「営業所閉鎖のお知らせ」失礼なく丁寧にビジネスメール例文・書き出しと結びの挨拶
- 会社の経営戦略の変更により、一部の拠点の業務統合や整理が決定された場合
- 業務の効率化やコスト削減を目的として、既存の営業所を整理する必要が生じた場合
- 新たな取り組みの一環として、従来の営業拠点を再編成する判断がなされた場合
- 外部環境の変化や市場の動向に合わせた対応として、特定の営業拠点の閉鎖が決定された場合
- 自然災害やその他の非常事態により、長期間の営業が困難となった場合
メールを送る際の注意点
- 文章の始めから相手への感謝やお詫びの気持ちを十分に込め、閉鎖の理由や背景を丁寧に説明すること
- 読む人が理解しやすいよう、情報を段落ごとに整理し、要点を明確に示すように努めること
- 閉鎖に関する具体的な日程や手続きについては、正確な情報を記載し、今後の連絡方法についても明記すること
- 会社側の事情だけでなく、相手側にとっての不利益や不安を考慮した配慮ある文章を作成すること
- 全体として一方的な決定事項であることを伝えると同時に、相手へのお礼と今後の協力をお願いする内容にすること
失礼がない伝え方
- いつも大変お世話になっております。このたび、業務の見直しと効率化を目的とした経営判断により、現在ご利用いただいております営業所を閉鎖することとなりました。今後の連絡先や対応につきましては、改めて詳細をご案内させていただきますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
- 平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。弊社では業務改善の一環として、全社的な再編を進める中で一部の営業拠点を閉鎖する決定に至りました。今後のご対応につきましては、順次ご説明申し上げますので、引き続きご支援を賜りますようお願い申し上げます。
- いつも変わらぬご愛顧をいただき、心より御礼申し上げます。弊社では経営体制の見直しの一環として、既存の一部営業所の閉鎖を決定いたしました。お客様ならびに関係各位にはご不便をおかけすることとなりますが、今後のより良いサービス提供に向けた取り組みでございますので、何卒ご理解いただければ幸いです。
- 平素より弊社のサービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。今回、内部の業務効率化を図るため、営業所の閉鎖という重要な決断をいたしました。今後の対応につきましては、別途詳細なご案内を差し上げますので、引き続きご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
- 日頃より大変お世話になっております。弊社では業務全体の見直しを進める中で、経営戦略の一環として営業所の閉鎖を決定いたしました。お客様および関係各位にはご迷惑をおかけいたしますが、今後のサポート体制についてはしっかりと整えた上でご案内申し上げますので、何卒ご理解とご協力をお願い申し上げます。
適した書き出しの挨拶と締めの挨拶は？
書き出し挨拶
- 平素よりひとかたならぬご高配を賜り、心より感謝申し上げます。今回のご連絡は、弊社の業務改善に伴う重要な決断についてご説明申し上げるものであり、関係者の皆様にご不便をおかけすることなく、今後の体制について丁寧にご案内させていただく意図でございます。
- 日頃から弊社の取り組みにご理解とご協力をいただいておりますことに深く感謝申し上げます。このたび、業務全体の見直しに基づき、営業所の閉鎖という決断に至った経緯と今後の対応について、誠実な気持ちを込めてご報告させていただく次第でございます。
- いつも変わらぬご支援をいただき、誠にありがとうございます。弊社では、より一層のサービス向上を図るために経営体制の再構築を進める中で、重要な決定として営業所の閉鎖を選択いたしました。その経緯と今後のご対応につきまして、心を込めてご説明申し上げます。
- 平素より格別のご愛顧を賜り、重ねて御礼申し上げます。今回のご連絡は、弊社が業務効率の向上を目指す中で、慎重に検討を重ねた結果、営業所の閉鎖という判断に至ったことを、関係各位に誠実にお伝えするためのものでございます。
- 日頃より弊社に格別のご理解を賜り、誠にありがとうございます。弊社では今後の事業運営の改善と発展を目指し、慎重な検討の結果、営業所の閉鎖を決定いたしました。これに伴い、皆様におかれましてはご不便をおかけいたしますが、詳細につきましては以下にてご説明申し上げる所存でございます。
締めの挨拶
- このたびの決定によりご不便をおかけすることとなり大変心苦しく存じますが、何卒ご理解とご協力をお願い申し上げるとともに、今後とも変わらぬご支援を賜りますよう、謹んでお願い申し上げます。
- ご多忙のところ誠に恐縮ではございますが、弊社の判断にご理解いただけますようお願い申し上げるとともに、今後のご案内につきましても誠意をもって対応させていただく所存でございます。
