日程調整メールの書き方・メール例文とテンプレート！ケース別の書き方と注意点

日程調整メールの書き方・メール例文とテンプレート！ケース別の書き方と注意点

日程調整メールは、単に「いつ会えますか？」と尋ねるだけのメッセージではありません。それは、相手への敬意、時間への配慮、そして円滑なビジネス推進への意欲を示す、ビジネスコミュニケーションの重要な第一歩です。この一通のメールが、その後の商談の成功、プロジェクトのスムーズな進行、あるいは人間関係の構築に大きく影響することを理解し、細部にまで気を配る必要があります

日程調整テンプレート・日程調整メール例文（シチュエーション・ケース別）

社内会議向け：日程調整メールテンプレート

1. 部署会議など、日常的な定例会議向けテンプレート

日常的に開催される部署会議やチームミーティングなど、比較的カジュアルな会議の調整に最適です。
件名：【ご協力のお願い】〇月度 〇〇部定例会議の日程調整

〇〇部メンバー各位

お疲れ様です。〇〇（あなたの名前）です。

〇月度の〇〇部定例会議について、日程調整のご協力をお願いいたします。

つきましては、下記候補日時の中から、ご都合の良い日時をご返信いただけますでしょうか。

—
【候補日時】
1. 〇月〇日（月）10:00～11:00
2. 〇月〇日（水）14:00～15:00
3. 〇月〇日（金）10:30～11:30

【場所】
会議室A（またはオンライン会議室）

【議題（予定）】
・〇〇の進捗確認
・〇〇に関する情報共有
・その他
—

上記日程でご都合が悪い場合は、恐れ入りますが、別途ご希望の日時をいくつかお知らせください。

お手数ですが、〇月〇日（〇）の終業時刻までにご返信いただけますと幸いです。
（※件名は変えずにご返信ください。）

ご多忙のところ恐縮ですが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

—
署名
〇〇部 〇〇
内線：XXXX
Email：XXXXX@XXXXX.com
—

2. 経営会議・役員会議など、重要性の高い会議向けテンプレート

経営層が参加するような、よりフォーマルで重要性の高い会議の調整に適しています。
件名：【重要・ご検討のお願い】次期経営戦略会議の日程調整（〇月〇日更新）

〇〇代表取締役
〇〇取締役
〇〇監査役
（その他、参加される役職の方々のお名前を記載）

皆様

いつも大変お世話になっております。〇〇部〇〇（あなたの名前）です。

この度、次期経営戦略会議の開催を計画しており、皆様におかれましてはご多忙の折とは存じますが、下記日程にてご検討いただけますようお願い申し上げます。

本会議では、〇〇（会議の目的・議題の概要）について議論を深めたく存じます。

つきましては、下記候補日時の中から、ご都合の良い日時をご選択いただき、〇〇（担当者名）までご返信いただけますでしょうか。

—
【候補日時】
1. 〇月〇日（火）午前9:30～12:00
2. 〇月〇日（木）午後13:00～15:30
3. 〇月〇日（金）午前10:00～12:30

【場所】
役員会議室（またはWeb会議システム：Zoom）

【主要議題】
・〇〇年度 事業計画の進捗と課題
・新規事業〇〇の展開戦略
・リスクマネジメント体制の強化
—

万が一、上記日程でのご調整が難しい場合は、誠に恐縮ではございますが、いくつかご都合の良い日時をご教示いただけますと幸いです。

つきましては、〇月〇日（〇）17時までにご連絡いただけますようお願い申し上げます。

ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、何卒ご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。

—
署名
〇〇部 〇〇
内線：XXXX
Email：XXXXX@XXXXX.com
—

3. プロジェクト会議など、複数部署・外部関係者も関わる会議向けテンプレート

複数の部署や、場合によっては社外のパートナー企業も関わるプロジェクト会議など、調整が複雑になる可能性のある会議向けです。
件名：【〇〇プロジェクト】第〇回定例会議 日程調整のお願い（株式会社〇〇 〇〇）

〇〇部 〇〇様
〇〇部 〇〇様
（社外の方が参加する場合は、下記のように記載）
〇〇株式会社 〇〇様

皆様

お疲れ様です。〇〇プロジェクトの〇〇（あなたの名前）です。

〇〇プロジェクトの進捗確認と、次ステップの打ち合わせのため、第〇回定例会議を開催したく、日程調整のご協力をお願いいたします。

下記に候補日時を提示させていただきますので、皆様のご都合の良い日時をご返信いただけますでしょうか。

—
【候補日時】
・〇月〇日（火）13:00～15:00
・〇月〇日（水）10:00～12:00
・〇月〇日（金）14:00～16:00

【形式】
オンライン会議（Zoomを使用予定）

【主要議題】
・〇〇フェーズの進捗報告
・〇〇に関する課題と対策
・次期タスクの割り振り
・その他、共有事項
—

もし、上記日程でご都合が悪い場合は、お手数ですが、いくつかご希望の日時を個別にご連絡ください。調整を検討させていただきます。

誠に恐縮ですが、〇月〇日（〇）までにご返信いただけますようお願い申し上げます。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

—
署名
〇〇プロジェクトリーダー 〇〇
（あなたの部署名・氏名）
内線：XXXX
Email：XXXXX@XXXXX.com
—

社外打ち合わせ向け：日程調整メールテンプレート

1. 初めての取引先への商談依頼テンプレート

新規の取引先や、まだお付き合いの浅い企業へ、初めての商談やご挨拶をお願いする際のテンプレートです。特に丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
件名：【ご相談】〇〇（貴社名）における〇〇（サービス/製品名）のご説明機会を頂戴したく（株式会社△△ 〇〇）

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

拝啓

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
突然のご連絡失礼いたします。株式会社△△の〇〇（あなたの名前）と申します。

