シェアードサービスとは？ビジネスでの意味・日本語での言い換え・言い回しての使い方と注意点
シェアードサービスとは、企業やグループ全体で共通する業務（人事・経理・総務・情報システムなど）を一箇所に集約し、統一した形で管理・運営する仕組みを指します。これにより、各部門で個別に対応していた業務を一本化し、業務の効率化やコスト削減、品質の安定化を図ることが目的です。
企業が大きくなるにつれ、人事・経理・ITなどの管理業務も自然と肥大化していきます。それぞれの事業部で同じような業務がバラバラに行われていると、人的リソースの重複や、対応内容に差が生じてしまうことがあります。シェアードサービスでは、そうした重複を排除し、ひとつの専門的な部門（もしくは別会社）がこれらの共通業務を一括して処理することで、組織全体の効率を高めることが可能になります。
たとえば、全国に支店をもつ企業が、本社内に「人事シェアードセンター」を設け、各支店の人事・給与関連業務をすべてここで処理するようにします。これによって各支店での人事担当者が不要になり、対応内容の統一と専門性の向上が期待できます。
また、最近ではシェアードサービスにIT技術を取り入れた「ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）」との組み合わせも進んでおり、業務の自動化も可能になってきています。これにより、ただ集約するだけでなく、人の手を介さずに正確でスピーディーな処理を実現することができるようになっています。
シェアードサービスは単に「一括処理する仕組み」というだけではなく、組織の全体最適を考えるうえで非常に重要な考え方であり、経営の効率化と透明性の向上、さらには戦略的な意思決定のスピード化にもつながるとされています。
まとめ：
- シェアードサービスとは、共通業務を一か所に集約して処理する仕組み
- 組織全体の業務効率化・コスト削減・品質の安定化を目的とする
- 人事・経理・総務などの管理系業務で多く使われる
- 専門性が高まり、処理スピードや正確性も向上
- RPAとの組み合わせでさらなる自動化が可能に
「シェアードサービス」を英語で言うと？
Shared Services
シェアードサービスの言い換え・言い回しは？
- 共通業務を集約した仕組み
- 複数部門の管理業務の一元化
- 各部署の業務を一本化した体制
- 管理業務の集中処理体制
- 事業横断での業務統合運用
シェアードサービスが使われる場面
- 大企業が人事や経理業務を本社に集約するとき
- 各支店の管理業務を統一したルールで運用するとき
- 海外拠点を含めたグローバル業務を整理するとき
- RPA導入と合わせて業務効率を高めたいとき
- グループ会社全体のコスト削減を図るとき
シェアードサービスを言い換えて失礼がない伝え方・目上・取引先に送る場合
- 業務の効率化を目的として、共通業務の一元管理体制を構築しております。
(We are building a centralized management system for shared operations to improve efficiency.) - 複数部門で共通する業務を集約し、運用体制の統一を図っております。
(We are consolidating common tasks across departments to streamline operational frameworks.) - 管理業務の集中体制を整備することで、品質の向上とコスト削減を目指しております。
(We are implementing a centralized management structure to enhance quality and reduce costs.) - グループ全体での業務最適化を目的に、体制の見直しを進めております。
(We are reviewing our structure to optimize operations across the group.) - より安定したサービス提供のため、管理業務の集中処理体制を導入しております。
(To provide more stable services, we have introduced a centralized administrative processing system.)
シェアードサービス・社内メールで言い換えて使用する例文
- 来月より、各部門で共通して行っている作業を一つの部門に集約する方針となりました。
(From next month, tasks common to each department will be consolidated into a single unit.) - 管理業務の一本化に伴い、処理手順が統一されますので、ご確認をお願いします。
(With the unification of administrative tasks, the processing steps will be standardized. Please check accordingly.) - グループ全体で効率化を図るため、共通業務の集約を段階的に実施いたします。
(To improve efficiency across the group, we will gradually consolidate shared operations.) - 今回の業務再編では、人事や経理などの共通業務を一本化する方向で進めております。
(In this reorganization, we are moving toward unifying common tasks such as HR and accounting.) - 部門ごとの個別対応を見直し、全社的に業務を統一する体制を整えております。
(We are reviewing individual department practices and moving toward a unified company-wide structure.)
シェアードサービスを使用した本文
- 弊社では、管理部門の業務効率を高めるため、人事・経理業務を一元化する取り組みを進めております。
(Our company is working to improve administrative efficiency by centralizing HR and accounting functions.) - 今回の業務改革により、共通作業の集中処理体制を整えることができました。
(With this reform, we have established a centralized system for common tasks.) - 支店ごとに行っていた管理業務を本部で統一することで、無駄の削減を実現しました。
(By unifying administrative tasks at headquarters, we have successfully eliminated inefficiencies.) - グループ全体での業務統一を進め、対応のばらつきを抑える体制づくりを目指しています。
(We aim to reduce variability by unifying operations across the group.) - 各部門での重複作業をなくし、処理時間の短縮に取り組んでおります。
(We are working to eliminate redundant tasks across departments and reduce processing time.)
