例文|新規プロジェクトの打ち合わせ（ミーティング）メールの書き方
メールを開封してもらうためには、件名が非常に重要です。一目で新規プロジェクトの打ち合わせだとわかるように、プロジェクト名や打ち合わせの目的を盛り込むのが効果的です。
- 「【〇〇プロジェクト】キックオフミーティングのご案内」
- 「新規プロジェクト[プロジェクト名]に関する打ち合わせのお願い」
- 「[プロジェクト名]立ち上げに向けた初回打ち合わせのご連絡」
挨拶と本メールの目的を冒頭で伝える
メールの冒頭では、日頃の協力への感謝と、本メールが新規プロジェクトの打ち合わせ案内であることを簡潔に示しましょう。プロジェクトの立ち上げに対する期待感を伝える一文を加えるのも良いでしょう。
- 「この度、新規プロジェクト[プロジェクト名]を立ち上げることになりましたので、つきましては初回打ち合わせのご案内をさせていただきます。」
- 「皆様、いつも大変お世話になっております。この度、[プロジェクト名]の推進に向けて、キックオフミーティングを開催したくご連絡いたしました。」
のように、前向きな言葉遣いを心がけましょう。
プロジェクトの概要と打ち合わせの詳細を具体的に提示する
新規プロジェクトの簡単な概要や目的を伝え、その上で打ち合わせの具体的な日時、場所、参加者、議題などを明確に記載しましょう。箇条書きなどを活用すると、情報が整理されて読みやすくなります。
プロジェクト概要
プロジェクト名：[プロジェクト名]
目的：[例：〇〇市場への新規参入、〇〇サービスの開発など]
目標：[例：〇年後に〇〇%のシェア獲得、〇〇までにプロトタイプ完成など]」
打ち合わせ詳細
日時：〇月〇日（〇）〇時〇分～〇時〇分
場所：[会議室名、またはオンライン会議のURL]
参加予定者：[氏名]、[氏名]、[氏名]（関係部署の代表者など）
議題
プロジェクトの目的と背景の共有
プロジェクトの全体像とフェーズ説明
各担当者の役割分担について
今後のスケジュールと進め方
質疑応答」
オンライン会議の場合は、接続テストの案内や、事前に資料を共有する旨も伝えると親切です。
事前準備のお願いと確認事項を明確にする
打ち合わせを円滑に進めるため、参加者に事前に確認しておいてほしいことや、準備してほしいことがあれば、具体的に記載しましょう。
- 「お忙しいところ恐縮ですが、打ち合わせ前に[添付資料/〇〇の資料]をご確認いただけますと幸いです。」
- 「何かご意見やご質問がございましたら、事前にご連絡いただくか、当日お持ちいただけますと幸いです。」
- 「ご都合が悪い場合は、お手数ですが〇月〇日までにご連絡ください。」
締めの言葉と今後の協力を促す
最後に、打ち合わせへの参加を促し、プロジェクト成功に向けての協力を期待する言葉で締めくくりましょう。
- 「皆様のご参加を心よりお待ちしております。」
- 「本プロジェクトが成功裏に推進できるよう、皆様のご協力をお願いいたします。」
- 「当日、皆様とお会いできることを楽しみにしております。」
メール作成時の注意点
- 明確な目的意識： 何のための打ち合わせなのか、その目的を明確に伝えることで、参加者は準備をしやすくなります。
- 迅速な送信： 打ち合わせの日程が決まり次第、できるだけ早くメールを送信しましょう。関係者のスケジュール調整を考慮し、余裕を持った案内が大切です。
- 正確な情報： 日時、場所、議題、参加者など、記載する情報は正確であるかを必ず確認してください。誤った情報は、混乱やトラブルの原因になりかねません。
- 簡潔かつ分かりやすく： 余分な記述は避け、必要な情報を簡潔かつ分かりやすく伝えましょう。箇条書きや太字を効果的に活用し、視覚的な読みやすさも意識してください。
- ポジティブなトーン： 新規プロジェクトの立ち上げは、関係者にとって新たな挑戦であり、期待感も伴います。前向きで建設的なトーンでメールを作成し、参加者のモチベーションを高めるよう心がけましょう。
- 必要な添付ファイルの有無： プロジェクトの企画書、アジェンダ、事前確認資料など、必要な書類を添付することも忘れないようにしましょう。添付ファイルがある場合は、本文でその旨を記載すると親切です。
【新規プロジェクト】の打ち合わせメール例文集（文例）
【新規プロジェクト打ち合わせの報告】
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
この度は、新規プロジェクトに関する打ち合わせの報告をさせていただきます
昨日、新規プロジェクトの打ち合わせが行われました。参加者は弊社の担当者と、新規取引先の〇〇〇企業の担当者でした
打ち合わせでは、双方の会社の概要や、今後の協業に向けての期待を共有し、具体的なプロジェクトの目標や進行スケジュールの確認を行いました
また、担当者間で連絡や情報共有が円滑に進むよう、コミュニケーション手段も確認しました
今後の計画としては、まずは各担当者がそれぞれの企業で、プロジェクトに関連する情報収集や資料作成を行い
次回の打ち合わせに備えます
次回の打ち合わせでは、双方が準備した資料をもとに、プロジェクトの具体的な進め方や役割分担を決定する予定です
また、プロジェクトの進行状況や問題点について定期的に報告し合い、随時改善を図ることとしました
引き続き、新規プロジェクトの進捗について報告させていただきますので