この度、貴社の〇〇（課題やニーズ）を拝見し、弊社〇〇（サービス/製品名）が貴社のお役に立てるのではないかと考え、ご連絡差し上げました。

つきましては、〇〇（サービス/製品名）の詳細についてご説明させて頂きたく、一度お打ち合わせのお時間を頂戴できませんでしょうか。

ご多忙の折とは存じますが、下記にいくつか候補日時を挙げさせていただきますので、ご検討いただけますと幸いです。

—
【お打ち合わせ候補日時】
1. 〇月〇日（月）午前10時00分～11時00分
2. 〇月〇日（水）午後14時30分～15時30分
3. 〇月〇日（金）午前11時00分～12時00分

【場所】
貴社にご訪問させて頂ければと存じます。
（または「オンライン会議（Zoomを想定しております）にて実施させて頂ければと存じます。」）
—

もし、上記日程でご都合が悪い場合は、誠に恐縮ではございますが、〇〇様のご都合の良い日時をいくつかお知らせいただけますでしょうか。貴社のご都合を最優先させていただきます。

お手数をおかけいたしますが、〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです。

まずはメールにて恐縮ですが、ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

—
株式会社△△
〇〇部 〇〇
〒XXX-XXXX 〇〇県〇〇市〇〇町X-X-X
電話：XXX-XXXX-XXXX
FAX：XXX-XXXX-XXXX
Email：XXXXX@XXXXX.com
URL：https://www.xxxx.co.jp
—

2. 継続的な取引先への打ち合わせ依頼テンプレート

既に取引のある既存顧客やパートナー企業へ、プロジェクトの進捗確認や新たな提案など、継続的な打ち合わせを依頼する際のテンプレートです。
件名：【〇〇プロジェクト】進捗ご報告と次フェーズ打ち合わせのご相談（株式会社△△ 〇〇）

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつも大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇でございます。

〇〇プロジェクトにつきましては、先日〇〇（具体的な進捗や成果）となりましたこと、心より御礼申し上げます。

つきましては、現状の進捗をご報告させて頂くとともに、今後の〇〇（次フェーズの目的、例：次フェーズの詳細な計画）についてご相談させて頂きたく、一度お打ち合わせのお時間を頂戴できればと存じます。

お忙しいところ恐縮ですが、下記にいくつか候補日時を挙げさせていただきますので、ご都合はいかがでしょうか。

—
【お打ち合わせ候補日時】
1. 〇月〇日（火）午後13時00分～14時30分
2. 〇月〇日（木）午前10時00分～11時30分
3. 〇月〇日（金）午後15時00分～16時30分

【形式】
オンライン会議（貴社のご希望に応じて、対面での実施も可能です。）
（Web会議をご希望の場合は、貴社ご指定のツール、またはZoomにて対応可能でございます。）

【議題（予定）】
・〇〇プロジェクト 進捗報告
・次フェーズ〇〇に関するご説明とご意見交換
・質疑応答
—

もし、上記日程でご都合が悪い場合は、改めて〇〇様のご都合の良い日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。

お手数ですが、〇月〇日（〇）までにご返信いただけますようお願い申し上げます。

今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

—
株式会社△△
〇〇部 〇〇
〒XXX-XXXX 〇〇県〇〇市〇〇町X-X-X
電話：XXX-XXXX-XXXX
FAX：XXX-XXXX-XXXX
Email：XXXXX@XXXXX.com
URL：https://www.xxxx.co.jp
—

3. アライアンス協議・パートナーシップ提案など、戦略的な打ち合わせ依頼テンプレート

企業間の連携や新たな事業提携など、戦略的で重要度の高い打ち合わせを提案する際のテンプレートです。相手の興味を引くような表現と、丁寧かつ迅速な対応を意識しましょう。
件名：【〇〇（貴社名）様へ】新規アライアンスに関するご提案機会のお願い（株式会社△△ 〇〇）

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
株式会社△△の〇〇（あなたの名前）でございます。

この度、貴社の〇〇（事業分野/強み）と弊社の〇〇（事業分野/強み）を掛け合わせることで、〇〇（期待される相乗効果や新規事業の可能性）が生まれる可能性がございます。

つきましては、新規アライアンスに関するご提案をさせて頂きたく、一度お打ち合わせのお時間を頂戴したく、ご連絡いたしました。

ご多忙の折とは存じますが、下記にいくつか候補日時を挙げさせていただきますので、ご検討いただけますと幸いです。

—
【お打ち合わせ候補日時】
1. 〇月〇日（水）午前10時00分～11時30分
2. 〇月〇日（金）午後14時00分～15時30分
3. 〇月〇日（月）午前11時00分～12時30分

【形式】
貴社オフィスにご訪問させて頂くか、オンライン会議（ご指定のツール、またはZoom）にて実施させて頂ければと存じます。

【議題（予定）】
・弊社からのアライアンス提案（概要）
・貴社事業との連携可能性に関する意見交換
・今後の進め方について
—

万が一、上記日程でご調整が難しい場合は、誠に恐縮ではございますが、〇〇様のご都合の良い日時をいくつかご教示いただけますと幸いです。柔軟に対応させていただきます。

お手数をおかけいたしますが、〇月〇日（〇）までにご返信いただけますようお願い申し上げます。

貴社との新たな可能性を追求できますこと、心より楽しみにしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。

—
株式会社△△
〇〇部 〇〇
〒XXX-XXXX 〇〇県〇〇市〇〇町X-X-X
電話：XXX-XXXX-XXXX
FAX：XXX-XXXX-XXXX
Email：XXXXX@XXXXX.com
URL：https://www.xxxx.co.jp
—

オンラインミーティング設定：万能型テンプレート

このテンプレートは、様々なオンラインミーティングのシチュエーションに対応できます。必要に応じて項目を調整してご活用ください。
件名：【オンラインミーティング設定】〇〇（案件名/目的）に関する打ち合わせのご案内