シェアードサービスをメールで使用すると不適切な場面は？
シェアードサービスという言葉は、ビジネスの中でもやや専門的な内容を含むため、すべての相手にとってすぐに意味が伝わるとは限りません。とくに、社外の取引先やお客様に対して、前提知識の説明なく突然この言葉を使うと、「よくわからない仕組みを押しつけられている」と感じさせてしまう恐れがあります。
また、「シェアードサービス＝効率化・コスト削減」というイメージが強いため、相手によっては「削減＝人員整理」と捉えられてしまうこともあり、不安感を与える可能性もあります。そのため、初めて伝える場合には、言葉の意味や目的をやさしく丁寧に説明することが大切です。できるだけ具体的でわかりやすい言葉に置き換えて話すことで、安心感と信頼につながります。
シェアードサービス 細心の注意を払い誰にでも不快感を与えない伝え方
- 業務の無駄をなくし、全体として効率よく進める体制づくりを行っています。
(We are working on building a system to eliminate waste and improve overall efficiency.) - 各部門で共通する作業をまとめて進めることで、手間を減らしています。
(By consolidating tasks shared across departments, we are reducing unnecessary efforts.) - 全社的に業務のやり方を統一し、対応のばらつきを減らすよう取り組んでいます。
(We are unifying operations company-wide to minimize inconsistencies.) - 管理業務の重複を見直し、効率的な運用を目指しています。
(We are reviewing overlapping administrative tasks to operate more efficiently.) - 一部の業務について、専門の担当部署でまとめて対応する方式を取り入れました。
(We have adopted a method where specialized departments handle certain tasks collectively.)
シェアードサービス メール例文集
目上の方・取引先の企業へ言い換え適したメール例文
業務体制の再編についてご報告
いつも格別のご支援を賜り、心より感謝申し上げます。このたび弊社では、業務全体の効率化と品質の向上を目的として、管理系の共通業務を本部に集約する体制を整えております。各拠点でのばらつきを防ぎ、より安定したサービス提供が可能となるよう取り組んでおります。今後も皆さまのお力添えをいただきながら、組織力の強化に努めてまいります。
体制整備に関するご案内とお願い
平素より大変お世話になっております。このたび、社内体制の見直しの一環として、複数の部門で行っていた共通業務を専門部署に集約することとなりました。これにより対応スピードと内容の一貫性を高め、よりご安心いただける体制づくりを進めてまいります。つきましては今後、一部のご連絡先や対応方法に変更が生じる可能性がございますので、ご理解とご協力をお願い申し上げます。
顧客・お客様へ言い換え適したメール例文
お問い合わせ窓口の体制変更について
いつも弊社をご利用いただき、誠にありがとうございます。このたび、より迅速かつ正確な対応を目指して、社内の業務運用体制を見直しました。これまで各部署で行っていた対応業務を、専門の部門にて一括で受け付ける運用に移行いたします。お客様にとってわかりやすく、スムーズなご案内が可能となるよう努めてまいりますので、今後ともよろしくお願い申し上げます。
業務対応体制強化に関するお知らせ
平素より格別のご愛顧を賜り、ありがとうございます。このたび、弊社では業務の統一化を進めることで、より精度の高い対応を目指しております。今後、各種のお手続きやお問い合わせにつきましては、担当部門にて一括でご対応させていただく体制に移行いたします。お客様にはご不便のないよう十分に配慮しつつ進めてまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
社内メールで使う際に言い換え適したメール例文
業務の集約化に関するお知らせ
お疲れ様です。今月より、これまで各部門で分担していた管理業務を、統一して一部の担当部署に集約する運用を開始いたしました。手順や対応先に一部変更が生じますので、別途お送りする資料をご確認のうえ、ご対応のほどよろしくお願いいたします。
体制変更に伴う手順変更のご連絡
各位、いつもご協力ありがとうございます。業務効率向上のため、共通業務の処理体制を再編しております。それに伴い、一部業務の申請先および報告手順が変更となっております。混乱を避けるため、詳細については近日中に説明会も実施予定ですので、ご参加のほどお願いいたします。
シェアードサービス 相手に送る際の注意点・まとめ
シェアードサービスという言葉は、内部では馴染みがあっても、外部の方にはなじみの薄い専門用語です。とくに初めてやり取りをする相手や、業務の背景を知らない方にとっては、「何のことか分からない」「突然体制が変わった」といった印象を与えかねません。
また、効率化や集約という言葉が、人件費削減や業務の切り捨てというネガティブな印象を伴って伝わることもあります。だからこそ、相手にとってのメリットや、目的が「よりよいサービスを目指すため」であることを丁寧に説明することが大切です。言葉だけを一方的に使うのではなく、相手の立場に立ったやさしい伝え方が、信頼を深める大きな要素になります。