- お知らせの内容につきましてご不明な点がございましたら、どうぞご遠慮なくお問い合わせくださいますようお願い申し上げるとともに、今後とも変わらぬご指導ご鞭撻をお願い申し上げます。
- このたびの経営判断につきましては、今後のより良いサービス提供のためのものでございますので、何卒ご理解賜り、今後ともご高配を賜りますようお願い申し上げます。
- ご案内させていただいた内容によりご迷惑をおかけすることとなりますが、皆様のご理解とご協力を心よりお願い申し上げるとともに、引き続きのご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
目上・取引先に使用して良い？また注意点は？
- 受け取る方への感謝と尊重の気持ちを冒頭に明確に示すこと
- 会社の事情を説明する際には、急な変更による混乱を避けるために慎重な言葉遣いを心がけること
- 今後の対応策や連絡方法について、具体的かつ詳細に記載し安心感を与えること
- 文章全体の流れを丁寧に整え、相手が読みやすい構成を心がけること
- 取引先や目上の方に対しては、余計な誤解を招かぬよう、事実に基づいた正確な情報提供を最優先にすること
注意しないと状況・場面は？
- 説明不足により相手が突然の連絡と感じ、驚きや不安を覚える場合
- 文章の流れが不明瞭で、どのような経緯で閉鎖が決定されたのかが分からず、誤解を招く可能性がある場合
- 具体的な対応策や連絡方法が不十分で、今後の手続きに混乱が生じる恐れがある場合
- 受け取る側の状況や立場に十分な配慮がなされず、一方的な決定事項として受け取られる場合
- 伝える内容があまりにも曖昧で、信頼性が損なわれる結果となる場合
細心の注意払った言い方・言い回し
- 弊社におきましては、業務の合理化と今後のサービス向上を目指すために慎重に検討を重ねた結果、特定の営業所の閉鎖という決断に至りました。この決定に伴い、ご利用いただいている皆様には多大なご迷惑をおかけすることとなりますが、何卒ご理解賜りたく、今後の対応につきましては改めて誠意をもってご案内申し上げる所存でございます。
- 日頃より弊社の事業運営に深いご理解をいただいておりますことに心より感謝申し上げます。今回、内部の業務見直しの結果として一部営業所の閉鎖を決定いたしましたが、関係各位にはご不便をおかけすることを大変心苦しく感じております。今後の連絡方法やサービス提供につきましては、十分な配慮をもって進めてまいる所存でございます。
- 平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。弊社では経営の効率化と今後の発展を見据え、慎重な議論の末に営業所閉鎖という決断を下しました。皆様にはご不安をおかけする点がございますが、今後の体制については詳細なご説明と十分なサポート体制を整え、誠実に対応させていただく考えでございます。
- 日頃からのご支援に深く感謝申し上げます。弊社においては、業務改善とさらなるサービス向上を実現するための取り組みの一環として、長期的な視野に立った再編を行い、営業所閉鎖の決定をいたしました。関係各位におかれましては突然のご連絡となり恐縮ではございますが、何卒ご理解いただけますよう、今後とも変わらぬご支援をお願い申し上げます。
- 平素より弊社への格別のご理解を賜り、心より御礼申し上げます。今回、業務効率化のための重要な判断として営業所の閉鎖を決定いたしましたことにつきましては、皆様にご不便をおかけする結果となることを深くお詫び申し上げるとともに、今後の連絡体制や対応策についても誠実かつ丁寧にご説明させていただく所存でございます。
目上の方へ「営業所閉鎖のお知らせ」メール例文
営業所閉鎖の経緯をしっかりお伝えするご案内
いつも温かいご助言とご高配を賜り、誠にありがとうございます。長年にわたり弊社事業をご理解くださり、必要な時には貴重なお力添えをいただいてまいりましたこと、改めて深く感謝申し上げます。このたび、弊社では事業環境の変化や運営体制の再編にともない、担当しておりました営業所を閉鎖する運びとなりました。突然のご報告となり恐縮ではございますが、これまでの経過を踏まえた上で苦渋の決断に至りましたことをご理解いただけますと幸いです。
今後の対応といたしましては、本社および他拠点の人員が引き継ぎを行い、可能な限り皆さまにご迷惑をおかけしないよう配慮いたします。すでにお取り引き中の業務については、本社から改めてご連絡を差し上げ、円滑に進められるよう準備を整えてまいります。また、ご相談やご不明点がございましたら、お気兼ねなくお知らせください。
これまで温かいご指導をいただいてまいりましたことを、心よりお礼申し上げます。今後とも変わらぬお付き合いを賜りますよう、何とぞよろしくお願い申し上げます。
営業所業務終了の日時と今後の対応を知らせるご案内