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。

この度は、〇〇（案件名/目的）につきまして、オンラインにてお打ち合わせのお時間を頂戴したく、ご連絡いたしました。

つきましては、下記の日程でオンラインミーティングを設定させて頂ければと存じますが、ご都合はいかがでしょうか。

—
【お打ち合わせ概要】
・日時：〇月〇日（〇）午前〇時〇分～〇時〇分（日本時間）
・使用ツール：〇〇（例：Zoom / Google Meet / Microsoft Teams など）
・ミーティングURL：[ここにミーティングURLを記載] （パスコード：XXXX / ミーティングID：XXX XXX XXXX ※必要な場合のみ）
・議題（予定）：
・〇〇の進捗ご報告
・〇〇に関するご意見交換
・質疑応答
—

もし、上記日程でご都合が悪い場合は、誠に恐縮ではございますが、いくつかご希望の日時を複数お知らせいただけますと幸いです。貴社のご都合を最優先させて頂きます。

お手数をおかけいたしますが、〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです。
（※ミーティングURLは、日程確定後に改めてお送りすることも可能です。）

ご多忙の折とは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

—
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇
〒XXX-XXXX 〇〇県〇〇市〇〇町X-X-X
電話：XXX-XXXX-XXXX
FAX：XXX-XXXX-XXXX
Email：XXXXX@XXXXX.com
URL：https://www.xxxx.co.jp
—

日程調整メールの書き方ケース別の書き方と注意点

件名は、受信ボックスの中であなたのメールを識別する「顔」であり、受信者がメールの内容を一瞬で把握するための「交通整理」の役割を担います。ここが不明瞭だと、メールが開封されなかったり、後回しにされたりするリスクが高まります。

POINT1：簡潔かつ具体的に

NG例: 「日程調整」「ご相談」

これでは、何の件に関する日程調整なのかが全く分かりません。受信者はメールを開封して内容を確認する手間がかかり、急ぎの用件なのかどうかも判断できません。

OK例

「【〇〇に関するご相談】〇〇株式会社 〇〇様」

具体的な内容（〇〇に関するご相談）と相手の企業名・氏名を明記することで、誰にとって、何のメールなのかが明確になります。

「〇月〇日ご提案の件：打ち合わせ日程調整のお願い」

以前のやり取りの文脈（〇月〇日ご提案の件）を盛り込むことで、相手はすぐに内容を思い出せます。

「【ご回答のお願い】〇〇プロジェクト定例会の日程調整」

返信を促す「ご回答のお願い」という言葉を冒頭に置くことで、緊急性や重要度を伝えます。

POINT2記号や数字を効果的に活用

「【】」（角括弧）や「▲」「■」などの記号は、件名を視覚的に目立たせ、他のメールとの差別化を図るのに有効です。ただし、多用しすぎるとスパムメールのように見えてしまう可能性があるので注意が必要です。

日付やプロジェクト名など、数字や固有名詞を入れることで、検索性が向上し、後からメールを探す際にも便利です。

POINT3：返信・再調整の場合は「Re:」を維持しつつ調整

日程調整メールへの返信や、再調整の依頼をする場合は、元の件名に含まれる「Re:」を削除せず、そのままにしておくのが一般的です。これにより、一連のやり取りであることが分かりやすくなります。

ただし、件名が長くなりすぎたり、内容が大きく変わる場合は、適宜件名を調整しましょう。

OK例: 「Re: 【再調整のお願い】〇〇会議のご相談」のように、内容を追記する。

宛名

宛名は、相手への敬意と正確性を示す最初の部分です。ここを誤ると、相手に不快感を与えたり、不信感を生じさせたりする可能性があります。

POINT1：正式名称と役職の記載

相手の会社名、部署名、役職、氏名はすべて正確に記載します。株式会社を（株）と略す、役職を省略する、といった行為は原則としてNGです。

NG例

「〇〇部長」 → 部長職であることは伝わるが、氏名が不明。

「〇〇（株）〇〇様」 → 会社名を省略。

OK例

「〇〇株式会社 営業部 部長 〇〇 〇〇様」

「株式会社〇〇 〇〇事業部 〇〇部長」

部長職を氏名の下に続ける場合は、「〇〇 〇〇部長」となります。

POINT2：複数人への宛名

メールを送る相手が複数人いる場合、原則として全員の氏名を記載します。役職の高い順に記載するのがマナーです。

OK例

• 「〇〇株式会社 〇〇様」
• 「〇〇株式会社 〇〇様」
• 「〇〇株式会社 〇〇様」
• （敬称はそれぞれにつける）

人数が多い場合や、社内向けの連絡の場合は、「関係者各位」「〇〇部署の皆様」といった包括的な表現を用いることも可能です。

POINT3：役職名の省略はNG

役職は、相手のビジネスにおける地位を示すものです。これを省略することは、相手への敬意を欠く行為と見なされる可能性があります。

たとえ相手が「役職は不要です」と言っていたとしても、最初のメールでは正式名称と役職を記載するのが無難です。

挨拶

メールの冒頭の挨拶は、相手との信頼関係を築くための「枕詞」です。形式的な挨拶であっても、相手への気遣いや感謝の気持ちを示すことで、その後のやり取りがスムーズになります。

POINT1：状況に応じた定型文の使い分け

初めて連絡する相手:

• 「突然のご連絡失礼いたします。」
• 「〇〇株式会社の〇〇と申します。」
• 自己紹介を忘れずに）

普段からやり取りのある相手:

• 「いつも大変お世話になっております。」
• 「〇〇株式会社の〇〇です。」
• 「先日は〇〇の件でありがとうございました。」

社内向け

• 「お疲れ様です。」
• 「〇〇です。」
• （相手が目上であれば「お世話になっております」も適切です）

POINT2：季節の挨拶や相手への気遣い

• 「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」
• 「梅雨の候、皆様におかれましては益々ご健勝のこととお慶び申し上げます。」
• 「貴社におかれましては、ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。」（社外向け、ややかしこまった表現）
• 「〇〇様におかれましては、お元気でご活躍のことと存じます。」
• 「ご多忙の毎日と存じますが、いかがお過ごしでしょうか。」（相手の状況を気遣う一文。社内、社外問わず使用できますが、相手との関係性によります。）

ただし、過度な挨拶は冗長になるため、相手との関係性やメールの緊急性に応じて調整しましょう。

本題（日程調整のお願い）：目的を明確に、簡潔に

いよいよ本題に入ります。何のために日程調整が必要なのか、目的を明確に伝えることが重要です。これにより、相手はメールの意図をすぐに理解し、スムーズに検討を進めることができます。

POINT1：具体的な目的を明確に

NG例: 「打ち合わせをお願いしたいです」

何の打ち合わせなのか不明。

OK例

• 「つきましては、〇〇プロジェクトの進捗状況をご報告させて頂きたく、お打ち合わせのお時間を頂戴できませんでしょうか。」
• 「先日の〇〇に関するご提案につきまして、詳細をご説明させて頂きたく、一度お目にかかるお時間を頂戴したく存じます。」
• 「今度開催予定の〇〇セミナーについて、詳細のご説明をさせて頂きたく、貴社にご訪問させて頂くお時間を頂戴したく、ご連絡いたしました。」
• 「〇〇の件で、一度〇〇様と情報共有させて頂きたく、お時間を頂戴できますでしょうか。」

POINT2：相手への配慮を示すクッション言葉

「ご多忙の折とは存じますが」「恐縮ではございますが」「お忙しいところ申し訳ございませんが」といったクッション言葉を挟むことで、相手の時間を奪うことへの配慮を示します。

OK例

「ご多忙の折とは存じますが、つきましては、〇〇プロジェクトの進捗状況をご報告させて頂きたく、お打ち合わせのお時間を頂戴できませんでしょうか。」

 日程候補の提示

日程候補の提示は、日程調整メールの肝です。相手の都合を最優先に考え、柔軟な姿勢を示すことが成功の鍵となります。

POINT1：複数かつ具体的な候補日時

最低でも3つ以上の候補日時を提示するのが一般的です。相手の選択肢を増やすことで、調整がスムーズに進む可能性が高まります。

日時を記載する際は、「〇月〇日（〇）〇時〇分～〇時〇分」のように、曜日、開始時間、終了時間を明確に記載しましょう。

NG例: 「来週の午前中」「いつでも大丈夫です」

相手に全てを委ねてしまい、かえって負担をかける可能性があります。

OK例

「つきましては、下記の日程で貴社にご訪問させて頂ければと存じますが、ご都合はいかがでしょうか。

• 〇月〇日（月）午前10時～12時
• 〇月〇日（水）午後14時～16時
• 〇月〇日（金）終日可能」

「下記の日程にて、オンラインでの打ち合わせはいかがでしょうか。

• 〇月〇日（火）10:00～11:00
• 〇月〇日（水）14:30～15:30
• 〇月〇日（木）11:00～12:00」

POINT2：候補外の対応も示唆する

提示した候補日では相手の都合が悪い可能性も考慮し、「もしご都合が悪い場合は、ご希望の日時をいくつかお知らせいただけますでしょうか」など、相手に選択を委ねる、あるいは再調整の可能性を示唆する一文を添えると、より丁寧な印象を与えます。

OK例

「上記以外でご希望の日時がございましたら、遠慮なくお申し付けください。改めて調整させていただきます。」

「恐れ入りますが、貴社のご都合の良い日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。」

POINT3：場所や形式も記載

打ち合わせの場所（自社、相手先、オンラインなど）や形式（対面、Web会議、電話など）も、この時点で明確に伝えておくと、その後のやり取りがスムーズになります。

OK例

• 「お打ち合わせは、貴社にご訪問させて頂きたく存じます。」
• 「Web会議ツール（Zoomを想定しております）にて実施させて頂ければと存じます。」
• 「弊社にて実施させて頂きたく存じますが、ご都合はいかがでしょうか。」

返信のお願い：明確な期限と丁寧な表現

いつまでに返信がほしいかを明確に伝えることで、相手は対応の優先順位をつけやすくなります。しかし、相手を急かすような印象を与えないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう

POINT1：具体的な返信期限を設定

「つきましては、〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです。」

「お手数をおかけいたしますが、〇月〇日までにご連絡頂けますでしょうか。」

• 期限を設けることで、返信忘れを防ぎ、スケジュールを組み立てやすくなります。
• 相手の状況を考慮し、余裕を持った期限設定を心がけましょう。

POINT2：返信を促すクッション言葉

「ご多忙の折とは存じますが」「恐縮ではございますが」「お忙しいところ恐れ入りますが」など、相手の状況を気遣う言葉を添えることで、より丁寧な印象になります。

OK例

「ご多忙の折とは存じますが、つきましては、〇月〇日（〇）までにご返信いただけますと幸いです。」

結びの挨拶

メールの締めくくりに、改めて相手への感謝の気持ちや今後の協力をお願いする言葉を添えることで、丁寧な印象を与え、良好な関係を維持できます。

POINT1：状況に応じた結びの言葉

「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。」（一般的な丁寧な結び）

「お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。」（相手に検討を促す場合）

「まずはメールにて失礼いたします。」（簡潔に済ませたい場合や、最初の連絡で）

「今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。」（長期的な関係を意識する場合）

POINT2：連絡手段の明記（必要に応じて）

「ご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。」

「お急ぎの際は、携帯電話（090-XXXX-XXXX）までご連絡ください。」

相手が不明な点を解消しやすいように、連絡手段を明記することも親切です。

署名

署名は、メールを送るあなたの「名刺代わり」です。相手が必要な情報をすぐに確認できるよう、簡潔かつ分かりやすく記載しましょう。

POINT1：必要情報の網羅

• 氏名
• 会社名
• 部署名
• 役職
• 電話番号（固定電話、携帯電話）
• FAX番号（もしあれば）
• メールアドレス
• 会社住所
• 会社ウェブサイトURL（任意）