何かご意見やアドバイスがございましたらお教えいただけますと幸いです
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【新規プロジェクト打ち合わせのご報告】
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます
本日は新規プロジェクトの打ち合わせに関して報告させていただきます
昨日、当社と提携先企業の関係者による新規プロジェクトの初回打ち合わせが行われました
打ち合わせにおいて、双方の担当者が今後のプロジェクトスケジュールや役割分担について協議し、共通の目標を設定いたしました
また、プロジェクトの進捗管理や情報共有の方法についても合意が得られました
このプロジェクトでは、双方が連携し、効率的かつ円滑な進行を目指します
具体的には、定期的なミーティングを設け、進捗状況の報告や課題の共有を行います
また、リスクマネジメントにも注力し、予期せぬ問題が発生した際に迅速かつ適切な対応ができるよう体制を整えます
さらにプロジェクトメンバー間でのコミュニケーションを活発化させ
情報を適切に共有し、円滑な協力体制を確立することを目指しております
今後とも、〇〇〇様のご指導やアドバイスを賜りますようお願い申し上げます
また、進捗状況や成果について随時報告させていただきますので
何卒よろしくお願いいたします
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【新規プロジェクト】打ち合わせについて
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます。
この度、新規プロジェクトについての打ち合わせをお願いしたく、メールを差し上げました
新規プロジェクトについては、先日の商談でご提案したものであり
弊社にとって大変重要な案件です。今回の打ち合わせではプロジェクトの概要や目的、スケジュール、予算などについてご説明いただきたく存じます
また、〇〇〇社との協業についてもご検討いただけますと幸いです
現在、弊社では新規プロジェクトに向けての準備を進めており、詳細なプランニングに入る前に
お忙しいところ恐れ入りますが、ご都合のよい日時をお教えいただけますと幸いです
また、打ち合わせ場所については、弊社でご用意することも可能ですので、ご相談いただけますと幸いです
今後とも〇〇〇社との協業を強化し、より良いビジネスを展開していけるよう全力を尽くしてまいります
なお、本件について何かアドバイスやご意見がございましたら
お気軽にお知らせください
何卒よろしくお願い申し上げます
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【新規プロジェクト】打ち合わせについての報告
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます
本日は先方と新規プロジェクトに関する打ち合わせを行い、その結果をご報告いたします
先方からは、新しい商品のラインナップの開発について話がありました
弊社が提案した商品に対して興味を持っていただき、詳細な仕様や価格についての話し合いが行われました
その結果、先方からは承認をいただき、弊社としても取り組む価値があると判断しました
今後の計画としては、商品の詳細について確認を行い、デザインやパッケージについての意見交換を進めていく予定です
また製造プロセスについても検討し、効率的な生産ラインを構築することを目指しています
今後とも、先方とのコミュニケーションを密にし、スムーズにプロジェクトを進めるように努めてまいります
何かご意見やアドバイスがございましたら、遠慮なくご指導いただけますようお願い申し上げます
この度は、貴重な機会をいただきまして、誠にありがとうございました
今後とも、よろしくお願いいたします
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
【新規プロジェクト】打ち合わせ日程について
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます
先日、弊社から提案した新規プロジェクトに関する打ち合わせの日程調整について、報告いたします
弊社側では、次週火曜日以降のご都合であれば何時でも対応可能でございます
ただし、先方からのご希望があれば、柔軟に対応させていただきます
また、ご都合の悪い時間帯があれば別の日程もご提案可能でございます。
打ち合わせに際しましては、以下の点について共有させていただきたく存じます
・新規プロジェクトの目的と目標
・プロジェクトの進行スケジュール
・関係部署間の連携や情報共有について
以上の点をもとに、より具体的な議論を行いたいと考えております
また、先方からのご要望に応じて、打ち合わせの場所や形式についてもご相談させていただきます
今後とも、よろしくお願い申し上げます。また何かご不明点やご要望等ございましたら、遠慮なくお申し付けください
新規プロジェクトについてのご協力、心より感謝いたします
〇〇〇さんには、改めて日程のご提案を差し上げますので、ご検討いただけますと幸いです
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