日ごろより多大なるお力添えをいただき、誠にありがとうございます。弊社では、長年にわたり皆さまのお支えのもと成長を続けてまいりましたが、このたび経営戦略の見直しにともない、担当営業所を閉鎖する決定をいたしました。誠に勝手ながら、本営業所は○月○日をもって業務を終了し、今後は本社をはじめとする他拠点で業務を集約してまいる予定でございます。
お取引を継続中の案件やご依頼中の件につきましては、専任の担当部署がしっかりと引き継ぎを行うとともに、お問い合わせの受付窓口を一本化して対応させていただきます。これまでのご厚情に深く感謝するとともに、急な変更によりご迷惑をおかけいたしますが、何とぞご理解を賜りますようお願い申し上げます。今後とも弊社全体へのご指導とご高配を賜れますよう、よろしくお願い申し上げます。
営業所集約による経営強化を伝えるご案内
平素よりひとかたならぬご高配を賜り、心よりお礼申し上げます。弊社では、これまで地方拠点を含めて多角的に事業を進めてまいりましたが、新たな戦略の一環として、各営業所を集約し、より強固な経営基盤を築く方針を固めました。そのため、誠に勝手ではございますが、現在運営しております営業所を○月をめどに閉鎖させていただくことになりました。
この決断は、今後の事業成長を支え、より質の高いサービスをご提供するためには避けて通れないものであり、多方面に及ぶ影響を十分に考慮した上で実施する運びとなりました。日ごろご指導いただいている方々に対し、急な変更でご不便をおかけすることもあるかと存じますが、何かお困りの点やご質問がございましたら、何なりとお申し付けください。重ねまして、これまで頂戴してまいりましたご支援に深く感謝申し上げるとともに、今後ともご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
地域社会への影響を踏まえた閉鎖決定のご案内
平素は弊社に対し、温かいお力添えをいただき、誠にありがとうございます。私どもは地域社会との連携を大切にしながら事業を営んでまいりましたが、近年の経営環境の変化に対応し、将来的な方針を模索した結果、このたび営業所を閉鎖する結論に至りました。多くのご支援をいただいてきた中での閉鎖となりますことから、私どもとしても断腸の思いではございますが、より適切な体制整備のためには避けられない判断と考えております。
今後は、営業所所在地の地域の皆さまとも連携を図りながら、本社や他拠点にて継続してサービスをご提供できるよう努めてまいります。すでにお取引が進行中の案件につきましては、個別に担当部署から詳細のご連絡を差し上げますので、何かご意見やご要望がございましたら、遠慮なくお知らせください。末筆ながら、今後とも弊社一同をお見守りいただければ幸いです。
営業所跡地利用に関する簡単な見通しを添えるご案内
いつも公私にわたりお導きいただき、深く感謝申し上げます。急なお知らせではございますが、業務の効率化や支店間の機能重複の解消を主な目的とし、弊社の営業所を閉鎖する決断となりました。これまで当該拠点を利用していた従業員や関係者への影響も考慮し、可能な限り支援体制を整備してまいります。
営業所閉鎖後の施設利用に関しては、地元自治体や関連企業と協議を進め、地域に対して再活用できる方法を検討する予定です。これまで多大なるご指導を賜りました目上の方々におかれましては、ご要望やお気づきの点がございましたら、ぜひお聞かせいただけますと幸いです。今後も皆さまのお知恵を借りながら、新たな事業体制を構築してまいりたく存じますので、引き続きご協力をお願い申し上げます。
関係者への対応を丁寧にお伝えするご案内
いつも弊社の活動に温かいお声掛けをいただき、深く感謝しております。事業規模の見直しを背景に、やむを得ず営業所を閉鎖する運びとなりましたことを、ご報告させていただきます。長い年月にわたり、地域の皆さまや取引企業の方々が築いてくださった信頼関係に支えられてきただけに、こうしたお知らせを差し上げるのは大変心苦しく存じます。
しかしながら、既存の支店を統合し、より専門性の高い部門へと再編することで、これまで以上に高品質なサービスを提供できるよう努めてまいります。何かと行き届かぬ点があるかと存じますが、円滑に移行できるよう、担当チームが誠心誠意対応させていただきます。引き続き、ご助言やご指導をいただけますよう、何とぞよろしくお願い申し上げます。
長年のご厚意への感謝を強調するご案内
日ごろより特段のお力添えをいただき、厚くお礼申し上げます。弊社の業務体制をあらためて精査した結果、複数拠点が重複している業務を一本化するために、営業所を閉鎖する方針を固めました。これまで本営業所に足を運んでくださった多くの皆さまの支えがなければ、今日まで運営を続けることは叶わなかったものと痛感しております。