特に社外向けの場合、これらの情報が網羅されていることで、相手は安心して連絡を取ることができます。

POINT2

複雑なデザインは避け、テキストベースでシンプルにまとめるのが一般的です。

区切り線（— や === など）を入れると、本文との区別がつきやすくなります。

ケース別：日程調整メールの「実践」と「応用」

ここからは、様々なビジネスシーンにおいて、上記で学んだ基本原則をどのように応用していくかを見ていきましょう。相手との関係性やメールの目的によって、表現や構成を調整することが重要です。

上司・目上の人へ送る場合

上司や目上の人への日程調整メールは、最大限の敬意と細やかな配慮が求められます。相手の多忙なスケジュールを考慮し、いかに負担をかけずに調整を進めるかが鍵となります。

基本的な考え方

相手の時間を最優先に考える: 上司の時間は貴重であるという認識を持ち、自分の都合を押し付けない姿勢が重要です。

謙虚な姿勢と丁寧な言葉遣い: 常に尊敬語、謙譲語を正しく使い、謙虚な言葉遣いを心がけます。

具体的な提案と選択肢の提供: 漠然とした問いかけではなく、具体的な候補日時を提示し、上司が選びやすいように配慮します。

返信への負担軽減: 上司が返信しやすいように、選択肢を示す、あるいは電話での確認も可能であることを示唆するなど、配慮を忘れません。

件名

• 「【〇〇の件】〇〇部長、お打ち合わせのご相談」
• 「〇〇プロジェクトに関するご報告：〇〇様への面談依頼」
• 「〇月〇日の〇〇会議について：日程調整のお願い」

POINT: 上司の名前や会議名を明記し、一目で内容が分かるように。

宛名

• 「〇〇部長」
• 「〇〇様（役職なしの場合）」

POINT: 部署名を入れる場合は「〇〇部 〇〇部長」のように記載。

挨拶

• 「〇〇部長、いつも大変お世話になっております。」
• 「〇〇様、お疲れ様です。」
• 「ご多忙の毎日と存じますが、いかがお過ごしでしょうか。」

POINT: 簡潔かつ丁寧な挨拶を心がける。

本題（日程調整のお願い）:

• 「恐縮ではございますが、〇〇の件で一度ご相談させて頂きたく、お時間を頂戴できますでしょうか。」
• 「つきましては、〇〇プロジェクトの進捗状況をご報告させて頂きたく、〇〇部長のお時間を頂戴できませんでしょうか。」
• 「お忙しいところ大変恐縮ですが、〇〇に関する件で、〇〇様にご意見を伺いたく、お打ち合わせの機会を頂戴できれば幸いです。」

POINT: 「恐縮ですが」「お忙しいところ恐縮ですが」といったクッション言葉を必ず入れる。

日程候補の提示:

• 「つきましては、下記の日程で〇〇部長のお時間を頂戴できれば幸いです。ご都合はいかがでしょうか。」
• 「・〇月〇日（月）午前10時～11時」
• 「・〇月〇日（水）午後14時～15時」
• 「・〇月〇日（金）午前11時～12時」
• 「もし、上記以外でご都合の良い時間帯がございましたら、遠慮なくお申し付けください。」
• 「〇〇部長のご都合に合わせますので、ご希望の日時がございましたら、お聞かせいただけますでしょうか。」

POINT: 上司の多忙を考慮し、より多くの選択肢を提示する、または上司に選択を委ねる姿勢も有効。自分の空いている時間帯を広く伝えても良いでしょう

返信のお願い

• 「ご多忙の折とは存じますが、〇月〇日までにご返信頂けますと幸いです。」
• 「お手数をおかけいたしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。」
• 「ご無理のない範囲で、ご都合をお聞かせいただければ幸いです。」

POINT: 決して急かすような表現は避ける。「ご無理のない範囲で」など、相手を気遣う言葉を添える。

結びの挨拶

• 「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
• 「まずはメールにて失礼いたします。」
• 「引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。」

POINT: 丁寧かつ簡潔にまとめる

 部下・後輩へ送る場合

部下や後輩への日程調整メールは、明確な指示と、相手の状況への配慮が求められます。業務効率を上げ、スムーズに調整を進めるためには、曖昧な表現は避けましょう。

基本的な考え方

• 目的を明確に伝える: なぜこの打ち合わせが必要なのかを理解させることで、相手は準備を整えやすくなります。
• 具体的な選択肢と期限: 部下が迷わないよう、具体的な候補日時と返信期限を明確に提示します。
• 質問しやすい雰囲気作り: 不明な点があればすぐに聞けるような雰囲気を作ることで、誤解を防ぎます。
• 丁寧語を適切に使用: 指示ではあっても、威圧的な印象を与えないよう、丁寧語を適切に用います。

件名

• 「〇〇プロジェクト定例会：日程調整のお願い（〇〇さん）」
• 「〇〇の件で相談したいこと（〇〇さんへ）」

POINT: 誰宛てで何の件か明確に

宛名

• 「〇〇さん」
• 「〇〇（フルネーム）さん」

POINT: 親しい関係なら苗字だけ、敬称「さん」が一般的

挨拶

• 「〇〇さん、お疲れ様です。」
• 「〇〇です。いつもありがとう。」
• POINT: 簡潔で親しみやすい挨拶を心がける。

本題（日程調整のお願い）:

