商談結果報告メールを送る際の書き方と例文・伝え方の注意点
件名で用件を明確に伝える
メールを開封してもらうためには、件名が非常に重要です。一目で商談の報告だとわかるように、日付や商談内容を盛り込むのが効果的です。
- 「〇月〇日の商談のお礼とご報告」
- 「[貴社名]様との商談結果のご報告」
- 「〇〇に関するご提案の件（〇月〇日 商談）」
感謝と商談内容の確認を冒頭で伝える
メールの冒頭では、商談の機会をいただいたことへの感謝の気持ちを伝え、いつ、どのような内容の商談だったかを簡潔に示しましょう。これにより、相手はすぐにメールの内容を理解できます。
- 「本日はお忙しいところ、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。」
- 「〇月〇日にお打ち合わせさせていただきました〇〇の件について、ご報告させていただきます。」
のように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
商談の要点と合意事項をまとめる
商談で話し合った内容や合意した事項を、箇条書きなどを活用して分かりやすく整理して記載しましょう。曖昧な表現は避け、具体的な内容を記述することが大切です。
「目的：[商談の目的]」
「話し合った内容：
- 〇〇について、現状の課題と今後の展望を共有いたしました。
- 弊社[製品/サービス名]が、貴社の[具体的な課題]をどのように解決できるかをご説明いたしました。」
「合意事項：
- 〇〇については、次回までに貴社内でご検討いただくことで合意いたしました。
- 弊社からは、〇月〇日までに[資料名]を送付させていただきます。」
数字や固有名詞は正確に記載し、誤解が生じないように注意してください。
次のステップと担当者を明確にする
商談の成果を次の行動に繋げるため、今後の具体的なスケジュールや、それぞれの担当者が何を行うのかを明確に記載しましょう。これにより、双方の認識のずれを防ぎ、スムーズに進行できます。
「今後の進め方
- 〇月〇日：弊社より[資料名]を送付
- 〇月〇日：貴社にて[内容]をご検討
- 〇月〇日：次回お打ち合わせ（場所：〇〇、内容：〇〇）」
「担当者：
- 弊社：[担当者名]
- 貴社：[担当者名]」
締めの言葉と今後の関係構築
最後は、改めて感謝の気持ちを伝え、今後のビジネス関係の発展に期待する言葉で締めくくりましょう。
- 「引き続き、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。」
- 「何かご不明な点やご要望がございましたら、お気軽にご連絡ください。」
- 「今後とも、貴社との良好な関係を築いていけることを楽しみにしております。」
メール作成時の注意点
- 迅速な送信： 商談後、できるだけ早くメールを送信しましょう。理想は商談当日中、遅くとも翌営業日までには送付すると、相手の記憶が新しいうちに内容を確認してもらいやすくなります。
- 正確な情報： 日付、時間、合意内容、担当者名など、記載する情報は正確であるかを必ず確認してください。誤った情報は、今後の進行に支障をきたす原因になります。
- 簡潔かつ明確に： 余分な記述は避け、必要な情報を簡潔かつ明確に伝えましょう。長文すぎるメールは、相手に負担をかけてしまう可能性があります。
- ネクストアクションの明確化： 「誰が」「何を」「いつまでに」行うのかを具体的に示し、双方の責任範囲を明確にしましょう。これにより、後のトラブルを防ぎやすくなります。
- 誤解を招かない表現： 専門用語の使用は避け、誰にでも理解できる平易な言葉で表現しましょう。認識のずれが生じないよう、慎重に言葉を選んでください。
- 確認のお願い： 報告内容に誤りがないか、相手に確認を促す一文を加えるのも良いでしょう。「もし内容に相違点や追加点がございましたら、お手数ですがご指摘いただけますでしょうか」といった一文を入れることで、丁寧な印象を与えられます。
【商談報告】の提出メール例文集（文例）
【商談報告】重要な進展について
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
お疲れ様です。本日は、先日の商談についてご報告させていただきます
貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございます
先日行われた商談において、当社の新規プロジェクトに関して、お客様から大変興味を持っていただくことができました
具体的には、当社が開発した高性能なエネルギー管理システムが、お客様のエネルギーコスト削減に大きく貢献できると評価していただくことができました
また、お客様からはシステムの運用に関する具体的な質問も多数いただき、有益な情報交換ができました
今後の進捗報告として、お客様との次回商談を〇〇〇に予定しております
その際には、当社のエネルギー管理システムの導入に向けた詳細なプランや見積もりを提案させていただく予定です。またシステムの導入後に想定される具体的な効果やリターンオンインベストメント（ROI）についても、データを基に詳細に説明させていただく予定です
これにより、お客様との信頼関係をさらに深め、プロジェクトの推進をスムーズに進めていくことができると考えております
今回の商談が成功に至った背景には、〇〇〇様からいただいたアドバイスが大変役立ちました
特に、お客様のニーズに対応した具体的なソリューションを提示することが重要だという点は、商談の成果に直結しました
この場を借りて、改めて感謝申し上げます
引き続き、どのようなアドバイスがあれば教えていただけると幸いです
また、今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます
最後に、商談の成功を叶えるために、〇〇〇様のご支援に心より感謝申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【商談報告について】