このようなお知らせを差し上げることは大変残念ではありますが、企業の持続的な発展を目指すうえでの決断としてご理解いただきたく存じます。閉鎖後は、本社ならびに統合された拠点が一丸となって皆さまのご要望に応え、より良いサービスを追求してまいります。末永くお付き合いを続けさせていただく所存ですので、今後とも何とぞよろしくお願い申し上げます。
取引先の企業へ「営業所閉鎖のお知らせ」メール例文
営業所閉鎖による連絡窓口変更を伝えるご案内
平素より弊社と良好なパートナーシップを築いていただき、誠にありがとうございます。このたび、弊社の事業再編の一環として、○月○日をもって担当営業所を閉鎖する決定となりました。これにともない、貴社への連絡窓口を今後は本社営業部に一本化し、引き続きスムーズにご対応できるよう準備を進めております。
長年にわたり弊社をご支援くださった皆さまに急なご報告となってしまい、心苦しく存じます。これまで営業所にて担当していた業務は、本社の専門部署がそのまま承継し、担当者もできる限り継続いたしますので、ご不安な点やご要望がございましたら遠慮なくお知らせください。今後とも円滑なやり取りを目指して、全力で努めてまいりますので、何とぞよろしくお願い申し上げます。
取引条件の変更が伴う場合のご案内
いつも弊社とのお取り引きにご協力くださり、誠にありがとうございます。このたびの営業所閉鎖により、従来の納期や配送ルートに若干の変更が生じる場合がございます。そのため、現在ご発注中の案件につきましては、本社物流部と連携しながら改めてスケジュールを調整し、ご迷惑を最小限に抑えられるよう尽力いたします。
弊社としましては、長年にわたり築かれた貴社との信頼関係を大切にし、今後も変わらない品質とサービスでお応えする所存です。突然のご連絡となり恐縮ではございますが、何かお気づきの点やご不明な点がございましたら、お手数ですがご一報いただければ幸いです。これからも良きビジネスパートナーとして、ご要望に的確にお応えできますよう努力してまいりますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。
重要書類の送付先変更をお願いするご案内
日ごろよりご厚情を賜り、深く感謝申し上げます。弊社の営業所閉鎖に伴い、これまで書類をご送付いただいていた住所が利用不可となりますため、今後は本社総務部宛にお送りいただけますようお願いいたします。専任スタッフを増員し、到着書類の確認やレスポンスを速やかに行う体制を整えておりますので、ご不便をおかけしないよう尽力してまいります。
なお、当営業所で担当させていただいていた貴社案件は、本社の同一チームが引き継ぐ予定です。万が一、送付先の誤りなどでトラブルが生じた際は、すぐにご連絡くだされば誠実に対応いたします。これまでのご協力に感謝するとともに、引き続き弊社と良好なパートナーシップを築いていただければ幸いです。何とぞよろしくお願い申し上げます。
新サービス導入にあわせた営業所閉鎖のご案内
平素は弊社の製品・サービスをご愛顧いただき、誠にありがとうございます。このたび、新サービスの導入を機に事業拡充と組織の集中化を図り、誠に恐縮ながら、従来の営業所を閉鎖することとなりました。貴社にとってこれまで身近にご利用いただいていた窓口がなくなる形となり、ご迷惑をおかけする面もあるかと存じますが、本社にて迅速かつ一貫性のある応対を行うよう準備を整えております。
新サービスの提供も加わり、担当部署における体制がさらに強化される見込みです。これまで以上にきめ細かな対応を目指してまいりますので、何かお困りごとがございましたら、遠慮なくご連絡ください。突然のご報告となりましたが、今後も貴社と共に成長していけるよう努めてまいりますので、よろしくお願い申し上げます。
コスト削減とサービス品質向上を目的とした閉鎖のご案内
いつも弊社との取引関係をご活用くださり、感謝申し上げます。このたび、内部コスト削減と全体のサービス品質向上を目的に、複数拠点の統合を進める方針となりました。その一環として、○月○日付で現在の営業所を閉鎖いたしますので、まずはその旨ご報告いたします。経費や人員を一カ所に集約することで、より専門性の高いスタッフを揃え、迅速なサポートを行う計画です。
もちろん、突然の措置によるご不便が最小限に留まるよう、本社窓口ではお取引企業専用のカスタマーサポートラインを設ける予定です。これまで営業所において対応していた案件も同じ担当者が対応いたしますので、過去のやりとりから継続してサポートが受けられるよう配慮しております。今後とも安定的な取引を継続させていただくため、どうぞよろしくお願い申し上げます。
全社一丸でのサポート体制強化を図るご案内
日ごろより弊社に格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。全社一丸となってより高品質なサービスを提供するべく、今般の営業所閉鎖を決断し、今後は本社に資源を集中投下していく方針となりました。これにより、貴社がこれまで受けられたサポート水準を落とすことなく、むしろスピード面や専門知識の提供において向上を図れるものと期待しております。