• 「〇〇プロジェクトの進捗について確認したいので、一度打ち合わせの時間をいただけますでしょうか。」
• 「〇〇の件で、今後の進め方について相談したいので、少し時間をください。」
• 「つきましては、〇〇の件でいくつか確認したい事項がありますので、お時間を頂戴できますでしょうか。」

POINT: 何の件かを明確に伝え、相手が事前に準備できるよう促す。

日程候補の提示:

• 「下記の日程で都合の良い時間を教えてください。」
• 「・〇月〇日（火）10:00～11:00」
• 「・〇月〇日（水）14:30～15:30」
• 「・〇月〇日（木）11:00～12:00」
• 「上記で都合が悪い場合は、〇〇さんの都合の良い日時をいくつか教えてください。」
• 「〇〇さんの都合に合わせて調整するので、空いている時間をいくつか教えてもらえると助かります。」

POINT: 選択肢を与えつつも、具体的な指示を出す。オンラインか対面かなど、形式も明記する。

返信のお願い

• 「お手数ですが、〇月〇日までに返信をお願いします。」
• 「急ぎではないので、〇〇さんの都合の良い時にで構いませんが、〇月〇日までにご連絡いただけると助かります。」
• 「念のため、〇月〇日までにご返信をお願いします。」

POINT: 具体的な返信期限を設けることで、返信を促す。

結びの挨拶

• 「よろしくお願いします。」
• 「何かあれば遠慮なく連絡してください。」
• 「不明な点があれば、いつでも声をかけてください。」

POINT: 気兼ねなく質問できる雰囲気を作る。

社外（取引先・お客様）へ送る場合：信頼構築の重要性

取引先やお客様への日程調整メールは、自社の顔として、最高のビジネスマナーと細やかな配慮が求められます。このメールが、今後の取引関係や信頼関係を大きく左右することを意識しましょう。

基本的な考え方

• 最大限の敬意と丁寧さ: 尊敬語・謙譲語を適切に使い分け、失礼のないよう細心の注意を払います。
• 相手の立場への配慮: 相手の多忙な状況を理解し、負担をかけないよう、できる限りの選択肢と柔軟性を提供します。
• 明確かつ簡潔な情報提供: 目的、日時、場所、形式など、必要な情報を漏れなく、分かりやすく伝えます。
• 迅速な対応: スケジュール調整は迅速に行うことで、相手への信頼感を高めます。

件名

• 「【〇〇株式会社】〇〇プロジェクトに関する打ち合わせのご相談」
• 「〇〇の件について：貴社ご訪問のお願い（株式会社〇〇 〇〇）」
• 「〇〇セミナーへのご参加について：日程調整のお願い」

POINT: 相手の企業名やプロジェクト名を明確にし、差出人名も添えることで、受信者が安心して開封できる。

宛名

• 「〇〇株式会社 〇〇部 〇〇部長 〇〇 〇〇様」
• 「株式会社〇〇 御担当者様」

POINT: 会社名、部署名、役職、氏名を正式名称で記載。担当者不明の場合は「御担当者様」を用いる。

挨拶

• 「拝啓」や「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」といったかしこまった表現も状況に応じて検討。
• 「いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。」
• 「先日は〇〇の件で誠にありがとうございました。」

POINT: 丁寧な定型文と、以前のやり取りへの言及を加え、関係性を円滑にする。

本題（日程調整のお願い）

• 「ご多忙の折とは存じますが、つきましては、先般ご提案させて頂きました〇〇の件につきまして、詳細をご説明させて頂きたく、一度お目にかかるお時間を頂戴したく存じます。」
• 「〇〇に関するお問い合わせの件でございますが、具体的な状況を詳しくお伺いするため、一度お打ち合わせのお時間を頂戴できますでしょうか。」
• 「つきましては、貴社のご要望をより詳しくお伺いさせて頂きたく、オンラインミーティングのお時間を頂戴したく、ご連絡いたしました。」

POINT: 目的を明確にしつつ、「ご多忙の折とは存じますが」などのクッション言葉を必ず挿入する。

日程候補の提示:

• 「つきましては、下記の日程で貴社にご訪問させて頂ければと存じますが、ご都合はいかがでしょうか。」
• 「・〇月〇日（月）午前10時～12時」
• 「・〇月〇日（水）午後14時～16時」
• 「・〇月〇日（金）終日可能」
• 「上記以外でご都合の良い日時がございましたら、誠に恐縮ではございますが、いくつかお知らせいただけますと幸いです。貴社のご都合を最優先させて頂きます。」
• 「Web会議をご希望の場合は、ZoomまたはGoogle Meetにて対応可能でございます。ご希望のツールがございましたらお申し付けください。」

POINT: 複数の候補日時を提示し、相手が選択しやすいようにする。対面かオンラインか、場所についても言及。相手の都合を最優先する姿勢を明確に示す

返信のお願い

• 「お手数をおかけいたしますが、〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。」
• 「ご無理のない範囲で、ご返信頂けますようお願い申し上げます。」
• 「恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。」

POINT: 返信期限を設ける場合も、丁寧な表現と相手への配慮を忘れない。

結びの挨拶

• 「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
• 「貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。」
• 「まずはメールにて恐縮ではございますが、ご返信お待ちしております。」

POINT: 丁寧な締めくくりの言葉で、良い印象を残す。

会社から社員全体へ連絡する場合：公平性と明確性

会社から社員全体へ日程調整の連絡をする場合は、公平性と明確性が非常に重要です。多くの社員が対象となるため、誤解や混乱を招かないよう、簡潔かつ分かりやすい表現を心がけましょう。

基本的な考え方

• 統一された情報伝達: 全員が同じ情報を正確に受け取れるようにする。
• 目的と必要性の明確化: なぜこの日程調整が必要なのかを理解してもらう。
• 指示の明確化: 回答方法や期限を具体的に示す。
• 配慮と協力の依頼: 業務への影響を考慮し、協力を促す。

