告させていただきます
ご多忙の中大変恐縮ですが、訪問スケジュールについて何かご指摘やアドバイスがございましたらお知らせいただけますと幸いです
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【顧客訪問のスケジュール共有】
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます
本日は、今後の顧客訪問についてのスケジュールをお伝えするためにメールを送らせていただきました
近々、重要な顧客である〇〇〇社や〇〇〇社を訪問する予定です
訪問の目的は、顧客の現状把握やニーズの確認、新商品の案内やサービス向上につながる情報収集です
また、お客様との信頼関係を深めるためにも、訪問の頻度やタイミングを適切に調整してまいります
具体的なスケジュールとしては、〇〇〇社には〇〇日に訪問し
その際には新商品のデモンストレーションや、これまでの取引実績に基づいた提案を行う予定です
また、〇〇〇社には〇〇日に訪問し、直近で気になっている業界動向や競合他社の動きについて話を聞くことができればと考えております
その他の顧客訪問も含め、計画的に進めてまいります
今後の顧客訪問に関して、何かご意見やアドバイスがございましたら
お気軽にお教えいただければ幸いです
引き続き、ご指導・ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【顧客訪問】のスケジュール共有について
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます
先日お伺いしたところ、〇〇〇社様との顧客訪問のスケジュール共有について、ご指示を頂戴しましたので報告申し上げます
現在、〇〇月〇〇日から〇〇月〇〇日までの期間を予定しており
訪問する地域は〇〇県、〇〇県、〇〇県の3か所です
また、1日あたりの訪問先は最大で2社までとなります
具体的なスケジュールの調整は現在進めておりますが、訪問先によっては現地での商談の日程に合わせて、一部調整が必要な場合がございます
ご承知の通り、顧客との面談は重要な営業活動の一環となりますので
訪問スケジュールの折衝には万全を期しております
また、お客様との面談の希望時間や商談の内容に応じて、迅速な対応を行うため、十分な準備を整えた上で臨む所存です
今後も、スケジュール調整の状況について、随時報告させていただきます
何かご意見やご指摘等ございましたら、お気軽にお申し付けくださいませ
何卒、よろしくお願い申し上げます
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【顧客訪問】スケジュール共有の件について
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます
先日行った〇〇〇社との商談で、〇月〇日に訪問することが決まりましたので
上司へスケジュール共有の報告をさせていただきます
今回の訪問の目的は、新製品のラインナップのご案内と、御社のご要望をお聞きするためです
〇〇〇社様は、弊社の取引先として長年お付き合いいただいておりますので、今回も良い関係を築けるように最大限の誠意を持って対応いたします
訪問に関して、以下の点を共有させていただきます
まずは、〇月〇日（〇曜日）に訪問させていただきます
訪問時間に関しましては、お客様のご都合に合わせて調整させていただけますよう
ご提案いただけますでしょうか
また、訪問時にご用意いただきたい資料については、別途メールにてご連絡いたします
今回の訪問に向けて、弊社の営業担当者が御社担当者様と打ち合わせを行っております
訪問前には、弊社より事前資料を送付いたしますので、事前に御社で確認いただけますようお願い申し上げます
今後とも、〇〇〇社様との良好な関係を築いていくことが弊社の目標でございます
何かご不明点等ございましたら、お気軽にお問い合わせいただけますようお願いいたします
以上、スケジュール共有についての報告でございました
何かご指導いただけますよう、お願い申し上げます
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【〇〇〇社】顧客訪問スケジュールの共有について
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます
本日は、〇〇〇社の顧客訪問スケジュールの共有についてご報告させていただきます
現在、〇〇〇社の営業チームでは、来週から先方企業様に訪問するスケジュールを立てております
私たちは、顧客との面談において、お客様のご要望やニーズに適切に応え、販売促進に努めております
そのため、スケジュールをしっかりと共有し、円滑な商談を行うことが重要だと考えています
このたび、顧客訪問のスケジュールについて、弊社営業チーム内で共有を行いました
結果として
来週月曜日から水曜日までの期間中に、〇〇〇社様との面談を予定しております
面談の詳細については、後日ご報告いたします
今後とも、顧客との関係をより深め、良好なビジネスパートナーシップを構築していくことが目標です
このため、訪問スケジュールに関しましては、スムーズな共有を図ってまいります
何かアドバイスやご指摘がございましたら、何なりとお申し付けください
今後ともよろしくお願いいたします
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