これまで営業所で担当していたやりとりにつきましては、該当部署を移行し、円滑に引き継ぎを実施中です。何らかの不備や懸念点がございましたら、遠慮なくお申し出ください。長らく築いてまいりました貴社との信頼関係をさらに強固なものにするためにも、変わらぬご愛顧とご意見を賜りますようお願い申し上げます。
貴社との新たな協業プランを探るご案内
平素より弊社に数々のお力添えをいただき、ありがとうございます。今回、弊社では事業規模を見直し、より柔軟かつ迅速な経営判断ができる体制を目指して、営業所の閉鎖に踏み切りました。貴社におかれましても、これまで密接に連携していた拠点がなくなることに戸惑われる部分もあるかと存じますが、閉鎖後こそ本社や他拠点との協力を強化し、新たな協業プランを一緒に模索していきたいと考えております。
もしご提案やご要望がございましたら、遠慮なくお伝えください。弊社の中では、貴社のご意見をより積極的に取り入れ、今後のビジネスチャンスを最大限に活かせるよう前向きに検討してまいります。これまでのご支援に心から感謝申し上げるとともに、引き続き変わらぬパートナーシップをお願いできれば幸いです。
新規取引先に「営業所閉鎖のお知らせ」メール例文
新たなお付き合いに際し、閉鎖情報を先に伝えるご案内
お忙しい中、ご連絡の機会をいただきありがとうございます。実はこのたび、弊社では経営効率化のため、現在運営しております営業所を近日中に閉鎖する方向で調整しているところです。新規に取引を検討いただいている最中に、このような話を差し上げるのは大変恐縮ではございますが、あらかじめご承知おきくださいますようお願い申し上げます。
本社への統合が完了いたしましたら、より一貫した対応ができる体制を整備し、業務のスピードもこれまで以上に高めていく所存です。まだ具体的な協議が進行中の件や、お打ち合わせが必要な案件がありましたら、どのようなことでもご相談ください。今後のパートナーとして、誠意をもって取り組ませていただく所存ですので、引き続きご検討いただけますよう重ねてお願い申し上げます。
営業所閉鎖を前提とした契約条件のご案内
このたびは弊社に関心を寄せていただき、誠にありがとうございます。新規取引をご検討いただくうえで大切な情報として、弊社の営業所を近々閉鎖する予定があることをお知らせいたします。これに伴い、日常の連絡先や書類の受け取り先、さらにはサービス提供に関するフローなどが変わる可能性がございます。
しかしながら、新体制発足後は、むしろ事務手続きの迅速化やサポート窓口の拡充を予定しており、貴社にメリットを感じていただけるよう準備を整えております。これまで営業所で担当していた分野においても、経験豊かなスタッフが本社で業務を引き継いでまいりますので、取引開始後も問題なくお手続きいただけます。何か不安要素などございましたら、遠慮なくご相談ください。今後ともよろしくお願いいたします。
新規立ち上げ部署との連携を強調するご案内
このたびは弊社との取引をご検討いただき、心より感謝申し上げます。弊社では新たに立ち上げる部署を中核に据え、事業拡大と同時に、従来の営業所機能を本社へ集約する方針を固めました。そのため、誠に勝手ながら、現在の営業所を閉鎖し、特定部門を強化する形で再編を行う予定でございます。
取引が正式に開始されましたあかつきには、この新部署が中心となり、貴社へのサービスやご提案をよりスピーディに進めてまいります。もし現段階で契約内容やサポート方法について疑問点があれば、どうぞお気兼ねなくお知らせください。新規のパートナーとして互いにより良い関係を築いていくため、精一杯努めさせていただきますので、何とぞよろしくお願い申し上げます。
本社メインでの取引開始を提案するご案内
ご多忙中にもかかわらず、弊社とのお付き合いをご検討くださりありがとうございます。このたび、弊社では地域拠点の効率化を目指す動きが進行しており、近い将来に営業所を閉鎖する予定です。現在は移行期間中ではありますが、既に本社をメインの拠点として取引を進める体制を整えており、新規のお客さまにはできるだけ本社での手続きややりとりをお願いしている状況でございます。
閉鎖後のフォローアップ体制については、弊社としても最優先で取り組んでいるところです。ご契約までの流れや締結後のサポートに関しても、本社担当者が統括して責任をもってご対応いたしますので、ご安心いただければ幸いです。ご不明な点などございましたら、どのようなことでもお気軽にお問い合わせください。今後とも、末永くお付き合いいただけますようお願い申し上げます。
営業所閉鎖後の優待や特別対応に関するご案内
弊社にご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございます。弊社では、新しくお取引を開始いただく皆さまに対して、安心してご契約いただけるよう、営業所閉鎖後においても特別優待や手厚いサポートを準備しております。具体的には、本社機能と連携した即時対応や、専用ダイヤルを用いたフォローアップなどを検討しているところです。