件名

• 「【重要】全社員向け：〇〇に関する説明会開催のご案内と日程調整のお願い」
• 「〇〇プロジェクト進捗報告会：出欠確認と日程調整のご協力のお願い」

POINT: 「重要」「全社員向け」など、対象と緊急度を示す言葉を冒頭に。

宛名

• 「社員各位」
• 「関係部署の皆様」
• 「〇〇部の皆様」

POINT: 包括的な表現を用いる。

挨拶

• 「社員の皆様、お疲れ様です。」
• 「この度、〇〇に関する重要な説明会を企画いたしました。」

POINT: 簡潔に本題に入る形が一般的。

本題（日程調整のお願い）

• 「この度、全社員を対象に、〇〇に関する説明会を開催することとなりました。つきましては、皆様のご都合を伺いたく、下記日程にてご回答をお願いいたします。」
• 「〇〇プロジェクトの進捗報告会を〇月に開催する予定です。皆様のご参加を募りたく、日程調整にご協力をお願いいたします。」

POINT: なぜ説明会や会議が必要なのか、目的を明確に伝える。

日程候補の提示

• 「下記の日程より、ご都合の良い日時をご選択ください。」
• 「・〇月〇日（火）10:00～12:00（場所：大会議室）」
• 「・〇月〇日（水）14:00～16:00（場所：Web会議）」
• 「・〇月〇日（金）午前中（場所：大会議室）」
• 「ご回答は、〇〇システム（URL：XXX）よりお願いいたします。」
• 「やむを得ず参加できない場合は、その旨を〇〇までご連絡ください。」

POINT: 複数の候補と、場所、形式、回答方法を明記する。専用システムやフォームへの誘導も効果的。

返信のお願い

• 「ご多忙のところ恐縮ですが、〇月〇日（〇）までに、上記URLよりご回答頂けますようお願い申し上げます。」
• 「回答期限：〇月〇日（金）17:00」

POINT: 回答期限を明確にし、回答方法も再度促す。

結びの挨拶

• 「皆様のご理解とご協力をお願いいたします。」
• 「ご不明な点がございましたら、〇〇部〇〇までお問い合わせください。」
• 「よろしくお願いいたします。」

POINT: 協力を依頼する言葉と、問い合わせ先を明記。

問い合わせに対して日程を調整する場合：迅速な対応と安心感の提供

顧客やパートナーからの問い合わせに対して日程調整を行う場合は、迅速かつ丁寧な対応が求められます。相手が抱える疑問や問題を解決するために、スムーズな日程調整が何よりも重要です。

基本的な考え方

• 迅速なレスポンス: 問い合わせへの対応はスピードが肝心。
• 問い合わせ内容の確認: 相手の問い合わせ内容を正確に把握し、理解していることを示す。
• 目的の明確化: なぜ打ち合わせが必要なのか、何を提供できるのかを伝える。
• 安心感の提供: 丁寧な言葉遣いと、親身な対応で相手に安心感を与える。

件名

• 「Re: 〇〇に関するお問い合わせの件：お打ち合わせのご相談」
• 「〇〇に関するお問い合わせ、ありがとうございます（株式会社〇〇 〇〇）」

POINT: 元の件名を活用し、何の件への返信かを明確に。問い合わせへの感謝の意を示す。

宛名

• 「〇〇株式会社 〇〇様」
• 「〇〇様（個人からの問い合わせの場合）」

POINT: 正式名称で記載

挨拶

• 「〇〇株式会社 〇〇様」
• 「この度は、〇〇に関するお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。」
• 「お問い合わせ内容、拝見いたしました。」

POINT: 問い合わせへの感謝を述べ、内容を確認したことを伝える。

本題（日程調整のお願い）

• 「お問い合わせいただいた〇〇の件につきまして、より詳細な情報をお伺いさせて頂きたく、一度お打ち合わせのお時間を頂戴できませんでしょうか。」
• 「具体的な解決策をご提案させて頂くため、〇〇様のご状況を詳しくお聞かせ頂きたく存じます。」
• 「つきましては、弊社の担当者より、詳しくご説明させて頂くお時間を頂戴できればと存じます。」

POINT: 問い合わせ内容に触れ、なぜ打ち合わせが必要なのかを具体的に説明する。

日程候補の提示:

• 「つきましては、下記の日程で、オンラインにてお打ち合わせはいかがでしょうか。
• ・〇月〇日（水）10:00～11:00
• ・〇月〇日（金）14:30～15:30
• ・〇月〇日（月）11:00～12:00」
• 「上記以外でご希望の日時がございましたら、〇〇様のご都合の良い日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。」
• 「ご希望の形式（対面・Web会議・お電話など）がございましたら、お申し付けください。」

POINT: 複数の候補日時を提示し、柔軟な対応が可能であることを示す。形式の希望も聞くことで、相手の負担を軽減。

返信のお願い

• 「お手数をおかけいたしますが、〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。」
• 「ご多忙のところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。」

POINT: 丁寧な表現で返信期限を設ける。

結びの挨拶

• 「この度は、お問い合わせいただき、誠にありがとうございました。」
• 「ご不明な点がございましたら、何なりとお申し付けください。」
• 「まずはメールにて恐縮ですが、ご返信お待ちしております。」

POINT: 問い合わせへの感謝を再度述べ、いつでも連絡できるよう促す。

日程調整メール全般に共通する「心得」と「究極の注意点」

ここまで様々なケースを見てきましたが、日程調整メールを作成する上で、どのような相手に対しても共通する「心得」と、陥りがちな「究極の注意点」について深掘りしていきましょう。

「相手ファースト」

日程調整は、「相手に合わせる」ことが基本です。自分の都合だけを押し付けるようなメールは、相手に不快感を与え、ビジネス関係を損なう可能性があります。常に「相手ならどう思うか」「どうすれば相手にとって都合が良いか」を考える「相手ファースト」の精神を貫きましょう。