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます
お疲れ様です。この度は、私から商談報告についてご連絡させていただくこととなりました。
先日行われた商談において、新たな取引先との協力関係を築くべく製品の特徴や価格設定について詳細に説明を行いました
その結果、彼らは当社の製品に強い関心を示し、継続的な取引を検討している旨を伝えられました
今後の進捗については、取引条件や納期等の詳細を詰めるため、再度の商談を予定しております
また、彼らから提案された改善点についても検討し、製品の品質向上に努める所存です
さらに、当社の技術力をアピールするため、技術担当者も同席させることで、より具体的な情報交換ができる環境を整える予定です
この度の商談報告について、ご指導いただける点やアドバイスがございましたら、お教えいただけますと幸いでございます
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます
最後に、このような場を設けていただき、貴重なご意見を頂戴できることに感謝申し上げます
引き続き、〇〇〇様と共に業務を進めていく中で、お互いに助け合い、成長していけるよう努力してまいります
何卒よろしくお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【商談報告】〇〇〇社との打ち合わせ
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます
先日、〇〇〇社と商談を行いましたので、報告いたします
商談の内容は、〇〇〇商品の提案でした。〇〇〇社は当社の商品に大変興味を持ってくれました
その中でも特に、〇〇〇商品に関心を寄せていただき、具体的な質問もありました
そのため今後の展開として、〇〇〇商品についてのデモンストレーションを行い、詳細な説明をすることとなりました
また、〇〇〇商品の価格についても、交渉が必要となりましたが、今後のビジネスチャンスにつながる重要な課題となっています
今後のスケジュールについては、〇〇〇社の都合に合わせて調整を行い、迅速な対応を心がけています
また、〇〇〇商品の提案に関しては、より詳細なプレゼンテーションを行い、〇〇〇社に提案をさせていただくことを計画しております
最後に、今後とも〇〇〇社とのビジネスを発展させるため
引き続き精進してまいりますので、何かアドバイスやご指導がありましたら、お気軽にお申し付けください
以上、報告となります。何卒よろしくお願いいたします
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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【商談報告】〇〇〇社との商談について
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます
先日、〇〇〇社との商談を実施し、報告させていただきます。当社の〇〇〇チームが対応し、商談は順調に進行しました
商談内容としては、〇〇〇商品についての打ち合わせを行いました
〇〇〇社の〇〇〇様からは、〇〇〇商品についての詳細な情報を提供いただき、当社からは〇〇〇商品の提案を行いました
現状の課題としては、〇〇〇商品の〇〇〇点について、〇〇〇社側からご意見をいただきました
当社の〇〇〇チームが、〇〇〇商品の〇〇〇点についてもう一度詳細な調査を行い、解決策を提案する予定です
今後の計画としては、〇〇〇商品の〇〇〇点について、当社の〇〇〇チームが改善策を提案し
〇〇〇社の〇〇〇様からのフィードバックを受け取り、改めて商談を進めていく予定です
〇〇〇様には、商談についてご報告申し上げました。今後とも、〇〇〇社との関係を深め、より良いビジネスを展開していくために
引き続きご指導賜りますようお願い申し上げます
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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〇〇〇課【商談報告】の提出について
件名： 株式会社〇〇
株式会社〇〇（会社名）
〇〇課（部署） 〇〇（役職）
〇〇〇様（名前）orご担当者様
いつもお世話になっております。〇〇でございます
この度、〇〇〇の商談報告を提出させていただきます
先日の商談では、弊社の製品について興味をお持ちいただけましたこと、誠にありがとうございます
また、今回の商談において、お客様が抱えている課題について詳しくお伺いすることができました
お客様がお持ちの課題に対して、弊社の製品が有効な解決策となります
今後もお客様のビジネスをサポートするために、より良い提案を行ってまいります
お客様にご満足いただけるよう、取り組みを続けてまいります
今後の計画としては、お客様のビジネスに最適な提案を行うために、更なる調査を進める予定です
お客様のニーズに合わせた製品を提供するために、新たな商品開発にも取り組んでまいります
そのためにも、引き続きお客様とのコミュニケーションを大切にし、より良い商品開発を進めてまいります
今後とも、引き続きお客様のビジネスをサポートできるよう全力で取り組んでまいります
何かご不明な点がございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください
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会社名
所属部署〇〇
氏名〇〇
TEL:
ホームページURL：
住所：
携帯電話：
メールアドレス：
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