閉鎖による影響は少なからずあるかと存じますが、これを機に全社的にサービスの向上を図り、より円滑で迅速な対応を可能にしたいと考えております。貴社にとっても、弊社との新規取引がメリットの大きいものとなるよう尽力いたしますので、ご不安点は遠慮なくお問い合わせください。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
営業所閉鎖の背景を詳細に説明するご案内
弊社との連携を前向きにご検討いただきありがとうございます。実は、弊社が掲げる次期事業計画の一環として、現在の営業所を閉鎖し、本社に機能を集約する作業を進めております。これは、経営戦略上重要な舵取りとなり、組織を集中させることで新規顧客への対応強化や、既存サービスの改良を迅速化するねらいがございます。
初めてのお取引をされる皆さまに混乱を与えてしまうことなく、スムーズに契約を結べるよう、弊社の担当スタッフ一同が万全の準備を整えております。ご契約後の運営面や技術的な質問への対応、アフターサポートの仕組みなど、ご希望に応じて丁寧にご説明いたしますので、どうかご安心ください。今後も長期的なお付き合いを前提に、さらに成長していきたいと考えておりますので、ご縁を大切にさせていただきたく存じます。
信頼構築への決意を添えた閉鎖案内
このたびは弊社にお問い合わせを賜り、誠にありがとうございます。現在、ご検討いただいている中で不明点やご不安な点がございましたら、遠慮なくお申しつけください。弊社では、より機動力のある運営形態に移行するため、既存の営業所を閉鎖し、本社と主要拠点を中心に事業を展開していく方針を定めました。
新規のお客さまにも、迅速かつ柔軟な対応ができることを強みにして、ご期待に沿ったサービスを提供してまいります。もし営業所閉鎖による手続き面での不便や、書類送付先の変更などについてご心配がありましたら、ご納得いただけるまで丁寧にご説明いたします。これを機に、より強固な信頼を築き上げられるよう努力いたしますので、今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
顧客・お客様へ「営業所閉鎖のお知らせ」メール例文
営業所閉鎖後のサービス継続を約束するご案内
いつも弊社のサービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。長年にわたり、該当営業所をご愛顧くださったお客さまには大変感謝しておりますが、突然のお知らせとなり心苦しい限りではございます。このたび、弊社の事業方針見直しに伴い、当営業所を閉鎖する運びとなりました。
しかしながら、これまでご利用いただいてきたサービスは今後も本社もしくは近隣の別拠点で継続してご提供できるよう、万全の体制を整えてまいります。お電話やメールでのお問い合わせ先は変更がございますので、改めて詳細をお伝えさせていただきます。何かとご不便をおかけいたしますが、より充実したサポートを目指して努力してまいりますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
アフターケア体制の強化を強調するご案内
平素より弊社商品をご愛顧いただき、心から御礼申し上げます。誠に勝手ながら、弊社では事業拠点を再整理し、近く営業所を閉鎖する方針を決定いたしました。急なご報告で恐縮に存じますが、これからも変わらず品質の高い商品やサービスを皆さまにお届けできるよう、本社中心のサポート体制を一層強化していく予定です。
閉鎖後は、製品の修理や不具合に関するお問い合わせ窓口を本社に一本化することで、より迅速なアフターケアを実現するとともに、担当スタッフの専門知識を活かした対応が可能になります。今後もより良いサービスをお届けできるよう努めてまいりますので、気になる点やご質問がありましたら、ご遠慮なくお知らせください。引き続き弊社をご利用いただけましたら幸いです。
顧客データの引き継ぎを安心感とともに知らせるご案内
このたびは、弊社サービスをご利用いただきありがとうございます。突然のお知らせとなり恐縮ですが、弊社では組織改変により営業所を閉鎖する方針を固めました。これに伴い、該当営業所にて管理していたお客さまのデータやご購入履歴は、適切なセキュリティ対策を講じた上で本社へ集約し、責任を持って管理いたします。
今後のアフターサポートや商品のアップグレードに関するご連絡は、本社の担当部署より行わせていただきますので、ご安心ください。何かご要望がございましたら、今までと同様にお気軽にお問い合わせいただければ幸いです。ご利用者さまにご不便をかけることのないよう、スタッフ一同万全を期して対応してまいりますので、引き続き弊社のサービスをよろしくお願いいたします。
定期購入・予約サービスを利用中のお客さまへのご案内