具体的な行動

• 候補日時は相手の営業時間内か？: 相手の業務時間外や休憩時間、定休日などを考慮していますか？
• 候補日時は相手の一般的な業務時間帯か？: 例えば、朝早い時間や夕方遅い時間は、相手にとって負担になる場合があります。
• 候補日時は多すぎず少なすぎずか？: 少なすぎると選択肢がなく、多すぎるとかえって迷わせてしまいます。
• 移動時間や準備時間を考慮しているか？: 対面での打ち合わせの場合、相手の移動時間や準備時間も考慮した時間設定になっていますか？
• 相手の業種や職種を考慮しているか？: 例えば、製造業の現場担当者であれば、日中の打ち合わせが難しい場合もあります。

「なぜ」を明確にする

日程調整メールで「なぜ」打ち合わせが必要なのかを明確に伝えることは、相手の「理解」と「協力」を得る上で不可欠です。目的が不明確だと、相手はメールの重要度を判断できず、返信を後回しにしてしまう可能性があります。

具体的な行動

• 「〇〇の件で進捗をご報告したく」
• 「先日ご提示頂いた〇〇について、より詳細にご説明させて頂きたく」
• 「新サービスの〇〇について、貴社の〇〇に貢献できる具体的な内容をご提案させて頂きたく」
• 「〇〇に関するお問い合わせへの回答と、今後の解決策についてご相談させて頂きたく」
• 単なる「打ち合わせのお願い」ではなく、「何のために」「何を話したいのか」を具体的に示しましょう。

「ダブルブッキング」は絶対に避ける

日程調整で最も致命的なミスの一つが「ダブルブッキング」です。これは相手に対する最大の不信行為であり、ビジネスチャンスの喪失、企業の信頼失墜に直結します。

具体的な行動

• 提案前に必ず自分のスケジュールを確認: メールの送信前に、提示するすべての候補日時が確実に空いているか、再三確認しましょう。
• 複数の相手に調整している場合の管理: 同時期に複数の相手と日程調整をしている場合は、GoogleカレンダーやOutlookの予定表などを活用し、リアルタイムでスケジュールを更新・共有する体制を整えましょう。
• 仮押さえや確定の連絡: 候補日時を提示した後、相手から返信が来るまでの間は、その時間を「仮押さえ」としてスケジュールに入れておき、他の予定が入らないように注意しましょう。日程が確定した際は、速やかに確定の連絡を入れ、スケジュールを正式にブロックしましょう。

返信への「レスポンス速度」

日程調整のメールを受け取った側からの返信は、可能な限り迅速に対応することが重要です。特に、相手が複数候補を提示してくれた場合、速やかに返信することで、相手の負担を軽減し、丁寧な印象を与えます。

具体的な行動

• 24時間以内の返信を目標に: どんなに忙しくても、遅くとも24時間以内には一度返信することを心がけましょう。
• すぐに決められない場合でも「一旦返信」: もしすぐに都合の良い日時が判断できない場合でも、「拝見いたしました。確認し次第改めてご連絡いたします」といった「取り急ぎの返信」を入れることで、相手を待たせる不安を解消できます。
• 決定後の再確認メール: 日程が確定した場合、「この度はお打ち合わせの日程調整をいただき、誠にありがとうございました。〇月〇日（〇）〇時～〇時、貴社にてお打ち合わせの件、承知いたしました。当日を楽しみにしております。」といった再確認のメールを送ると、お互いの認識の齟齬を防ぎ、より丁寧な印象を与えます。

誤字脱字・表記揺れ

「たかが誤字脱字」と軽視されがちですが、ビジネスメールにおける誤字脱字は、相手に「不注意」「いい加減さ」「仕事への熱意の欠如」といった悪い印象を与える可能性があります。特に、相手の会社名、部署名、役職、氏名などの固有名詞、日付や時間といった重要な情報については、入念なチェックが必要です。

具体的な行動

• 送信前の声に出しての読み上げ: 実際に声に出して読むことで、文章の不自然さや誤字脱字に気づきやすくなります。
• 複数回読み直し: 最低でも2回以上、時間を置いて読み直しましょう。
• 第三者によるチェック: 余裕があれば、同僚などに内容を確認してもらうのも有効です。
• 表記揺れの統一: 例えば、「Web会議」「ウェブ会議」「オンライン会議」など、社内で統一された表記がある場合はそれに従い、メール内でも統一しましょう。敬称の「様」や「殿」なども、組織のルールや相手との関係性に合わせて統一します。

文面の「簡潔さ」と「分かりやすさ」

どれだけ丁寧な言葉遣いをしていても、冗長な文章や分かりにくい表現では、相手の時間を奪い、ストレスを与えてしまいます。相手がメールを開いて数秒で内容を理解できるよう、簡潔で分かりやすい文章を心がけましょう。

• 箇条書きの活用: 候補日時や確認事項など、情報が多い場合は箇条書きを活用すると、視覚的に分かりやすくなります。
• 一文を短くする: 長文は避け、一文を短くすることで、読みやすさが向上します。
• 専門用語の乱用を避ける: 相手が理解できない可能性のある専門用語や業界用語は、極力避け、平易な言葉に言い換えましょう。
• PREP法などを意識した構成: Point（結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（結論）の順で書くことで、論理的で分かりやすい文章になります。日程調整メールでは、結論（日程調整のお願い）→理由（目的）→具体例（候補日時）→結論（返信のお願い）という流れが効果的です。

まとめ

日程調整メールは、単なる事務連絡ではありません。それは、相手への配慮と敬意を示す場であり、ビジネスにおける信頼関係を構築する「架け橋」です。

今回ご紹介した様々なケース別の書き方と、共通する注意点を踏まえることで、あなたはどのようなビジネスシーンにおいても、相手に良い印象を与え、スムーズな日程調整を実現できるでしょう。