いつも弊社製品をご愛用いただき、誠にありがとうございます。現在、定期購入や予約サービスをご利用中のお客さまも多くいらっしゃる中で恐縮ではございますが、弊社の決定により、担当営業所を閉鎖する運びとなりました。これまで営業所に直接ご来店いただきお受け取りくださっていたお客さまには、新たな受け取り方法のご案内を差し上げる予定ですので、いましばらくお待ちいただけますと幸いです。
閉鎖後は、本社および別の拠点で皆さまの定期購入・予約状況を管理し、確実にお届けできるよう手配いたします。万が一、ご予約内容の変更やキャンセル等をご希望の場合は、早めにご連絡をいただければ柔軟に対応いたします。これまでのご愛顧に深く感謝申し上げ、今後も変わらぬご利用をお願い申し上げます。
新商品情報をあわせてお知らせするご案内
平素より弊社製品にご興味を持っていただきありがとうございます。このたび、弊社では将来的な商品開発やサービス拡充を見据えた組織改編を実施することとなり、営業所を閉鎖いたします。長くご利用いただいてきたお客さまには大変申し訳ない思いがございますが、本社拠点に機能を集約することで新商品開発のスピードアップを図り、より充実したラインナップをお届けできるよう努めてまいります。
営業所閉鎖後のサポート窓口に関する詳細は、追ってメールや弊社ウェブサイトにてご案内させていただきます。また、今後リリースを予定している新製品やイベント情報についても、本社チームがしっかりとフォローいたしますので、どうぞご安心ください。引き続き弊社とのお付き合いを賜りますよう、お願い申し上げます。
店舗での相談や試用をされていたお客さまへのご案内
このたびは、弊社の営業所をご利用いただきありがとうございました。これまで、実際に商品の試用やスタッフへの対面相談のため、ご来店くださっていたお客さまも多くいらっしゃるかと思います。誠に心苦しいのですが、やむを得ない事情により本営業所を閉鎖することとなりました。
店舗で対応していたサービスに関しては、今後本社やオンラインサポートを通じてご利用いただけるよう、体制を再整備する予定です。ご相談やトラブルシューティングなどに関しては、リモートでも分かりやすく対応できるように工夫を凝らしてまいりますので、ぜひお気軽にご利用ください。これからもお客さま一人ひとりに寄り添ったご案内を継続すべく努力してまいりますので、引き続き弊社にご期待いただけますと幸いです。
感謝と謝意を伝える閉鎖のご案内
いつも弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。長年にわたり地域の皆さまに愛されてきたこの営業所を閉鎖する運びとなり、スタッフ一同、寂しい気持ちでいっぱいです。しかしながら、事業全体の方向性や運営効率を考慮したうえで、苦渋の決断に至りましたことをご理解いただければ幸いです。
これまで築いてきたお客さまとの信頼関係は、営業所が閉鎖された後も大切にしていく所存であり、本社や他拠点においても引き続きご満足いただけるよう最善を尽くします。何かご不便やお気づきのことがございましたら、遠慮なくお声がけください。これからも弊社のサービスがお客さまにとって価値あるものとなるよう、さらなる努力を続けてまいりますので、今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
社内メールで「営業所閉鎖のお知らせ」メール例文
全社員へ閉鎖方針を共有する連絡
お疲れさまです。経営会議での決定に基づき、○月末をめどに地方営業所を閉鎖することとなりました。これまで該当営業所に在籍していたメンバーについては、本社および近隣拠点への異動を含め、各部署と連携して受け入れ先を検討している段階です。突然のことで戸惑われる方も多いかと思いますが、まずは現状の方針共有を目的として本メールをお送りいたしました。
業務移管のスケジュールや引き継ぎ作業に関しては、追って担当部門から連絡がある予定です。万が一、個別の事情や不安がある場合は、直属の上司や総務部まで気軽に声をかけてください。皆さまにはご協力をお願いする場面も多々あるかと存じますが、円滑な移行に向けてご理解とご協力をお願いいたします。
関連部署への詳細タスクを通知する連絡
お疲れさまです。先日の経営判断により、営業所閉鎖のスケジュールが具体的に固まりましたので、関連部署の皆さまへ改めてタスクを共有いたします。まず、人事部と総務部は○月○日までに人員配置とオフィス機器の撤収計画を確定してください。経理部と経営企画部は、閉鎖に伴う費用試算や手続き関連の書類を整備し、必要に応じて外部委託先との連絡をとっていただければと思います。
今後、お客さま向けの公式アナウンスや取引先企業への連絡文面の作成が必要となります。広報部と営業本部は協力して対応策をまとめ、全社的に齟齬なく進められるようお願いします。何か懸念点や疑問が生じた場合は、早めに部門間で話し合い、スムーズな連携を図りましょう。引き続きご協力をお願いいたします。
閉鎖対象営業所スタッフへのフォローを依頼する連絡
お疲れさまです。閉鎖対象となる営業所のスタッフは、突然の通達で大きな不安を感じていることが予想されます。上司や先輩社員の皆さんには、今まで以上にコミュニケーションを密にとって、困りごとや心配事がないかを確認していただけますと助かります。円滑な組織再編を進めるにあたり、当事者の声に耳を傾ける姿勢がとても重要です。
また、営業所で進行中のプロジェクトについて、必要に応じて引き継ぎ作業を行ってください。特に締め切りが迫っている業務や顧客対応が必要な業務に遅れが生じないよう、各部署に情報を共有し、タスク管理ツールを活用して進捗をチェックしていきましょう。皆さまの積極的なフォローとご協力を何とぞお願いいたします。
移行期における連携強化を呼びかける連絡
お疲れさまです。営業所閉鎖に伴う業務移行期に入り、各所で引き継ぎや調整が進んでいることと思います。すでに一部の業務では本社や他拠点との調整が必要となっておりますが、まだ情報伝達が行き届いていないケースもあるようです。もし移行作業において不明点やボトルネックが見つかった場合は、ためらわずに上司や関係部署に相談してください。
今後は、会社全体が協力して変革を乗り越えることが大切です。改めて、社内チャットやウェブ会議ツールなどを活用して密に連携し、些細な疑問でも共有し合える環境を整えていただけるようご協力をお願いします。短期的には混乱もあるかもしれませんが、チームワークを発揮して乗り切りましょう。
営業所閉鎖後の新体制を周知する連絡
お疲れさまです。今後の新体制について、大枠が決まりましたのでお知らせいたします。閉鎖する営業所が担っていた業務は、本社営業部の新セクションが中心となって引き継ぎます。加えて、顧客対応に関する電話窓口はカスタマーサポート課が一括で担当する形に変更されます。該当部門の皆さまには、準備が整い次第各部署へ詳細なマニュアルを配付いたしますので、確認をお願いいたします。
閉鎖後、少なくとも数カ月間はお客さま対応で混乱が生じる恐れがあります。全社的にサポート体制を整え、スムーズに運営できるよう綿密な連携を重ねてまいりましょう。みなさんのご理解とご協力が不可欠ですので、引き続きよろしくお願いいたします。
営業所資産の処理方法と整理を依頼する連絡
お疲れさまです。営業所閉鎖にともない、現地に置かれている資産や設備品のリストアップと整理が必要です。各チームのリーダーの方には、期日までに不用品と再利用可能品を分類し、再利用できるものは本社や他拠点へ配送手配を進めてください。不要となった備品については、リサイクルや廃棄に関するルールに従い、適切に処分を行うようお願いします。
なお、契約上の管理が必要な機材や書類もあるため、総務部および情報システム部と連携をとりながら、抜け漏れのないよう進めてください。大変な作業ではありますが、円滑な閉鎖に向けた重要なステップですので、チーム一丸となって取り組んでいただければ幸いです。ご不明点は遠慮なく担当部署へお問い合わせください。
閉鎖完了後のフォローアップ体制を伝える連絡
お疲れさまです。営業所閉鎖後、しばらくはイレギュラー対応が続くと予想されますが、皆さまが混乱なく業務を進められるようフォローアップチームを発足することになりました。閉鎖した営業所に関する各種問い合わせや書類の行き先確認などは、このチームが一括して調整しますので、何か問題が生じた場合は遠慮なく連絡してください。
また、すでに本社や他拠点へ異動したメンバーが、閉鎖後しばらくはサポートにあたってくれる予定です。新しい環境に適応しながらも、一緒に働いてきた仲間として連絡を取り合い、スムーズに再編が完了できるよう協力してまいりましょう。最終的に皆さまの業務効率や働きやすさの向上につなげていくため、引き続きのご協力をお願いいたします。
「営業所閉鎖のお知らせ」注意点
- 閉鎖の経緯や理由を丁寧に説明し、相手が納得しやすいように心がける
・単に「閉鎖する」事実だけでなく、事業方針や環境変化など具体的な背景を説明すると、急な変更であっても理解を得やすい - 閉鎖後の対応策をはっきり記載し、不安を払拭する
・問い合わせ窓口や引き継ぎの担当部署、利用者向けのサポート方法などを具体的に示す - 相手への影響を軽減する工夫を入れる
・納期や支払い条件に変更が生じる場合は、できる限り早めに知らせ、代替案の用意や柔軟なスケジュール調整に努める - 感謝の気持ちを強調し、今後の関係継続も明確に示す
・長年支えてくれた相手へ謝意を示し、閉鎖後も連携を大切にしていく姿勢を伝えることで信用を維持しやすい - 社内メールでも情報共有や連携を徹底する
・業務移管や担当変更がスムーズに行われるよう、関連部署との連絡を密にし、移行期の混乱を最小限に抑える - 余計なトラブルを防ぐための記載を忘れない
・書類や備品の処理、セキュリティ関連、顧客データの扱いなど、必要な事項を網羅的に含め、周知徹底を図る
